系統(tǒng)管理理論和過程方法思想指導(dǎo)下物資調(diào)配中心角色分析

尹俊峰

［摘要］ 物資供應(yīng)保障是國(guó)家電網(wǎng)公司物資集約化管理的重要工作要求。影響物資供應(yīng)的要素和過程很多，必須有效加以管控。本文依據(jù)系統(tǒng)管理理論和過程方法分析了國(guó)家電網(wǎng)公司系統(tǒng)物資調(diào)配中心的功能定位和角色，肯定了物資調(diào)配中心對(duì)提升物資供應(yīng)保障能力的重要意義，同時(shí)對(duì)其功能定位進(jìn)行進(jìn)一步的分析和思考。

［關(guān)鍵詞］ 系統(tǒng)管理理論；過程方法；物資調(diào)配；監(jiān)控預(yù)警

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 029

［中圖分類號(hào)］ F270.7；F224.1［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2014）13- 0042- 03

１理論簡(jiǎn)述

１．１ 系統(tǒng)概念

系統(tǒng)一詞，來源于古希臘語，是部分構(gòu)成整體的意思。通常的系統(tǒng)定義為：若干要素以一定結(jié)構(gòu)形式構(gòu)成的具有某種功能的有機(jī)整體，包括了系統(tǒng)、要素、結(jié)構(gòu)和功能4個(gè)概念，表明了要素與要素、要素與系統(tǒng)、系統(tǒng)與環(huán)境三方面的關(guān)系。系統(tǒng)論的基本思想方法，就是把所研究和處理的對(duì)象，當(dāng)作一個(gè)系統(tǒng)，分析系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和功能，研究系統(tǒng)、要素、環(huán)境三者的相互關(guān)系和變動(dòng)的規(guī)律性。

１．２ 系統(tǒng)管理理論

系統(tǒng)通常是由兩個(gè)以上的要素按照一定的方式組成，系統(tǒng)中的各個(gè)要素之間存在著動(dòng)態(tài)的相互作用，任何要素的變化都將影響其他要素，甚至于影響整個(gè)系統(tǒng)。系統(tǒng)管理理論是以確定的系統(tǒng)為研究對(duì)象，把所需要研究和管理的對(duì)象作為有機(jī)組合的整體，進(jìn)而采用有關(guān)系統(tǒng)的理論和方法，取得技術(shù)上先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)上合算、時(shí)間上最省的效果。

在系統(tǒng)理論中，任何研究的系統(tǒng)同時(shí)也是更大的復(fù)雜系統(tǒng)的子系統(tǒng)，存在于一定的環(huán)境中，系統(tǒng)所面臨的外部環(huán)境的變化會(huì)影響到系統(tǒng)的運(yùn)行，影響到系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

１．３ 過程方法理論

通過利用資源和管理，將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的一項(xiàng)活動(dòng)，可以視為一個(gè)過程。過程是活動(dòng)，是一組相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動(dòng)，其目的是將輸入轉(zhuǎn)化為輸出。通常，一個(gè)過程的輸出可直接形成下一過程的輸入。

系統(tǒng)地識(shí)別和管理組織所應(yīng)用的過程以及過程之間的相互作用，稱為“過程方法”。過程方法的優(yōu)點(diǎn)是對(duì)諸過程的系統(tǒng)中單個(gè)過程之間的聯(lián)系以及過程的組合和相互作用進(jìn)行連續(xù)的控制。任何一項(xiàng)影響質(zhì)量的、相對(duì)獨(dú)立的要素都可以看作是一個(gè)過程，采用過程的方法進(jìn)行管理。過程可以組成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)，一個(gè)過程的輸出往往是另一個(gè)過程或幾個(gè)過程的輸入，例如：設(shè)計(jì)過程的輸出就是采購過程、生產(chǎn)過程和檢驗(yàn)過程的輸入。過程還應(yīng)該是增值的，也就是說輸出應(yīng)大于輸入活動(dòng)。

系統(tǒng)方法和過程方法關(guān)系非常密切，它們都以過程為基礎(chǔ)，都要求對(duì)各過程之間的相互作用進(jìn)行識(shí)別和管理，二者相輔相成，缺一不可。但前者管理對(duì)象是過程組成的體系，著眼于整個(gè)系統(tǒng)和實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)，使得組織所策劃的過程之間相互協(xié)調(diào)和相容，減少制約，產(chǎn)生高效率和高效益。后者的管理對(duì)象是單個(gè)過程，著眼于具體過程輸入、輸出和相互關(guān)聯(lián)或?qū)ο嗷プ饔玫幕顒?dòng)進(jìn)行連續(xù)控制，使過程高效運(yùn)作，以實(shí)現(xiàn)每個(gè)過程的預(yù)期結(jié)果。

