高職院校系級(jí)教學(xué)秘書管理工作之探討

余海燕

摘 要：高職院校的核心內(nèi)容之一是教學(xué)工作，直接影響教學(xué)工作的是教學(xué)管理的水平和質(zhì)量。教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊(duì)伍中基層管理者和具體執(zhí)行者，其工作質(zhì)量，直接影響教學(xué)工作的有效運(yùn)行及教學(xué)質(zhì)量。教師要結(jié)合工作實(shí)踐和思考，了解教學(xué)秘書工作在教學(xué)管理中的作用，分析教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀，提出讓教學(xué)秘書工作在教學(xué)管理中充分發(fā)揮作用的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高職院校；教學(xué)管理；教學(xué)秘書；人才

高職院校已經(jīng)成為教育系統(tǒng)重要的組織部分，承擔(dān)著培養(yǎng)應(yīng)用型人才的使命，做好教學(xué)質(zhì)量管理工作，是人才質(zhì)量培養(yǎng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的保證。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理一線的基礎(chǔ)管理者，在教學(xué)管理運(yùn)行中起到樞紐和橋梁作用。不僅起著對(duì)教學(xué)信息上傳下達(dá)的作用，還承擔(dān)職能部門和師生之間協(xié)調(diào)關(guān)系的作用。本人結(jié)合近五年從事教學(xué)秘書工作的實(shí)踐和體會(huì)，談?wù)剬?duì)該工作的認(rèn)識(shí)與思考。

一、教學(xué)秘書在高職教學(xué)管理中的作用

（1）溝通協(xié)調(diào)作用。教學(xué)秘書要對(duì)教務(wù)處等教學(xué)管理部門的各類任務(wù)、規(guī)定、會(huì)議決定等內(nèi)容準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)，并及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)給系領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生。要按照教務(wù)處或相關(guān)職能部門下達(dá)的任務(wù)，結(jié)合本系實(shí)情，做好系部日常教學(xué)管理工作。同時(shí)，收集系部教師和學(xué)生的建議、需求、意見(jiàn)，及時(shí)反饋到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，以便相關(guān)部門能夠采取措施改善或解決反映的問(wèn)題。教學(xué)秘書起到上傳下達(dá)，下情上報(bào)的作用。因此，教學(xué)秘書有效的協(xié)調(diào)溝通是促進(jìn)教學(xué)次序正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。為適應(yīng)新時(shí)期高職教育改革發(fā)展，各高職院的二級(jí)管理制度不斷深化發(fā)展。教學(xué)秘書要協(xié)調(diào)二級(jí)院系與教學(xué)處、各行政職能部門的各類事務(wù)。主要包括教務(wù)、行政兩方面雙重職能管理，涉及各類考試考務(wù)管理、教學(xué)計(jì)劃、任務(wù)管理、學(xué)生成績(jī)管理、學(xué)生學(xué)籍管理等方面。

（2）參謀服務(wù)作用。教學(xué)管理的本質(zhì)是服務(wù)，這就要求教學(xué)秘書樹立強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，和為大局著想的觀念。加強(qiáng)和各任課教師、學(xué)生的溝通交流，主動(dòng)為他們著想，全面掌握教學(xué)管理相關(guān)文件與規(guī)章制度，為教師、為學(xué)生服好務(wù)。教學(xué)秘書直屬分院領(lǐng)導(dǎo)并接受教務(wù)處業(yè)務(wù)指導(dǎo)，工作中要做到到位不能越位。要主動(dòng)及時(shí)了解本校及本院系的相關(guān)動(dòng)態(tài)，根據(jù)教學(xué)規(guī)律制訂工作計(jì)劃，分輕重緩急處理上級(jí)布置的工作，并形成紙質(zhì)資料，給領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息依據(jù)和參考。這樣，才能發(fā)揮參謀服務(wù)作用。

（3）教學(xué)信息管理作用。教學(xué)檔案是重要的教學(xué)信息資源，有重要的保存價(jià)值。這些檔案，不僅是院系歷史發(fā)展的見(jiàn)證，也是各類教學(xué)質(zhì)量考評(píng)與評(píng)估工作需要參考的重要資料。教學(xué)秘書要做好系部教學(xué)文件管理，包括每學(xué)期各專業(yè)的教學(xué)進(jìn)程、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)、教師工作量統(tǒng)計(jì)、教學(xué)科研成果信息等文件的管理，另外，還要做好教師檔案管理：外聘教師檔案、教師授課計(jì)劃、教學(xué)日志、聽課記錄表等檔案的整理、歸納工作。教學(xué)秘書在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，本著準(zhǔn)確性和完整性原則，編制存檔目錄，分類保存好。

