國(guó)有企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新探討

李華

【摘要】檔案管理又被稱(chēng)作檔案工作，是將每個(gè)人或企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中所產(chǎn)生的檔案信息進(jìn)行管理和保存，在需要的時(shí)候?qū)⑵湔{(diào)閱出來(lái)，給個(gè)人或企業(yè)作為參考，同時(shí)也是國(guó)家最重視的一項(xiàng)管理。這么看來(lái)，檔案管理可以說(shuō)是國(guó)有企業(yè)最為重要的一項(xiàng)內(nèi)容。整齊有效的檔案管理意味著國(guó)有企業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，當(dāng)然，國(guó)有企業(yè)也要對(duì)檔案的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，更好更優(yōu)的發(fā)展國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)。

【關(guān)鍵詞】國(guó)有企業(yè)檔案管理、檔案管理模式、檔案管理模式創(chuàng)新

一、國(guó)有企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及措施

國(guó)有企業(yè)作為國(guó)家的企業(yè)，檔案管理在國(guó)有企業(yè)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。但是，現(xiàn)在國(guó)有企業(yè)檔案管理發(fā)生了一些現(xiàn)狀。

1.以前國(guó)有企業(yè)的檔案管理都是采用紙質(zhì)版的管理，不需要有經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人員，只需要管理人員按照相關(guān)的管理制度準(zhǔn)確無(wú)誤的整理好之后放入檔案室就行。但是，隨著科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，紙質(zhì)版的檔案管理不在被國(guó)有企業(yè)所看好。而且隨著人員的增加，紙質(zhì)版的檔案又多又繁瑣，不利于領(lǐng)導(dǎo)者翻閱查看。現(xiàn)在有一個(gè)問(wèn)題就是，以前管理紙質(zhì)版的檔案管理人員，都不太精通電腦、打印機(jī)等相關(guān)技術(shù)，所以不利于國(guó)有企業(yè)由紙質(zhì)版向電子化檔案工作的順利進(jìn)行。所以，國(guó)有企業(yè)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的專(zhuān)業(yè)的檔案培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的管理體系思想，使得檔案管理人員能夠更好地為國(guó)有企業(yè)做管理工作。

2.由紙質(zhì)版的改進(jìn)為電子化的，更加要求檔案管理人員改掉以前傳統(tǒng)的、老舊的思想，傳統(tǒng)的檔案管理模式不適合科技發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會(huì)，國(guó)有企業(yè)要與時(shí)俱進(jìn)，為檔案管理人員提供電腦等科技工具，讓他們的思維進(jìn)入到現(xiàn)代社會(huì)，高效率的完成檔案管理工作，有效地進(jìn)行檔案管理查詢(xún)工作，有利于國(guó)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

3.在早期，國(guó)有企業(yè)的檔案管理沒(méi)有非常明確的管理制度，所以導(dǎo)致管理工作有所疏忽以及分散不堪，致使國(guó)有企業(yè)變得狀況百出、亂七八糟。同時(shí)，之前的檔案管理人員思維不謹(jǐn)慎，容易泄露相關(guān)的檔案信息，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)上的損失。但隨著科技的發(fā)展，檔案管理制度體系也在進(jìn)一步的改進(jìn)與完善，輸入到電腦里面的檔案信息不容易被泄露出來(lái)，更好的幫助了國(guó)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)上不必要的損失。

二、國(guó)有企業(yè)檔案管理辦法

第一，國(guó)有企業(yè)檔案管理人員要嚴(yán)格按照國(guó)家頒布的相關(guān)檔案管理辦法進(jìn)行管理，堅(jiān)決不能越過(guò)法律私自執(zhí)行或決定檔案管理。

第二，國(guó)有企業(yè)要在企業(yè)文件中明確強(qiáng)調(diào)檔案管理的制度體系，落實(shí)到每一條上面，同時(shí)要求文件材料整齊、完整、準(zhǔn)確無(wú)誤。

第三，將檔案管理落實(shí)到每一位檔案管理工作人員的崗位職責(zé)上面，做好崗位職責(zé)責(zé)任制度，嚴(yán)格按照上面的制度進(jìn)行檔案管理。

第四，檔案管理人員要按時(shí)按點(diǎn)對(duì)檔案管理的情況向上一級(jí)進(jìn)行匯報(bào)、歸檔，上一級(jí)也要切實(shí)履行自己崗位的職責(zé)，盡職盡責(zé)、認(rèn)真檢查檔案管理人員上報(bào)匯總的檔案信息。

第五，如果檔案上面的內(nèi)容需要更正修改，應(yīng)該及時(shí)修改，不能延期或者不改，要做到檔案無(wú)時(shí)無(wú)刻都是準(zhǔn)確無(wú)誤的信息。

第六，紙質(zhì)版和電子化的檔案信息要具有一致性，不能有任何的披露或者錯(cuò)誤，同時(shí)，紙質(zhì)版的檔案信息要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字蓋章。

第七，檔案管理人員不得私自將檔案上面的信息進(jìn)行涂改、毀損或者抽換內(nèi)容等，否則將會(huì)依法按照相關(guān)法律條例進(jìn)行判決。