２本文研究對(duì)象的界定

國(guó)家電網(wǎng)公司物資供應(yīng)管理系統(tǒng)設(shè)置的物資調(diào)配中心，分為總部層面和省公司層面，本文分析的主要對(duì)象為省公司層面的物資調(diào)配中心，總部層面的物資調(diào)配中心不是本文分析研究的對(duì)象。

３物資調(diào)配中心設(shè)置情況簡(jiǎn)要介紹

３．１ 背景介紹

２００９年以來，國(guó)家電網(wǎng)公司全面推行物資集約化管理，進(jìn)一步擴(kuò)大集中招標(biāo)采購規(guī)模，增強(qiáng)物資全過程管控能力，建立統(tǒng)一的物資管理體系，物資機(jī)構(gòu)按照需求計(jì)劃、招標(biāo)采購、合同履約、倉儲(chǔ)配送的供應(yīng)鏈流程分段設(shè)置，形成管理上相互制約、業(yè)務(wù)上相互協(xié)同的職能分工和運(yùn)作機(jī)制，有效提升了物資管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化水平。但是，隨著物資集約化管理的深入推進(jìn)，現(xiàn)有的縱向職能分工模式也呈現(xiàn)出信息共享不足、資源統(tǒng)籌困難、協(xié)調(diào)效率較低等方面的問題。因此，應(yīng)進(jìn)一步深化物資供應(yīng)體系建設(shè)，建立總部、省級(jí)物資調(diào)配中心，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各方資源，強(qiáng)化供應(yīng)過程管控，為工程建設(shè)和檢修生產(chǎn)提供供應(yīng)保障。

３．２ 機(jī)構(gòu)設(shè)立情況

在省級(jí)電力物資公司物資供應(yīng)部設(shè)立省級(jí)物資調(diào)配中心，接受省公司物資部物資供應(yīng)處對(duì)口管理指導(dǎo)，與總部物資調(diào)配中心和地市公司物資調(diào)配室形成三級(jí)協(xié)調(diào)機(jī)制。

３．３ 功能定位

物資調(diào)配中心業(yè)務(wù)功能為統(tǒng)籌資源、監(jiān)控預(yù)警、日常調(diào)度和應(yīng)急指揮。

（1）統(tǒng)籌資源：統(tǒng)一對(duì)內(nèi)、對(duì)外業(yè)務(wù)窗口，依托輔助決策系統(tǒng)的功能深化，并有效對(duì)接ＥＲＰ、電子商務(wù)平臺(tái)等信息系統(tǒng)，匯集物資需求、采購、簽約履約、倉儲(chǔ)、配送、質(zhì)量管控、供應(yīng)商管理等業(yè)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)倉儲(chǔ)配送、供應(yīng)商、物流資源的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，最大限度滿足物資供應(yīng)需要。

（2）監(jiān)控預(yù)警：按照各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵指標(biāo)，監(jiān)控供應(yīng)鏈條的業(yè)務(wù)流，對(duì)物資需求、采購、合同簽訂、合同履約、倉儲(chǔ)配送、結(jié)算這一物資供應(yīng)全過程的預(yù)警參數(shù)信息進(jìn)行預(yù)控分析，通過自動(dòng)計(jì)算后實(shí)現(xiàn)不同的層級(jí)預(yù)警。

（3）計(jì)劃協(xié)調(diào)調(diào)度：實(shí)現(xiàn)“月計(jì)劃、周協(xié)調(diào)、日調(diào)度”，進(jìn)行物資供應(yīng)計(jì)劃管理，每周召開供應(yīng)協(xié)調(diào)會(huì)議，分析監(jiān)控預(yù)警信息和受理需求單位／部門、供應(yīng)商協(xié)調(diào)申請(qǐng)，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)處理，跟蹤協(xié)調(diào)處理進(jìn)度，并對(duì)協(xié)調(diào)處理結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)。

（4）應(yīng)急指揮：在緊急情況下，物資調(diào)配中心成為應(yīng)急指揮中心，按照省公司應(yīng)急物資管理辦法規(guī)定的程序運(yùn)轉(zhuǎn)，發(fā)揮統(tǒng)籌資源和綜合協(xié)調(diào)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)需求快速響應(yīng)、保障準(zhǔn)確高效，提升應(yīng)急物資保障能力。

３．４ 信息系統(tǒng)建設(shè)

