基于專案管理視角的最優(yōu)化物資采購(gòu)策略研究

陳文光

[摘 要] 專案管理視角的采購(gòu)模式不僅可以降低采購(gòu)成本，而且可以有效提升采購(gòu)效率，有必要結(jié)合企業(yè)實(shí)際進(jìn)行推廣。在這種背景下，本文首先對(duì)物資采購(gòu)中的專案管理構(gòu)成，進(jìn)而分析了專案管理視角的最優(yōu)化物資采購(gòu)策略選擇，并給出了相應(yīng)的結(jié)論。

[關(guān)鍵詞] 專案管理；物資采購(gòu)管理；最優(yōu)化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 08. 040

[中圖分類號(hào)] F252 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）08- 0066- 02

1 物資采購(gòu)中的專案管理構(gòu)成

1.1 內(nèi)涵

每家企業(yè)的背景不一，作業(yè)流程也不盡相同，采購(gòu)管理能達(dá)到的成效也有限。因此，可通過(guò)專案管理來(lái)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃予以修正。在專案之下，成員可利用腦力激蕩法，讓整個(gè)專案變得更有趣，提出不同構(gòu)思來(lái)改善工作。為了有效率地掌握人員對(duì)于采購(gòu)作業(yè)的執(zhí)行，促進(jìn)專業(yè)的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)、傳承，并兼顧好工作的流暢感及應(yīng)對(duì)未來(lái)環(huán)境的變化，在需要有嚴(yán)密的決策過(guò)程時(shí)，確實(shí)且有效地善用于專案，以提升采購(gòu)管理作業(yè)層次。

1.2 構(gòu)成內(nèi)容

（1）整合管理。將專案管理過(guò)程中的相關(guān)要素加以整合，以確保專案的成功；在不同情況下，尋求替代策略，如何時(shí)下采購(gòu)單？在“累積很多產(chǎn)品才統(tǒng)一采購(gòu)”或“產(chǎn)品只要接近或低于安全存量就進(jìn)行補(bǔ)貨”這兩種情形中，應(yīng)系統(tǒng)考慮采用最優(yōu)方案，以滿足專案人員的需求。因此，整合管理需掌握采購(gòu)專案的重要性及采購(gòu)屬性、變更采購(gòu)作業(yè)的管理等，才能有效地做好整合管理。可靠度搭配在此即是將各種可能會(huì)發(fā)生的狀況做充分考量，然后再依需求尋求替代策略以配置資源。專案管理系統(tǒng)需求確定后，則執(zhí)行可靠度搭配，對(duì)于可能面對(duì)的問(wèn)題，尋求解決的替代方案。專案進(jìn)行過(guò)程中的文件需求部分，由于簡(jiǎn)化程序的考量上，不另設(shè)計(jì)多余表單。而負(fù)責(zé)整合整個(gè)專案要點(diǎn)，便是專案經(jīng)理將專案的目標(biāo)及作業(yè)程序清楚地讓專案團(tuán)隊(duì)了解其在專案中的工作與責(zé)任，借助界面管理，持續(xù)地修正與檢討，改善至最適狀況。

（2）范疇管理。利用WBS（Work Breakdown Structure）建立工作細(xì)節(jié)來(lái)加以管理，做為工作的指南，該方式適用于組織中大部分的專案，都有類似的專案生命周期，也適用于特定的專案。WBS 的意思是將任務(wù)組織起來(lái)，以便安排及追蹤時(shí)程或成本，以階層架構(gòu)方式的識(shí)別碼區(qū)分，每個(gè)任務(wù)都在個(gè)別的位置標(biāo)明識(shí)別碼。專案中任何時(shí)間都有可能發(fā)生變更，而本專案的范圍變更控制在：可促進(jìn)改善、可使成員接受、可使成員易于管理。

（3）成本管理。運(yùn)費(fèi)的成本是采購(gòu)人員可以控制的，其作業(yè)方式則是將一些不占空間的商品，湊成整箱，可節(jié)省件數(shù)；另外，在采購(gòu)策略方面，可采用統(tǒng)一采購(gòu)，避免浪費(fèi)時(shí)間再進(jìn)貨。因很多情況并非每樣商品均可裝箱，有的產(chǎn)品僅需采購(gòu)一兩件，不符經(jīng)濟(jì)效益，因此借助專案管理，統(tǒng)一采購(gòu)，獲得實(shí)質(zhì)改善，而采購(gòu)件數(shù)也隨之減少。

（4）品質(zhì)管理。專案管理可將5S 運(yùn)用于品質(zhì)管理構(gòu)面之中。5S是被日本企業(yè)界認(rèn)為是提升品質(zhì)的有效工具，因而對(duì)5S 的定義非常明確，使得員工一聽(tīng)就懂且易于執(zhí)行。5S 的項(xiàng)目為：整理（seiri）、整頓（seiton）、清掃（seiso）、清潔（seikets）、身美（shitsuke）。

