淺析高校聲像檔案管理工作中的問(wèn)題及對(duì)策

余丹

(湖北科技學(xué)院檔案館，湖北咸寧437100)

聲像檔案、實(shí)物檔案和文書(shū)檔案是高校檔案管理工作中不可缺少的重要組成部分。一般情況下，各高校都非常重視文書(shū)檔案的收集、整理，同時(shí)文書(shū)檔案的利用率也是非常高的。相對(duì)于文書(shū)檔案，高校聲像檔案和實(shí)物檔案的收集、整理就有所不足了。本人就聲像檔案在高校檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及解決辦法，談?wù)劀\薄之見(jiàn)。

什么是聲像檔案?顧名思義，聲像檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)活動(dòng)中，通過(guò)拍照、錄像等形式形成的，以底片、磁帶、錄影帶、光盤(pán)等不同材料為載體的主要以影像、聲音為主要反映形式，并輔以文字說(shuō)明，能真實(shí)、客觀(guān)的再現(xiàn)歷史，具有保存價(jià)值、利用價(jià)值的歷史記錄。在高校，聲像檔案能夠生動(dòng)具體的再現(xiàn)學(xué)校教學(xué)、科研、學(xué)生管理等各方面的工作情況，比文書(shū)檔案能更直接的反映歷史，有一定的表現(xiàn)優(yōu)勢(shì)。大多數(shù)高校的聲像檔案的形成主要是由學(xué)校的組織、宣傳部門(mén)和各院部負(fù)責(zé)。正因?yàn)槁曄駲n案形成的分散性特點(diǎn)，造成了聲像檔案收集、整理工作中存在以下困難和問(wèn)題。

問(wèn)題一:聲像檔案的創(chuàng)建人員的歸檔意識(shí)不強(qiáng)

學(xué)校和各院部、各部門(mén)參加的重大活動(dòng)和發(fā)生的大事件中所產(chǎn)生的聲像檔案資料一般都存放在學(xué)校組織部、宣傳部或各院部負(fù)責(zé)該活動(dòng)的負(fù)責(zé)人手中。因此，經(jīng)歷的人員多，又沒(méi)有收集、整理、歸檔的意識(shí)，導(dǎo)致活動(dòng)結(jié)束后或事情發(fā)生后未及時(shí)移交學(xué)校檔案管理部門(mén)，使聲像檔案資料遺失或不完整。還有一些是因?yàn)橐奖惚静块T(mén)的工作，沒(méi)有及時(shí)或不愿意向檔案部門(mén)移交，因此時(shí)間一長(zhǎng)，造成遺忘或遺失。還有一部分是因?yàn)槿藛T變更或機(jī)構(gòu)調(diào)整，相關(guān)人員沒(méi)有及時(shí)移交聲像資料，也造成了聲像檔案資料的流失。這些都增加了高校聲像檔案的收集的難度。

問(wèn)題二:聲像檔案資料的不完整

高校聲像檔案有著較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求，一個(gè)活動(dòng)的完成或一件事情的發(fā)生，要在相應(yīng)的聲像資料如照片、攝影帶、底片等載體上注明時(shí)間、人物、地點(diǎn)、內(nèi)容。在實(shí)際工作中，由于聲像檔案形成者個(gè)人素質(zhì)或?qū)β曄駲n案歸檔要求不了解，往往造成一些聲像檔案形成后，沒(méi)有注明聲像檔案產(chǎn)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、基本內(nèi)容等信息，進(jìn)而影響利用者的需求。

問(wèn)題三:聲像檔案管理不規(guī)范

聲像檔案在很多高校都沒(méi)有統(tǒng)一的管理。很多高校有聲像檔案管理制度，但落實(shí)不到位。造成高校檔案管理部門(mén)對(duì)聲像檔案缺乏統(tǒng)一的管理。聲像檔案資料的載體是以感光材料、化學(xué)磁性材料制成，很容易受光、熱、潮等外部因素的影響，而失去其保存價(jià)值和利用價(jià)值。比如:照片檔案必須存放于專(zhuān)用的照片檔案冊(cè)，錄影檔案保管必須用專(zhuān)門(mén)的防磁柜。而恒溫、恒濕是必須的保存環(huán)境。在很多高校，聲像檔案材料一般是由學(xué)校組織部、宣傳部和各院部產(chǎn)生，因此時(shí)間一長(zhǎng)，就容易造成聲像檔案基本信息的遺失或不完整，學(xué)校組織部、宣傳部和各院部都沒(méi)有相應(yīng)的管理?xiàng)l件，聲像資料隨處亂放。在學(xué)校檔案管理部門(mén)收集文書(shū)檔案材料的時(shí)候，這些聲像檔案材料應(yīng)一起移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。但由于時(shí)間長(zhǎng)，經(jīng)手的人多，還有溫度、濕度的變化等等原因，導(dǎo)致聲像資料不全，或毀或遺漏。

問(wèn)題四:聲像檔案的利用率少

聲像檔案保管、利用技術(shù)的缺失直接影響了聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用。隨著檔案數(shù)字化、信息化工作的推進(jìn)，聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用也益發(fā)被重視。目前，高校檔案部門(mén)都已基本配置了刻錄機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)等各項(xiàng)硬件設(shè)施，但軟件的配置沒(méi)有跟進(jìn)，這就嚴(yán)重阻礙了聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用，造成了“重藏輕用”的問(wèn)題。同時(shí)，高校檔案管理人員對(duì)聲像檔案的利用意識(shí)不強(qiáng)，同時(shí)由于管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏，造成接收的聲像檔案只限于保管和個(gè)別單位、人員的借用，大部分聲像檔案束之高閣，這也使聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用工作停滯不前，使聲像檔案失去了應(yīng)有的價(jià)值。

