如何發(fā)揮學(xué)院資料室的作用

白香平

（晉中學(xué)院電教中心，山西 晉中 030600）

如何發(fā)揮學(xué)院資料室的作用

白香平

（晉中學(xué)院電教中心，山西 晉中 030600）

學(xué)院資料室和高校圖書(shū)館均是高校師生在學(xué)習(xí)工作中重要的信息來(lái)源，且二者相互滲透，相互貫通，相互輔助。學(xué)院資料室應(yīng)與圖書(shū)館聯(lián)合建立聯(lián)合目錄和電子文獻(xiàn)共享系統(tǒng)，以提高文獻(xiàn)資源的利用率。

學(xué)院資料室；高校圖書(shū)館；作用

在社會(huì)主義建設(shè)的新時(shí)期，科教興國(guó)與人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的推進(jìn)與實(shí)施，使高校的招生規(guī)模與招生數(shù)量不斷增加。信息化時(shí)代對(duì)資源、信息的需求量使廣大高校師生對(duì)高校圖書(shū)館的依賴性增強(qiáng)。盡管目前各大高校均設(shè)有圖書(shū)館、學(xué)院資料室，為師生提供工作和學(xué)習(xí)上的幫助，擔(dān)負(fù)著科研輔助的責(zé)任，但是正如大家所見(jiàn)，現(xiàn)在某些高校的圖書(shū)館與二級(jí)學(xué)院的資料室還是相互獨(dú)立，并沒(méi)有完善的溝通體系和閱讀機(jī)制，導(dǎo)致信息交流不暢通，造成了大量的圖書(shū)資料重復(fù)購(gòu)買，降低了圖書(shū)的利用率，也造成了資金浪費(fèi)。如果可以使學(xué)院資料室與高校圖書(shū)館密切聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)更廣泛的資源共享，將會(huì)共同成為高校師生學(xué)習(xí)與教研的保障，并在很大程度上促進(jìn)教育教研事業(yè)的發(fā)展。

一、學(xué)院資料室的特點(diǎn)

學(xué)院資料室作為圖書(shū)知識(shí)的寶庫(kù)，是高校圖書(shū)館的一部分，承擔(dān)著高校的教育教研工作，為師生提供專業(yè)、全面的信息資源服務(wù)，其主要特點(diǎn)如下：

（一）讀者群體具有針對(duì)性

學(xué)院資料室的信息資源具有很強(qiáng)的專業(yè)特色和一定的學(xué)術(shù)水平，其讀者也多為有教學(xué)教研經(jīng)驗(yàn)的科研人員、教師和有一定專業(yè)水平的高年級(jí)學(xué)生。其中科研人員承擔(dān)著指導(dǎo)教研和學(xué)術(shù)研究的責(zé)任，因此要求有專業(yè)性很強(qiáng)的信息資源和文獻(xiàn)資料，以滿足其科研需要；教師隊(duì)伍需要對(duì)教學(xué)內(nèi)容不斷更新，繼承、發(fā)展并創(chuàng)新教學(xué)模式，因此也對(duì)文獻(xiàn)的依賴性很強(qiáng)，需要長(zhǎng)期閱讀和研究，將更新的成果源源不斷地運(yùn)用到教學(xué)工作中；高年級(jí)學(xué)生對(duì)信息資源的需求主要是為了撰寫(xiě)論文或進(jìn)行一定的學(xué)術(shù)研究，他們的目的性很強(qiáng)，針對(duì)性較高，因此希望高效準(zhǔn)確地獲取信息資源。這些群體都對(duì)資料室提出了嚴(yán)格的專業(yè)要求。

（二）文獻(xiàn)資源專業(yè)性強(qiáng)

學(xué)院資料室作為面對(duì)本學(xué)院的開(kāi)放式服務(wù)機(jī)構(gòu)，其服務(wù)群體的針對(duì)性決定了其文獻(xiàn)資源的專業(yè)性。一方面，要求資料室根據(jù)本學(xué)院的專業(yè)特點(diǎn)購(gòu)買資料，其服務(wù)范圍局限于某學(xué)科或某領(lǐng)域，這就需要學(xué)校資料室管理人員了解學(xué)科構(gòu)成和細(xì)化程度來(lái)購(gòu)置相應(yīng)的資料；另一方面，僅本學(xué)科領(lǐng)域的基礎(chǔ)資料是不夠的，由于廣大師生對(duì)專業(yè)的需求不同，一些關(guān)于本學(xué)科研究方向和研究對(duì)象的資料也是必備的，因此，資料管理人員需要及時(shí)更新研究資料，盡可能使本專業(yè)的學(xué)術(shù)資料達(dá)到完備、詳盡，便于研究人員、教師、學(xué)生查閱，使整個(gè)專業(yè)的學(xué)術(shù)資源更上一層樓。

