企業(yè)機(jī)要文書(shū)及保密策略初探

閻令艷

機(jī)要保密工作既要認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)機(jī)要文書(shū)自身的工作特點(diǎn)和規(guī)章制度，又要嚴(yán)格按照保密規(guī)章制度進(jìn)行發(fā)展管理。面對(duì)新的形勢(shì)和任務(wù)，筆者根據(jù)所從事的機(jī)要文書(shū)工作實(shí)踐，從機(jī)要文書(shū)保密的意義、保密策略、等方面入手，提出機(jī)要文書(shū)工作中的幾個(gè)重要管理環(huán)節(jié)，并進(jìn)行了探索和研究。

一、機(jī)要文書(shū)工作的重要作用

（一）促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的有效資源。推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展有許多因素，而企業(yè)文書(shū)檔案作為企業(yè)知識(shí)水平和管理經(jīng)驗(yàn)的積累，它是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和條件，也成為企業(yè)向前發(fā)展和再提高的重要資源。企業(yè)的創(chuàng)造與發(fā)展過(guò)程皆體現(xiàn)在企業(yè)的文書(shū)檔案之中。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)開(kāi)發(fā)和新產(chǎn)品研制認(rèn)證，都離不開(kāi)對(duì)企業(yè)原有和現(xiàn)有人物、供銷(xiāo)等各種基礎(chǔ)條件的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，而這些信息資料都匯聚在企業(yè)文書(shū)檔案中。

（二）企業(yè)商業(yè)管理的必要途徑。由于企業(yè)文書(shū)檔案的內(nèi)容是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，除人事檔案之外，還記載了企業(yè)經(jīng)營(yíng)及密級(jí)文件的全部。既有企業(yè)管理資料，又有生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的技術(shù)資料；既有一般性文書(shū)檔案資料，又有重要商業(yè)秘密的信息資料。這些資料在企業(yè)發(fā)展和成長(zhǎng)的過(guò)程中，會(huì)起著重要作用，甚至起著決定性作用。

（三）提升企業(yè)信用的核心力量。

隨著誠(chéng)信越來(lái)越被社會(huì)重視，文書(shū)檔案的信用度也越來(lái)越被企業(yè)重視。企業(yè)信譽(yù)是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，是企業(yè)最基礎(chǔ)的資源。特別是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活躍的今天，企業(yè)信譽(yù)和企業(yè)成敗密切關(guān)聯(lián)，在未來(lái)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，文書(shū)檔案將會(huì)成為企業(yè)信用的中流砥柱，成為推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心力量。

二、新形勢(shì)下的機(jī)要文書(shū)的保密策略

（一）建立并執(zhí)行嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，促進(jìn)機(jī)要文書(shū)工作扎實(shí)有序開(kāi)展。

機(jī)要文書(shū)管理工作主要是負(fù)責(zé)上級(jí)機(jī)關(guān)和兄弟單位來(lái)文、通知、信函、傳真、電報(bào)及內(nèi)部資料的收集、整理、存查利用和保密工作，并負(fù)責(zé)辦理各種機(jī)要文件、函件及機(jī)要參考資料的收發(fā)、登記、送批、傳閱、歸檔、銷(xiāo)毀工作。工作程序性非常強(qiáng)。各單位制定的工作標(biāo)準(zhǔn)化程序和保密管理制度，是各項(xiàng)工作和管理合理化、科學(xué)化和規(guī)范化的準(zhǔn)則，為機(jī)要崗位人員做好機(jī)要文書(shū)工作提出了指導(dǎo)和工作要求。在行政管理制度和保密管理制度中，應(yīng)就機(jī)要文書(shū)管理制定詳細(xì)的、操作性強(qiáng)的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，供機(jī)要秘書(shū)認(rèn)真學(xué)習(xí)和實(shí)踐，以便嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，結(jié)合機(jī)要秘書(shū)的工作實(shí)際，完善各項(xiàng)檔案管理制度，制定科學(xué)的運(yùn)作程序，使各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)進(jìn)一步細(xì)化、量化、實(shí)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的科學(xué)化、規(guī)范化。

（二）加強(qiáng)機(jī)要崗位人員的理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)， 不斷提高政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和保密工作意識(shí)。

