淺議會(huì)計(jì)電算化在實(shí)際應(yīng)用的優(yōu)劣及對(duì)策

邵鑫

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和現(xiàn)代化技術(shù)的不斷更新，會(huì)計(jì)電算化正代替?zhèn)鹘y(tǒng)會(huì)計(jì)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中發(fā)揮重要作用。其令傳統(tǒng)復(fù)雜的核算工作變得便捷，給用戶帶來及時(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，提升企業(yè)的市場競爭力。會(huì)計(jì)電算化具有許多優(yōu)勢(shì)的同時(shí)在實(shí)際應(yīng)用中存在不少風(fēng)險(xiǎn)。本文就會(huì)計(jì)電算化在實(shí)際應(yīng)用中的優(yōu)劣及對(duì)策展開探討。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 存在風(fēng)險(xiǎn) 防范措施

一、會(huì)計(jì)電算化概述

會(huì)計(jì)電算化是現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)與電子計(jì)算機(jī)共同應(yīng)用在會(huì)計(jì)信息工作的簡稱，是人機(jī)結(jié)合的信息處理系統(tǒng)。其利用電子計(jì)算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)會(huì)計(jì)人工整理、記賬、算賬、報(bào)賬和出表的處理方式，代替人體大腦完成大量數(shù)據(jù)信息的提取、歸總、剖析、預(yù)測(cè)和決策的過程，是促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范，提高企業(yè)財(cái)會(huì)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的重要手段和有效措施。

二、會(huì)計(jì)電算化與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)相比有著明顯優(yōu)勢(shì)

（一）優(yōu)化原始數(shù)據(jù)處理方式，提高會(huì)計(jì)工作效率

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)對(duì)數(shù)據(jù)信息的處理主要依靠人工操作，對(duì)大量信息進(jìn)行分類、規(guī)整、歸總、計(jì)算、記賬和登記，需要會(huì)計(jì)人員大量的工作時(shí)間和精力投入到這項(xiàng)枯燥煩悶的重復(fù)工作中，效率低、錯(cuò)誤多。會(huì)計(jì)電算化則把原始數(shù)據(jù)按照規(guī)定的格式輸入后，便會(huì)自動(dòng)高速、準(zhǔn)確地完成數(shù)據(jù)的加工、傳遞、存儲(chǔ)等工作，大大提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，省時(shí)、省力、省工。這樣既優(yōu)化了原始數(shù)據(jù)的處理方式，又減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了會(huì)計(jì)工作效率。

（二）數(shù)據(jù)處理程序簡單便捷，提高原始數(shù)據(jù)的利用率

在會(huì)計(jì)核算程序方面，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)會(huì)針對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和經(jīng)營理念形成的特征采用相適應(yīng)的憑證組織、賬簿組織、記賬程序和記賬方法。在處理核算過程中需要進(jìn)行各種核對(duì)工作，包括賬賬核對(duì)、賬證核對(duì)、賬表核對(duì)和帳時(shí)核對(duì)，信息處理量大、難度高，局限性強(qiáng)。而會(huì)計(jì)電算化則只需要輸入、處理、輸出三個(gè)環(huán)節(jié)，將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)集中輸入計(jì)算機(jī)后，計(jì)算機(jī)會(huì)按照會(huì)計(jì)軟件的要求自動(dòng)完成各種數(shù)據(jù)處理工作，大量數(shù)據(jù)的計(jì)算、分類、歸集、匯總、分析等工作都在同一系統(tǒng)下一氣呵成完成，簡單便捷。

另外傳統(tǒng)會(huì)計(jì)在核算過程會(huì)受當(dāng)時(shí)建賬、記賬和算賬工作量的制約，許多原始數(shù)據(jù)無法重新登記、分類和歸總，原始數(shù)據(jù)得不到很好的利用。而會(huì)計(jì)電算化可以形成原始數(shù)據(jù)庫，隨時(shí)按照管理和實(shí)際需要進(jìn)行信息分析匯總和開發(fā)利用，很好地提高了原始數(shù)據(jù)的利用率。

