淺談海南省煙草公司企業(yè)層面內(nèi)部控制

林雪松

【摘 要】本文以海南省煙草公司為例，結(jié)合海南省煙草公司內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀，從內(nèi)部控制的組織架構(gòu)控制、發(fā)展戰(zhàn)略控制、人力資源控制、社會(huì)責(zé)任控制、企業(yè)文化控制五方面，分析企業(yè)層面內(nèi)部控制構(gòu)建，以期促進(jìn)海南省煙草公司增強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，進(jìn)而有效地防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)財(cái)產(chǎn)和資源的安全完整，提高經(jīng)營(yíng)效率和效益；并為其他公司從企業(yè)層面加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】海南省煙草公司；內(nèi)部控制；風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)層面內(nèi)部控制是和內(nèi)部環(huán)境、信息溝通、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及內(nèi)部監(jiān)督直接相關(guān)的控制，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有非常重要的影響。本文將圍繞與內(nèi)部環(huán)境直接相關(guān)的組織架構(gòu)控制、發(fā)展戰(zhàn)略控制、人力資源控制、社會(huì)責(zé)任控制和企業(yè)文化控制5項(xiàng)內(nèi)容，針對(duì)如何建立海南省煙草公司的企業(yè)層面內(nèi)部控制提出構(gòu)想，以期促進(jìn)海南省煙草公司利用內(nèi)控制度，提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，提升財(cái)務(wù)報(bào)告的有效性，有效地防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)財(cái)產(chǎn)和資源的安全完整，促進(jìn)企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)效率和效益。

一、海南省煙草公司組織架構(gòu)控制分析

1.海南省煙草公司組織架構(gòu)設(shè)計(jì)與運(yùn)行中的主要風(fēng)險(xiǎn)

（1）治理結(jié)構(gòu)形同虛設(shè)，難以實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略

海南省煙草公司作為國(guó)有企業(yè)，由國(guó)家出資，實(shí)行總經(jīng)理（廠長(zhǎng)）負(fù)責(zé)制，企業(yè)法定代表人是上級(jí)任命的，不設(shè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)。職代會(huì)、工會(huì)屬于黨組（委）會(huì)轄下領(lǐng)導(dǎo)，不能起到監(jiān)督作用，存在治理結(jié)構(gòu)上的風(fēng)險(xiǎn)。

（2）內(nèi)部機(jī)構(gòu)權(quán)責(zé)分配不合理，運(yùn)行效率低下

海南省煙草公司作為國(guó)有企業(yè)，由于主要靠行政手段管理，則可能存在部門職能交叉的現(xiàn)象，容易導(dǎo)致推諉扯皮，運(yùn)行效率低下。

2.海南省煙草公司組織架構(gòu)設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施

針對(duì)組織架構(gòu)設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)中存在的風(fēng)險(xiǎn)，我們需要在治理結(jié)構(gòu)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)兩個(gè)層面制定相應(yīng)的控制措施。

（1）企業(yè)的決策權(quán)、監(jiān)督權(quán)、執(zhí)行權(quán)應(yīng)當(dāng)相互分離，以形成制衡

黨組（委）會(huì)、職代會(huì)的議事規(guī)則、工作程序及工會(huì)職責(zé)權(quán)限應(yīng)當(dāng)予以明確規(guī)定。就海南省煙草公司目前的組織形式來看，職代會(huì)、工會(huì)受黨組（委）會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，不能獨(dú)立發(fā)揮監(jiān)督作用，同樣有監(jiān)督職能的紀(jì)檢監(jiān)察部門、內(nèi)部審計(jì)部門也不能獨(dú)立于經(jīng)營(yíng)管理層之外來發(fā)揮監(jiān)督作用。按照現(xiàn)代企業(yè)制度委托代理人博弈理論，應(yīng)由上級(jí)公司委派獨(dú)立的監(jiān)事履行監(jiān)督作用。而監(jiān)事應(yīng)擁有可隨時(shí)調(diào)查公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)狀況、審閱賬簿、報(bào)表和文件的權(quán)力；必要時(shí)，能對(duì)經(jīng)營(yíng)管理層的決議提出異議，對(duì)公司的各級(jí)管理人員可提出罷免和處分的建議等。同時(shí)監(jiān)事的薪酬應(yīng)與公司內(nèi)控監(jiān)督是否到位掛鉤。

（2）合理設(shè)置內(nèi)部職能機(jī)構(gòu)