文件管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的活動(dòng)，作為其實(shí)施主體——文件管理人員立該具備三方面的素質(zhì)：職業(yè)道德素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和科學(xué)文化知識(shí)素質(zhì)，這三種素質(zhì)是相互補(bǔ)充的。

1、職業(yè)道德素質(zhì)。首先，文件管理人員應(yīng)當(dāng)熱愛(ài)自己的工作，保持高度的工作積極性。雖然檔案工作不是一項(xiàng)使人聲名顯赫的職業(yè)，但它的意義極為深遠(yuǎn)。文件管理作為檔案工作的源頭，其意艾也相當(dāng)重大。文件管理人員對(duì)此應(yīng)有清醒的認(rèn)識(shí)。如果他們懂得文件以及由其轉(zhuǎn)化而成的檔案，都是“社會(huì)的記憶”，是人類(lèi)寶貴的歷史財(cái)富.懂得通過(guò)其辛勤的勞動(dòng)將會(huì)促進(jìn)科學(xué)文化的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，那么他們就會(huì)熱愛(ài)本職工作，產(chǎn)生高度的工作熱忱，把工作做好。其次，文件管理人員應(yīng)當(dāng)妥善保管文件，維護(hù)其形式和內(nèi)容的真實(shí)性和原始性，尊重歷史。文件是人類(lèi)活動(dòng)的歷史記錄，其原始性和真實(shí)性是其生命力所在。文件管理人員維護(hù)文件形式的原貌和維護(hù)文件內(nèi)容記錄的歷史事實(shí)必須妥善保管文件，延長(zhǎng)其使用壽命，絕不允許任意篡改和歪曲文件的內(nèi)容和外形特征，也絕不允許憑個(gè)人好惡決定文件的取舍。尊重歷史、尊重事實(shí)應(yīng)當(dāng)成為文件管理人員的職業(yè)準(zhǔn)則。

2、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。文件管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，主要是通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的途徑。培訓(xùn)的形式較多，如高校開(kāi)設(shè)的文件管理課程或?qū)I(yè)，文件管理的短期培訓(xùn)班，等等。文件管理人員學(xué)習(xí)的課程包括六大部分：一是綜合基礎(chǔ)課，它主要是為學(xué)生提供專(zhuān)業(yè)方面所必需的信息和技能，包括信息科學(xué)的原則和主要概念，信息轉(zhuǎn)移領(lǐng)域的活動(dòng)等等。二是專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)課，包括文件管理。檔案管理，行政管理吏等等。三是與相關(guān)專(zhuān)業(yè)共有的課程，包括復(fù)制技術(shù)、信息存貯、檢索和傳播、目錄和信息源、用戶研究、展覽、立法、安全、建筑設(shè)計(jì)和環(huán)境控制、系統(tǒng)設(shè)計(jì)和自動(dòng)化等等。四是與其他專(zhuān)業(yè)共有的課程，包括管理科學(xué)，統(tǒng)計(jì)方法學(xué)，語(yǔ)言學(xué)，研究方法學(xué)和環(huán)境學(xué)，等等。五是實(shí)習(xí)和專(zhuān)題研究。六是選修課程，包括教育學(xué)，保護(hù)學(xué)，特殊載體文件及其管理，口述憑證等等。

3、科學(xué)文化知識(shí)素質(zhì)。機(jī)要人員應(yīng)堅(jiān)持把學(xué)習(xí)貫穿于工作的始終，積極參加各類(lèi)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和保密教育，深入學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)，熟悉檔案業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門(mén)類(lèi)檔案的管理辦法，運(yùn)用新理論、新技術(shù)、新辦法來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，特別是要進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)要文書(shū)的保密工作，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家重要文件保密制度，做到不丟失、不遺漏一份文件，守密而不泄密，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的“零失誤”目標(biāo)。同時(shí)，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，積極為領(lǐng)導(dǎo)和科研技術(shù)人員提供及時(shí)有效的服務(wù)，使檔案工作能夠與行政、科研協(xié)調(diào)工作發(fā)展。

三、強(qiáng)化職責(zé)意識(shí)，增強(qiáng)保密意識(shí)

文書(shū)工作者，要時(shí)刻牢記使命，始終把強(qiáng)烈的責(zé)任心放在工作的首要位置，對(duì)所承擔(dān)的工作任務(wù)，對(duì)具有保存價(jià)值的各種文件、資料，及時(shí)搞好收集、歸檔，確保歸檔文件的整理質(zhì)量，切實(shí)做到“零差錯(cuò)”。

