詳解U8中如何對(duì)保質(zhì)期即將到期的存貨進(jìn)行預(yù)警

王新玲 汪剛

[摘 要] 存貨保質(zhì)期管理對(duì)于食品、醫(yī)藥、化工等關(guān)系國計(jì)民生的行業(yè)至關(guān)重要。本文以用友U8為管理平臺(tái)，整體闡述了存貨保質(zhì)期管理的解決方案，并結(jié)合實(shí)際案例從相關(guān)設(shè)置到業(yè)務(wù)處理詳解了U8中如何對(duì)保質(zhì)期即將到期的存貨進(jìn)行預(yù)警，為廣大實(shí)務(wù)工作者做好存貨管理和控制提供可借鑒的解決方案。

[關(guān)鍵詞] U8；保質(zhì)期；預(yù)警；設(shè)置

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 020

[中圖分類號(hào)] F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）21- 0028- 02

1 存貨保質(zhì)期管理需求闡釋

保質(zhì)期是指產(chǎn)品在正常條件下的質(zhì)量保證期限。在保質(zhì)期內(nèi)，產(chǎn)品的生產(chǎn)企業(yè)對(duì)該產(chǎn)品質(zhì)量符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或明示擔(dān)保的質(zhì)量條件負(fù)責(zé)，消費(fèi)者可以安全使用。

在人們的日常生活中，食品、藥品、化妝品等都存在保質(zhì)期。如果誤用了超過保質(zhì)期的商品，不僅不能達(dá)成預(yù)期的使用效果，嚴(yán)重的話還會(huì)對(duì)我們的健康產(chǎn)生重大危害。因此，對(duì)于存貨保質(zhì)期有嚴(yán)格要求的這些行業(yè)，迫切希望能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握企業(yè)各類存貨保質(zhì)期的信息，如哪些存貨已經(jīng)過期，哪些存貨即將到期。采用保質(zhì)期管理可以管理存貨的有效期、失效期等，可以提前預(yù)知近效、失效的存貨，在銷售時(shí)可以先出庫近效產(chǎn)品，失效產(chǎn)品也不會(huì)流入市場(chǎng)，從而最大限度地避免企業(yè)損失，維護(hù)企業(yè)信譽(yù)，使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

2 存貨保質(zhì)期管理解決方案

由于企業(yè)的存貨眾多，手工管理方式下只能實(shí)現(xiàn)粗放管理，無法滿足企業(yè)對(duì)保質(zhì)期管理的精細(xì)需求。信息技術(shù)的進(jìn)步為實(shí)現(xiàn)存貨保質(zhì)期的精細(xì)管理提供了契機(jī)，利用信息化手段可以減少人工管理出現(xiàn)的差錯(cuò)，通過批次保質(zhì)期管理自動(dòng)推算存貨的有效期，精準(zhǔn)定位即將到期或已經(jīng)過期的存貨，按照預(yù)警設(shè)置提前向管理人員進(jìn)行提示，由此減少因過期造成的損失。

本文以用友U8為例，探討了U8中存貨保質(zhì)期管理的完整解決方案，如圖1所示。

（1）首先進(jìn)行與保質(zhì)期管理相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)置，包括：庫存管理系統(tǒng)保質(zhì)期管理標(biāo)志啟用、存貨檔案保質(zhì)期相關(guān)參數(shù)設(shè)置、與存貨收發(fā)存相關(guān)的單據(jù)中增加保質(zhì)期相關(guān)的欄目、在系統(tǒng)平臺(tái)中設(shè)置預(yù)警通知等。

（2）銷售人員辦理到貨、倉儲(chǔ)人員辦理存貨入庫時(shí)需要標(biāo)注存貨批次及保質(zhì)期等相關(guān)信息。

（3）在日常管理活動(dòng)中可以統(tǒng)計(jì)并查找存貨的保質(zhì)期剩余天數(shù)。對(duì)于保質(zhì)期即將到期的存貨，系統(tǒng)設(shè)置的保質(zhì)期預(yù)警將會(huì)自動(dòng)通知相關(guān)人員，以作出優(yōu)先銷售的選擇；對(duì)于保質(zhì)期過期的存貨，由庫管員上報(bào)財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)并進(jìn)行相應(yīng)財(cái)務(wù)處理。

（4）銷售出庫時(shí)，銷售人員開具發(fā)貨單，倉儲(chǔ)人員審核出庫單，保質(zhì)期內(nèi)的存貨需要填寫相關(guān)信息，對(duì)于保質(zhì)期過期的存貨不予放行。

