裝備機關(guān)數(shù)字化文檔資料管理系統(tǒng)構(gòu)建

[摘 要] 檔案資料數(shù)字化管理是信息時代文檔資料管理的主要方式。本文對裝備機關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)文檔資料管理信息系統(tǒng)的設(shè)計思路、體系結(jié)構(gòu)和配置模式進行了研究。

[關(guān)鍵詞] 裝備機關(guān)；文檔管理；信息系統(tǒng)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 050

[中圖分類號] G275 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）21- 0066- 03

1 引 言

軍隊各級各類裝備機關(guān)根據(jù)自身職責(zé)權(quán)限，負(fù)責(zé)各類軍事裝備建設(shè)與發(fā)展、使用管理、維修保障、器材籌供等全部或部分裝備工作，每年都會形成和保留種類復(fù)雜、數(shù)量龐大的技術(shù)資料和工作資料。裝備機關(guān)文檔資料，泛指裝備工作中形成并需留存的技術(shù)文件和工作文件。如裝備技術(shù)文檔、部門簽報、會議紀(jì)要、首長批示、重大項目歷史文件、合同協(xié)議等業(yè)務(wù)工作文件和專項活動工作文件資料，以及行政法規(guī)、規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等規(guī)范性文件。當(dāng)前裝備機關(guān)文檔資料的存儲管理仍然以實物保存、手工借閱為主，部分業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)生成的電子化文檔分散存儲于不同業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，管理不便，查詢和利用的效率低，也不利于形成裝備保障工作的歷史積累。

應(yīng)用信息技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字化檔案資料管理是當(dāng)前條件下檔案管理的必然趨勢。文獻[1]提出，軍隊裝備機關(guān)應(yīng)該適應(yīng)信息化發(fā)展趨勢，充分借鑒檔案管理的經(jīng)驗做法，應(yīng)用信息技術(shù)改革機關(guān)文檔資料管理方式，構(gòu)建裝備機關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)文檔資料管理信息系統(tǒng)（以下簡稱裝備機關(guān)文檔資料管理系統(tǒng)）。將所有業(yè)務(wù)文檔資料數(shù)字化并集中管理，通過計算機或局域網(wǎng)進行資源共享，使資料檢索更加便捷，資料異地查閱成為可能，擴大檔案文件的利用空間，提高資料信息查詢使用效率，實現(xiàn)文檔資料的科學(xué)管理。

2 系統(tǒng)設(shè)計思路

裝備機關(guān)文檔資料管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，是采用先進的計算機技術(shù)建設(shè)基于數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化文檔管理系統(tǒng)，將裝備保障系統(tǒng)工作文件及檔案資料進行集中管理，實現(xiàn)各類電子文件及資料接收、整理加工、檢索利用、編研、鑒定等功能。按照應(yīng)用對象不同，可分為總部級、軍區(qū)/軍兵種級和部隊級。各級業(yè)務(wù)文檔管理信息系統(tǒng)在所管理的文檔資料的種類、數(shù)量及內(nèi)容上有所區(qū)別，但從組成上講，各級系統(tǒng)都主要分為兩部分：文檔資料數(shù)據(jù)庫和文檔資料檢索維護系統(tǒng)。

2.1 文檔資料數(shù)據(jù)庫

裝備保障文檔資料數(shù)據(jù)庫是以特定方式組織起來的文檔資料數(shù)據(jù)集合。按照表現(xiàn)形式，可分為一般性文檔資料數(shù)據(jù)庫和存儲圖片、音像資料等多媒體數(shù)據(jù)的多媒體資料數(shù)據(jù)庫；從存儲內(nèi)容上講，包括以下4類文檔資料。

（1）裝備技術(shù)檔案資料數(shù)據(jù)庫：用于存儲裝備基本技術(shù)參數(shù)、圖紙、零配件數(shù)據(jù)及使用和維修手冊等文件資料。

（2）日常工作文件資料數(shù)據(jù)庫：用于存儲裝備使用管理、維修保障、器材籌供、科研訓(xùn)練、經(jīng)費管理等經(jīng)常性業(yè)務(wù)工作文件資料。

（3）專項活動工作文件資料數(shù)據(jù)庫：用于存儲重大專項活動規(guī)劃、組織、實施、檢查評估等文件資料。

（4）規(guī)范性文件數(shù)據(jù)庫：已經(jīng)頒布實施的裝備保障系統(tǒng)相關(guān)行政法規(guī)、規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等文件資料。

文檔資料數(shù)據(jù)庫應(yīng)依據(jù)裝備機關(guān)職能分工，按照物理上分布，邏輯上集成的形式部署。以總部級通用裝備保障文檔資料管理為例，通用裝備保障部統(tǒng)管車輛、陸軍船艇、工程和防化等6種通用裝備，應(yīng)按裝備類別，在分管該類裝備的局機關(guān)建立相應(yīng)的裝備文檔資料數(shù)據(jù)庫，服務(wù)于該局文檔資料管理與使用。各類數(shù)據(jù)庫按統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計，面向集成，需要時可集成為通用裝備文檔資料數(shù)據(jù)庫，供總部機關(guān)使用。

2.2 文檔資料檢索維護系統(tǒng)

