會計電算化條件下的內部控制制度建設

任建敏

[摘要]隨著信息時代的到來，企業(yè)內部的財務管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化。會計電算化在企業(yè)中的應用，取代了傳統(tǒng)的手工記賬方法，將會計人員從繁重的手工記賬工作中解放出來，為提高企業(yè)管理水平和增加企業(yè)利潤，發(fā)揮了積極作用。但與此同時，會計電算化也為企業(yè)的內部控制帶來諸多問題，因此，應該加強企業(yè)內部控制制度的建設，更好地發(fā)揮會計電算化應有的作用。

[關鍵詞]會計電算化；內部控制；監(jiān)督機制

[中圖分類號]F274[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2014）40-0070-02

1會計電算化條件下企業(yè)內部控制制度建設的意義

內部控制制度是企業(yè)為保護其資產安全、確保信息準確完整、促進經營管理政策得以有效實施、提高經營效率、控制經營風險、防止舞弊行為發(fā)生進而制定的各項規(guī)章制度。會計電算化系統(tǒng)的引入，很好地克服了傳統(tǒng)手工記賬系統(tǒng)的弱點和不足，但其本身也存在固有的缺陷。所以，加強企業(yè)內部控制制度對會計系統(tǒng)的有效運行具有重要意義。

首先，建立內部控制制度，可以確保各項業(yè)務活動的有序進行。俗話說：不以規(guī)矩，不成方圓。企業(yè)內部的會計工作，涉及企業(yè)資產安全和商業(yè)機密問題，是一項特殊的管理工作。同時，企業(yè)財務部門與采購部、生產部等其他部門有著緊密聯系，企業(yè)在進行財務預算、決算，以及賬務的核算審查的過程中，都要保持與其他部門信息的暢通。在會計電算化條件下，企業(yè)財務工作從輸入信息到輸出財務報告的全過程，均可由計算機自動完成。但一旦因為系統(tǒng)本身出現故障，就會影響到其他業(yè)務工作的有序進行，企業(yè)內部管理陷入癱瘓，影響到企業(yè)生產效率的提高。

其次，會計電算化的應用，大大提高了會計信息的處理效率，為管理者提供所需的經濟信息。采用會計電算化系統(tǒng)以后，企業(yè)財務管理人員可以通過電子屏幕上顯示的數據進行分析，找出問題的所在，不必像以前一樣，在一堆會計憑證和財務報表中絞盡腦汁。會計人員的工作重點由填制原始憑證，收集發(fā)票等轉向對電子計算機的操作。加強企業(yè)內部控制制度的建設，既能明確人員職責分工，促使其各司其職，各盡其責，同時又大大提高了會計人員的分析決策能力，更好地實現其管理和決策的職能，同時充分確保財務工作的質量。

最后，只有加強內部控制制度的建設，才能保證《會計法》、《企業(yè)會計準則》、《會計電算化工作規(guī)范》等相關法律法規(guī)的貫徹執(zhí)行，也才能確保會計電算化環(huán)境下企業(yè)的各項經濟活動能夠在法律軌道上有效運行，從而更好地實現企業(yè)的經營管理目標。因此，建立健全企業(yè)內部控制制度既是建立現代企業(yè)制度的內在要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。

2會計電算化條件下企業(yè)內部控制存在的問題

2.1系統(tǒng)的設計和使用不當

長期以來，我國慣用手工記賬的方式，會計電算化系統(tǒng)應用于會計領域的起步較晚，因而會計電算化所使用的會計軟件開發(fā)程度較低。首先，目前我國許多會計軟件的開發(fā)，都是由企業(yè)的財務人員和協(xié)作單位的計算機人員合作開發(fā)出來的，這使得軟件的開發(fā)和使用出現脫節(jié)，給軟件本身帶來諸多問題。其次，在部分會計軟件使用初期，系統(tǒng)體積大，工作量大，企業(yè)難以根據自身的實際需求增加相應的功能，加之各個子系統(tǒng)之間的核算彼此分離，缺乏數據傳輸的一致性和系統(tǒng)性，給會計核算工作帶來一定的困難。最后，當前會計電算化條件下的財務系統(tǒng)，從會計憑證的輸入，到由計算機最終處理完成編制財務報表的過程，仍然以模仿和替代手工記賬為主，未能有效發(fā)揮電子計算機在信息處理方面的絕對優(yōu)勢。

2.2專業(yè)人才比較缺乏

盡管我國不少企業(yè)已經引入會計電算化，純手工記賬的方式逐漸被時代所淘汰，但事實上，能熟練使用會計電算化系統(tǒng)的專業(yè)性人才并不充裕。會計電算化條件下的會計工作需要具有財務和計算機的雙重專業(yè)人才來完成，而我國具備這種條件的人才還比較少，大部分財會人員都只懂得財務知識，對計算機的操作使用并不熟練。人才的匱乏成為會計電算化在企業(yè)中的成功應用的一個致命弱點。

2.3會計信息系統(tǒng)自身的缺陷給企業(yè)帶來的安全隱患

通俗來講，會計電算化就是利用電子計算機這種工具，完成企業(yè)賬務分析處理等一系列工作。而計算機和會計信息系統(tǒng)本身也存在缺陷，這種缺陷容易給企業(yè)的發(fā)展帶來安全隱患。首先，電子計算機硬件系統(tǒng)存在物理性，可能因為各種原因導致硬件故障，致使企業(yè)會計數據和信息的丟失或毀損。其次，手工記賬時期，企業(yè)的各項經濟業(yè)務都記錄在紙張上面，會計憑證的增加、修改等都可以根據筆跡或印章來明確各自的職責，追究各種責任。而實現會計電算化，也就是實現會計核算無紙化以后，數據在在增、減、刪、改等方面都不會留下痕跡，這就容易造成會計工作中的舞弊和造假行為，會計信息失真，企業(yè)管理者難以判斷會計信息的真實性，導致企業(yè)決策失誤。