3 存貨保質(zhì)期預(yù)警案例分享

華泰電池有限公司是一家專業(yè)生產(chǎn)、銷售電池的公司，主要生產(chǎn)普通電池和堿性電池。其中普通電池的保質(zhì)期是1年，堿性電池的保質(zhì)期是3年。華泰公司希望通過U8的保質(zhì)期管理功能設(shè)定提前30天對(duì)普通電池進(jìn)行保質(zhì)期預(yù)警，并發(fā)送給庫管員和賬套主管。本公司賬套主管為宋淼。

3.1 存貨保質(zhì)期管理相關(guān)設(shè)置

3.1.1 庫存管理系統(tǒng)相關(guān)設(shè)置

在U8企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)業(yè)務(wù)工作中，執(zhí)行“供應(yīng)鏈”|“庫存管理”|“初始設(shè)置”|“選項(xiàng)”命令，在“通用設(shè)置”選項(xiàng)卡中，選中“有無批次管理”和“有無保質(zhì)期管理”復(fù)選框，如圖2所示。在“專用設(shè)置”選項(xiàng)卡中，選中“保質(zhì)期存貨報(bào)警”復(fù)選框。

3.1.2 存貨檔案相關(guān)設(shè)置

在U8企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)基礎(chǔ)設(shè)置中，執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案”|“存貨”|“存貨檔案”命令，在“控制”選項(xiàng)卡中，先選中“批次管理”復(fù)選框，然后選中“保質(zhì)期管理”（提醒：U8中保質(zhì)期管理的存貨必須進(jìn)行批次管理）。

3.1.3 預(yù)警設(shè)置

在U8企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)系統(tǒng)服務(wù)中，執(zhí)行“工具”|“預(yù)警和定時(shí)任務(wù)”命令。選擇“預(yù)警源”|“庫存管理”|“庫存保質(zhì)期預(yù)警”，進(jìn)入“預(yù)警定時(shí)任務(wù)”對(duì)話框。單擊“增加”按鈕，在“任務(wù)源”選項(xiàng)卡中設(shè)置任務(wù)源名稱為“電池保質(zhì)期預(yù)警”。在“計(jì)劃”選項(xiàng)卡中，設(shè)置預(yù)警任務(wù)的執(zhí)行頻率及執(zhí)行時(shí)間。在“通知”選項(xiàng)卡中設(shè)置要通知的對(duì)象及以何種方式進(jìn)行通知，如圖3所示。

3.1.4 單據(jù)格式設(shè)置

為采購入庫單、發(fā)貨單和銷售出庫單增加“批號(hào)”“生產(chǎn)日期”“失效日期”“保質(zhì)期”欄目。

在U8企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)基礎(chǔ)設(shè)置中，執(zhí)行“單據(jù)設(shè)置”|“單據(jù)格式設(shè)置”命令，為采購入庫單增加“批號(hào)”“生產(chǎn)日期”“失效日期”以及“保質(zhì)期”表體欄目。

3.2 日常業(yè)務(wù)管理

假設(shè)現(xiàn)在庫房中有一批批號(hào)為20140101的電池，其失效日期為2014-02-10，預(yù)警期提前30天。現(xiàn)在讓我們來看一看，2014-01-05日客戶訂購800個(gè)如何發(fā)貨？2014-01-15日宋淼進(jìn)入系統(tǒng)是否能查看到保質(zhì)期預(yù)警提示信息？2014-02-15日宋淼進(jìn)入系統(tǒng)是否能收到保質(zhì)期過期的報(bào)警信息？

3.2.1 發(fā)貨

2014-01-05，在銷售管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“銷售發(fā)貨”|“發(fā)貨單”命令，填制發(fā)貨單。發(fā)貨單中的存貨如果設(shè)置了保質(zhì)期管理、需要寫入批號(hào)、保質(zhì)期等相關(guān)信息，如圖4所示，否則系統(tǒng)會(huì)給出相應(yīng)提示。

3.2.2 保質(zhì)期預(yù)警

宋淼以2014-01-15進(jìn)入庫存系統(tǒng)，在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)的消息中心，會(huì)收到預(yù)警通知，如圖5所示。

如果宋淼以2014-02-15進(jìn)入庫存系統(tǒng)，在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)的消息中心，會(huì)收到主題為“已有1個(gè)存貨已過保質(zhì)期”的預(yù)警通知。

主要參考文獻(xiàn)

[1]王新玲.財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化實(shí)戰(zhàn)演練[M].北京：清華大學(xué)出版社，2013.

[2]龔中華，何平.用友ERP-U8深入應(yīng)用[M].北京：人民郵電出版社，2008.