關(guān)于對(duì)管理費(fèi)用預(yù)算控制的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

李清霞

摘 要：管理費(fèi)用指的是公司行政科室為安排與管控生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)而產(chǎn)生的支出的總稱，它無法采用直接或者間接的方式歸到某類產(chǎn)品商品中，大部分具有固定性特點(diǎn)。在公司業(yè)務(wù)量、收益不變的狀況下，運(yùn)用有效措施減少管理支出，會(huì)讓公司的收益增多。目前因?yàn)榻?jīng)濟(jì)危機(jī)的爆發(fā)，很多單位處于生存困境，怎樣減少公司管理費(fèi)用，發(fā)掘公司潛力，提升物質(zhì)收益，形成行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)有不同尋常的意義。

關(guān)鍵詞：管理費(fèi)用預(yù)算；管理控制；手段

管理費(fèi)用預(yù)算的過程，是整體管理的過程，企業(yè)管理者的關(guān)注與參與程度，對(duì)于預(yù)算管控的結(jié)果、公司的長(zhǎng)期發(fā)展有著非常重要的作用，公司的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制現(xiàn)金支出，完善內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格依照規(guī)章辦事，減少在支出審批中的主觀性，嚴(yán)格預(yù)算考評(píng)機(jī)制，明確職責(zé)，實(shí)施獎(jiǎng)懲機(jī)制。因?yàn)楣芾碣M(fèi)用本身的獨(dú)特性，其編定方式應(yīng)當(dāng)使用零基預(yù)算法，而不能采用固定預(yù)算法。對(duì)預(yù)算落實(shí)狀況的考評(píng)應(yīng)當(dāng)由預(yù)算委員會(huì)來實(shí)施，要先對(duì)考評(píng)目標(biāo)單位的工作完成狀況進(jìn)行定性剖析，然后再考評(píng)量化的財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。定性剖析其管理行為是不是保質(zhì)完成，唯有在全部完成所有管理行為狀況下降低成本才能得到恰當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，為避免內(nèi)部控制人員的徇私舞弊，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)現(xiàn)金支出的透明度管理，預(yù)算管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)每隔一段時(shí)間就將管理費(fèi)用的運(yùn)用狀況回報(bào)給員工代表組織，主動(dòng)接受員工的監(jiān)管。總而言之，管理費(fèi)用預(yù)算控制是長(zhǎng)期的、巨大的工程，需要有健全的企業(yè)管理架構(gòu)與公司內(nèi)部控制機(jī)制、預(yù)算編定、落實(shí)管控、考評(píng)，所有環(huán)節(jié)均高度重視，才可以讓管理費(fèi)用預(yù)算管理工作合理化、統(tǒng)一化，最大化地發(fā)掘公司潛力，提升物質(zhì)收益。

管控好管理支出，不單單要注重預(yù)算落實(shí)與管控，還應(yīng)從企業(yè)的全局著手。本文從4個(gè)方面淺談怎樣增強(qiáng)管理費(fèi)用預(yù)算管控。

一、增強(qiáng)企業(yè)高官對(duì)預(yù)算管理的認(rèn)知

這些年，集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算管理取得了一些成果，集團(tuán)公司均依照要求編制了財(cái)務(wù)預(yù)算，可是公司間預(yù)算管理能力有很大差異，管理基礎(chǔ)工作的滯后，法人管理架構(gòu)的不健全，均導(dǎo)致預(yù)算的精確性無法掌握，一些公司的財(cái)務(wù)預(yù)算管理僅走個(gè)過場(chǎng)，還有部分單位對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算管理有一些錯(cuò)誤的看法，將預(yù)算管理看做是財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)的事情，公司的主要工作是促生產(chǎn)、重營(yíng)銷，對(duì)發(fā)掘企業(yè)內(nèi)部潛力不重視，導(dǎo)致資金運(yùn)用水平很低，在市場(chǎng)中沒有競(jìng)爭(zhēng)力。如果市場(chǎng)發(fā)生不利于企業(yè)的變化，公司的業(yè)績(jī)就會(huì)出現(xiàn)大程度的滑坡，甚至公司的生存受到威脅。

所以，公司的高管應(yīng)格外關(guān)心預(yù)算管理工作，完善預(yù)算管理機(jī)制，健全預(yù)算的編定、落實(shí)、控制欲考評(píng)機(jī)制。意識(shí)到只有財(cái)務(wù)預(yù)算是不行的，應(yīng)充分利用財(cái)務(wù)預(yù)算，保證預(yù)算的剛性要求，一定要對(duì)公司管控機(jī)制進(jìn)行總體推動(dòng)，且把其視為一項(xiàng)管理工程嚴(yán)格落實(shí)。

