對企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

段瑞紅

引言：隨著科技的進步和時代的發(fā)展，我國的電子信息技術(shù)水平也取得了極大提高，并逐漸應(yīng)用于各個領(lǐng)域。企業(yè)檔案管理是其中最重要的應(yīng)用之一。電子信息技術(shù)可以充分提高檔案的利用價值，并有助于實現(xiàn)資源共享，為電力勘測設(shè)計行業(yè)的發(fā)展提供了可靠的保證。本文以電力勘測設(shè)計行業(yè)為例，對企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)進行了深入的剖析和探討，旨在為之后的應(yīng)用提供更系統(tǒng)、更有效的方案。

前言：近幾年，科學(xué)技術(shù)突飛猛進，電子技術(shù)也隨之取得了迅猛發(fā)展，逐漸走進千家萬戶，并被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域。檔案管理是其最重要的應(yīng)用之一。一個企業(yè)若想在殘酷的市場競爭中始終立于不敗之地，必須有一套完善的檔案管理系統(tǒng)。正因為如此，電子信息技術(shù)在檔案管理中得到了充分應(yīng)用。

一、電力勘測設(shè)計檔案數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的問題

（一）保存過程中出現(xiàn)偏差

電力勘測設(shè)計對檔案的管理，采用電子檔案和紙質(zhì)版本兩種方式。對于電子檔案來說，修改起來相對簡單、快捷，但紙質(zhì)版則會出現(xiàn)多番修改的情況。如何確定哪個是最終版，在電子檔案收集中就會造成一定的困難。在實際狀況中，電力組織的設(shè)計人員更習(xí)慣于直接在圖紙上進行涂改，常會造成紙質(zhì)版本和電子檔案的最終結(jié)果出現(xiàn)不一致，這樣的偏差就給工作效率帶來嚴重阻礙。

（二）內(nèi)外因素影響發(fā)展

現(xiàn)在很多單位對于檔案數(shù)字化建設(shè)已有初步成就，卻也難免遇到問題。諸如對于信息的采集、存儲和管理利用上，其質(zhì)量也是千差萬別。從內(nèi)因來講，由于受其工作人員的個人素質(zhì)影響，掃描出的電子文件也有很大出入。有些設(shè)計單位只憑借以往經(jīng)驗來判斷，確定的相關(guān)參數(shù)不同，對圖紙的影響也參差不齊。從外因來講，可能由于掃描儀的性能、圖紙狀況的不同等問題，致使圖紙信息模糊，甚至根本不能使用，造成資源的浪費。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全缺乏保障

由于電子檔案的存儲很容易受到外界物理因素的影響而造成材料變質(zhì)，對于電子檔案的管理就產(chǎn)生了一定的制約。因為現(xiàn)實條件的限制，光盤的壽命也很難保障。而網(wǎng)絡(luò)的開放性和共享性，很容易使信息遭到攻擊或被盜取，對電子檔案的安全性也有極大的危害。病毒感染和黑客攻擊等，都極有可能造成信息的丟失。

二、關(guān)于電子檔案數(shù)字化建設(shè)的意見

（一）增強對管理人員的培養(yǎng)

在電子檔案管理中，工作人員對檔案的歸檔、保存和開發(fā)利用，都起到關(guān)鍵作用。檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)，也對電子檔案數(shù)字化的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。除了要學(xué)習(xí)計算機知識外，英語也會對管理人員工作中出現(xiàn)的問題起到幫助作用。由于現(xiàn)在的專業(yè)檔案管理人員數(shù)量有限，對于電子檔案數(shù)字化的發(fā)展也產(chǎn)生了制約。因此要加強對管理人員的培養(yǎng)，打好檔案管理的基礎(chǔ)。

（二）嚴格規(guī)范信息安全制度

對于圖紙的掃描中，從數(shù)據(jù)的安全性分析，有條件的單位要盡力由自身來完成數(shù)字化的加工工作。若條件不足，要在對服務(wù)公司進行嚴格審查后，方可將不涉密的檔案在其公司進行掃描整理，并要注意簽訂保密協(xié)議，以免信息泄露。在存儲上，要對光盤進行定期抽樣檢測。嚴格控制利用移動設(shè)備對檔案信息進行拷貝的行為，可以通過設(shè)置桌面監(jiān)控系統(tǒng)實施監(jiān)控。對工作人員登錄權(quán)限進行認定，并由系統(tǒng)自動追蹤其操作過程和瀏覽范圍等。

