計算機辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

張曄

引言：人們的生活方式在全球性的網(wǎng)絡(luò)化、信息化進(jìn)程中發(fā)生了翻天覆地的改變，internet技術(shù)的應(yīng)用以及電子商務(wù)的飛速增長給人們生活工作的各個方面都帶來了巨大的變化。計算機，網(wǎng)絡(luò)，自動化等技術(shù)在辦公方面的應(yīng)用更是大大提高了辦公的效率。從而促進(jìn)了人們辦公理念的變化。本文就對計算機辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及設(shè)計進(jìn)行分析介紹，從而讓人們更好的認(rèn)識它，了解它，應(yīng)用它，促進(jìn)其技術(shù)方式的變革，從而越來越適應(yīng)當(dāng)前快節(jié)奏，講究效率的辦公生活。

我國辦公信息化的進(jìn)程，大致可分為三個階段：（1）計算機的應(yīng)用提高了個人工作效率，體現(xiàn)在以桌面字處理工具為典型的個人辦公工具軟件階段。（2）c/s體系結(jié)構(gòu)應(yīng)用為特征階段，是以關(guān)系型數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)的，這一階段基本實現(xiàn)了各個級別的數(shù)據(jù)處理、公文處理等的自動化。（3）基于符合internet/intranet技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的平臺應(yīng)用階段，在這一階段中，不僅在技術(shù)上有了很大進(jìn)步，而且應(yīng)用范圍已從部門內(nèi)部、部門之間擴展到行業(yè)/系統(tǒng)內(nèi)部，乃至跨部委跨系統(tǒng)。

辦公實際就是文件的制作、修改、傳遞、簽定、保存、銷毀、存檔的過程。那么隨著文件的這一流程，產(chǎn)生了各種各樣的設(shè)備。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步以及運用，辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)也得到了大力推廣。傳統(tǒng)的辦公模式主要以紙介質(zhì)為主，在信息革命的浪潮中，顯然已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高效率、快節(jié)奏的現(xiàn)代工作和生活的需要。如何實現(xiàn)信息處理的自動化和辦公的無紙化逐步得到了人們的重視。

一、內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)

1.1 一般來說，政府部門辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和機關(guān)事務(wù)管理（尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動化應(yīng)用包括公文管理、督查管理、政務(wù)信息采集與發(fā)布、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該與internet留有平滑的接口。

1.2 提供電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求在一個辦公自動化系統(tǒng)中通常包含了多個應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。

二、網(wǎng)絡(luò)化辦公模式

現(xiàn)有辦公自動化系統(tǒng)和大型信息管理系統(tǒng)中，企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組或者是文件流轉(zhuǎn)功能都是核心功能。同時我們也認(rèn)為，企業(yè)辦公主要是一個文件流轉(zhuǎn)的過程，所有的辦公事務(wù)都可以抽象成一個數(shù)據(jù)庫表單。

傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)和大型mis系統(tǒng)在處理企業(yè)管理流程中大多采用企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組（bkr），其核心思想就是要先優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)管理流程，再根據(jù)優(yōu)化后的流程建設(shè)企業(yè)信息系統(tǒng)。這樣不僅在系統(tǒng)建設(shè)中工作量巨大，同時面臨來自企業(yè)內(nèi)部重重的阻礙。

三、通用型管理模塊功能劃分

針對于這個底層模塊，它并不需要實現(xiàn)實際的功能，它主要是負(fù)責(zé)完成應(yīng)用層交付的任務(wù)和與底層數(shù)據(jù)庫交換數(shù)據(jù)，所以它的功能是比較抽象的、統(tǒng)一的和可擴展的。雖然如此，我們還是將這個模塊按不同的功能細(xì)分，因為辦公系統(tǒng)有些模塊之間聯(lián)系并不緊密，比如公文管理系統(tǒng)與公共信息系統(tǒng)，郵件管理系統(tǒng)與辦公設(shè)備管理系統(tǒng)之間的聯(lián)系就不是那么緊密，甚至可以完全分開。所以我們的底層管理模塊針對于這些情況，主要分為八大功能子模塊：