（三）提高了信息數(shù)據(jù)的查找速度和準(zhǔn)確性

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的信息查找需要在堆積如山的紙質(zhì)檔案中翻閱各種憑證、賬簿、報(bào)表等，查閱范圍廣、查找難度大、速度慢。而會(huì)計(jì)電算化的大量信息存儲(chǔ)在硬盤、軟盤等設(shè)備中，查詢方便、速度快、檢索能力強(qiáng)、查找信息準(zhǔn)確，可以及時(shí)快速傳遞詳細(xì)準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息。

（四）進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化、提高工作質(zhì)量

會(huì)計(jì)電算化利用電子計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，對(duì)數(shù)據(jù)的來源提出規(guī)范要求，且在操作過程對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自控，很大程度解決了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)操作的不規(guī)范、不統(tǒng)一、易出錯(cuò)、易遺漏的問題，提高了工作質(zhì)量。同時(shí)會(huì)計(jì)人員只需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行輔助操作，能把工作重點(diǎn)和主要精力放在對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的分析預(yù)測(cè)和日常管理，能更好地完成會(huì)計(jì)反映和監(jiān)督生產(chǎn)活動(dòng)的各項(xiàng)任務(wù)。

（五）拓寬了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的使用領(lǐng)域，提高會(huì)計(jì)人員工作自主性

由于計(jì)算機(jī)有大量存儲(chǔ)信息容易調(diào)用，從廣度上拓展了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的使用領(lǐng)域，從深度上拓寬了數(shù)據(jù)信息的使用效率。在已建立的數(shù)據(jù)信息庫上，會(huì)計(jì)電算化能對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的相關(guān)細(xì)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)性、條理性及針對(duì)性的加工整理，便于會(huì)計(jì)人員隨時(shí)處理掌握當(dāng)前經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最新動(dòng)態(tài)，能為企業(yè)提供定期報(bào)告和適時(shí)的財(cái)務(wù)報(bào)告，并對(duì)企業(yè)的未來經(jīng)營方案進(jìn)行預(yù)測(cè)，這為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了可靠的數(shù)據(jù)信息。

三、會(huì)計(jì)電算化在實(shí)際應(yīng)用中存在的風(fēng)險(xiǎn)

會(huì)計(jì)電算化既符合傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的基本要求，又有自身獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)。但安全性是會(huì)計(jì)電算化從產(chǎn)生到現(xiàn)在沒有完全解決的問題。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性、保密性和可靠性差是當(dāng)前普遍存在的現(xiàn)象。

（一）財(cái)務(wù)軟件的缺陷，增加了數(shù)據(jù)信息的不安全性

盡管我國會(huì)計(jì)電算化發(fā)展迅速，但財(cái)務(wù)軟件一直缺乏統(tǒng)一的國家標(biāo)準(zhǔn)，加上軟件研發(fā)人員在研制過程考慮問題的不全面、不科學(xué)及對(duì)市場利益的追求，使得市場上的財(cái)務(wù)軟件品種眾多、軟件數(shù)據(jù)格式及模塊劃分不一致、數(shù)據(jù)接口不兼容、質(zhì)量參差不齊，企業(yè)難以針對(duì)自己的實(shí)際需要選擇完全適合功能的軟件。

另外財(cái)務(wù)軟件普遍存在的安全性、保密性和通用性差的特點(diǎn)，使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息得不到很好的保障。對(duì)于企業(yè)而言，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)就是企業(yè)最高秘密，關(guān)系到企業(yè)的存亡和發(fā)展。但軟件本身的加密功能只是用于防止盜版，不能確保數(shù)據(jù)信息得到安全保障，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，很容易造成不可挽留的損失。