對(duì)各機(jī)構(gòu)的職能進(jìn)行科學(xué)合理的分解，明確各職能機(jī)構(gòu)的職責(zé)，按照不相容職務(wù)相互分離的要求，確定各崗位的相互關(guān)系和權(quán)限。

（3）使員工了解并掌握組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)和權(quán)責(zé)分配情況

人事部門需要制訂組織結(jié)構(gòu)圖、崗（職）位說明書并下發(fā)至每位員工，內(nèi)部控制建設(shè)部門需要配合制訂業(yè)務(wù)流程圖和權(quán)限指引等內(nèi)部管理文件或相關(guān)制度，使員工可以掌握并正確履行各自的職責(zé)。

3.海南省煙草公司組織架構(gòu)運(yùn)行環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施

組織架構(gòu)的運(yùn)行有無缺陷，直接影響到治理結(jié)構(gòu)及內(nèi)部機(jī)構(gòu)的運(yùn)行效果與效率。因此，需要先梳理，后監(jiān)控，并及時(shí)評(píng)估。

（1）全面梳理治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部機(jī)構(gòu)

應(yīng)當(dāng)根據(jù)組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)規(guī)范，對(duì)海南省煙草公司現(xiàn)有的治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行全面梳理。在全面梳理結(jié)構(gòu)的過程中，要重點(diǎn)關(guān)注經(jīng)營(yíng)管理的運(yùn)行效果，如果發(fā)現(xiàn)治理結(jié)構(gòu)存在問題的，應(yīng)當(dāng)采取有效措施加以改進(jìn)。在全面梳理內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置過程中，如果發(fā)現(xiàn)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和運(yùn)行中存在職能缺失、交叉或管理運(yùn)行效率低下等重大問題的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以解決。

（2）有效監(jiān)控子公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)

海南省煙草公司下轄四家全資子公司，對(duì)子公司的有效管理，應(yīng)當(dāng)采取有效的內(nèi)部控制的手段及措施。在運(yùn)用內(nèi)控手段對(duì)子公司進(jìn)行監(jiān)控的時(shí)候，需要重點(diǎn)關(guān)注各子公司的發(fā)展戰(zhàn)略、內(nèi)部控制體系建設(shè)、大額資金使用、重要人事任免、年度財(cái)務(wù)預(yù)（決）算、主要資產(chǎn)處置等重要事項(xiàng)。

（3）及時(shí)全面評(píng)估組織架構(gòu)

海南省煙草公司應(yīng)當(dāng)定期對(duì)組織架構(gòu)設(shè)計(jì)與運(yùn)行的效率、效果進(jìn)行全面評(píng)估。全面評(píng)估的目的是為了及早發(fā)現(xiàn)組織架構(gòu)設(shè)計(jì)與運(yùn)行中存在的缺陷。如及時(shí)發(fā)現(xiàn)缺陷，就可以及時(shí)組織力量進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。在企業(yè)組織架構(gòu)的調(diào)整之前，應(yīng)當(dāng)充分聽取經(jīng)營(yíng)管理層及中層管理人員、員工的意見，調(diào)整方案形成后，按照公司規(guī)定的權(quán)限和相關(guān)程序進(jìn)行決策審批。

二、海南省煙草公司發(fā)展戰(zhàn)略控制分析

1.海南省煙草公司發(fā)展戰(zhàn)略制定與實(shí)施中的主要風(fēng)險(xiǎn)

（1）缺乏明確的發(fā)展戰(zhàn)略或發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施不到位，可能導(dǎo)致企業(yè)盲目發(fā)展，難以形成競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，喪失發(fā)展機(jī)遇和動(dòng)力。

（2）發(fā)展戰(zhàn)略過于激進(jìn)，脫離企業(yè)實(shí)際能力或偏離主業(yè)，可能導(dǎo)致企業(yè)過度擴(kuò)張，甚至經(jīng)營(yíng)失敗。

2.海南省煙草公司發(fā)展戰(zhàn)略制訂環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施

發(fā)展戰(zhàn)略需要從制訂環(huán)節(jié)開始嚴(yán)加控制，以免偏離目標(biāo)。既要充分分析企業(yè)發(fā)展形勢(shì)，又要根據(jù)發(fā)展目標(biāo)來制訂戰(zhàn)略規(guī)劃。