以ＥＲＰ系統(tǒng)為主線、電子商務(wù)平臺(tái)（ＥＣＰ）為協(xié)同交互窗口、輔助決策為信息監(jiān)測(cè)平臺(tái)的物資調(diào)配信息系統(tǒng)，涵蓋了倉儲(chǔ)信息管理及調(diào)度、合同簽訂與履約管理、物資供應(yīng)計(jì)劃管理、重點(diǎn)物資生產(chǎn)進(jìn)度查詢、物資發(fā)貨通知管理、物資收發(fā)貨管理、重點(diǎn)物資運(yùn)輸計(jì)劃管理、物資投運(yùn)與質(zhì)保管理、結(jié)算管理、配送管理、監(jiān)控預(yù)警管理等功能模塊，通過實(shí)施條形碼技術(shù)與現(xiàn)場(chǎng)收發(fā)貨（ＰＤＡ手持終端），實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)向項(xiàng)目和倉庫現(xiàn)場(chǎng)延伸，提高倉儲(chǔ)配送作業(yè)效率。

４物資調(diào)配中心角色分析

國(guó)家電網(wǎng)公司全面推行物資集約化管理，按照需求計(jì)劃、招標(biāo)采購、合同履約、倉儲(chǔ)配送進(jìn)行縱向的職能機(jī)構(gòu)設(shè)置和分工管理，按照過程方法建立了全流程的物資管控體系。但是管理不僅要應(yīng)對(duì)正常的狀況，還要管理異常和例外狀況，物資供應(yīng)保障體系是一個(gè)多參與方、多要素、多過程的系統(tǒng)管理對(duì)象，上述縱向過程管理中每一個(gè)過程出現(xiàn)異常并且超出了允許的范圍，必然影響相應(yīng)過程的輸出，進(jìn)而影響到下一個(gè)過程的輸入，最終可能導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)輸出的偏離。每一個(gè)過程都要受到多要素和其他過程的影響，所以有必要對(duì)整個(gè)物資供應(yīng)保障體系進(jìn)行系統(tǒng)的管理，掌握全局的信息，及時(shí)預(yù)判和管理要素的異常，加以協(xié)調(diào)處理，這也是物資調(diào)配中心設(shè)立的初衷。

４．１ 信息集成中心

管理成敗的關(guān)鍵在于決策，決策的正確程度取決于信息的掌握程度和信息的質(zhì)量。物資調(diào)配中心作用的發(fā)揮和日常工作的開展建立在信息系統(tǒng)建設(shè)與信息化水平提高的基礎(chǔ)之上，通過信息化建設(shè)和供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)的完善，實(shí)現(xiàn)信息的多渠道實(shí)時(shí)、主動(dòng)錄入，通過信息系統(tǒng)的自動(dòng)抓取減少信息傳遞過程中的失真、停滯和錯(cuò)誤，通過實(shí)用化的報(bào)表功能開發(fā)來梳理、統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)信息，為決策提供信息支持。物資調(diào)配中心對(duì)物資供應(yīng)管控各階段、多渠道信息的有效采集、匯集、整理、分析是實(shí)現(xiàn)其資源統(tǒng)籌、監(jiān)控預(yù)警、協(xié)調(diào)調(diào)度功能的關(guān)鍵，也是國(guó)家電網(wǎng)公司深化物資集約化管理，提升物資管理水平的重要舉措。

４．２ 監(jiān)控預(yù)警中心

根據(jù)系統(tǒng)管理理論，必須對(duì)系統(tǒng)中的各個(gè)要素和所有過程進(jìn)行有效的管控，使得各個(gè)要素和各個(gè)過程相互協(xié)調(diào)和相容，減少制約，方能產(chǎn)生高效率和高效益，實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的總目標(biāo)。成功的管控和最有效的管控是事前控制和事中控制，在監(jiān)控預(yù)警功能模塊中，通過對(duì)物資需求計(jì)劃、采購、簽約、履約、庫存資源、結(jié)算等管理過程合理設(shè)置監(jiān)控預(yù)警點(diǎn)和預(yù)警參數(shù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和異常、偏離，進(jìn)行相應(yīng)的控制和調(diào)整，保證物資供應(yīng)工作的有序進(jìn)行。

４．３ 計(jì)劃協(xié)調(diào)調(diào)度中心

執(zhí)行“月計(jì)劃、周協(xié)調(diào)、日調(diào)度”的運(yùn)行工作機(jī)制，通過物資供應(yīng)計(jì)劃的維護(hù)和變更管理，以供應(yīng)計(jì)劃指導(dǎo)物資排產(chǎn)、圖紙交付、技術(shù)參數(shù)確認(rèn)；在生產(chǎn)和發(fā)運(yùn)階段加強(qiáng)管控，及時(shí)協(xié)調(diào)過程中的變更和需求，包括需求方、供應(yīng)方及其他參與方的協(xié)調(diào)需求，加強(qiáng)生產(chǎn)進(jìn)度過程控制；最終統(tǒng)一對(duì)外發(fā)出供貨通知，對(duì)重點(diǎn)物資的發(fā)運(yùn)過程進(jìn)行計(jì)劃控制和運(yùn)輸跟蹤，整個(gè)計(jì)劃協(xié)調(diào)調(diào)度工作體現(xiàn)了明顯的過程方法思想，強(qiáng)調(diào)對(duì)過程中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的管理和控制，通過過程控制保證過程輸出的質(zhì)量。

