推進(jìn)水利工程檔案資源共享的實(shí)踐與思考

袁玉娟

（鹽城市水利檔案館，江蘇鹽城 224000）

鹽城市地處淮河下游、黃海之濱，兼處南北氣候過渡帶，擁有流域性、區(qū)域性骨干河道堤防和海堤約3500 km，大中型水閘40多座，大型抽水站50多座，所以，鹽城市既是農(nóng)業(yè)大市，也是水利大市。從1983年鹽城撤地建市以來，按照“規(guī)劃先行、科學(xué)治水、依法管水、深化改革”的總體思路，堅(jiān)持不懈地推進(jìn)水利建設(shè)快速發(fā)展。特別是進(jìn)入20世紀(jì)90年代以來，是鹽城市水利大投入、大發(fā)展、大變化的年代，掀起了建國以來第三次水利建設(shè)高潮。據(jù)統(tǒng)計(jì)，1983～2005年全市水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入60.22億元，其中，“十五”期間完成投資36.5 億元，是“七五”、“八五”、“九五”投資總和的1.06倍，而“十一五”期間總投資82億元，是“十五”投資的2.25倍。全市已建成了擋潮、防洪、灌溉、排澇、降漬等水利工程體系，在鹽城市經(jīng)濟(jì)和社會(huì)全面發(fā)展中有效地發(fā)揮了支撐和保障作用。目前，鹽城市境內(nèi)建設(shè)的國家、省大中型水利工程有通榆河工程、渠北排灌影響工程、海堤達(dá)標(biāo)工程、淮河入海水道、泰東河拓浚、新洋港拓浚以及涉及全市百萬人口飲水安全的鹽龍河工程等，在所有工程建設(shè)的前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各階段過程中，形成了大量的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，這些材料全面反映了工程建設(shè)的詳細(xì)情況，對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)以及對(duì)新建工程的借鑒、準(zhǔn)備等都具有重要的利用價(jià)值。因此，如何科學(xué)有效管理水利檔案資料，進(jìn)行資源整合，形成網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)資源共享，為水利現(xiàn)代化建設(shè)提供快捷查詢服務(wù)顯得非常重要。

1 加強(qiáng)水利工程檔案資源共享的探索

為進(jìn)一步規(guī)范水利工程規(guī)劃、施工建設(shè)，強(qiáng)化后期管理，實(shí)現(xiàn)水利檔案資源共享，更好地服務(wù)水利民生，近年來，鹽城市采取一系列措施，進(jìn)行了一些有益的探索。

1.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)

向上級(jí)部門申請(qǐng)，專門設(shè)立鹽城市水利檔案館，配備了4名專職人員；籌資建設(shè)了專門館藏和辦公地點(diǎn)，建筑面積達(dá)400 m2，添置了硬件設(shè)施，搭建了一個(gè)架構(gòu)完善、設(shè)施較為齊全的水利專業(yè)檔案管理部門，為實(shí)現(xiàn)檔案共享打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。館內(nèi)人員白手起家，從服務(wù)做起，跑現(xiàn)場、下工地，幫助相關(guān)單位做好工程建設(shè)前期對(duì)接，甄別材料理思路、分類收集搭框架，采取辦培訓(xùn)班、看現(xiàn)場、操作示范等形式，提高工程檔案整編的質(zhì)量，并做好后期跟蹤工作。在此基礎(chǔ)上，制訂市水利檔案管理工作方案，主要包括：一是了解和掌握在建工程進(jìn)度情況，制訂與工程建設(shè)項(xiàng)目分段竣工驗(yàn)收的檔案驗(yàn)收同步工作方案；二是組織梳理和完善本館的庫存檔案目錄，加強(qiáng)對(duì)本地水利單位檔案信息化、規(guī)范化管理的指導(dǎo)；三是編制局系統(tǒng)各直屬單位檔案全宗號(hào)計(jì)劃，指導(dǎo)各單位檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)工作；四是學(xué)習(xí)檔案目錄管理相關(guān)軟件知識(shí)，尋求技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)不同軟件之間數(shù)據(jù)兼容。

1.2 豐富檔案館藏資料

水利檔案是記錄水利歷程、客觀反映水利發(fā)展歷史的真實(shí)資料，對(duì)其開發(fā)利用有著重要的作用。水利檔案館承擔(dān)著水利檔案的保管、利用等工作職能，要實(shí)現(xiàn)資源共享，集中檔案、豐富館藏是第一要?jiǎng)?wù)。依據(jù)相關(guān)規(guī)定，鹽城市水利檔案館進(jìn)行了大量的資料征集和接收工作。僅2013年，本館就接收了散放在各涉水單位、機(jī)關(guān)處室的水利工程、財(cái)務(wù)、水利文書等檔案資料16000余卷（冊(cè)），圖書圖片3000冊(cè)，經(jīng)過甄別、處理，約有6000多冊(cè)資料整理后具有保存價(jià)值。目前，館藏檔案資料已近2萬卷（冊(cè)），征集和接收工作仍在繼續(xù)，確保應(yīng)征全征、應(yīng)收全收。