（1）應(yīng)當(dāng)在充分調(diào)查研究、科學(xué)分析預(yù)測(cè)和廣泛征求意見的基礎(chǔ)上，采用SWOT分析模型來分析當(dāng)前形勢(shì)，制定發(fā)展目標(biāo)

應(yīng)充分考慮煙草實(shí)行專賣專營(yíng)的國(guó)家壟斷對(duì)卷煙市場(chǎng)控制的優(yōu)勢(shì)，還要考慮到零售客戶過多過散，盈利水平不高，假煙仍舊沖擊市場(chǎng)等對(duì)市場(chǎng)控制的劣勢(shì)。

（2）應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)來制定戰(zhàn)略規(guī)劃

如制定為實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)的三年規(guī)劃或五年規(guī)劃；需要明確企業(yè)發(fā)展的階段性和每個(gè)階段的發(fā)展程度，如一個(gè)三年規(guī)劃或五年規(guī)劃要實(shí)現(xiàn)哪些指標(biāo)。盡量將指標(biāo)量化，便于檢查考核。同時(shí)需要確定每個(gè)發(fā)展階段的工作任務(wù)和實(shí)施部門相應(yīng)的責(zé)任，這些任務(wù)與責(zé)任也要盡量的量化。

（3）發(fā)展戰(zhàn)略需要符合本企業(yè)實(shí)際能力

在全國(guó)煙草行業(yè)來說，資金沉淀量大，周轉(zhuǎn)快，存在不少行業(yè)內(nèi)單位經(jīng)營(yíng)管理層盲目使用閑置資金大搞建設(shè)、投資，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)失敗的前車之鑒。海南省煙草公司的發(fā)展戰(zhàn)略需要符合自身行業(yè)實(shí)際情況，不能盲目擴(kuò)張、偏離主業(yè)。

3.海南省煙草公司發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施

制訂發(fā)展戰(zhàn)略后，應(yīng)當(dāng)將發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)逐級(jí)分解到各年度、各職能部門，并應(yīng)當(dāng)通過有效方式，如會(huì)議傳達(dá)、墻報(bào)張貼、內(nèi)部刊物等方式，將發(fā)展戰(zhàn)略及其各部門分解落實(shí)的情況傳遞到內(nèi)部各管理層級(jí)和每位員工。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)發(fā)展戰(zhàn)略的評(píng)估與報(bào)告。

三、海南省煙草公司人力資源控制分析

1.人力資源管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)

（1）人力資源缺乏或過剩、結(jié)構(gòu)不合理

海南省煙草公司近幾年引進(jìn)了不少高學(xué)歷、高素質(zhì)的人才進(jìn)入公司，在一定程度上提升了全體員工的整體素質(zhì)，但仍存在學(xué)歷與綜合素質(zhì)“兩極分化”的現(xiàn)象，需要采取加強(qiáng)培訓(xùn)等措施逐漸提高員工整體素質(zhì)。

（2）激勵(lì)約束制度不合理

海南省煙草公司尚存在老國(guó)企中普遍存在的激勵(lì)約束制度不合理、“快鞭打快?！?、“能上不能下”的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象容易導(dǎo)致打擊員工積極性，出現(xiàn)“木桶定律”的怪現(xiàn)象，員工一致向“短板”看齊。

2.海南省煙草公司人力資源引進(jìn)與開發(fā)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施

人力資源引進(jìn)是人力資源控制中的首要環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)人力資源總體規(guī)劃，結(jié)合單位需要，按照計(jì)劃、制度和程序組織人力資源引進(jìn)工作，重點(diǎn)關(guān)注選聘對(duì)象的價(jià)值取向和責(zé)任意識(shí)。

海南省煙草公司相對(duì)其他企業(yè)來講，業(yè)務(wù)單一，高科技含量的工作不多，因此在人力資源引進(jìn)的時(shí)候，應(yīng)更多關(guān)注人才的動(dòng)手能力、實(shí)干精神及職業(yè)道德、綜合素質(zhì)等，不能只注重學(xué)歷。

同時(shí)，海南省煙草公司應(yīng)當(dāng)重視人力資源開發(fā)工作，建立員工培訓(xùn)長(zhǎng)效機(jī)制，加強(qiáng)后備人才的隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)全體員工的技能、知識(shí)持續(xù)更新，不僅要使“木桶定律” 的“短板 ”加長(zhǎng)，還要調(diào)整好整個(gè)“木桶”的結(jié)構(gòu)。