2 專案管理視角的最優(yōu)化物資采購(gòu)策略選擇

在個(gè)案改善前，都是采隨機(jī)采購(gòu)，只要一接近安全庫(kù)存，則隨即采購(gòu)，平均一周約有一次采購(gòu)?fù)环N商品，專案管理所采取的供貨原則為：商品多數(shù)由總倉(cāng)出貨至臺(tái)南分公司、先進(jìn)先出（first in first out， FIFO）。而總倉(cāng)接單后隔天即可到達(dá)目的地，故可避免一樣商品接近安全存量就立即采購(gòu)，專案盡可能至少兩種以上產(chǎn)品一起聯(lián)合采購(gòu)，以節(jié)省采購(gòu)及進(jìn)貨時(shí)間。例外情況：更換瑕疵品、特殊規(guī)格且數(shù)量龐大的訂單、天候因素、宅配公司問(wèn)題。為減少抽檢作業(yè)，提高安全存量，可增加采購(gòu)的數(shù)量，以便于拉長(zhǎng)采購(gòu)時(shí)間的間隔，先評(píng)估4～8月存貨周轉(zhuǎn)率，觀察商品品質(zhì)情況，一般平均應(yīng)維持采購(gòu)在2～3次/月。一些工廠及代理廠商生產(chǎn)的商品，由于總倉(cāng)每次進(jìn)貨的數(shù)量總會(huì)評(píng)估有效期而進(jìn)貨。因此，各區(qū)域公司根據(jù)總倉(cāng)的庫(kù)存來(lái)決定進(jìn)貨數(shù)量，若總倉(cāng)存量剩余不多時(shí)，采購(gòu)數(shù)量便不宜太多，按照各區(qū)域公司銷售比例分?jǐn)偸Ｓ啻尕?，再進(jìn)行新貨采購(gòu)入庫(kù)。

企業(yè)物資的采購(gòu)流程可看出分倉(cāng)與總倉(cāng)的合作，由分倉(cāng)上傳欲采購(gòu)的商品，隨之總倉(cāng)再行出貨，最后，分倉(cāng)進(jìn)行進(jìn)貨作業(yè)。而原抽檢作業(yè)為總倉(cāng)和分倉(cāng)需個(gè)別抽檢，分倉(cāng)則在10箱以上必須抽檢，經(jīng)本專案小組討論后，認(rèn)為可將分倉(cāng)抽檢省略，以省去重復(fù)性作業(yè)，提報(bào)管理部門通過(guò)后，目前抽檢部分一概由總倉(cāng)進(jìn)行抽檢，也省去抽檢樣品過(guò)多，商品耗置的問(wèn)題。很多企業(yè)會(huì)因?yàn)樵炔灰?guī)則、講求采購(gòu)進(jìn)貨速度的即時(shí)采購(gòu)，造成人員手忙腳亂及可觀的運(yùn)費(fèi)。因此，借助聯(lián)合、統(tǒng)購(gòu)、批購(gòu)、間接、預(yù)備采購(gòu)等策略，將欲采購(gòu)的促銷商品，在接近安全存量時(shí)，與其他商品低于安全存量的商品統(tǒng)一采購(gòu)，不需一接近安全存量就采購(gòu)（因?yàn)闆](méi)低于安全存量的促銷因素，主管需簽核）。采購(gòu)次數(shù)減少、總成本也隨之減少，作業(yè)流程簡(jiǎn)化，在客戶端也可提高服務(wù)品質(zhì)，減少進(jìn)貨當(dāng)下需請(qǐng)客戶等候進(jìn)貨完成才能再為客戶服務(wù)的窘?jīng)r。

3 建 議

制度層面：安全存量的控制，常因缺貨問(wèn)題而導(dǎo)致與事實(shí)相違，在不得不低于安全存量采購(gòu)之下，一些公司并未對(duì)安全存量有所限制，對(duì)采購(gòu)時(shí)間的拿捏稍顯彈性太大。因此，建議將安全存量明確定義范圍，以防止外部稽核導(dǎo)致安全存量不明的疑慮。實(shí)務(wù)層面：專案管理是國(guó)際化趨勢(shì)，公司應(yīng)培育各不同部門的管理人員對(duì)專案的了解與執(zhí)行，不僅可提升專業(yè)知識(shí)、管理能力及觀念，還可對(duì)跨部門交流、更可為個(gè)案公司帶來(lái)綜效。執(zhí)行層面：建議企業(yè)先試行采購(gòu)策略專案，待專案執(zhí)行完成，統(tǒng)整不同地區(qū)公司的改善范圍，予各區(qū)參考，并循求更好的解決方法，通過(guò)學(xué)習(xí)型組織，讓各單位一同成長(zhǎng)與分享工作經(jīng)驗(yàn)。