（二）財(cái)務(wù)軟件的缺陷，增加了控制舞弊的難度

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不斷擴(kuò)大，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行貪污、舞弊、詐騙的現(xiàn)象屢見不鮮。這些舞弊者大都具有相當(dāng)高的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)和熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，作案時(shí)也多采用高技術(shù)、高智能的計(jì)算機(jī)手段。而財(cái)務(wù)軟件本身的缺陷問題，給舞弊者提供了犯罪的入口。如許多軟件缺乏日志記錄功能，對(duì)操作人、操作時(shí)間和地點(diǎn)、操作內(nèi)容沒有具體記錄；有的軟件為用戶提供了修改前年度賬目的功能。舞弊者可以在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入前或輸入過程中非法虛構(gòu)、修改、刪除業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，非法修改會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用程序，非法修改銷毀輸出報(bào)表，將輸出報(bào)表送給競爭對(duì)手或者利用終端竊取機(jī)密信息等手段來達(dá)到個(gè)人目的。這些對(duì)信息的操作可以不留下任何痕跡，且作案時(shí)間地點(diǎn)不受控制，具有很強(qiáng)的隱蔽性，很難發(fā)現(xiàn)并追究責(zé)任，給企業(yè)造成不少損失。

（三）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生的系統(tǒng)故障風(fēng)險(xiǎn)

會(huì)計(jì)電算化是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和安全技術(shù)等信息技術(shù)基礎(chǔ)上的，數(shù)據(jù)信息是以足夠的安全技術(shù)為保障，以計(jì)算機(jī)硬件為支撐，在相應(yīng)的軟件管理下在網(wǎng)絡(luò)中流通、存儲(chǔ)和處理，最終以企業(yè)需要的形式表現(xiàn)出來。但由于零件損壞、機(jī)器故障、操作人員失誤等原因?qū)е碌挠布ъ`和由于非法復(fù)制、刪除、篡改數(shù)據(jù)信息，軟件系統(tǒng)容易受到破壞等，這些系統(tǒng)故障和人為導(dǎo)致的數(shù)據(jù)信息很難恢復(fù)。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，網(wǎng)絡(luò)的開放性、動(dòng)態(tài)性、虛擬性和共享性導(dǎo)致系統(tǒng)的可控性和統(tǒng)一性非常低，而軟件本身的安全性和保密性差面對(duì)網(wǎng)絡(luò)的開放和數(shù)據(jù)共享時(shí)變得異常脆弱，將自身暴露于風(fēng)險(xiǎn)之中，容易受到黑客的惡意攻擊，病毒的侵入，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)被非法截取、惡意修改或者嵌入非法的舞弊程序，導(dǎo)致系統(tǒng)混亂甚至癱瘓，給企業(yè)帶來不可估量的損失。

雖然現(xiàn)在采用了防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密存儲(chǔ)通訊、身份驗(yàn)證、用戶口令、聲音檢測(cè)、指紋驗(yàn)證等檢測(cè)手段加以限制，但計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，病毒升級(jí)不可阻擋，數(shù)據(jù)信息仍然會(huì)面臨極大風(fēng)險(xiǎn)。

（四）電子信息檔案存放的危險(xiǎn)

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)對(duì)數(shù)據(jù)信息的保存以紙質(zhì)整理成檔案保存，會(huì)計(jì)電算化則是將數(shù)據(jù)信息保存在磁性介質(zhì)或者光盤，一旦磁性介質(zhì)受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞，保存的數(shù)據(jù)信息將會(huì)丟失，影響到企業(yè)的會(huì)計(jì)工作。另外，部分會(huì)計(jì)人員缺乏安全意識(shí)，不及時(shí)或定期按照規(guī)定把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)資料備份，沒有脫離計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存，一旦發(fā)生意外或人為破壞，數(shù)據(jù)很難恢復(fù)。

（五）企業(yè)認(rèn)識(shí)不足，內(nèi)部控制存在缺陷

企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，只是在實(shí)際工作中應(yīng)用到財(cái)務(wù)管理中，并沒有意識(shí)到建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)、培養(yǎng)專業(yè)的計(jì)算化會(huì)計(jì)人才對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，使得在實(shí)際操作中會(huì)計(jì)人員只局限于會(huì)計(jì)計(jì)算，對(duì)其他風(fēng)險(xiǎn)分析和預(yù)測(cè)等作用和功能不能充分發(fā)揮和使用。同時(shí)大部分會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)操作水平差，對(duì)實(shí)際操作中出現(xiàn)的技術(shù)問題未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決。