（三）采用技術(shù)管理

對于打印時要確定電子文件是否歸檔，刪掉之前廢棄的草圖或沒有價值的電子文件，更加利于工作效率的提升。還可以對每張圖紙設(shè)置條形碼，其中的信息包括工程名稱、工程的編號等，以便在掃描時被系統(tǒng)自動提取。這些信息會在紙質(zhì)文件上自動加載，在掃描紙質(zhì)圖紙的條形碼時，服務(wù)器就會自動檢索出與其信息相對應(yīng)的電子文件。當(dāng)然這項工作也需要工作人員進行定期檢查，確保條形碼所對應(yīng)的電子文件在歸檔后是最終的完整版。打印歸檔方便了信息的自動收集，條形碼的利用也減少了人工勞作的工作量，通過表格的形式統(tǒng)一導(dǎo)出，兼容性更強、更便于傳輸和管理，同時也是數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。

（四）加大對檔案管理的投資力度

任何一種管理方案，都離不開大量資金的支持。信息化建設(shè)因為是一項極具科學(xué)性的新技術(shù)更需要大量資金的投入。一旦資金供給不足，就必然會影響到信息開發(fā)，也會嚴重阻礙檔案管理工作。此外，還要積極培養(yǎng)、引進優(yōu)秀人才，而這些都離不開強大的資金支持。

（五）加強對檔案信息工作的使用及開發(fā)

電力勘測設(shè)計行業(yè)要進行信息化管理，不僅需要開發(fā)新的技術(shù)，還需要解決過去管理工程中遺留的各類歷史問題，由于這些遺留問題能為研發(fā)者提供一些指導(dǎo)，所以在很大程度上，其能夠激發(fā)新的創(chuàng)作思維。另外，要加大將計算機技術(shù)等因素與檔案信息管理技術(shù)結(jié)合的力度，在保證相關(guān)開發(fā)技術(shù)先進性的基礎(chǔ)上，再對其它信息技術(shù)進行借鑒。

（六）實現(xiàn)供電企業(yè)檔案信息的集成化和互動化

檔案信息管理就是一個集成化的過程，就是將供電企業(yè)工作中各個階段、各個部門、各個層次相關(guān)的檔案資源和內(nèi)容組織協(xié)調(diào)起來。供電企業(yè)檔案信息的集成，就是囊括了軟件、硬件、數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)和服務(wù)等平臺的集成化管理，包含了文檔一體化、各類檔案間數(shù)據(jù)整合、檔案數(shù)字化信息、檔案工作流程管理等業(yè)務(wù)工作內(nèi)容。在激烈的市場競爭中，具有更加強大的協(xié)同能力的企業(yè)，更能適應(yīng)瞬息萬變的市場。在這樣的趨勢下，企業(yè)能否利用各系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)，與客戶進行互動溝通與協(xié)作的顯得尤為關(guān)鍵。在互動環(huán)境中，建立與企業(yè)管理趨同的價值追求，明確企業(yè)檔案信息化的發(fā)展方向。企業(yè)檔案信息化，應(yīng)該是形成一個交互性的檔案系統(tǒng)，各個系統(tǒng)間具有較好的兼容性和通用性，消除“技術(shù)壁全”，保證系統(tǒng)間信息交互的一致性。實現(xiàn)通過企業(yè)局域網(wǎng)絡(luò)，進行電子文檔在線管理，實現(xiàn)跨部門的信息共享。高度兼容的系統(tǒng)能發(fā)揮出各個子系統(tǒng)不具備的創(chuàng)新功能，發(fā)揮整體功能優(yōu)勢。

結(jié)論

隨著市場競爭的日益激烈，我國電力勘測設(shè)計行業(yè)面對的挑戰(zhàn)也越來越多、越來越殘酷。所以，為了提高企業(yè)經(jīng)濟效益，使企業(yè)能夠在激烈競爭中站穩(wěn)腳跟，始終立于不敗之地，就必須對企業(yè)的檔案管理方法進行創(chuàng)新和改革。在當(dāng)前的信息背景下，實現(xiàn)對電力勘測設(shè)計行業(yè)檔案管理的信息化，既可以充分提高工作質(zhì)量和速度，又可以增加檔案信息的利用率。所以，將電子信息技術(shù)與企業(yè)的檔案管理相結(jié)合，是眼下廣大電力勘測設(shè)計行業(yè)的必然選擇。

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（作者單位：內(nèi)蒙古電力勘測設(shè)計院有限責(zé)任公司）