提高企業(yè)檔案管理水平的措施分析

張治霞

摘 要：隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)中的檔案管理工作也應(yīng)該不斷的改進(jìn)，提升檔案管理水平，加快科學(xué)建設(shè)的步伐。在企業(yè)的檔案管理工作中，還存在很多的問(wèn)題，影響到企業(yè)的正常發(fā)展，所以要改善現(xiàn)有的工作方法和工作模式，提高檔案管理水平，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造有利的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；收集；整理；人員素質(zhì)

企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，對(duì)于企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中的各種資料進(jìn)行收集整理，對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)策略的制定，生產(chǎn)技術(shù)的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲勝，就需要提高核心競(jìng)爭(zhēng)力，不斷的充實(shí)自己，壯大自己。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，不斷的創(chuàng)新，將先進(jìn)的管理理念和管理方式應(yīng)用到檔案管理工作中，提高檔案管理的工作效率，為企業(yè)的發(fā)展提供更多的支持。

1 企業(yè)檔案管理的特征和目的

企業(yè)中的檔案管理工作要進(jìn)行統(tǒng)一的整理和保管，維護(hù)檔案的完整性。一般在企業(yè)中都會(huì)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)和檔案管理人員，對(duì)企業(yè)發(fā)展中的各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行收集和整理。并且要制定規(guī)范的管理制度對(duì)檔案進(jìn)行管理，保證檔案的數(shù)量和質(zhì)量，集中存放，統(tǒng)一管理，這是企業(yè)檔案管理的特征。企業(yè)是在不斷發(fā)展的，在發(fā)展的過(guò)程中會(huì)形成很多珍貴的資料，一方面可以對(duì)企業(yè)的歷史進(jìn)行記錄，另一方面對(duì)于企業(yè)中的生產(chǎn)技術(shù)以及各種記錄進(jìn)行收集，為企業(yè)的生產(chǎn)提供依據(jù)。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要保證檔案的完整性，防止受到損害。注意檔案的保密性，對(duì)于有閱讀權(quán)限的檔案要進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，只有經(jīng)過(guò)允許才可以進(jìn)行借閱。因?yàn)闄n案工作具有很強(qiáng)的嚴(yán)肅性，所以在進(jìn)行管理的過(guò)程中，要注意維護(hù)檔案的真實(shí)性，嚴(yán)禁隨意對(duì)檔案進(jìn)行篡改和更換，必須保持檔案的原有屬性。只有將檔案管理工作做好，才能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供重要的依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

2 當(dāng)前企業(yè)檔案管理中的主要問(wèn)題

2.1 企業(yè)檔案管理工作制度不完善

由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)，造成很多企業(yè)以追求利潤(rùn)為目的，普遍存在檔案管理工作意識(shí)淡薄。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向企業(yè)建設(shè)開(kāi)發(fā)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售上，認(rèn)為檔案管理工作不重要，尤其在部分企業(yè)檔案管理工作中，甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是雇傭關(guān)系，沒(méi)必要把太多的精力用在這方面，導(dǎo)致對(duì)檔案基礎(chǔ)工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動(dòng)應(yīng)付局面，難以按時(shí)或很好的完成，給企業(yè)健康發(fā)展造成了一定的損失。

2.2 檔案收集和整理不規(guī)范

檔案的收集和整理是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，但是在有些企業(yè)中，對(duì)于檔案的收集工作不夠重視，檔案制度執(zhí)行力差。因?yàn)閷?duì)檔案收集工作的不重視，致使很多珍貴的技術(shù)性檔案丟失。因?yàn)闄n案管理人員的數(shù)量有限，并且在平時(shí)不可能參與到企業(yè)的各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)中，在各個(gè)部門(mén)人員不將技術(shù)材料送往檔案部門(mén)的情況下，將會(huì)造成大量檔案的丟失。在對(duì)檔案的整理方面，沒(méi)有完善的規(guī)章制度，并且執(zhí)行不到位，沒(méi)有規(guī)范的劃分標(biāo)準(zhǔn)，致使各種檔案存放混亂，在使用的過(guò)程中，造成很大的困難，不便于管理。在企業(yè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，出現(xiàn)了大量的人員流動(dòng)和流失，在檔案部門(mén)中，如果對(duì)檔案管理工作的交接不夠完整，容易造成檔案的流失。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)不高

企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和技術(shù)業(yè)務(wù)能力。但當(dāng)前很多企業(yè)的檔案管理人員素質(zhì)較低，文化程度和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要。有些檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，造成企業(yè)檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差，給企業(yè)利用檔案材料增加了困難。另外有些檔案工作人員由于法律意識(shí)淡薄，為了自身利用，泄露企業(yè)檔案商業(yè)機(jī)密，商業(yè)秘密是企業(yè)科技檔案的核心部分，管好、用好科技檔案中的商業(yè)秘密，同提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益有著十分密切的關(guān)系，它對(duì)于企業(yè)發(fā)展，具有重要的意義，由于檔案管理人員素質(zhì)較低泄露商業(yè)機(jī)密會(huì)給企業(yè)造成很大的經(jīng)濟(jì)損失。

3 提高企業(yè)檔案管理水平的措施分析

3.1 建立健全企業(yè)檔案工作管理體制

建立健全企業(yè)檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機(jī)構(gòu)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)宣傳，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。充分利用報(bào)紙、電視等媒體，加大檔案法規(guī)及有關(guān)檔案保障法規(guī)的宣傳。采取有效的檔案宣傳手法，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中占據(jù)一定的位置，明確相關(guān)檔案工作的重要性。為促使企業(yè)檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和作用，最大限度地被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解和認(rèn)識(shí)，工作實(shí)踐中應(yīng)自覺(jué)地形成利用檔案、關(guān)心重視和支持檔案工作，加大樓案工作經(jīng)費(fèi)投入，使檔案管理工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，促進(jìn)企業(yè)全面健康發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)檔案的收集和整理規(guī)范化工作

做好檔案材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)各個(gè)部門(mén)的關(guān)系。要求檔案人員要主動(dòng)深入到各部門(mén)，主動(dòng)收集需要存檔的各種檔案資料、信息：對(duì)檔案形成的全過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督與檢查，檔案工作人員要參加廠部召開(kāi)的各種生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)會(huì)議，掌握生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)催促該歸檔的資料一定要?dú)w檔。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的水平，在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)逐漸加劇，為企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的難度，所以要提升檔案管理人員的素質(zhì)。處于現(xiàn)代信息化社會(huì)，檔案管理人員應(yīng)該進(jìn)行信息化學(xué)習(xí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將其充分的應(yīng)用到檔案管理工作中。檔案管理人員不僅要熟練掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并且還要熟悉企業(yè)文化和企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式，能夠在日常生產(chǎn)中，更加廣泛的收集具有重要意義的技術(shù)資料。檔案管理人員應(yīng)該具有基本的職業(yè)道德，保證檔案資料的完整性和私密性，嚴(yán)禁將有權(quán)限的檔案私自節(jié)約他人，嚴(yán)格防范企業(yè)的商業(yè)機(jī)密外泄。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，在社會(huì)不斷發(fā)展的形勢(shì)下，應(yīng)該不斷的提升檔案管理水平，加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)，完善各項(xiàng)設(shè)備的管理。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)性的工作，需要引起企業(yè)的高度重視，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，才能夠發(fā)揮出檔案工作的優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)的發(fā)展提供有利的基礎(chǔ)。

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