５對(duì)物資調(diào)配中心定位的進(jìn)一步思考和角色分析

５．１ 在一個(gè)更大的系統(tǒng)中管控物資供應(yīng)

在系統(tǒng)理論中，任何一個(gè)系統(tǒng)同時(shí)也是更大的復(fù)雜系統(tǒng)的子系統(tǒng)，并且存在于一定的環(huán)境中，大系統(tǒng)中的要素和過程及外部環(huán)境的變化都會(huì)影響到系統(tǒng)的運(yùn)行，進(jìn)而影響到系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度。

目前的物資調(diào)配中心信息匯集和監(jiān)控預(yù)警的范圍主要是物資專業(yè)范圍的要素和過程，主要是從物資需求計(jì)劃開始至物資采購、物資合同履約的結(jié)束，而這些要素和過程是影響物資供應(yīng)后期末端階段的要素和過程，如果前期階段的影響要素和過程出現(xiàn)了重大異常和偏離，外部環(huán)境出現(xiàn)了重大變動(dòng)，則必然嚴(yán)重影響后期物資供應(yīng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

例如：如果一個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)招標(biāo)結(jié)果確認(rèn)滯后，必然導(dǎo)致設(shè)計(jì)進(jìn)度滯后，進(jìn)而影響到物資需求計(jì)劃的申報(bào)和物資采購，影響到施工的正常開展；如果項(xiàng)目的投產(chǎn)計(jì)劃不能延后，必然導(dǎo)致物資合同的履約周期壓縮，提高物資交付履約協(xié)調(diào)的難度，甚至無法保障項(xiàng)目建設(shè)物資供應(yīng)需求。

因此有必要將物資供應(yīng)管控的要素和過程擴(kuò)展到項(xiàng)目列入年度投資計(jì)劃或綜合計(jì)劃后，直至項(xiàng)目建設(shè)完成的各階段，包括設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理招標(biāo)進(jìn)度與中標(biāo)人的確定、項(xiàng)目站址的征地和項(xiàng)目通道的清理情況等，合理設(shè)置監(jiān)控預(yù)警點(diǎn)和預(yù)警參數(shù)，嘗試與基建部門項(xiàng)目管控信息系統(tǒng)的對(duì)接，以有效地進(jìn)行信息匯集、主動(dòng)預(yù)警提示和輔助決策。

５．２ 功能定位和機(jī)構(gòu)設(shè)立

在系統(tǒng)科學(xué)思想指導(dǎo)下，中國(guó)的軍工開發(fā)體系曾創(chuàng)造性地在直線指揮系統(tǒng)外設(shè)立了總體協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，主要功能是全面監(jiān)控各要素和過程的進(jìn)展，總體協(xié)調(diào)、預(yù)警提示、輔助決策，協(xié)助直線指揮部門和機(jī)構(gòu)調(diào)度指揮各方面工作，以協(xié)同進(jìn)展，避免相互制約和浪費(fèi)、停滯。

目前的物資調(diào)配中心兼具協(xié)調(diào)監(jiān)控和調(diào)度指揮兩種功能，而物資需求計(jì)劃、招標(biāo)采購、合同簽約結(jié)算、供應(yīng)履約協(xié)調(diào)、倉儲(chǔ)管理又有專門的機(jī)構(gòu)設(shè)置和職能分工，彼此的直線指揮功能有些重復(fù)、沖突。其本身設(shè)立在物資供應(yīng)部，卻要跨出部門范疇進(jìn)行協(xié)調(diào)指揮，涉及計(jì)劃、采購、合同、結(jié)算等其他部門，并不利于工作開展。

為更有利于開展工作，實(shí)現(xiàn)更大范圍的系統(tǒng)監(jiān)控和有效協(xié)調(diào)，應(yīng)在現(xiàn)有業(yè)務(wù)管理和直線指揮部門外，單獨(dú)設(shè)立物資調(diào)配中心，同時(shí)對(duì)其功能定位進(jìn)行調(diào)整，剔除直線指揮調(diào)度功能，改名為物資供應(yīng)監(jiān)控中心，執(zhí)行信息集成、監(jiān)控預(yù)警、總體協(xié)調(diào)、輔助決策等職能。

主要參考文獻(xiàn)

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