血站庫存物資管理的信息化探討

杜莉　張秉鑫　李斌

[摘要] 隨著網(wǎng)絡(luò)和信息科技的迅猛發(fā)展，采用先進(jìn)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化庫存物資管理體系，在血站的后勤建設(shè)中起著至關(guān)重要的作用。本文從保證采供血質(zhì)量起著關(guān)鍵作用的物資的采購和管理出發(fā)，對(duì)血站庫存物資管理的弊端做了詳細(xì)的分析，同時(shí)對(duì)庫存物資從編碼體系、供應(yīng)商目錄到采購的事前控制、庫存的及時(shí)供應(yīng)、庫存的動(dòng)態(tài)分析等動(dòng)態(tài)管理進(jìn)行了詳細(xì)闡述。

[關(guān)鍵詞] 血站；庫存物資管理；信息化

[中圖分類號(hào)] R197.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] B [文章編號(hào)] 2095-0616（2014）03-170-03

“工欲善其事，必先利其器”，對(duì)于血站而言 ，庫存物資是血站為保證采供血、各項(xiàng)科研、教學(xué)服務(wù)等各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)而儲(chǔ)存的衛(wèi)生材料、采血耗材、檢測試劑、藥品、低值易耗品，獻(xiàn)血員紀(jì)念品、其他材料等消耗性流動(dòng)資產(chǎn)。是保證血站各項(xiàng)工作正常的基礎(chǔ)與關(guān)鍵因素之一，血站庫存物資管理水平直接影響著血液的質(zhì)量和采供血的安全[1-2]。通過現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)庫存物資管理進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)控，是降低血站運(yùn)營成本，提高物資管理的科學(xué)性和合理性的有效手段之一。

1 傳統(tǒng)庫存物資管理的弊端

由于血液行業(yè)的特殊性，血站在日常運(yùn)營的過程中通常需要消耗大量的庫存物資。庫存物資品種繁多，尤其是檢測試劑、采血耗材等關(guān)鍵物料按有效期實(shí)行批次管理[3]。傳統(tǒng)的管理方法、手段、模式等存在一系列問題，如人工管理，工作量大，字跡不清，容易出錯(cuò)，效率低下；采購、庫存和供應(yīng)商管理相脫節(jié)，數(shù)據(jù)不能實(shí)時(shí)共享，無法對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)實(shí)施有效的控制與全程管理，特別對(duì)審批狀態(tài)、執(zhí)行過程無法控制。在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化管理方面與血站的管理需求不相適應(yīng)。特別是隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，如何創(chuàng)新庫存物資管理新模式，從物資采購、庫存、合同、供應(yīng)商到每臺(tái)采血車的及時(shí)供應(yīng)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)實(shí)施有效的控制與全程管理等成為新的課題[4]。

2 庫存物資管理信息化的應(yīng)用

通過信息化管理平臺(tái)，可有效摒棄過去物資管理自成體系、互不相識(shí)、互不兼容的管理模式，對(duì)血站各類庫存物資從采購申請(qǐng)、審批、采購合同、采購過程管理、采購人員對(duì)供應(yīng)商的選擇、驗(yàn)收入庫、出庫使用到最后的發(fā)票結(jié)算等進(jìn)行全過程監(jiān)控管理。信息化平臺(tái)的建立，即節(jié)約了工作人員的時(shí)間，又可以根據(jù)需求定采購，根據(jù)庫存下訂單，節(jié)約了開支，保障了庫存的合理性。并且每個(gè)節(jié)點(diǎn)的職責(zé)明晰，運(yùn)轉(zhuǎn)高效，能夠有效地跟蹤、審核、控制，杜絕手工人為違規(guī)操作，加強(qiáng)了對(duì)采購、出庫、發(fā)放、合同、結(jié)算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)監(jiān)督的效能，形成全面地覆蓋血站物資供應(yīng)業(yè)務(wù)鏈的管理系統(tǒng)，為血站物資供應(yīng)工作提供有力的支撐平臺(tái)[5]。

2.1 有效的供應(yīng)商管理

2.1.1 建立供應(yīng)商目錄 根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品、質(zhì)量、交貨期、合同條款等內(nèi)容，對(duì)每種物料對(duì)應(yīng)3～5家供應(yīng)商的原則建立起供應(yīng)商目錄，在此基礎(chǔ)上，從中確定1～2家為主供應(yīng)商。盡可能消除高成本的合同外采購，從最具信譽(yù)供應(yīng)商訂貨，以保證物資的質(zhì)量[6]。