1.3 實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

由于市水利檔案館成立時(shí)間較短、人手不足等原因，目前，還有較多的水利檔案未征集到位，散放在各單位；在水利檔案館成立之前，只有1224卷水利檔案保存在市檔案館，因此，要實(shí)現(xiàn)水利檔案資料完全專業(yè)館藏，還需有一個(gè)過程。

為更好地服務(wù)水利現(xiàn)代化，有效整合各方檔案資源，實(shí)現(xiàn)水利檔案資料共享，我們引進(jìn)了信息化管理手段。一是對(duì)館內(nèi)現(xiàn)存檔案進(jìn)行軟件管理。支撐檔案軟件管理的核心是數(shù)據(jù)，做好基礎(chǔ)性檔案數(shù)據(jù)錄入工作尤其重要，本館現(xiàn)存檔案近2萬卷（冊(cè)），形成的檔案數(shù)據(jù)條目達(dá)幾十萬條。二是對(duì)新移交檔案進(jìn)行軟件管理。在接收新移交檔案進(jìn)庫前，先做好數(shù)據(jù)錄入工作，再將檔案實(shí)物資料和檔案數(shù)據(jù)庫一并移交。三是對(duì)散放在各單位的檔案進(jìn)行兼容管理。將保存在各設(shè)計(jì)、建設(shè)、管理單位的大中型市屬重點(diǎn)水利工程的文書、科技、工程、財(cái)務(wù)等各類涉水檔案的目錄數(shù)據(jù)兼容到本館檔案管理信息系統(tǒng)中。四是對(duì)市檔案館存放的水利檔案進(jìn)行軟件兼容管理。由于檔案主管部門和水利工程檔案管理信息化軟件采用的是不同版本，我們對(duì)現(xiàn)有的電子檢索技術(shù)進(jìn)行摸索、調(diào)試、改進(jìn)，尋找共同點(diǎn)，列出不同點(diǎn)，得出需解決的關(guān)鍵點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了兼容，最終將歷年移交到市檔案館的水利檔案、近5萬條文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)兼容到本館檔案管理信息系統(tǒng)中。通過引入信息化管理手段，目前已形成數(shù)據(jù)的水利檔案資料，實(shí)現(xiàn)了一站式查詢，既方便快捷，又優(yōu)質(zhì)高效，為本市工程管理單位在土地確權(quán)及工管達(dá)標(biāo)升級(jí)、工程檢修等方面提供了更好的服務(wù)，發(fā)揮了水利檔案工作在水利民生中的基礎(chǔ)保障作用。

2 全面實(shí)現(xiàn)水利工程檔案資源共享存在的問題

長期以來，水利工程建設(shè)“重建輕管”，這一現(xiàn)狀也波及到檔案管理工作，重視工程的規(guī)劃布局和施工建設(shè)，工程竣工驗(yàn)收后的檔案管理，沒有按制度要求執(zhí)行到位，給水利檔案資源共享以及水利工程的后期管理帶來諸多制約因素。

2.1 資源共享意識(shí)有待提高

受傳統(tǒng)管理模式與思維慣性的影響，部分工程管理單位在檔案信息資源建設(shè)與檔案信息服務(wù)上還沿襲著傳統(tǒng)的模式，各自為政、重藏輕用的思想依然存在，有的希望檔案信息資源共享，但不主動(dòng)參與檔案信息資源共建；有的關(guān)注本單位的檔案信息資源管理，但忽視全系統(tǒng)的檔案信息資源整合；有的只強(qiáng)調(diào)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的投入力度，但忽視整合具有特色的檔案信息資源，導(dǎo)致全市范圍的水利檔案資料沒有形成信息共享平臺(tái)，檔案資源作用沒有得到真正發(fā)揮。

2.2 資源共享技術(shù)手段相對(duì)落后

國內(nèi)許多檔案館已積極向數(shù)字化館發(fā)展，大量的珍貴檔案被轉(zhuǎn)換成便于下載保存的圖像、文本等形式，通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳遞與交流，滿足了利用者的多樣化需求，這也是檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。鹽城市大部分水利工程檔案管理還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢狀態(tài)，本館在2008年安裝了管理系統(tǒng)，但利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展的檔案信息服務(wù)，還只是以館藏介紹、目錄查詢、審批文件等為主，大量的重要文件如竣工圖等還沒有掃描制作成數(shù)字文件，查找利用者往往只能到現(xiàn)場才能查閱到檔案，信息服務(wù)的水平和工作效率還有待于提高。