另外企業(yè)并沒有根據(jù)需要建立與會(huì)計(jì)電算化相配套的內(nèi)部控制制度加以約束，沒有嚴(yán)密的管理制度或有章不循，使得會(huì)計(jì)電算化不能健康正常運(yùn)作。而內(nèi)部控制制度的薄弱，操作人員可能越權(quán)或未經(jīng)授權(quán)人通過計(jì)算機(jī)瀏覽全部數(shù)據(jù)信息，修改、復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要數(shù)據(jù)來達(dá)到個(gè)人目的。

四、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的防范措施

（一）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管。根據(jù)系統(tǒng)區(qū)域劃分不同，設(shè)置多級(jí)防火墻，防止不法分子對(duì)網(wǎng)絡(luò)非法攻擊。同時(shí)要安裝具有高效實(shí)時(shí)監(jiān)控的防毒軟件，對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)要充分考慮會(huì)計(jì)工作的延續(xù)性和會(huì)計(jì)信息資料的安全性。

（二）加強(qiáng)內(nèi)部控制制度。第一建立健全的內(nèi)部控制制度，實(shí)行用戶權(quán)限授權(quán)管理，明確會(huì)計(jì)人員的職責(zé)，并以密碼加以控制防止非法操作和越權(quán)操作。防止各種非指定人員操作財(cái)務(wù)軟件，保證機(jī)內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全性。第二建立時(shí)序控制制度。嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)處理流程，嚴(yán)防重復(fù)操作、錯(cuò)誤操作和遺漏操作。若違反操作流程和操作時(shí)序要及時(shí)制止加以糾錯(cuò)。第三建立計(jì)算機(jī)檔案制度。為了防止人為非法改動(dòng)數(shù)據(jù)，可把計(jì)算機(jī)文件定義為可讀文件、專用文件、加密文件。重要的文件要加以密鎖等以加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的保護(hù)等。

（三）選擇合適的財(cái)務(wù)軟件，完善軟件的功能。企業(yè)在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化時(shí)要結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)和國家有關(guān)規(guī)定選擇適合的財(cái)務(wù)軟件，同時(shí)留意系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置、安全性和保密性等關(guān)鍵因素。另外要提高財(cái)務(wù)軟件的功能，增加具有管理性功能的模塊，如設(shè)計(jì)比較分析、因素分析、差額分析、圖表分析等財(cái)務(wù)分析模塊等。

（四）加強(qiáng)單位責(zé)任人和會(huì)計(jì)人員的專業(yè)培訓(xùn)。一方面增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)職業(yè)道德教育，提高領(lǐng)導(dǎo)的決策力和會(huì)計(jì)人員安全防范意識(shí)，增加財(cái)會(huì)人員的監(jiān)管意識(shí)，充分發(fā)揮依法核算和監(jiān)督的職能作用。另一方面加強(qiáng)電子技術(shù)的學(xué)習(xí)，提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)工作水平。

五、結(jié)語

會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展突破了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的觀念，對(duì)現(xiàn)行會(huì)計(jì)理論和方法提出了新問題、新課題，在財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域引發(fā)了新的改革。其專業(yè)化、智能化、高效化的處理方式引領(lǐng)了財(cái)會(huì)技術(shù)的管理方向。盡管會(huì)計(jì)電算化在實(shí)際應(yīng)用中存在各種風(fēng)險(xiǎn)，但隨著對(duì)會(huì)計(jì)電算化的深入研究，財(cái)會(huì)人員意識(shí)的提高、企業(yè)監(jiān)管制度的完善及網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管的加強(qiáng)，存在的問題將逐漸弱化，企業(yè)也將得到進(jìn)一步的發(fā)展。