做好機(jī)要文書(shū)保密工作，必須正確理解和處理機(jī)要文書(shū)的利用和保密的關(guān)系。利用與保密這兩者之間的關(guān)系，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系， 都是為了更好地發(fā)揮機(jī)要文書(shū)在社會(huì)主義事業(yè)中的作用。保密的目的也是為了更好地利用，保密過(guò)嚴(yán)，往往會(huì)限制其作用的發(fā)揮。有密不保，又極容易危害黨和國(guó)家的利益，更不用說(shuō)企業(yè)的自身利益了。因此，為了正確處理好機(jī)要文書(shū)保密和利用兩者之間的關(guān)系， 就必須把兩者有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，加以綜合分析。凡是提供利用，有利于促進(jìn)安定團(tuán)結(jié)、國(guó)家建設(shè)和企業(yè)發(fā)展的機(jī)要文書(shū)信息，就應(yīng)積極大膽地提供利用；凡是在一定范圍內(nèi)限制利用，才有利于黨和國(guó)家利益，則應(yīng)嚴(yán)格合理地堅(jiān)持保密。

做好機(jī)要文書(shū)保密工作，必須深入學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，不斷增強(qiáng)機(jī)要文書(shū)管理人員的保密意識(shí)。機(jī)要文書(shū)工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)要性很強(qiáng)的工作，機(jī)要文書(shū)人員每天擔(dān)負(fù)著各類(lèi)機(jī)密文件的收集、整理、保管和提供利用的任務(wù)，因此他們的保密意識(shí)的強(qiáng)弱、政治素質(zhì)的高低，對(duì)機(jī)要文書(shū)保密工作起著重要的作用。在現(xiàn)實(shí)生活中，有意出賣(mài)情報(bào)的人畢竟是少數(shù)，但無(wú)意中泄露機(jī)密的情況卻比較多。由于經(jīng)常接觸機(jī)密，就會(huì)在某些場(chǎng)合無(wú)意中泄露出去，輕則影響安定團(tuán)結(jié)，重則損害國(guó)家利益。所以，機(jī)要文書(shū)部門(mén)必須加強(qiáng)對(duì)全體工作人員的保密教育，深入學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，提高機(jī)要文書(shū)人員的政治素質(zhì)，使他們都具有良好的保密意識(shí)，更好地把保密工作同機(jī)要文書(shū)工作結(jié)合起來(lái)，將保密意識(shí)落實(shí)到具體業(yè)務(wù)工作中去， 做好機(jī)要文書(shū)的保密工作。做好機(jī)要文書(shū)保密工作， 必須保證保密工作貫穿于機(jī)要文書(shū)工作的每個(gè)程序之中。隨著機(jī)要文書(shū)事業(yè)的發(fā)展，企業(yè)機(jī)要文書(shū)工作也不斷得到鞏固和加強(qiáng)， 機(jī)要文書(shū)工作每個(gè)程序都日趨規(guī)范。機(jī)要文書(shū)工作改變了過(guò)去業(yè)務(wù)部門(mén)不立卷、不歸檔的做法。各部門(mén)兼職機(jī)要文書(shū)人員負(fù)責(zé)收集本部門(mén)一年來(lái)產(chǎn)生的不同載體的文件材料，在機(jī)要文書(shū)部門(mén)指導(dǎo)下， 嚴(yán)格按要求進(jìn)行立卷、歸檔。在這一系列工作過(guò)程中， 我們嚴(yán)格執(zhí)行保密制度， 積極向兼職人員宣傳《保密法》， 并規(guī)定當(dāng)天沒(méi)有組成卷的文件，下班后一定要放到檔案柜中保管；各部門(mén)組成卷后與檔案部門(mén)當(dāng)即辦理移交手續(xù)，以示對(duì)文件安全保密負(fù)責(zé)。科技人員深入生產(chǎn)、施工現(xiàn)場(chǎng)， 參加設(shè)備開(kāi)箱、工程竣工、科研成果鑒定等驗(yàn)收活動(dòng)和會(huì)議，也都嚴(yán)格把關(guān)，保證圖紙和文件資料的齊全完整，使檔案資料不遺失。

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