二、高職教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀

（1）對(duì)教學(xué)秘書工作認(rèn)識(shí)理念滯后。高職院校中，重教學(xué)、輕管理的現(xiàn)象還較為普遍。雖然教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊(duì)伍中最基層的環(huán)節(jié)，在教學(xué)質(zhì)量的提升中發(fā)揮著重要的作用，但是對(duì)于教學(xué)秘書工作的重要性，決策層有時(shí)可能認(rèn)識(shí)不足，教學(xué)秘書崗位缺乏科學(xué)完整的管理制度和工作業(yè)績(jī)的量化考核。另外，教學(xué)秘書很難獲得進(jìn)修培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，在考核、職稱評(píng)定等方面的機(jī)會(huì)比同學(xué)歷教師少，削弱了教學(xué)秘書工作的熱情和積極性，影響工作的效率和質(zhì)量。

（2）隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專業(yè)背景。高職院校教學(xué)秘書崗位門檻較低，一般對(duì)專業(yè)、學(xué)歷、職稱要求不高，隊(duì)伍年輕化現(xiàn)象普遍，崗位流動(dòng)性大。沒(méi)有形成合理的年齡梯隊(duì)結(jié)構(gòu)，缺乏傳幫帶，且院系級(jí)教學(xué)秘書所學(xué)專業(yè)有時(shí)與其在院系的專業(yè)不對(duì)口。由于對(duì)專業(yè)知識(shí)、課程設(shè)置等信息把關(guān)能力不夠強(qiáng)，會(huì)導(dǎo)致在日常教學(xué)服務(wù)管理中，不能很好地發(fā)揮協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量管理、監(jiān)督的作用。

三、加強(qiáng)教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用的幾點(diǎn)建議

（1）轉(zhuǎn)變理念，重視教學(xué)秘書工作。教學(xué)秘書是站在教學(xué)管理一線的管理人員，溝通聯(lián)系著教務(wù)處、院系教師、學(xué)生。其工作質(zhì)量的好壞，直接影響院系教學(xué)工作的穩(wěn)步運(yùn)行和教學(xué)質(zhì)量的提高。高職院校在教學(xué)管理工作中，應(yīng)本著以人為本的理念，尊重和理解教學(xué)秘書工作，客觀看待教學(xué)秘書工作的價(jià)值，根據(jù)教學(xué)秘書工作崗位特點(diǎn)，建立、完善崗位職責(zé)和管理制度，在制度上保障教學(xué)秘書在科研申報(bào)、職稱評(píng)定、進(jìn)修培訓(xùn)方面和同學(xué)歷教師享有同等機(jī)會(huì)。另一方面，教學(xué)秘書要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念和方法，明確崗位職責(zé)，愛(ài)崗敬業(yè)，積極提升自身綜合業(yè)務(wù)處理能力，重視相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，勤于思考總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，積極為學(xué)院教學(xué)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（2）完善教學(xué)秘書管理制度?？茖W(xué)的管理制度是教學(xué)秘書工作高效運(yùn)行的保障，高職院校應(yīng)根據(jù)本校實(shí)情，以高校教育管理相關(guān)制度為前提，探索并逐步形成教學(xué)秘書管理工作制度。首先，根據(jù)教學(xué)秘書崗位職責(zé)和特點(diǎn)，建立考核制度，把考核成績(jī)作為日后晉升、職稱評(píng)定、評(píng)優(yōu)評(píng)先的量化依據(jù)。其次，建立有效的激勵(lì)機(jī)制，可每年對(duì)教學(xué)秘書勞動(dòng)成果和業(yè)績(jī)，從德、能、勤、績(jī)四方面進(jìn)行基層教學(xué)管理人員評(píng)優(yōu)評(píng)比，并采取物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)結(jié)合的形式，激發(fā)工作的積極性，營(yíng)造競(jìng)爭(zhēng)氛圍。健全教學(xué)秘書培訓(xùn)進(jìn)修制度，教學(xué)秘書工作對(duì)從業(yè)人員自身的綜合素質(zhì)、溝通能力、計(jì)算機(jī)處理能力、應(yīng)變能力等綜合能力都有較高要求，崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，是提升教學(xué)管理與服務(wù)能力的有效途徑。

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（重慶工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院）