3.海南省煙草公司人力資源使用與退出環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施

人力資源的使用與退出，關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率的高低，也是人力資源控制的難點(diǎn)。其關(guān)鍵控制點(diǎn)就在于建立完善的激勵(lì)約束機(jī)制及配套措施。

（1）建立完善激勵(lì)約束機(jī)制，注重考核

應(yīng)設(shè)置科學(xué)、可操作的考核指標(biāo)體系，上對(duì)中層管理者，下對(duì)各基層員工都要進(jìn)行嚴(yán)格的考核和中肯的評(píng)價(jià)。重要的是，能夠?qū)I(yè)績(jī)考核結(jié)果與職工薪酬合理掛鉤，做到兼顧公平、效率優(yōu)先。

（2）制訂管理人員與關(guān)鍵崗位員工的定期輪崗制度

輪崗制度不僅能夠保證防止重大錯(cuò)弊事件發(fā)生，而且對(duì)于員工提高自身素質(zhì)很有實(shí)際意義。輪崗周期、輪崗方式、輪崗范圍等需要從制度上加以固定，否則會(huì)造成某些崗位因員工素質(zhì)不夠、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)等各種原因不能夠定期輪崗。這樣不利于重要崗位員工的有序、持續(xù)流動(dòng)，也不利于全面提升員工素質(zhì)。輪崗前也可舉辦各種培訓(xùn)，提升員工業(yè)務(wù)能力。

（3）員工離職前，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行工作交接或離任審計(jì)，并依法約定保守行業(yè)秘密

四、海南省煙草公司社會(huì)責(zé)任控制分析

1.履行社會(huì)責(zé)任中的主要風(fēng)險(xiǎn)

（1）安全經(jīng)營(yíng)責(zé)任不落實(shí)，措施不到位，可能導(dǎo)致企業(yè)發(fā)生安全事故。如倉(cāng)庫(kù)管理、卷煙運(yùn)輸途中安全等。

（2）產(chǎn)品質(zhì)量低劣，損害消費(fèi)者利益，導(dǎo)致企業(yè)存在巨額賠償?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)，并可能致使形象受損，甚至導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。市場(chǎng)上出現(xiàn)的假冒商標(biāo)卷煙、走私卷煙、非法生產(chǎn)卷煙、情況嚴(yán)重的問題，都是煙草公司企業(yè)履行社會(huì)責(zé)任中的風(fēng)險(xiǎn)。

2.海南省煙草公司安全經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施

安全經(jīng)營(yíng)是每個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的重要內(nèi)容。為避免安全事故等的發(fā)生，海南省煙草公司應(yīng)完善安全經(jīng)營(yíng)管理體系、強(qiáng)化安全生產(chǎn)責(zé)任追究制度，完善操作規(guī)范和應(yīng)急預(yù)案，確保各項(xiàng)安全措施落實(shí)到位，切實(shí)做到安全經(jīng)營(yíng)，并采用多種形式增強(qiáng)員工意識(shí)。

3.產(chǎn)品質(zhì)量環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施

產(chǎn)品質(zhì)量不過關(guān)，不僅會(huì)損害消費(fèi)者利益，也會(huì)給企業(yè)帶來滅頂之災(zāi)。海南省煙草公司在卷煙產(chǎn)品責(zé)任方面，要對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序進(jìn)行嚴(yán)肅整頓，開展持久的打擊假、私、非卷煙行動(dòng)，既要對(duì)卷煙消費(fèi)者負(fù)責(zé)，又要避免國(guó)家稅收的流失。

五、海南省煙草公司企業(yè)文化控制分析

建立符合企業(yè)自身特點(diǎn)和發(fā)展戰(zhàn)略的企業(yè)文化，加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制，是海南省煙草公司這樣的大中型企業(yè)進(jìn)行治理的重要內(nèi)容。這樣不僅能夠解決會(huì)計(jì)信息失真、企業(yè)內(nèi)部管理失控等問題，而且對(duì)提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和凝聚力，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展具有重要意義。

為規(guī)避企業(yè)文化建設(shè)中的風(fēng)險(xiǎn)，培育環(huán)節(jié)非常重要。海南省煙草公司應(yīng)該積極培育具有中國(guó)煙草特色的企業(yè)文化，以便引導(dǎo)和規(guī)范員工行為。重要的是，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)率先垂范，帶動(dòng)全公司員工共同營(yíng)造積極向上的企業(yè)文化氛圍；文化建設(shè)要融入生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程。

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