三、檔案管理模式

檔案管理模式具體有三種模式：集中化檔案管理模式、分級(jí)化檔案管理模式、分散化檔案管理模式。

集中化檔案管理模式是指集中地對(duì)本單位的檔案進(jìn)行管理的一種模式，這種檔案管理模式的好處：一方面是可以集中地充分的使檔案上面的信息起到關(guān)鍵性的作用，整齊有效進(jìn)行檔案的管理。當(dāng)然也可以進(jìn)行集中地查詢(xún)，這樣又省時(shí)間又省精力的方法，得到了兩全其美的作用。使檔案的保管時(shí)間變得越來(lái)越長(zhǎng)，更重要的是，節(jié)約了檔案管理人員的工作時(shí)間，提高了工作的效率，使國(guó)有企業(yè)的檔案管理更加規(guī)范化、工整化。另一方面，檔案的集中化管理培養(yǎng)出一批有職業(yè)素質(zhì)的管理人員，聰明能干、辦事迅速的工作特點(diǎn)，提高了工作的效率和水平。

分級(jí)化檔案管理模式是指國(guó)有企業(yè)根據(jù)自身企業(yè)的特點(diǎn)，一級(jí)一級(jí)進(jìn)行檔案管理工作，這種模式的優(yōu)點(diǎn)在于更加細(xì)致的進(jìn)行檔案管理，可以高效率完成工作，同時(shí)在查找方面更快的查詢(xún)出來(lái)，但是它的不足就是整理時(shí)間會(huì)比較漫長(zhǎng)，不利于提高工作效率，涉及的檔案管理人員較多，工作較為繁瑣。

分散化檔案管理模式是指落實(shí)到每一個(gè)具體的部門(mén)，讓每個(gè)部門(mén)掌管檔案管理的人員在進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理工作，這種模式的優(yōu)點(diǎn)在于：它能夠更加詳細(xì)的總結(jié)和分類(lèi)出檔案的信息，更加有利于國(guó)有企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，責(zé)任到位，分工鮮明，讓每一位檔案管理人員真正做到盡職盡責(zé)，但是它也會(huì)有缺點(diǎn)，雖然各部門(mén)的檔案信息做到最好最優(yōu)，但是沒(méi)有整體的概念性，往上級(jí)報(bào)的時(shí)候，難免會(huì)產(chǎn)生一些或大或小的疏忽及漏洞出現(xiàn)，不利于整個(gè)國(guó)有企業(yè)的檔案信息的總結(jié)和整合。更不利于國(guó)有企業(yè)的檔案信息的安全性和保密性。

四、檔案管理模式存在的問(wèn)題

1.檔案管理人員自身的不嚴(yán)謹(jǐn)性，很可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息向外界的流失，從而導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)受檔案管理信息泄露的問(wèn)題造成嚴(yán)重的損失。

2.檔案管理的相關(guān)管理制度并不完善，檔案管理人員工作精力沒(méi)有完全投入到里面來(lái)，致使管理不到位，出現(xiàn)檔案混亂不堪，嚴(yán)重影響了檔案管理的工作效率。

3.國(guó)有企業(yè)雖然設(shè)立檔案管理人員一職，但是沒(méi)有做到專(zhuān)職檔案管理工作，有一些檔案工作人員還兼職其他工作，導(dǎo)致檔案管理工作疏忽。

4.檔案的檢查不及時(shí)、不規(guī)范，一味追求工作量多就是工作效率高，往往卻忘了工作“精”才是工作的正確思想理念。

五、檔案管理模式的對(duì)策

首先，要完善檔案管理制度體系，做到職責(zé)到人，分工明確。其次，就是要加強(qiáng)檔案管理人員的自身管理素質(zhì)和管理意識(shí)，讓他們充分意識(shí)到管理工作與他們的生活有著密切的關(guān)系，二者已經(jīng)融為了一體。

六、檔案管理模式創(chuàng)新

檔案管理是一個(gè)國(guó)有企業(yè)最為重要的工作之一，檔案管理模式只有不斷地創(chuàng)新才能更好地為國(guó)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

創(chuàng)新一：要不斷對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的管理培訓(xùn)，讓他們時(shí)時(shí)刻刻掌握最新的檔案管理模式情況，與時(shí)俱進(jìn)，同時(shí)要求他們提出根據(jù)其國(guó)有企業(yè)的情況所指定出來(lái)的相對(duì)性極強(qiáng)的檔案管理模式。這樣的做法才真正有益的幫助國(guó)有企業(yè)更好更快的發(fā)展。

創(chuàng)新二：隨著科技的不斷進(jìn)步，電子化的檔案管理也隨之進(jìn)入了國(guó)有企業(yè)的平臺(tái)，電子化的出現(xiàn)提升了檔案查詢(xún)的速度與時(shí)間，檔案管理人員可以根據(jù)電子化的檔案管理信息進(jìn)行在網(wǎng)上開(kāi)辟出一個(gè)相應(yīng)的平臺(tái)，供國(guó)有企業(yè)內(nèi)部人員查看尋找相關(guān)需要的資料。

創(chuàng)新三：電子化的檔案管理開(kāi)辟，它的不足是容易被別的國(guó)有企業(yè)所竊取走相關(guān)的資料，這就需要國(guó)有企業(yè)將強(qiáng)在檔案管理這方面的監(jiān)管制度和安全保障制度，確保檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)性和安全性。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是國(guó)有企業(yè)不可或缺的一項(xiàng)工作，檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性關(guān)乎著國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的好與壞，國(guó)有企業(yè)的檔案管理模式要跟著時(shí)代的腳步，建立完善的檔案管理制度體系，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的管理素質(zhì)與管理文化水平，充分的利用現(xiàn)有的科技實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全性和嚴(yán)謹(jǐn)性，同時(shí)國(guó)有企業(yè)要加大資金經(jīng)費(fèi)的力度來(lái)維護(hù)檔案管理工作，不能有半點(diǎn)的疏忽與大意，只有檔案管理工作做好，檔案管理模式做強(qiáng)才能更好地促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)更高的要求。

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