淺談施工企業(yè)基于內(nèi)控系統(tǒng)下的物資采購管理

楊瑋蘭

【摘 要】通過施工企業(yè)的實際狀況，對建立物資采購內(nèi)控體系及物資采購風(fēng)險評估進(jìn)行了分析，并針對7個環(huán)節(jié)的過程進(jìn)行了詳細(xì)闡述，為提高企業(yè)內(nèi)控管理打下基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；內(nèi)控系統(tǒng)；物資采購；管理

物資采購管理對施工企業(yè)來說相當(dāng)重要，它是企業(yè)管理中重點關(guān)注的方向。通過內(nèi)部控制可以加快企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，能防范物資采購供應(yīng)風(fēng)險，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。在內(nèi)控體系下構(gòu)建物資采購管理可使物資采購從他律走向自律，還可以降低企業(yè)采購的成本，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)健康持續(xù)發(fā)展。

一、物資采購管理中存在的風(fēng)險

在物資采購中，需要對選擇供應(yīng)商風(fēng)險進(jìn)行一個估算。風(fēng)險評估的優(yōu)勢不僅在于它能及時地識別系統(tǒng)，并能對其進(jìn)行分析，找出影響內(nèi)部控制的主要因素，還能及時地采取相應(yīng)的對策，為實現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)打下基礎(chǔ)。在內(nèi)控系統(tǒng)中，企業(yè)管理者應(yīng)及時掌握影響企業(yè)內(nèi)控的主要因素，做出分析，并商討適宜的相應(yīng)解決措施，從其可行性和影響的程度考慮，制定出相應(yīng)的對策。而物資采購內(nèi)部控制主要存在的風(fēng)險是：由于施工企業(yè)管理機(jī)制的不完善，不能有效地對工作進(jìn)行引導(dǎo)，或是制度執(zhí)行的力度欠缺、崗位分工不夠明確、沒有落實到具體人員，采購人員的素質(zhì)、責(zé)任心和實際的操作水平以及執(zhí)行能力都存在著差異，還因為合同條約的缺陷，導(dǎo)致很多合同不能履行，這都屬于物資采購中的風(fēng)險，需要施工企業(yè)在建立內(nèi)控體系時制定出相應(yīng)的風(fēng)險控制策略，便于估算。根據(jù)存在不同的問題和風(fēng)險級別，做出有效地的應(yīng)急措施，確保風(fēng)險最小化和對施工企業(yè)內(nèi)控體系存在的問題得到妥善處理，最終實現(xiàn)內(nèi)控體系物資采購管理。

二、物資采購管理對施工企業(yè)的重要性

物資采購管理對施工企業(yè)相當(dāng)重要，因為它和施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)直接掛鉤。所以有必要制定出有效的物資采購管理策略。第一，可以通過內(nèi)控體系對物資采購進(jìn)行管理。對采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行編制管理，完善流程化機(jī)制管理。把企業(yè)采購程序化，使采購工作有條理的進(jìn)行。施工企業(yè)需要保障業(yè)務(wù)快速的發(fā)展，又要提高企業(yè)業(yè)務(wù)管理體系的效率性，所以對物資采購管理要求相當(dāng)嚴(yán)格。在流程設(shè)計時，要注意流程的設(shè)置不能過長，業(yè)務(wù)流程管理要透明化，發(fā)揮工作人員相互監(jiān)督的作用，便于提高企業(yè)采購質(zhì)量和采購成本的控制能力，從而使企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)更加完善、成熟。這種物資采購管理模式可以進(jìn)一步提升企業(yè)的市場價值。第二，物資采購管理必須從企業(yè)的實際情況出發(fā)，施工企業(yè)可以針對自身企業(yè)實際狀況，找準(zhǔn)自身的內(nèi)控需求，并結(jié)合企業(yè)日常管理體制一并進(jìn)行管理。各個施工企業(yè)需根據(jù)自身不同的情況，制定出不同的物資采購管理機(jī)制，切合落實企業(yè)采購業(yè)務(wù)中各個采購的細(xì)節(jié)、方向以及關(guān)系，并加以有效的控制。物資采購中主要包括計劃、審批、詢價、招標(biāo)、簽約等環(huán)節(jié)，而施工企業(yè)把重點又放在這幾個環(huán)節(jié)上，把這幾個環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，以免出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。這樣不僅提升了企業(yè)市場價值，也增強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)控體系管理。所以說物資采購管理對施工企業(yè)來說相當(dāng)重要。

三、企業(yè)物資采購中內(nèi)控管理及其意義

1.對采購計劃進(jìn)行控制

在企業(yè)采購采購活動中，首先都要有采購計劃，對其需采購的原材料、數(shù)量、采購的地方、和產(chǎn)品的合格以及進(jìn)貨期限進(jìn)行計劃，編制出合理的活動流程，便于有效的執(zhí)行。企業(yè)采購活動的計劃可以對采購一系列活動進(jìn)行監(jiān)控，可以找到問題的源頭，在物資存管上也便于物資管理人員的清點。打破了以往混亂不堪的采購活動。用庫存來管理物資，可以合理利用資源，避免了資源的浪費，為企業(yè)節(jié)約了成本。

2.企業(yè)要對采購活動的審批進(jìn)行控制

物資采購審批的過程不能馬虎，必須要明確到專門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行核實、審批，不能跨部門去審批，造成內(nèi)控系統(tǒng)的混亂，給企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的管理增加困難。