實(shí)踐表明，管理者的觀念和參與程度，和預(yù)算管理的落實(shí)、公司的健康發(fā)展有較大關(guān)系。對(duì)于管理支出來說，因?yàn)槠渚哂休^強(qiáng)彈性，責(zé)任主體大部分情況下是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，其預(yù)算管理較難“橫向到邊”，所以公司的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格把控現(xiàn)金支出關(guān)，完善內(nèi)部控制制度，凡是依照規(guī)章辦事，防止在支出審批方面的主觀性，嚴(yán)控預(yù)算考評(píng)機(jī)制，明確責(zé)任，實(shí)施獎(jiǎng)懲機(jī)制。

二、科學(xué)、高效地編定管理費(fèi)用預(yù)算

和編定其他支出預(yù)算比較，編定管理費(fèi)用預(yù)算相對(duì)簡(jiǎn)單，可是要保障預(yù)算的精確性與可控制性，有較大困難。這是由于管理支出預(yù)算落實(shí)者大部分是公司中高級(jí)別的管理者，其費(fèi)用支出有很大彈性，在編定預(yù)算過程中，應(yīng)避免2類傾向：其一為了讓管理者成功通過預(yù)算指標(biāo)考評(píng)，預(yù)算編定組織編寫的預(yù)算指標(biāo)不嚴(yán)格，有損投資者與公司員工的利益；其二編寫的科室預(yù)算指標(biāo)太緊，彈性空間較小，較易導(dǎo)致預(yù)算落實(shí)者偏離公司的總體發(fā)展戰(zhàn)略，只為達(dá)成預(yù)算考評(píng)指標(biāo)而應(yīng)付工作，因此編定管理支出預(yù)算應(yīng)遵照公平、高效、彈性的準(zhǔn)則。

因?yàn)楣芾碇С鲂再|(zhì)的獨(dú)特性，其編制方式不應(yīng)使用固定預(yù)算法，而應(yīng)當(dāng)使用零基預(yù)算法。固定預(yù)算法一般把上個(gè)年度現(xiàn)實(shí)產(chǎn)生數(shù)額作為基礎(chǔ)來確定當(dāng)年金額，它是在上年度各個(gè)費(fèi)用項(xiàng)目都恰當(dāng)，并且在本年度依舊有保持的必要，并且均是達(dá)成企業(yè)目標(biāo)與發(fā)展規(guī)劃不能缺少的，實(shí)際上國(guó)有單位正在進(jìn)行深入的改革，管理機(jī)制與組織也在持續(xù)改進(jìn)，所以過去的固定預(yù)算法缺少對(duì)歷史管理支出產(chǎn)生狀況科學(xué)性的多個(gè)角度的剖析，讓預(yù)算中的部分不科學(xué)要素長(zhǎng)時(shí)間無法克服。

零基預(yù)算法編定的基礎(chǔ)是零，其特征是不關(guān)注過去會(huì)計(jì)期間的支出項(xiàng)目和項(xiàng)目的具體費(fèi)用數(shù)額，而是依照本年度公司的整體戰(zhàn)略目標(biāo)、財(cái)務(wù)預(yù)算目標(biāo)與職能機(jī)構(gòu)的工作任務(wù)，編定管理費(fèi)用預(yù)算。因此需要職能機(jī)構(gòu)在匯報(bào)預(yù)算指標(biāo)時(shí)對(duì)所有的支出項(xiàng)目均進(jìn)行具體說明，寫出整年的工作計(jì)劃、現(xiàn)金支出項(xiàng)目和明細(xì)預(yù)算。預(yù)算編寫部門應(yīng)當(dāng)對(duì)所有的支出項(xiàng)目特別是支出金額較高的特殊項(xiàng)目加以嚴(yán)格的支出和收益剖析，明確項(xiàng)目支出的具體數(shù)額，且和職能機(jī)構(gòu)多次商討后確定。