2.3 資源共享網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患

網(wǎng)絡(luò)的某些特殊屬性對(duì)檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性構(gòu)成一定威脅。目前我們使用的軟件只能滿足簡單查詢，要實(shí)現(xiàn)檔案信息在網(wǎng)上傳遞，除了操作系統(tǒng)和CPU芯片的安全性需要得到較好保障外，軟件公司對(duì)軟件更新維護(hù)也十分重要，但目前的技術(shù)力量還不能滿足；重要檔案還不能存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)，因?yàn)椴《厩忠u時(shí)有發(fā)生，檔案網(wǎng)絡(luò)傳遞的安全隱患仍然存在。

2.4 檔案基礎(chǔ)建設(shè)力度需要加大

水利工程檔案的“館藏”是檔案資源共享的基礎(chǔ)。目前，各工程建設(shè)單位仍存在工程資料收集不及時(shí)、檔案建設(shè)意識(shí)不到位等問題。水利工程建設(shè)時(shí)，建設(shè)部門、施工單位、監(jiān)理部門只是相對(duì)固定的組織，大多數(shù)工程在施工接近尾聲時(shí)才組織人員進(jìn)行檔案整理，不但前期的資料收集困難，而且工程技術(shù)人員轉(zhuǎn)投到下一個(gè)工程，完善手續(xù)非常麻煩，影響了整個(gè)工程的竣工驗(yàn)收進(jìn)度和質(zhì)量；施工及管理單位對(duì)工程檔案的管理和利用規(guī)范重視程度不夠、意識(shí)不強(qiáng)，有些基層單位沒有配備專門的庫房、設(shè)備和人員，對(duì)檔案沒有進(jìn)行統(tǒng)一管理、集中存放，導(dǎo)致施工時(shí)工程檔案散失和損壞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；在市水利檔案館成立之前，歷史上形成的檔案資料基本都在各工程設(shè)計(jì)、建設(shè)、管理等單位保管，有的工程資料甚至由技術(shù)人員個(gè)人保管，管理不規(guī)范，使用和查詢檔案極不方便。

3 水利工程檔案資源共享的發(fā)展思路

信息化的不斷發(fā)展，給水利檔案工作的發(fā)展帶來新契機(jī)，同時(shí)也提出新挑戰(zhàn)。水利檔案管理如何適應(yīng)新形勢(shì)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使水利檔案更方便、快捷地為用戶所利用，使水利檔案資源發(fā)揮最大效益，是水利檔案管理人員面臨的新課題。

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃

水利檔案是人類治水的原始記錄，它不僅僅是水利科學(xué)的反映，而且是以水利為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合，內(nèi)容豐富，綜合性強(qiáng)。就其水利部門內(nèi)部，一個(gè)水利工程涉及眾多部門，信息量多，檔案的整合工作量大，必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌部門、人員、資金安排，科學(xué)規(guī)劃館藏配置，才能為更加有效整合水利檔案、實(shí)現(xiàn)水利檔案資源最佳共享方式提供有力的組織保障。

3.2 完善制度，有效對(duì)接

要形成以檔案管理部門為核心、各工程承建單位和部門為網(wǎng)絡(luò)的檔案管理機(jī)制，建立一套行之有效的管理制度。通過培訓(xùn)，培養(yǎng)一批專（兼）職檔案管理人員，從檔案資料的形成、使用、收集、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的管控。對(duì)除必須存留在承建單位和部門外的資料，在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，按規(guī)定形成卷（冊(cè)），統(tǒng)一入庫；對(duì)需存留檔案，加快直屬單位檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，重點(diǎn)建設(shè)利用率較高、涉及水利工程確權(quán)與安全的檔案資料數(shù)據(jù)庫，并與水利檔案館數(shù)據(jù)庫兼容。

3.3 強(qiáng)化服務(wù)，提高效率

一是要爭取全面實(shí)現(xiàn)信息資料數(shù)字化。不僅要讓資料條目信息化，力爭讓紙質(zhì)文檔電子化，讓用戶更方便查詢。二是更廣泛實(shí)現(xiàn)資源共享。完善水利檔案網(wǎng)站，讓非保密信息主動(dòng)公開，實(shí)現(xiàn)共享資料不出門。三是與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員共同探索解決網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源傳遞、交流、利用的安全性與可靠性問題，積極開展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源共享機(jī)制建設(shè)實(shí)踐。

4 結(jié)語

水利檔案進(jìn)行相對(duì)統(tǒng)一專業(yè)館藏、有效集中管理、信息手段支撐，目前還處在起步階段，要全面地、更好地實(shí)現(xiàn)水利檔案資源共享，是一項(xiàng)長期、漸進(jìn)的工程，困難多、任務(wù)重，需要我們持之以恒，不斷創(chuàng)新工作模式、改進(jìn)工作方法。水利檔案人只有在工作中不斷探索、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能找出一條適合行業(yè)特點(diǎn)的檔案管理、信息共享的新途徑。