檔案管理規(guī)范化的探索

孫新立

[摘 要] 我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，對于檔案管理的要求也在提高，檔案管理工作已經(jīng)從原來的簡單保管發(fā)展為開發(fā)各種新的技術(shù)和設(shè)備來對檔案信息資源進行管理和利用。本文主要探究實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的有效措施。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；規(guī)范化；探索

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 052

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）21- 0070- 01

檔案指的是將自然和社會等各種資源和知識等進行歸納和總結(jié)，其中包含著十分豐富的自然信息資源和社會資源等[1]。檔案的規(guī)范化管理是需要使用較為科學(xué)的原則和方法來對檔案信息進行科學(xué)地規(guī)整管理與利用的一種社會化性質(zhì)的服務(wù)工作。檔案管理的基本任務(wù)是實現(xiàn)檔案資料的科學(xué)化管理，能夠滿足社會的需求。由于經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們對于檔案管理的需求在不斷增加，人們對于檔案管理工作更加重視了[2]。

1 當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理的理念落后

目前，很多檔案管理工作人員對于檔案管理工作存在一定的偏見，檔案管理觀念陳舊落后。很多檔案管理的工作人員依舊認為自己只是簡單的倉庫管理人員，只需要將資料收集整理好就可以了。但是，隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理工作日益重要，檔案管理工作不再是以前簡單的倉庫管理員的工作，而是需要涉及很多新技術(shù)的運用。很多檔案管理工作人員在觀念上不能對檔案管理重視起來，導(dǎo)致其自身一直處在一種松懈的狀態(tài)，管理觀念也十分落后，缺乏足夠的創(chuàng)新意識，不能科學(xué)地進行檔案的管理。

1.2 檔案管理的技術(shù)落后

目前，很多地區(qū)的檔案管理工作完全沒有應(yīng)用一些新的設(shè)備和新的技術(shù)，主要原因在于其對于檔案工作的重視不夠，資金投入極少。很多地方檔案管理方面的基礎(chǔ)設(shè)施非常不完善，甚至很多檔案室連一些基本的安全指標都無法達到，這些因素都嚴重阻礙了檔案管理工作的進行。我國有些地區(qū)的檔案管理工作依舊使用一些傳統(tǒng)的工作方法，不能充分使用一些先進的設(shè)備和工作方式，缺乏檔案開發(fā)的意識。另外，還有一些檔案室雖然配備了一些先進設(shè)備，但是管理人員卻沒有實際運用，那些設(shè)備成為了擺設(shè)。

1.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

檔案管理工作人員需要具備很強的責(zé)任心，對其綜合素質(zhì)方面的要求也很高。目前我國很多地方的檔案管理工作人員專業(yè)技能方面普遍偏低。隨著時代的發(fā)展，社會對于檔案管理工作人員在綜合素質(zhì)方面有了更高的要求，但是很多檔案管理工作人員目前并不能達到這些要求。

2 檔案管理規(guī)范化措施

2.1 提高對檔案管理工作的認識

很多檔案管理工作人員對于自身的工作缺乏正確的認識，是導(dǎo)致檔案管理工作不能和社會發(fā)展相適應(yīng)的主要原因。因此，為了促進檔案管理的規(guī)范化，需要提高對檔案管理工作的認識。檔案材料涉及很多的文字和圖像等資料，這些資料是與社會和經(jīng)濟發(fā)展密切相關(guān)的資源。檔案管理工作人員首先應(yīng)提高對于檔案管理工作的認識，并具有很強的責(zé)任感和使命感，對檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化管理。在檔案管理的制度方面，應(yīng)該建立較為完善的管理制度，落實責(zé)任。

2.2 增加對檔案管理工作技術(shù)方面的支持

檔案管理技術(shù)和設(shè)備等都需要得到一定的支持，應(yīng)該增加對檔案管理工作的資金投入，引進新的技術(shù)和設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新?，F(xiàn)代檔案管理工作應(yīng)該逐漸向信息化管理方向發(fā)展，因為目前社會的信息化程度已經(jīng)達到了一定的高度。另外，針對一些不會使用新設(shè)施的工作人員，相關(guān)的管理部門應(yīng)該對員工進行相關(guān)技術(shù)知識的培訓(xùn)，并加強檔案工作的信息化建設(shè)。相關(guān)的管理人員應(yīng)該徹底改變原來手工操作的方法，建立電子信息檔案，這樣能大大方便檔案的收集和查閱等。因此，檔案管理相關(guān)的工作人員需要在技術(shù)方面給予支持，這是改善檔案管理工作的重要措施。

2.3 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

要想規(guī)范檔案管理工作，還需要切實提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。首先，檔案管理人員需要明確各自的工作職責(zé)，并建立相對比較完善的人員管理制度。其次，還要定期對檔案管理工作人員在知識技能等方面進行培訓(xùn)，讓他們盡量掌握一些新設(shè)施的使用方法，在日常管理工作中充分加以應(yīng)用。另外，對于一些新引進的技術(shù)和設(shè)備，需要首先對員工進行專業(yè)知識的培訓(xùn)，不僅要讓他們掌握如何使用那些設(shè)備，還要掌握如何建立電子檔案等技能。

3 結(jié) 語

檔案具有重要的信息功能，檔案管理的規(guī)范化是促進檔案發(fā)揮其重要功能的主要方法[3]。目前，為了改善檔案管理現(xiàn)狀，需要改變檔案管理工作理念，還要加大投入資金等，加大對于檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，以更好地實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。筆者主要分析實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的措施，為促進檔案管理工作的順利進行提出建議。

主要參考文獻

[1]張玉曉.“三齡一歷”在干部人事檔案工作中的認定及管理[J].河北企業(yè)，2014（6）.

[2]郭鴻雁.加快高校檔案管理信息化建設(shè)[J].商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012（4）.

[3]徐靜波.檔案信息網(wǎng)管理中知識管理的應(yīng)用[J].現(xiàn)代交際，2014（6）.