2.1.2 對(duì)供應(yīng)商動(dòng)態(tài)全面分析和掌控 信息系統(tǒng)可記錄供應(yīng)商的各種情況，包括基本信息，供應(yīng)商和物資的對(duì)應(yīng)關(guān)系，供應(yīng)商歷史交易情況、詢價(jià)記錄、訂單執(zhí)行情況、供應(yīng)商編碼、名稱、法人、聯(lián)系方式等信息。系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商分析，每件物資的采購、庫存、質(zhì)量都置于公開化、透明化狀態(tài)，并可隨時(shí)對(duì)每家供應(yīng)商的交易進(jìn)行分析，在保證質(zhì)量的前提下保證了采供血的質(zhì)量[7]。

2.1.3 供應(yīng)商的評(píng)審 供應(yīng)商檔案由專人負(fù)責(zé)管理，并定期進(jìn)行評(píng)估。供應(yīng)商的考核須由使用部門、采購部門、業(yè)務(wù)部門、紀(jì)檢部門和財(cái)務(wù)部門聯(lián)合進(jìn)行。通過相關(guān)信息的及時(shí)反饋和調(diào)整，保證產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量，提高效率，以最大程度地保障采供血工作的安全運(yùn)行與血液質(zhì)量[8]。

2.2 物資的采購管理

2.2.1 流程驅(qū)動(dòng)，規(guī)范管理 對(duì)采購申請(qǐng)審批、采購詢價(jià)、采購入庫驗(yàn)收、采購?fù)素浥c貨款結(jié)付等流程均按最佳業(yè)務(wù)模式加以優(yōu)化，形成高效、規(guī)范的業(yè)務(wù)流程，通過流程管理，來規(guī)范需求采購計(jì)劃的審批、采購計(jì)劃的分配、采購單的審核及執(zhí)行等，使流程中的各項(xiàng)程序都做到了環(huán)環(huán)相扣，實(shí)現(xiàn)了流程管事[10]。

2.2.2 靈活詢價(jià)，優(yōu)化采購 以網(wǎng)上采購為主，訂單、合同、招投標(biāo)為輔的多種采購方式，向供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、定價(jià)的操作，替代傳統(tǒng)的線下詢價(jià)過程，公開而靈活[11]。按照貨比三家的原則，系統(tǒng)自動(dòng)選擇最低的有效報(bào)價(jià)，生成采購訂單。對(duì)于采購中重要的一環(huán)合同管理，可以設(shè)定付款周期，使得訂單、一攬子合同的管理更加規(guī)范、透明、方便和快捷。

2.2.3 最佳定額，有效儲(chǔ)備 通過設(shè)定每種物資的最低庫存、安全庫存、訂購點(diǎn)等參數(shù)，庫房管理部門可以通過重訂購來維護(hù)庫存最佳定額，優(yōu)先選擇合格的供應(yīng)商來進(jìn)行采購活動(dòng)。這樣，可以從根本上提高所采購物資的合格率。

2.3 物資的庫存管理

2.3.1 建立血站物資編碼體系 對(duì)血站庫存物資重新分類，重新編碼，建立物品字典，統(tǒng)一物品名稱、規(guī)格型號(hào)、產(chǎn)品價(jià)格、包裝規(guī)格等，詳細(xì)記錄物資本身的技術(shù)參數(shù)，如采血袋的商標(biāo)、產(chǎn)品型號(hào)、衛(wèi)生許可證號(hào)、生產(chǎn)日期、滅菌方法、有效期、批次號(hào)、出廠日期等。物資編碼是每條物資唯一的“身份證”，是系統(tǒng)運(yùn)行使用的基礎(chǔ)，物資編碼使系統(tǒng)中的物資信息為采購、供應(yīng)、庫存、財(cái)務(wù)中物資管理協(xié)同工作提供共享的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對(duì)每一物資建立詳細(xì)的技術(shù)參數(shù)有助于保證血液質(zhì)量和安全性。