（三）工作人員素質(zhì)全面

隨著電子型和微縮型文獻(xiàn)資料的興起和廣泛應(yīng)用，改變了資料室的工作方式，從而對(duì)工作人員提出了更高的要求。再者，學(xué)院資料室的服務(wù)對(duì)象綜合素質(zhì)相對(duì)較高，他們的知識(shí)層次、閱讀水平和文化素養(yǎng)都要求有較高服務(wù)質(zhì)量的工作人員。因此工作人員不僅要具備一定的情報(bào)學(xué)知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)。學(xué)?？啥ㄆ趯?duì)院系資料管理員進(jìn)行統(tǒng)一的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，使他們能熟練掌握業(yè)務(wù)知識(shí)，了解專業(yè)新趨向，樹(shù)立以人為本的理念。高校每年會(huì)有大量的新讀者查閱資料，他們需要人文關(guān)懷和心理支持，高質(zhì)量的服務(wù)會(huì)拉近與新老讀者間距離，在資料室和圖書(shū)館找到學(xué)習(xí)的溫暖。一般來(lái)說(shuō)，讀者往往會(huì)對(duì)這兒的服務(wù)產(chǎn)生初淺的感性認(rèn)識(shí)，因此服務(wù)者的態(tài)度和質(zhì)量至關(guān)重要。比如在與讀者的對(duì)話中多用禮貌性的用語(yǔ)，微笑相迎，誠(chéng)摯相送，以耐心、真誠(chéng)的態(tài)度對(duì)待每一位讀者，換來(lái)的將是讀者的尊重與工作的效率，避免一系列的矛盾和糾紛。一定程度上也會(huì)增加讀者的學(xué)習(xí)熱情，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍。

二、高校圖書(shū)館和學(xué)院資料室之間的異同點(diǎn)

（一）高校圖書(shū)館和學(xué)院資料室的相同點(diǎn)

圖書(shū)館在文獻(xiàn)資源建設(shè)中具有全方位信息資源的綜合性特點(diǎn)，其館舍面積大、閱覽座位多、藏書(shū)豐富、檢索工具以及種類齊全，讀者相當(dāng)穩(wěn)定，并擁有天然的用戶群，是高校文獻(xiàn)資源建設(shè)的“龍頭”。院系資料室以資料工作為主，堅(jiān)持資料管理與資料編研并重的原則，與圖書(shū)館共同為高校師生的科研、教學(xué)和學(xué)習(xí)服務(wù)。

1.信息服務(wù)中心和第二課堂

在現(xiàn)如今的大學(xué)校園中，高校的圖書(shū)館和學(xué)院的資料室已成為一個(gè)很好的信息服務(wù)中心和第二課堂，它們均承擔(dān)著為讀者提供教學(xué)和科研信息資源的重任。除此之外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，也成為了資料管理者收集相關(guān)內(nèi)容的重要助推力量。他們通過(guò)整理匯編訂閱的各種文獻(xiàn)資料和報(bào)刊資料，不僅將學(xué)生和老師所需要的資料進(jìn)行更新匯總，保證他們可以隨時(shí)了解最新的相關(guān)信息和學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)，還將一些重要的文獻(xiàn)資料綜合匯編，為學(xué)校的教學(xué)科研工作打下堅(jiān)實(shí)后盾。作為高校讀者的第二課堂，他們以其獨(dú)有的教育職能保證著廣大師生的文獻(xiàn)來(lái)源。因此，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，這兩種形式的組織也深受廣大師生的喜愛(ài)，兩者間相同的性質(zhì)作用愈加明顯，高校的教育水平也會(huì)隨之提高。

