淺談人事檔案歸檔管理方法

武振紅

[摘 要] 從人事檔案類別劃分入手，介紹了人事檔案整理鑒別的方法，并闡述了現(xiàn)行人事檔案管理存在的問題及改革措施。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案；檔案管理；人事管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 08. 059

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）08- 0101- 02

人事檔案作為我國人事管理制度的重要特色，里面涵蓋了個人簡歷、鑒定考核、專業(yè)技術(shù)、政治歷史、獎勵處分、工資、任免、退休等材料，記載了一個人的人生軌跡。人事檔案與個人工資待遇、社會勞動保障組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。

1 人事檔案歸檔類別劃分

人事檔案由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。分為干部檔案、工人檔案。

干部檔案內(nèi)容包括10項：第一項，履歷材料。第二項，自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。第三項，鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料。第四項，學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料。第五項，政審材料。第六項，加入黨團的材料。第七項，獎勵（包括科技和業(yè)務(wù)獎勵）材料。第八項，干部違犯黨紀、政紀、國法等材料。第九項，干部工資級別登記表、職務(wù)工資變動登記表、干部調(diào)資審批表，定級和解決待遇的審批材料；干部任免呈報表（包括附件），錄用和聘用審批表，聘用干部合同書，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料；退（離）休審批表；軍銜審批表、軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表；出國、出境人員審批表；黨代會、人代會、政協(xié)會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表。第十項，其他可供組織參考有保存價值的材料。

工人檔案內(nèi)容包括10項：第一項，履歷材料；第二項，自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料；第三項，鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料；第四項，評定崗位技能和學(xué)歷材料；第五項，政審材料；第六項，加入黨團的材料；第七項，獎勵材料；第八項，處分材料；第九項，招用、勞動合同、調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；第十項，其他可供組織參考有保存價值的材料。

2 人事檔案整理鑒別方法

整理干部檔案，須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

檔案材料鑒別主要從5個方面入手：

（1）判定材料是否屬于所管干部的材料及應(yīng)歸入干部檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于干部檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來。對其中有保存價值的文件、資料，可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。不屬于干部檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價值又不宜退回本人的，應(yīng)登記報主管領(lǐng)導(dǎo)批準銷毀。

（2）審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報告、上報批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應(yīng)具備處分決定（包括免予處分的決定）、調(diào)查報告、上級批復(fù)、個人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷取Ｉ鲜霾牧?，屬于成套的，必須齊全；每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔。

（3）審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報表須注明任免職務(wù)的批準機關(guān)、批注時間和文號。出國、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補辦完手續(xù)后歸檔。

（4）鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其他重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入干部檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理。

（5）鑒別時，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料，要及時進行登記并收集補充。

3 現(xiàn)行人事檔案管理存在的問題

3.1 管理法規(guī)滯后

現(xiàn)在的人事檔案管理，是以1991年中共中央組織部和國家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和1996年的《流動人員人事檔案暫行規(guī)定》為標準指導(dǎo)實施的檔案管理工作，其內(nèi)容仍然保留著計劃經(jīng)濟體制的某些遺風(fēng)。計劃色彩濃厚，缺乏應(yīng)有的生機和活力。《條例》和《規(guī)定》的管理權(quán)限也不能涵蓋現(xiàn)階段我國各階層各領(lǐng)域的人員情況，依其《條例》和《規(guī)定》建立的人事檔案材料也無法滿足市場經(jīng)濟條件下的人事檔案管理工作的需要。另外，由于中國經(jīng)濟體制改革較快，人事制度改革跟不上經(jīng)濟體制改革的步伐，人事檔案管理的改革步伐更慢。雖然我國人事制度總體框架已定，但很多細則仍在探索和不斷調(diào)整的過程中，給人事檔案管理改革帶來了不確定性，也是人事檔案管理法規(guī)滯后的一個重要原因。

3.2 管理方式單一

在人事檔案的管理方式上，無論黨政機關(guān)部門還是企事業(yè)單位。無論是干部還是工人，無論是教師、科研人員還是軍人、學(xué)生，無論是正式人員還是流動人員，都使用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類，統(tǒng)一的保管方式來進行管理，不能根據(jù)具體的情況，分門別類地制定標準來管理，而形成了千人一面的現(xiàn)象和狀況。