3加強企業(yè)內部控制制度建設的主要對策

本文以兄弟科技股份有限公司為例（以下簡稱兄弟公司），分析加強會計電算化條件下加強企業(yè)內部控制制度建設的具體對策。兄弟公司審計部對公司 2013 年度內部控制情況進行了全面深入的檢查，在查閱公司各項內控管理制度和檢查內部控制實施狀況的基礎上，對公司內控情況進行評價。本文據此對企業(yè)加強內部控制制度建設的主要對策進行詳細分析。

3.1積極制定內部控制政策和控制程序

積極制定企業(yè)內部控制政策和控制程序，是加強企業(yè)內部控制的有效途徑。兄弟科技股份有限公司的主要經營活動都有必要的控制政策和程序。管理層在預算、利潤、其他財務和經營業(yè)績都有清晰的目標，公司內部對這些目標都有清晰的記錄和溝通，并且積極地對其加以監(jiān)控。為合理保證各項目標的實現，公司建立了相關的控制程序，主要包括：交易授權控制、責任分工控制、憑證與記錄控制、資產接觸與記錄使用控制、獨立稽查控制、電子信息系統(tǒng)控制等。會計電算化條件下，企業(yè)積極建立相關的控制程序，對維護企業(yè)資產安全具有重要意義。

3.2加強對系統(tǒng)開發(fā)和使用的控制

計算機會計軟件的開發(fā)使用包括開發(fā)前的可行性研究、資本預算，開發(fā)過程中的系統(tǒng)分析、設計和實施，以及對現有系統(tǒng)的評估、更新升級研究等一系列工作。不管是企業(yè)使用的會計軟件，不管是自行開發(fā)的，還是與其他單位合作開發(fā)的，都要盡可能保證軟件從開發(fā)到使用過程中的一致性和系統(tǒng)性，不斷優(yōu)化會計系統(tǒng)，彌補其不足，從而不斷滿足企業(yè)業(yè)務處理的需要。兄弟公司統(tǒng)一實行電算化核算，目前使用用友 ERPU8 系統(tǒng)，ERP 系統(tǒng)管理員負責公司賬務系統(tǒng)的維護及管理工作，并給各使用人員設置權限，相應人員通過加密來行使自己的權限。明確制定了各項經濟業(yè)務、會計憑證、會計賬簿和會計報告的處理程序，切實實行各崗位責任制。

3.3注重對復合型人才的培養(yǎng)，加強對人員職能的控制

人才的欠缺是當前會計電算化應用面臨的首要問題，因此，一方面，企業(yè)應該積極建立嚴格的人才選拔制度，從高?；驅ｉT機構選拔和引進具備專業(yè)財務知識和計算機知識的復合型人才，填補企業(yè)人才的空缺。同時，要加強對企業(yè)會計人員的培訓工作。要加強對其人員職業(yè)技能和專業(yè)知識的后期培訓和再教育，不斷更新其知識結構，豐富其知識儲備，使之不斷滿足會計電算化環(huán)境下企業(yè)對會人員的職業(yè)要求。截至2013年12月31日，兄弟公司共有516名員工。其中高級職稱3人，中級職稱13人，初級職稱5人；其中碩士研究生16人，本科生及大專生 152人。此外公司還根據實際工作的需要，針對不同崗位展開多種形式的后期培訓教育，使員工都能勝任目前所處的工作崗位。加強對人員職能的控制，不斷提高會計人員的工作能力、素質水平和職業(yè)道德。

3.4加強會計電算化系統(tǒng)的安全控制

加強會計電算化系統(tǒng)安全控制，可以防止未經授權的人員，擅自篡改企業(yè)會計信息系統(tǒng)，動用各種系統(tǒng)資源，泄露企業(yè)財務信息。例如，訂立內部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務專用電腦；設置操作權限限制；操作人員身份的密碼控制，規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志等等。此外，還要注意應該經常對電子計算機進行系統(tǒng)的安全維護，避免因系統(tǒng)障礙引起數據的遺失，對整個財務系統(tǒng)造成不必要的麻煩。兄弟公司采用ERP 管理系統(tǒng)和會計電算化核算系統(tǒng)，對人員分工和權限、系統(tǒng)組織和管理、系統(tǒng)設備安全、系統(tǒng)維護、文件資料保管、數據及程序、網絡及系統(tǒng)安全等重要方面進行控制。

3.5加強內部審計

會計電算化條件下，企業(yè)內部稽核和審計的難度進一步加大，因此，加強企業(yè)內部審計對于內部控制制度的建設具有重要意義。

為防范公司管理風險、加強內部控制、維護股東的合法利益、不斷改善經營管理、提高經濟效益，公司成立了審計部，配備了專職的內部審計人員，負責對公司及控股子公司、分支機構和各職能部門的經營管理情況、財務安全狀況等管理風險以及公司內部控制制度的建立健全和有效執(zhí)行情況進行審計、監(jiān)督、檢查和評價；對公司指定人員履行職務情況進行經濟責任審計；對公司投資項目進行專項和決策審計等。針對存在的問題提出建設性意見和建議或提供必要的咨詢，為控制公司管理風險提供決策依據。

4結論

隨著計算機處理技術在會計領域的廣泛應用，傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)的內部控制制度已經不能再適應會計電算化系統(tǒng)下的財務管理工作，因此，各企業(yè)應根據形勢發(fā)展的需要，積極建設內部控制制度，從而更好地發(fā)揮會計電算化在會計工作中的作用。

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