2.實(shí)行信息化管理及運(yùn)作

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度發(fā)展帶來(lái)了充足的資料源的同時(shí)，也為高校圖書(shū)館和學(xué)院的資料室?guī)?lái)了巨大的競(jìng)爭(zhēng)壓力和不可忽視的沖擊。這一嚴(yán)峻的考驗(yàn)，成為推動(dòng)圖書(shū)館自動(dòng)化、數(shù)字化、虛擬化的一個(gè)重要推力。對(duì)于學(xué)院的資料室來(lái)說(shuō)，不斷實(shí)現(xiàn)其信息化、網(wǎng)絡(luò)化只不過(guò)是為了加快信息資源交流的速度以及擴(kuò)大資料在共享中的影響力，更好地為師生提供服務(wù)才是它的主要目的。因此，實(shí)行信息化管理在高校圖書(shū)館和學(xué)院資料室中顯得尤為重要。

（二）高校圖書(shū)館和學(xué)院資料室的不同點(diǎn)

1.資源范圍不同

如果說(shuō)高校圖書(shū)館的資料是廣而泛，那么學(xué)院資料室的資料則是專而精。在高校圖書(shū)館中，有著涉及范圍極廣且內(nèi)容豐富的圖書(shū)資源，它是適用于廣大讀者人群的，也正因?yàn)槠浒菪院腿诤闲裕瑸閳D書(shū)館帶來(lái)了大量的閱讀人群。與其形成對(duì)比的學(xué)院資料室則不然，因?yàn)槠渌珍浀馁Y料都是極具專業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，適用于一些專業(yè)性的研究，所以在閱讀人群方面是有限定性的。但資料室為師生提供的純專業(yè)性的文獻(xiàn)資料，為廣大師生的科研學(xué)習(xí)工作的開(kāi)展提高了效率，不容小覷。

2.機(jī)構(gòu)性質(zhì)不同

不同的任務(wù)部門、不同的崗位，對(duì)人力資源素質(zhì)的需求也是不同的，高校圖書(shū)館是學(xué)校的直屬單位，由學(xué)校直接領(lǐng)導(dǎo)和管理；而學(xué)院資料室則是學(xué)校的下屬部門，歸各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和管理，在工作過(guò)程中也受圖書(shū)館的個(gè)別指導(dǎo)。因此，二者是屬于不同的機(jī)構(gòu)性質(zhì)。

3.經(jīng)費(fèi)來(lái)源不同

高校圖書(shū)館的經(jīng)費(fèi)是由高校統(tǒng)一預(yù)算和調(diào)撥的，屬于學(xué)校的公共支出，同時(shí)也由學(xué)校統(tǒng)一增減。但學(xué)院資料室卻取決于本學(xué)院的收支情況，根據(jù)當(dāng)時(shí)有關(guān)資料的需求量，以及新書(shū)、先進(jìn)科技思潮和科學(xué)普及的書(shū)刊藏書(shū)量進(jìn)行有機(jī)調(diào)整，相比較圖書(shū)館而言，機(jī)動(dòng)性很強(qiáng)。

4.服務(wù)方式不同

高校圖書(shū)館是公益性、服務(wù)性部門，涉及的讀者眾多，面比較廣，其服務(wù)以整個(gè)圖書(shū)館的使用為媒介，具有多方指導(dǎo)性，工作無(wú)法細(xì)化。而資料室的服務(wù)對(duì)象則為相關(guān)專業(yè)的教師、學(xué)生，能夠?qū)崿F(xiàn)直接參與對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)。

5.服務(wù)對(duì)象不同

高校圖書(shū)館的服務(wù)人群主要是全體高校師生，其服務(wù)對(duì)象較為穩(wěn)定，并且可以擴(kuò)展到社會(huì)領(lǐng)域。學(xué)院資料室則有很強(qiáng)的專業(yè)性，其服務(wù)對(duì)象是根據(jù)各院系的科研和教學(xué)特點(diǎn)決定的，學(xué)術(shù)氣氛濃，信息資料專而精，在館藏?cái)?shù)量和閱讀人群等方面相對(duì)于圖書(shū)館來(lái)說(shuō)就顯得較少。

6.運(yùn)作和管理模式不同

高校圖書(shū)館圖書(shū)資源管理模式和運(yùn)作模式逐漸成熟、圖書(shū)管理者管理理念和服務(wù)態(tài)度也趨于人性化，隨著管理創(chuàng)新意識(shí)逐漸增強(qiáng)，圖書(shū)館文獻(xiàn)的編輯加工、檢索查詢等職能也得到了提升。同時(shí)高校圖書(shū)館管理也注重將文獻(xiàn)體系、人力資源體系、科學(xué)技術(shù)體系構(gòu)成有效的一體化管理模式。