如何解決高校聲像檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，筆者從以下幾個(gè)方面提出對(duì)策。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)制度建設(shè)

聲像檔案是高校檔案管理工作的一個(gè)非常重要的組成部分，由于其形成的特殊性，收集、整理、保管等環(huán)境比文書(shū)檔案(紙質(zhì)檔案)具有更高的要求，這就使聲像檔案管理比一般檔案管理難度更大，要求更嚴(yán)。因此，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)反映聲像檔案工作的重要性，爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持、重視，以期在資金、設(shè)備、專(zhuān)業(yè)技術(shù)、人員等方面增加投入。同時(shí)，要以國(guó)家檔案行政管理機(jī)關(guān)出臺(tái)的聲像檔案管理辦法、技術(shù)規(guī)范為基礎(chǔ)，結(jié)合高校聲像檔案管理工作的實(shí)際情況，制定高校聲像檔案管理制度，為高校聲像檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)高校聲像檔案管理人員的歸檔意識(shí)

一是加大宣傳高校聲像檔案的重要性，普及歸檔意識(shí)，要讓手上持有高校聲像檔案資料的教工及時(shí)的將檔案資料完整的移交到學(xué)校檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔保存;二是實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng)負(fù)責(zé)制，避免聲像檔案資料的遺失，同時(shí)要做好聲像檔案資料的移交。一項(xiàng)活動(dòng)或一件事情相對(duì)應(yīng)的攝錄人及攝錄的所有的相關(guān)資料都要一一登記，做到無(wú)遺漏;三是學(xué)校檔案管理部門(mén)的檔案管理人員要主動(dòng)積極的參與到學(xué)校各項(xiàng)重大活動(dòng)中，及時(shí)的與攝錄人員聯(lián)系，直接拷貝他們手中的聲像資料，確保在各項(xiàng)重大活動(dòng)中產(chǎn)生的聲像資料能夠及時(shí)、完整的歸檔。另外，還要及時(shí)掌握學(xué)校發(fā)生的各項(xiàng)重大活動(dòng)的資料的收集，對(duì)珍貴聲像檔案則要復(fù)制保存。如:籌備校慶及校慶活動(dòng)中征集的老照片，照片，能夠反應(yīng)學(xué)校不同歷史時(shí)期的有一定價(jià)值的圖片、照片等，全部都應(yīng)該復(fù)制保存。

三、對(duì)收集的高校聲像檔案資料進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、整理保存

由于聲像檔案資料的載體的特殊性，也決定了它的重要性。高校檔案管理部門(mén)應(yīng)該對(duì)收集到的聲像檔案資料進(jìn)行一個(gè)科學(xué)的分類(lèi)。參照《高校檔案實(shí)體分類(lèi)法》，按聲像檔案資料載體的不同，分為照片資料、錄影資料，再按年度分開(kāi)。在整理的過(guò)程中要認(rèn)真鑒別，重點(diǎn)存放。按照載體、類(lèi)別、保管期限分別編目錄排放。對(duì)照片、錄影帶、錄音帶、光盤(pán)等根據(jù)內(nèi)容、數(shù)量進(jìn)行編目。如照片檔案資料的整理，按內(nèi)容時(shí)間的順序進(jìn)行編目，同時(shí)標(biāo)上文字說(shuō)明。而其他載體的聲像檔案資料也應(yīng)該在整理好后進(jìn)行標(biāo)示說(shuō)明，并標(biāo)注編號(hào)，方便查找利用。聲像檔案資料的保管環(huán)境也非常重要，由于聲像檔案的載體的特殊性，使其對(duì)保管的溫度、濕度、磁場(chǎng)、塵埃等方面有特殊要求，按照國(guó)家有關(guān)聲像檔案保管的規(guī)定，要有專(zhuān)門(mén)的聲像檔案柜存放聲像檔案資料，并保持適宜的溫度(14℃—24℃)和濕度(40%—60%)，磁帶、磁盤(pán)要避開(kāi)30奧斯特以上的磁場(chǎng)，要獨(dú)立保存，盡量延長(zhǎng)聲像檔案資料的保存時(shí)間。

四、加強(qiáng)高校聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用工作

高校聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用對(duì)于學(xué)校檔案管理部門(mén)的檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，也有非常高的要求。隨著檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化工作不斷推進(jìn)，要求高校檔案管理人員必須掌握扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)，還要有熟練運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備的能力。所以，加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人員定期進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)是非常重要的。需要通過(guò)各種形式的培訓(xùn)，讓高校檔案管理人員能熟悉聲像載體的有關(guān)知識(shí)及防護(hù)措施。同時(shí)還要讓高校檔案管理人員提高運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的能力:通過(guò)把聲音、文字、圖形、動(dòng)畫(huà)、影像視頻等聲像檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工、處理、編輯，形成聲像檔案信息，在校園網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)上建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)鏈接，方便師生查找、了解學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程，發(fā)揮生聲像檔案的宣傳作用。

高校的聲像檔案真實(shí)的記錄了高校各個(gè)時(shí)期的發(fā)展面貌，是高校檔案的重要組成部分，是高校檔案不可或缺的珍貴資源和財(cái)富。做好高校聲像檔案的管理工作，使聲像檔案在高校檔案管理工作中發(fā)揮重要作用，為宣傳學(xué)校做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。