3.1 公文管理

公文管理主要負(fù)責(zé)公文的發(fā)送與接受工作，發(fā)送流程按照流程定制來完成，所以還包括流程定制功能。這三大塊是oa的核心部分，實現(xiàn)也最為復(fù)雜，特別是流程定制功能，是一個非常靈活的模塊，它決定了該oa系統(tǒng)的效率和可用性。

3.2郵件管理

郵件管理主要功能是發(fā)送與接受內(nèi)部郵件，發(fā)送與接受外部郵件（外部郵件服務(wù)器必須支持pop3），郵件需要存入數(shù)據(jù)庫，以便今后瀏覽查詢。

3.3表單管理

表單管理是一個輔助性模塊，基本上在其他所有模塊都有可能用大它的功能，它主要是實現(xiàn)表單模板的定制，表單的存儲，打印等功能。在一個企業(yè)，表單是很重要的一個東西，它在辦公過程中出現(xiàn)的頻率緊次于公文，所以這個模塊也非常重要，并且表單的定制與打印是一個技術(shù)難點。

3.4 檔案管理

檔案管理功能是對準(zhǔn)備歸檔的公文或者企業(yè)各類合同、協(xié)議、文件、指示、資料等的一個合理存儲與查閱功能，針對于復(fù)雜的分類和查閱權(quán)限，實現(xiàn)合理存取，管理得基本功能。

3.5 人事管理

人事管理功能主要包括：員工資料管理，員工薪資管理，員工考勤管理，員工權(quán)限管理，部門機構(gòu)管理，部門任命管理等等公司內(nèi)部人事管理的所有功能，本子模塊將以底層視角反應(yīng)員工得管理，包括職務(wù)和所屬性質(zhì)都將按統(tǒng)一模式規(guī)劃，便于應(yīng)用層定制模塊。

3.6 日程安排

日程安排是辦公系統(tǒng)的一個必不可少的輔助功能，可分為個人日程，部門日程，主要需要解決的是日程的基本存儲和信息提示。

3.7 公共信息管理

公共信息包含：公司新聞、文檔、員工論壇、資料下載等功能，主要是針對所有部門的一個共用系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以采用傳統(tǒng)模式，如論壇可以采用bbs系統(tǒng)等，底層主要是統(tǒng)一規(guī)范，提供基本功能。

3.8 會議管理

會議對于任何一個公司都是重要的，而會議的形式隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展也變得多樣化起來，除了傳統(tǒng)的會議，還有網(wǎng)絡(luò)會議，視頻會議等新型會議方式，使得相隔甚遠(yuǎn)的人之間也可以有了當(dāng)面交流的環(huán)境。對于相隔較遠(yuǎn)的部門，如總公司與子公司之間的交流建議采用非視頻的網(wǎng)絡(luò)會議，因為這個即可以滿足網(wǎng)速，也可以滿足交流得需求。對于處于同一個大廈的各部門，建議使用視頻會議，因為加入多媒體的功能，可以使得會議氣氛跟貼近傳統(tǒng)會議的效果，而且交流也更人性化，同時也可以得到局域網(wǎng)網(wǎng)速得支持。

這八大功能子模塊都是oa系統(tǒng)得基礎(chǔ)，在此之上，我們可以創(chuàng)建更多的功能和輔助，可以使得oa的定制變得輕松而豐富。

四、結(jié)語

通過以上的綜合分析，該辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)將分為三期完成，第一期是基礎(chǔ)類庫的開發(fā)，第二期是底層管理模塊的開發(fā)，第三期是應(yīng)用層定制。每一期都是下一期的基礎(chǔ)，但可以獨立使用，只有三期完成，才算完成整套o(hù)a系統(tǒng)。相信這套系統(tǒng)會更好的服務(wù)于我們的辦公模式，更好的提高系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳小芳.淺談中小企業(yè)的辦公自動化[J].職教與成教，2006，（12）.

[2]張雙喜.論辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展與建設(shè)[J].山西焦煤科技，2005，（3）.

[3]劉傳波.淺談計算機辦公自動化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)[J].計算機與信息技術(shù)，2007，（25）.

（作者單位：石家莊市疾病預(yù)防控制中心）