3.對供應(yīng)商進(jìn)行篩選管理

每個企業(yè)也根據(jù)不同的需求都有不同供應(yīng)商，企業(yè)按照需求對供應(yīng)商進(jìn)行篩選，根據(jù)供應(yīng)商的價格、交貨期限，產(chǎn)品質(zhì)量，技術(shù)水平、售后、結(jié)算方式和信譽(yù)程度來進(jìn)行考慮。通過綜合分析，選擇名次靠前的供應(yīng)商，然后對供應(yīng)商進(jìn)行檔案存?zhèn)?。建立友好的信任關(guān)系、合作伙伴，維持長期合作的合作關(guān)系，從而穩(wěn)定物資的來源。

4.采購活動中合同簽訂管理

物資采購中合同簽訂尤為重要，如果簽訂合同中管理不得當(dāng)，合同執(zhí)行過程中就會出現(xiàn)一系列不可控因素，給企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，合同簽訂一定要從企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利于出發(fā)，確保合同的完整性和執(zhí)行能力，合法的維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。

5.對采購活動采取管理控制

控制物資采購活動，制定相應(yīng)的控制措施，將風(fēng)險控制在企業(yè)能承受的范圍之內(nèi)，針對關(guān)鍵點進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控。企業(yè)在物資采購活動中設(shè)置專門的負(fù)責(zé)人，每個環(huán)節(jié)都明確到人，避免責(zé)任管理出現(xiàn)盲區(qū)或是管理出現(xiàn)混亂責(zé)任不明確現(xiàn)象。還要保持各環(huán)節(jié)之間的緊密聯(lián)系，中間不能出現(xiàn)錯、斷，會對以下采購環(huán)節(jié)產(chǎn)生影響，不利于采購工作的正常操作。讓各職之間相互協(xié)作、相互管理、相互監(jiān)督。施工單位的核算以項目部為核算單位，但施工時項目部的人數(shù)不能確定，專門負(fù)責(zé)的專職人員也無法落實，所以，要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控體系，增設(shè)針對性的部門，維持企業(yè)內(nèi)控體系的平衡。企業(yè)的工程量越大，采購資金額度就越大，所以，采購活動相當(dāng)重要，它關(guān)系著企業(yè)的直接經(jīng)濟(jì)利益，如果采購過程中出現(xiàn)差錯會直接造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。所以，對于采購的過程要透明公開化，采購行為要規(guī)范，施工企業(yè)在物資管理上要得當(dāng)，把物資進(jìn)行分類管理。大宗物資的采購需要用招標(biāo)的方式來進(jìn)行采購，對于高技術(shù)含量的物資采購，需要專門小組進(jìn)行商討再進(jìn)行采購。確保采購過程的條理性，建立陽光的采購環(huán)境，并對采購的過程進(jìn)行記錄，確保采購過程的透明，發(fā)揮內(nèi)控系統(tǒng)監(jiān)督的職能。

6.完善物資采購管理建立有效機(jī)制

（1）企業(yè)內(nèi)控體系應(yīng)是一個開放式、系統(tǒng)性、循序漸進(jìn)的過程，在實踐中檢驗內(nèi)控系統(tǒng)的完整、有效性。內(nèi)控系統(tǒng)主要檢查內(nèi)部控制是否健全、充分，是否具有合理性，是否能體現(xiàn)內(nèi)控系統(tǒng)的有效性。企業(yè)要在發(fā)展中完善內(nèi)控系統(tǒng)，對物資采購中存在的風(fēng)險進(jìn)行有效的控制，并減少風(fēng)險的出現(xiàn)，通過降低風(fēng)險來提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)水平。對物資采購也制定詳細(xì)方案，利用內(nèi)控系統(tǒng)對其進(jìn)行有條不紊的管理，切合落實內(nèi)控管理的執(zhí)行能力并有效對其進(jìn)行監(jiān)督。如檢查發(fā)現(xiàn)問題的存在啊，應(yīng)及時分析問題所在原因，并制定相應(yīng)的解決措施進(jìn)行整改。根據(jù)內(nèi)控監(jiān)督情況，可以得到內(nèi)控測評的指標(biāo)，結(jié)合這些指標(biāo)對內(nèi)控體系進(jìn)行一個調(diào)整，使內(nèi)控管理更加完善、成熟，以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控管理物質(zhì)采購的目標(biāo)。

（2）為了確保企業(yè)內(nèi)控體系有效地的發(fā)揮其職能，對管理制度不斷的完善。需要強(qiáng)化內(nèi)控體系的檢查，建立有效的機(jī)制。企業(yè)可以通過設(shè)置考核制度，定期對內(nèi)控體系的各項指標(biāo)進(jìn)行一次考核，結(jié)合這項指標(biāo)對企業(yè)存在的問題進(jìn)行一個匯總，這樣能及時得到反饋。設(shè)置一個獎懲項目，管理工作人員的工資與工作效率直接掛鉤，做到獎、罰分明，這樣才能提高企業(yè)管理效率，才能達(dá)到內(nèi)控系統(tǒng)的最終目標(biāo)。

四、結(jié)束語

現(xiàn)如今企業(yè)物資采購管理已是企業(yè)的核心工作，建立和優(yōu)化內(nèi)控體系能有效地幫助施工企業(yè)進(jìn)行物資采購的管理，能提高企業(yè)的管理能力，減少企業(yè)在物資采購中的損失，增強(qiáng)企業(yè)在市場中的競爭力，樹立良好的企業(yè)形象，推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控控制管理的最終目的。

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