論外貿(mào)函電的文體特征及寫(xiě)作“C”原則

彭娟

摘要：在國(guó)際貿(mào)易交流中，外貿(mào)函電作為一種重要的交際工具與手段，其在長(zhǎng)期的外貿(mào)實(shí)踐中形成了自身獨(dú)特的文體特征及寫(xiě)作原則。而在當(dāng)今的經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境下，世界市場(chǎng)已形成，國(guó)際貿(mào)易越來(lái)越興盛，熟悉外貿(mào)函電的文體特征及寫(xiě)作原則具有一定的社會(huì)意義，不僅可以顯示出貿(mào)易方的專業(yè)性，而且還能夠?yàn)橘Q(mào)易企業(yè)樹(shù)立良好的形象，以促進(jìn)雙方國(guó)際貿(mào)易商務(wù)的持續(xù)往來(lái)。在此，本文將深入分析外貿(mào)函電的文體特征及其寫(xiě)作“C”原則。

關(guān)鍵詞：外貿(mào)函電；文體特征；寫(xiě)作；“C”原則

在涉外商務(wù)的溝通與交流中，主要通過(guò)以信函為形式的各種函件來(lái)實(shí)現(xiàn)，在專業(yè)術(shù)語(yǔ)中將這些函件統(tǒng)稱為外貿(mào)函電。隨著科技的進(jìn)步、網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，現(xiàn)今外貿(mào)函電的形式更為多樣化，如傳真、電傳、電子郵件等都是外貿(mào)函電的主要形式，其以英語(yǔ)作為主要的書(shū)面交流語(yǔ)種。外貿(mào)函電與一般交往信函相比存在著一定的差異性，追求語(yǔ)言的精簡(jiǎn)、樸實(shí)、禮貌為標(biāo)準(zhǔn)，而不是追求華麗的語(yǔ)言或豐富的情感。在國(guó)際貿(mào)易交流中，外貿(mào)函電作為一種重要的交際工具與手段，其在長(zhǎng)期的外貿(mào)實(shí)踐中形成了自身獨(dú)特的文體特征及寫(xiě)作原則。

一、外貿(mào)函電的文體特征

（一）語(yǔ)篇特征

作為函件的形式，其要求外貿(mào)函電的正文部分必須短小精悍、邏輯清晰、意義連貫，如此才能利于貿(mào)易雙方的快速交流。因而，外貿(mào)函電逐漸形成了鮮明的語(yǔ)篇特征，語(yǔ)篇的結(jié)構(gòu)邏輯合理，上下文之間思路與意義連貫，以達(dá)到明確傳達(dá)貿(mào)易雙方的意圖與目的。一般情況下，外貿(mào)函電的正文部分主要由三個(gè)段落組成，在第一段中開(kāi)門(mén)見(jiàn)山的表明發(fā)件者的意圖，第二段交代與業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，便于收件者處理業(yè)務(wù)，第三段發(fā)件者需要表明態(tài)度與希望，并傳達(dá)對(duì)收件者的祝愿。簡(jiǎn)潔完整、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)是外貿(mào)函電呈現(xiàn)出的語(yǔ)篇特征，如此可以看出外貿(mào)函電的正式與規(guī)范。

（二）語(yǔ)法特征

外貿(mào)函電的語(yǔ)體往往給人一種莊重、嚴(yán)肅的感覺(jué)，尤其是在涉及一些負(fù)面問(wèn)題的表述上更加需要客觀性，從而以明確貿(mào)易雙方的責(zé)任，或保障貿(mào)易雙方的合法權(quán)益。所以，外貿(mào)函電文體特征中還呈現(xiàn)出特殊的語(yǔ)法特征，通過(guò)使用一些常用的句型與句式來(lái)表達(dá)，如陳述句、祈使句、長(zhǎng)短句搭配，以實(shí)現(xiàn)客觀、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋磉_(dá)。此外，有時(shí)為了增強(qiáng)函件的可信度，在外貿(mào)函電寫(xiě)作中還會(huì)適當(dāng)使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，以減少表述中的主觀色彩，或是避免表述過(guò)于直接。如“The goods were promised to be delivered before 1st May，but now we have been in considerable difficulty through the late delivery.”，這是一句使用了被動(dòng)語(yǔ)態(tài)的句子，發(fā)件者利用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)委婉的指出了對(duì)方的過(guò)失，希望對(duì)方及早解決實(shí)際問(wèn)題，如此表述更易于引起對(duì)方的反思與重視。

（三）詞匯特征

外貿(mào)函電作為國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)中的一種交際工具，在寫(xiě)作的過(guò)程中會(huì)涉及到許多行業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)用詞或術(shù)語(yǔ)，同時(shí)函件內(nèi)容還涉及到貿(mào)易雙方的權(quán)利與義務(wù)，因此外貿(mào)函電的詞匯特征表現(xiàn)得更加明顯和突出。用詞嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范、專業(yè)是外貿(mào)函電主要的詞匯特征，只有在寫(xiě)作中重視外貿(mào)函電的這些詞匯特征，這樣才能確保表述的精準(zhǔn)與客觀，進(jìn)而避免因表述問(wèn)題而引起不必要的誤會(huì)或糾紛。于是乎，從事國(guó)際對(duì)外貿(mào)易的工作人員需要掌握一些外貿(mào)函電寫(xiě)作中的專業(yè)詞匯，如“Import License（進(jìn)口許可證）”；熟悉貿(mào)易行業(yè)中專業(yè)術(shù)語(yǔ)的縮略詞，如“D/P（Document against Payment，付款交單）”等；了解一些普通詞匯在外貿(mào)領(lǐng)域中的特指含義，如“quote”、“accommodation”在外貿(mào)函電中分別表示的是“報(bào)價(jià)”、“通融”的含義。