2.3.2 物資的庫存控制 根據(jù)采血科室實(shí)際使用情況對(duì)每種物資設(shè)置安全庫存，通過對(duì)庫存的優(yōu)化和合理計(jì)劃，建立符合采供血要求的合理庫存水平，設(shè)定上下限報(bào)警值，并以此為依據(jù)進(jìn)行積壓和臨缺報(bào)警提示，再結(jié)合科室領(lǐng)物單，自動(dòng)生成采購計(jì)劃，如每臺(tái)采血車所需用的采血袋、檢測試劑、一次性注射器、消毒劑的用量有多大，不同地點(diǎn)每臺(tái)采血車甚至每一天的需要量都是不同的。因此需要做出每臺(tái)車每天的物資需求計(jì)劃，并根據(jù)其實(shí)時(shí)消耗情況加以反饋和分析，得到每臺(tái)車在不同時(shí)限內(nèi)的最佳物資需求，匯總后制訂相應(yīng)的采購計(jì)劃。以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)保證適當(dāng)?shù)膸齑鎇12]。

2.3.3 物資的及時(shí)供應(yīng) 通過安全庫存、再訂購點(diǎn)、ABC分類法、采購提前期、資源共享、臺(tái)車物資消耗分析、臺(tái)車物資需求計(jì)劃、建立突發(fā)公共事件應(yīng)急預(yù)案等多種方法來保證物資的及時(shí)供應(yīng)[13]。如采血所需的采血袋、檢測試劑等物資，應(yīng)保證在有限期內(nèi)使用，對(duì)每輛采血車采取物資庫存定額管理，首先須確定好采血車上物資儲(chǔ)備定額，通過信息系統(tǒng)對(duì)物資的使用情況實(shí)行庫存控制管理，實(shí)時(shí)反映每一輛采血車的物資消耗，當(dāng)物資的實(shí)時(shí)庫存低于安全庫存時(shí)，信息系統(tǒng)后端會(huì)將數(shù)據(jù)自動(dòng)傳輸?shù)讲少彶块T的庫房管理員，庫房配送部門根據(jù)每輛車的定額，自動(dòng)生成補(bǔ)充清單，實(shí)行合理的配送方式，及時(shí)地將物資配送到采血車，也避免了人為的差錯(cuò)和浪費(fèi)。在突發(fā)事件時(shí)為保證采供血工作的順利進(jìn)行應(yīng)迅速啟動(dòng)應(yīng)急采購流程，保障采供血物資的正常供應(yīng)。

2.3.4 物資的盤點(diǎn)及庫存查詢分析 通過系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)物資定期或不定期盤點(diǎn)。盤點(diǎn)可分為全面盤點(diǎn)、單項(xiàng)產(chǎn)品盤點(diǎn)、單項(xiàng)庫位盤點(diǎn)、隨機(jī)抽查盤點(diǎn)、按照ABC管理盤點(diǎn)、日常盤點(diǎn)、自定義盤點(diǎn)等，可進(jìn)行盤點(diǎn)差異處理。系統(tǒng)可進(jìn)行靈活的庫存查詢分析，可隨時(shí)查看當(dāng)前庫存物資數(shù)量、倉庫貨位、物資積壓、物資短缺、出入庫等情況，可及時(shí)掌握庫存狀況。

綜上所述，血站證面臨重大難題，規(guī)范化、高效率、少空間、低成本的物資保存和管理，是血站現(xiàn)有的重大問題，這需要有一個(gè)完善的保存管理系統(tǒng)才能把大量血漿標(biāo)本相關(guān)信息登記保存和管理好。庫存物資管理不但涉及到物資本身，還與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、供應(yīng)商管理、采購管理、庫存管理、合同管理、工作管理、人員管理、知識(shí)管理、標(biāo)準(zhǔn)化體系等相互關(guān)聯(lián)、相互影響。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)路技術(shù)的發(fā)展，血站庫存物資管理工作也進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化信息管理時(shí)代。從庫存物資管理發(fā)展的趨勢來看，利用信息化手段，建立起信息化的基礎(chǔ)管理平臺(tái)、標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)平臺(tái)、物資供應(yīng)平臺(tái)、人員管控與績效考核評(píng)估平臺(tái)、工作管理平臺(tái)、成本控制平臺(tái)將是血站庫存物資管理的發(fā)展方向。

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（收稿日期：2013-12-15）