3.3 管理模式封閉

人事檔案是由單位的組織、人事檔案部門實行全封閉的管理，人事檔案除供領(lǐng)導(dǎo)或組織使用外，任何人不能接觸和看到檔案，包括檔案員自己。人事檔案籠罩著一層“神秘面紗”，也難免給人一種暗箱操作的猜疑。這種管理模式?，F(xiàn)在已經(jīng)不符合政治民主化進程的要求。人事檔案是到了可以公開的時候了。

3.4 管理內(nèi)容陳舊

目前的人事檔案材料分為10大類，檔案內(nèi)容單調(diào)陳舊，人事檔案中涉及的業(yè)績、成就、個人能力、誠信、社會保障等材料幾乎沒有，反映不出個人的專長和特點，對選拔、培養(yǎng)、評定作用不大，無法對當事人做出全面評價，無法滿足社會的需求和人事工作的需要。

3.5 檔案資料尺寸規(guī)格落后

人事檔案按照16開紙歸檔，但現(xiàn)在很多個人資料都是使用A4紙張，這樣每次歸檔都需要裁減，也不利于檔案的完整性。

4 人事檔案管理改革的措施

4.1 提高人事檔案材料的質(zhì)量

首先，要從思想和行動上要重視人事檔案的管理工作，真正把干部檔案工作作為組織人事工作的一項重要基礎(chǔ)性工作。同時，還應(yīng)建立與完善適合本部門質(zhì)量考核體系，對工作進行量化與考核。促進檔案管理向標準化、科學(xué)化邁進。也可以通過建立競爭淘汰機制，來增加檔案工作人員的責(zé)任心和危機感。其次，要及時補充具有個性的人事檔案材料。人事檔案的內(nèi)容要與人事檔案主體多元化、社會職能多元化相適應(yīng)。

4.2 加強檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的完整、可靠

建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機制，加強與相關(guān)部門的溝通，采取“重點收集與普通收集相結(jié)合”“集中收集和經(jīng)常性收集相結(jié)合”“上門收集”等方式，及時追補和不斷補充新的資料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。檔案工作人員在收集材料時應(yīng)嚴格把關(guān)，對于內(nèi)容不實的材料堅決不予歸檔。保證檔案材料形成規(guī)范真實、收集齊全、歸檔及時。

4.3 加快檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)

規(guī)范人事檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標準，對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求，將側(cè)重點放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績等檔案材料上；檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都要嚴格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料；進一步落實人事檔案的相關(guān)管理制度，在查閱、流轉(zhuǎn)等各個工作環(huán)節(jié)中，嚴格按規(guī)章和程序辦理。

4.4 完善人事檔案管理的法律法規(guī)，提高人事檔案的利用效益

傳統(tǒng)人事檔案管理強調(diào)人事檔案的保密性。在越來越強調(diào)誠信的現(xiàn)代法治社會里，為適應(yīng)人才工作的開放性，應(yīng)當揭去人事檔案的“神秘面紗”，除了牽涉到國家和社會公共利益的少數(shù)的人事檔案外，大部分人的人事檔案應(yīng)當在一定的條件下適度開放。因此，要從人才的開放性和流動性的實際出發(fā)，同時兼顧人事檔案工作的保密性，改革傳統(tǒng)人事檔案管理制度，修訂和完善現(xiàn)行人事檔案管理的法律法規(guī)。

4.5 不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

隨著時代的發(fā)展，社會的變化，科技的創(chuàng)新，人事檔案的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。管理人員再也不是以前那種只管整理、查詢的檔案人。而應(yīng)該是既懂檔案專業(yè)知識的又會運用現(xiàn)代化方式管理的復(fù)合型人才。因此，人事檔案工作部門應(yīng)有緊迫感和使命感，切實加強復(fù)合型人才的檔案隊伍建設(shè)，這是實現(xiàn)社會化、信息化的必要條件。也是推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

人事檔案是專門檔案的一種。其記錄和反映了人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況，具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、機密性、認可性等特點。是全面地考察人，選賢舉能、知人善任的重要依據(jù)。因此，在人事檔案管理中，務(wù)必做到人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，來增強檔案管理工作的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進一步的發(fā)展。長期以來形成的人事檔案管理這一僵硬制度，已不適應(yīng)社會發(fā)展的要求，最終必將走向衰敗。人事檔案管理制度的改革已是大勢所趨，如何提高人事檔案的使用價值，滿足社會對檔案的要求。這是政府需要加大立法改革的方面，也是學(xué)界需要探討人事檔案如何滿足公民需要的富有現(xiàn)實意義的研究課題。