檔案資料檢索維護系統(tǒng)主要由裝備業(yè)務(wù)工作文檔資料的采集錄入子系統(tǒng)、分類管理子系統(tǒng)、檢索服務(wù)子系統(tǒng)和統(tǒng)計分析子系統(tǒng)組成。

（1）文檔資料的采集錄入子系統(tǒng)：主要完成文本文件及多媒體資料的采集，轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)格式后錄入和上傳數(shù)據(jù)庫，并對文檔設(shè)定檢索瀏覽權(quán)限等基本屬性。

（2）文檔資料分類管理子系統(tǒng)：依據(jù)構(gòu)建的文檔資料分類框架體系，對文檔資料進行分類管理、數(shù)據(jù)維護和更新。

（3）文檔資料檢索查詢服務(wù)子系統(tǒng)：設(shè)置多種檢索查詢方式，提供文檔信息查詢服務(wù)。支持聯(lián)網(wǎng)遠程訪問，最大限度拓寬文檔資料共享空間。

（4）文檔資料統(tǒng)計分析子系統(tǒng)：主要根據(jù)發(fā)文時間、資源上傳時間、資料類別等進行統(tǒng)計分析。

此外，由于系統(tǒng)集中存放裝備工作文檔資料，系統(tǒng)安全性設(shè)計應(yīng)得到重點關(guān)注，應(yīng)采取權(quán)限管理、備份機制等多種技術(shù)方法保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全及系統(tǒng)安全。

3 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)及配置模式

3.1 體系結(jié)構(gòu)

采用B/S運行模式構(gòu)建文檔資料管理系統(tǒng)，將應(yīng)用功能分成表現(xiàn)層、邏輯層和數(shù)據(jù)層3個部分。

表現(xiàn)層是應(yīng)用的用戶接口部分，它擔(dān)負(fù)著用戶與應(yīng)用間的對話功能。它用于檢查和接收用戶從鍵盤等設(shè)備輸入的數(shù)據(jù)，顯示應(yīng)用輸出的數(shù)據(jù)。在變更用戶接口時，只需改寫顯示控制和數(shù)據(jù)檢查程序，而不影響其他兩層。邏輯層相當(dāng)于應(yīng)用的本體，它是將具體的業(yè)務(wù)處理邏輯編入程序中，例如，確認(rèn)用戶對應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫存取權(quán)限的功能以及記錄系統(tǒng)處理日志的功能；以及處理用戶檢索要求和反饋數(shù)據(jù)檢索結(jié)果。數(shù)據(jù)層主要操作后臺數(shù)據(jù)庫，響應(yīng)邏輯層數(shù)據(jù)存取請求，完成數(shù)據(jù)的物理存取。

3.2 配置模式

裝備機關(guān)文檔資料管理系統(tǒng)采用瀏覽器/服務(wù)器（Browser/Server，B/S）架構(gòu)進行建設(shè)，如圖2所示。B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)不需要安裝客戶端軟件，它運行在客戶端的瀏覽器之上，系統(tǒng)升級或維護時只需更新服務(wù)器端軟件即可，這樣就大大簡化了客戶端計算機載荷，減輕了系統(tǒng)維護與升級的成本和工作量，降低了用戶的總體成本。在系統(tǒng)性能方面，B/S占有優(yōu)勢的是其異地瀏覽和信息采集的靈活性。局域網(wǎng)建立B/S架構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，能實現(xiàn)不同的人員，從不同的地點，以不同的接入方式訪問和操作共同的數(shù)據(jù)庫。它能有效地保護數(shù)據(jù)平臺和管理訪問權(quán)限，服務(wù)器數(shù)據(jù)庫也很安全。

系統(tǒng)部署在裝備機關(guān)局域網(wǎng)中，如果滿足數(shù)據(jù)安全要求，可以接入軍事綜合信息網(wǎng)，在機關(guān)機房部署數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和應(yīng)用服務(wù)器，安裝文檔資料管理系統(tǒng)，對于需要錄入數(shù)據(jù)的終端，配置掃描儀、攝像機、數(shù)碼相機等數(shù)據(jù)采集設(shè)備，其他工作人員可通過網(wǎng)絡(luò)登錄系統(tǒng)進行各種文檔資料查詢。

4 結(jié) 語

軍隊各級機關(guān)實行業(yè)務(wù)文件和檔案資料的數(shù)字化管理，是解決當(dāng)前業(yè)務(wù)資料管理維護困難、查詢利用效率低問題的必然要求，也是順應(yīng)部隊信息化建設(shè)發(fā)展的必然趨勢。構(gòu)建裝備機關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)文檔資料管理系統(tǒng)，其困難和關(guān)鍵點在于如何科學(xué)構(gòu)建裝備保障文檔資料分類框架體系，如何實現(xiàn)安全高效的數(shù)據(jù)存儲與檢索，以及如何有效控制和推進數(shù)量龐大、種類復(fù)雜的裝備業(yè)務(wù)文檔資料數(shù)字化過程，這些問題都需要在系統(tǒng)建設(shè)過程中研究解決。

主要參考文獻

[1] 傅鈺，汪正西.裝備機關(guān)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理研究[J].中國管理信息化，2014（5）：108-109.