而學(xué)院資料室的服務(wù)對(duì)象是本院師生，管理人員不僅可以站在管理者的角度為圖書(shū)館文獻(xiàn)信息資源建設(shè)及開(kāi)發(fā)利用提出好的創(chuàng)意，又可以站在讀者的角度對(duì)圖書(shū)館的資料管理工作提出意見(jiàn)，從而促進(jìn)學(xué)院圖書(shū)館不斷提高為讀者服務(wù)的質(zhì)量和水平。同時(shí)，學(xué)院資料室是各院系教學(xué)設(shè)施的一部分，管理上較為自由，不受時(shí)間、數(shù)量限制，借閱手續(xù)簡(jiǎn)單，相比較高校圖書(shū)館使用更為方便。

三、如何發(fā)揮學(xué)院資料室的作用

（一）建立聯(lián)合目錄，實(shí)現(xiàn)資源共享

聯(lián)合目錄是一種綜合性目錄，可以將全校的文獻(xiàn)資料收藏情況通過(guò)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)反映出來(lái)，并使高校圖書(shū)館的管理部門能夠及時(shí)掌握學(xué)校信息資源的全部狀況。建立聯(lián)合目錄，既可以避免高校圖書(shū)館訂購(gòu)圖書(shū)資料時(shí)的重復(fù)，防止浪費(fèi)資金和教育資源；又可以不斷拓寬廣大師生獲取信息資料的渠道，師生通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)終端，便可從聯(lián)合目錄中查閱各資料室和圖書(shū)館的文獻(xiàn)收藏，使讀者獲取文獻(xiàn)資源變得方便而簡(jiǎn)捷。同時(shí)，在高校圖書(shū)館和學(xué)院資料室建立這種綜合性的聯(lián)合目錄，更好地實(shí)現(xiàn)了分布式數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)之間的透明互訪，并最終實(shí)現(xiàn)資源共享。

（二）建立電子文獻(xiàn)共享系統(tǒng)

隨著信息資源的電子化和數(shù)字化發(fā)展，電子期刊在當(dāng)今社會(huì)的使用量越來(lái)越高，而且一些專業(yè)性強(qiáng)、權(quán)威性高的電子期刊是很昂貴的，對(duì)于學(xué)校的圖書(shū)館和學(xué)院的資料室全部購(gòu)買比較困難，因此，在高校圖書(shū)館和學(xué)院資料室建立磁盤陣列存儲(chǔ)器、鏡象點(diǎn)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備，并定期更新檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，就可以輕松地?fù)碛幸粋€(gè)資源共享的“大圖書(shū)館”，不僅節(jié)省了經(jīng)費(fèi)，而且還讓廣大師生免費(fèi)享受到它所帶來(lái)的實(shí)惠。

目前，各學(xué)院資料室是對(duì)內(nèi)開(kāi)放的，并沒(méi)有向全校廣大師生公開(kāi)，而且和高校圖書(shū)館間溝通和交流也很少，所以，兩者間的資源共享并沒(méi)有得以實(shí)現(xiàn)。換言之，如果高校圖書(shū)館和學(xué)院資料室可以建立以上的相關(guān)關(guān)聯(lián)制度的話，既可以擴(kuò)充高校圖書(shū)館的藏書(shū)量，又可補(bǔ)充學(xué)院資料室的文獻(xiàn)資源，提高文獻(xiàn)資源的利用率，滿足廣大讀者的廣泛化與個(gè)性化需求。因此，學(xué)院資料室應(yīng)在校圖書(shū)館的指導(dǎo)下建立兼容的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和溝通機(jī)制，以達(dá)到資源共享，避免文獻(xiàn)資源的浪費(fèi)。

［1］冉曙光，施慶明.圖書(shū)館參與下的重點(diǎn)學(xué)科資料室建設(shè)研究［J］.沈陽(yáng)工程學(xué)院學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2012（1）：127-128.

［2］杜冀華.淺談高校專業(yè)資料室學(xué)科化服務(wù)［J］.科技信息，2012（23）：215-216.

［3］胡芳.圖書(shū)館數(shù)據(jù)信息智能管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)［J］.福建電腦，2012（1）：134-135.

（編輯 申嫣平）

G258.6

A

1673-1808（2014）01-0119-03

2013-10-05

白香平（1965-），女，山西柳林人，晉中學(xué)院電教中心，館員。