三、嚴(yán)格落實(shí)管理支出報(bào)銷流程，提升預(yù)算管控水平

精確、科學(xué)的管理費(fèi)用預(yù)算無法直接改進(jìn)運(yùn)營(yíng)管理，提升物質(zhì)收益，唯有仔細(xì)、嚴(yán)格落實(shí)管理費(fèi)用預(yù)算，才能充分利用預(yù)算的功能。一旦管理費(fèi)用預(yù)算得到有關(guān)部門的審批，就應(yīng)該嚴(yán)格落實(shí)?？墒枪疽胝嬲龍?zhí)行預(yù)算控制，還應(yīng)該用制度來保障。對(duì)于管理費(fèi)用的各項(xiàng)支出內(nèi)容，財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)均應(yīng)制定嚴(yán)密、細(xì)致的報(bào)銷規(guī)章與實(shí)施準(zhǔn)則，比如對(duì)于費(fèi)用開支彈性空間較大的材料費(fèi)、出差費(fèi)、招待費(fèi)等均應(yīng)有詳細(xì)的報(bào)銷章程，對(duì)特殊性的、金額較大的項(xiàng)目支出，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)測(cè)，嚴(yán)格審批過程。只要是不合理的支出或者缺少有關(guān)手續(xù)的，不管是不是預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目，均不予受理。

財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)在對(duì)管理支出加以管控過程中，每個(gè)月都應(yīng)將預(yù)算的落實(shí)狀況加以通報(bào)，便于職能機(jī)構(gòu)隨時(shí)掌握本科室及其他科室的預(yù)算落實(shí)狀況，提升透明程度，同時(shí)為預(yù)算考評(píng)提供根據(jù)。財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)可以通過電腦系統(tǒng)對(duì)費(fèi)用預(yù)算落實(shí)狀況加以監(jiān)測(cè)，對(duì)將要超出預(yù)算的支出應(yīng)有警示，對(duì)超出預(yù)算的支出，電腦終止報(bào)銷流程，且把落實(shí)結(jié)果第一時(shí)間上報(bào)給職能機(jī)構(gòu)，假如不是預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目，必須依照原流程辦理預(yù)算追加有關(guān)手續(xù)。

假如公司的內(nèi)部控制機(jī)制不夠完善，財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)在落實(shí)預(yù)算控制職能時(shí)，就沒有規(guī)章可循，缺乏制度約束的預(yù)算落實(shí)讓公司的財(cái)務(wù)預(yù)算管理停留在形式層面。假如可以將預(yù)算編寫過程、預(yù)算落實(shí)控制過程、預(yù)算改進(jìn)過程、預(yù)算考評(píng)過程轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)讓電腦程度控制，就能夠防止一些人為原因，增強(qiáng)費(fèi)用預(yù)算本身的剛性。

四、落實(shí)預(yù)算考評(píng)制度

假如不對(duì)預(yù)算落實(shí)情況加以嚴(yán)格考評(píng)，明確責(zé)任，獎(jiǎng)懲分明，預(yù)算就無法真正落到實(shí)處，無法起到應(yīng)有的作用。當(dāng)然，考評(píng)是構(gòu)建在預(yù)算編寫合情合理的前提下，不然考評(píng)結(jié)果無法具有說服力，無法實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制的目標(biāo)。并且，預(yù)算委員會(huì)應(yīng)當(dāng)充當(dāng)對(duì)預(yù)算落實(shí)狀況考評(píng)的主體，先對(duì)職能機(jī)構(gòu)工作達(dá)成狀況進(jìn)行定性剖析，然后再對(duì)財(cái)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行考評(píng)。實(shí)施預(yù)算考評(píng)過程中，先要考評(píng)其管理活動(dòng)是不是高品質(zhì)完成，唯有在完成所有管理活動(dòng)前提下降低了支出才能進(jìn)行適度的獎(jiǎng)勵(lì)，換言之，支出減少并不能代表預(yù)算執(zhí)行結(jié)果良好，重點(diǎn)要對(duì)其工作加以定性剖析。對(duì)預(yù)算落實(shí)效果優(yōu)秀的，應(yīng)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，依照費(fèi)用減少的比重進(jìn)行獎(jiǎng)懲。反之，對(duì)超出預(yù)算指標(biāo)的科室，應(yīng)追求其管理者的責(zé)任，且實(shí)施經(jīng)濟(jì)懲罰。

怎樣對(duì)管理支出進(jìn)行預(yù)算管控是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，要有健全的企業(yè)治理架構(gòu)與公司內(nèi)部控制機(jī)制，預(yù)算編定、落實(shí)、管控、考評(píng)所有步驟均要仔細(xì)對(duì)待，讓管理費(fèi)用預(yù)算管理工作合理化、體系化，最大程度地發(fā)掘企業(yè)內(nèi)部潛力，提升物質(zhì)收益。（作者單位：山西國(guó)營(yíng)大眾機(jī)械廠財(cái)務(wù)部）

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