二、外貿(mào)函電的寫(xiě)作“C”原則

（一）Correctness與Clearness原則

Correctness與Clearness原則，即指正確、清楚寫(xiě)作原則。外貿(mào)函電在國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)中充當(dāng)著一種書(shū)面評(píng)介，一旦國(guó)際貿(mào)易雙方發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)可將外貿(mào)函電作為證據(jù)來(lái)走法律程序，所以外貿(mào)函電的寫(xiě)作講究Correctness與Clearness原則。其中，Correctness原則是指正文內(nèi)容中的語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)、語(yǔ)言規(guī)范、拼寫(xiě)等的書(shū)寫(xiě)正確性，如美式函件與英式函件中稱呼語(yǔ)的使用存在區(qū)分，gentlemen是美式函件的表示，而Dear Sirs則是英式函件中的表示。此外，Clearness原則是指在外貿(mào)函電寫(xiě)作中表述要簡(jiǎn)潔清楚，主題明確讓人一目了然，以避免表述不清而產(chǎn)生誤解。如“We send you yesterday，by air，4 samples of the goods which you requested in your letter of May 10.”這句表述簡(jiǎn)單精準(zhǔn)，數(shù)字、日期、字母大小寫(xiě)、標(biāo)點(diǎn)等都遵循了Correctness與Clearness原則。

（二）Conciseness與Concreteness原則

簡(jiǎn)潔、具體是商務(wù)書(shū)信寫(xiě)作的基本要求，外貿(mào)函電作為商務(wù)書(shū)信中的一種類型其也需要遵循Conciseness與Concreteness原則，即簡(jiǎn)潔與具體寫(xiě)作原則。由于貿(mào)易行業(yè)工作繁忙，因而外貿(mào)函電的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔精煉、具體明確，注意長(zhǎng)話短說(shuō)，以明確、詳細(xì)的方法來(lái)表述，這樣才能讓忙碌的貿(mào)易工作者花費(fèi)最少的時(shí)間了解更多的信息。如“Thank you for your cooperation.（謝謝合作）”，這句是外貿(mào)函電中的常用語(yǔ)，直截了當(dāng)?shù)谋磉_(dá)了含義。數(shù)字、日期、編號(hào)是外貿(mào)函電中的重要元素，是國(guó)際貿(mào)易雙方了解信息、做出決策的主要依據(jù)，因而在外貿(mào)函電寫(xiě)作時(shí)需要著重注意這些的表達(dá)。如“The Universal Trading Company placed over US $2，000，000 worth of business with us each year.”數(shù)字具體，表達(dá)含義簡(jiǎn)潔明了。

（三）Courtesy與Completeness原則

貿(mào)易合作講究友好、禮貌，這樣才能為雙方留下良好印象，從而為下一次的合作奠定基礎(chǔ)。外貿(mào)函電作為國(guó)際貿(mào)易雙方主要的交流工具，它雖然是一種書(shū)面形式，但如果在寫(xiě)作表述中措辭用語(yǔ)不禮貌、不誠(chéng)懇的話，就極易讓對(duì)方感覺(jué)到不被尊重，不佳的印象也會(huì)對(duì)雙方以后的合作產(chǎn)生不利影響。為此，外貿(mào)函電在寫(xiě)作中還需要遵循Courtesy與Completeness原則，即禮貌與完整寫(xiě)作原則。Courtesy原則是指在外貿(mào)函電寫(xiě)作中注意表述言語(yǔ)的禮貌、親和與友好，多使用一些表示客氣的套語(yǔ)和詞匯，或委婉、禮貌的指出對(duì)方的不足，這更容易使貿(mào)易對(duì)方接受，如“A very careless mistake was made during the course of shipment.”。在一封外貿(mào)函電中，Completeness是寫(xiě)作時(shí)必須遵循的原則，無(wú)論是敘述上的完整還是格式上的完整，這些都在某種意義上代表著一個(gè)外貿(mào)企業(yè)的形象，關(guān)系著貿(mào)易雙方合作是否能夠順利進(jìn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

在外貿(mào)商務(wù)中，外貿(mào)函電發(fā)揮著傳遞商業(yè)信息、磋商外貿(mào)業(yè)務(wù)、陳述商務(wù)事實(shí)、記錄進(jìn)出口業(yè)務(wù)進(jìn)展等的多元化作用，是國(guó)際貿(mào)易商務(wù)順利開(kāi)展的重要工具與手段。因而，了解外貿(mào)函電的文體特征，掌握外貿(mào)函電的寫(xiě)作原則，這些對(duì)于促進(jìn)國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)順利進(jìn)行十分有利。不僅可以顯示出貿(mào)易方的專業(yè)性，保證雙方交流的順暢，而且還能夠?yàn)橘Q(mào)易企業(yè)樹(shù)立良好的形象，以促進(jìn)雙方國(guó)際貿(mào)易商務(wù)的持續(xù)往來(lái)。特別是現(xiàn)今的經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境下，世界市場(chǎng)已形成，國(guó)際貿(mào)易越來(lái)越興盛，熟悉外貿(mào)函電的文體特征及寫(xiě)作原則具有一定的社會(huì)意義。（作者單位：新余學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院）

本文系江西省高校人文社科課題《外貿(mào)函電中的模糊語(yǔ)言的應(yīng)用研究》成果之一

參考文獻(xiàn)：

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