淺談高職院校物業(yè)管理中的檔案工作

陳榮

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，物業(yè)管理工作也進入了高職院校。由于高校中開展物業(yè)管理還有很多的局限性，相比社會中的物業(yè)管理，院校要落后于社會，而管理工作中的檔案記錄又是重要的一個環(huán)節(jié)。本文通過概述高職院校物業(yè)管理現(xiàn)狀，分析物業(yè)管理中的檔案工作的重要性。

關(guān)鍵詞：高職院校；物業(yè)管理；檔案

中圖分類號：G717 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2014）02-0026-02

高職院校中的物業(yè)管理是高等院校教育體系改革后的產(chǎn)物，用途就是將學(xué)校中的環(huán)境、房屋設(shè)施維護、衛(wèi)生問題等由學(xué)校管理轉(zhuǎn)變到社會物業(yè)管理的形式。以規(guī)范、社會性、專業(yè)性的物業(yè)管理準則。可以保障學(xué)校教育工作的順利研究，給師生們一個良好的校園環(huán)境的同時，也提高了社會的經(jīng)濟效益。高職院校中的工作文件種類繁多且復(fù)雜，這就給了檔案工作加大了難度。那么高職院校中的物業(yè)管理需不需要檔案管理呢，回答則是必然的。

一、高職院校的物業(yè)管理工作

1、物業(yè)管理的定義

物業(yè)這兩個詞多在企業(yè)單位跟家庭小區(qū)中出現(xiàn)，在高職院校中出現(xiàn)還是最近剛剛興起。物業(yè)的含義是擁有的財產(chǎn)和擁有物以及房地產(chǎn)等資產(chǎn)，它的范疇特別廣泛。物業(yè)是指已建造完成和已經(jīng)被使用的建筑類和相關(guān)的配套設(shè)備以及場地。而物業(yè)管理是指招聘物業(yè)服務(wù)方，業(yè)主和物業(yè)服務(wù)方制定物業(yè)合同，對指定的財務(wù)資產(chǎn)、房屋以及指定場地進行維護，以及對業(yè)主擁有的房屋、資產(chǎn)、設(shè)備進行的管理工作。

2、高職院校中的物業(yè)管理

高職院校中的物業(yè)管理工作形式繁多、內(nèi)容豐富。簡單的說就是對學(xué)生公寓、圖書館、體育場、食堂、教學(xué)樓、辦公樓等場所進行維護管理化，以及學(xué)校的生態(tài)環(huán)境也要定期進行維護。高職院校中的物業(yè)管理工作必須要結(jié)合學(xué)校的基本情況，而不是完全效仿社會中的物業(yè)管理，應(yīng)該在社會中物業(yè)管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合院校的自身情況，優(yōu)化院校物業(yè)管理工作，目的是維護校園環(huán)境及秩序，以市場效益為本，集中管理、經(jīng)營和服務(wù)為一體，使其具有市場性和專業(yè)性、社會化三者為一體的物業(yè)管理新體系。

由于高職院校中的物業(yè)管理工作范圍廣泛且復(fù)雜，物業(yè)管理人員數(shù)過多難管理，于是物業(yè)管理中的檔案工作的開展就有了意義，這樣可以規(guī)范整個物業(yè)管理工作。對每一處設(shè)施的維修和學(xué)校需要的支出都做好檔案記錄工作，優(yōu)化物業(yè)管理工作的質(zhì)量，開拓一個檔案服務(wù)新趨勢。

二、檔案管理的重要性

1、物業(yè)檔案

物業(yè)檔案就是在物業(yè)服務(wù)中體現(xiàn)物業(yè)狀況的媒介，以體現(xiàn)物業(yè)部門對業(yè)主的服務(wù)情況，對服務(wù)的內(nèi)容進行有價值的記錄。物業(yè)檔案可以體現(xiàn)某一項物業(yè)服務(wù)的綜合情況，是物業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)及憑證。

物業(yè)檔案的內(nèi)容包括物業(yè)部門自己的檔案，以及發(fā)展構(gòu)建的成果和對接管的物業(yè)進行的服務(wù)、管理、維護記錄的檔案。物業(yè)檔案的形式具有多樣性，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)也走進了檔案工作中來，利用信息技術(shù)更加系統(tǒng)的進行檔案工作?？梢员苊鈾n案繁多，查找不便且容易弄亂的缺點。

檔案管理與其他管理工作一樣都是高職院中的重要組成部分，是高職院發(fā)展不可缺少的重要部門。近年來我國開始大力發(fā)展高校教育事業(yè)，而高職院校每年的學(xué)生、教師職工的檔案數(shù)據(jù)都會有很大的變動。且隨著高職院校物業(yè)管理的發(fā)展，物業(yè)管理開始扎根在高職院校中，成為了院校中必不可缺少的重要環(huán)節(jié)。

2、物業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題

通過深入了解一些高職院校中的物業(yè)檔案管理工作，我們不難發(fā)現(xiàn)其中還有很多顯見的共性問題，有一部分的檔案管理工作不夠規(guī)范，物業(yè)檔案工作的質(zhì)量也沒有達到一定的要求。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1、檔案資料有缺漏，資料不完整，檔案內(nèi)容沒有及時更新。2、檔案資料的存放沒有科學(xué)依據(jù)，有些檔案只是被隨意簡單的放在檔案袋中，沒有按時間以及內(nèi)容進行合理的排序和歸檔，在查找檔案時耗時又費力。3、檔案資料管理中，進行交接工作時由于交接手續(xù)不健全會造成檔案缺失的問題，這就是檔案管理工作不規(guī)范的體現(xiàn)，當檔案資料缺失后，無法追究個人責(zé)任。

3、加強檔案管理工作的措施

（1）物業(yè)管理中的職工對于檔案管理工作沒有一定的認識度，所以要加強職工們的檔案管理意識?？梢圆扇〗M織培訓(xùn)的方法，將檔案管理工作與物業(yè)質(zhì)量聯(lián)系到一起，培養(yǎng)職工對檔案管理工作的參與性與積極性。

（2）可以建立一個檔案管理制度，通過規(guī)范、檢查、監(jiān)督三者為一體的方式來完善這個制度，并且要結(jié)合實際情況采取相應(yīng)的管理措施。

（3）做好物業(yè)檔案管理工作是一個長期的任務(wù)，隨著高職院校的不斷發(fā)展，物業(yè)檔案管理工作也要與時俱進。檔案管理人員要清晰認識，有一個長遠的思路和規(guī)劃。

4、物業(yè)檔案的作用

隨著高職院校中物業(yè)管理工作的深入，物業(yè)檔案的作用越來越明顯起來，也越來越受到更多物業(yè)管理人士的關(guān)注。城市化建設(shè)發(fā)展迅速，不但學(xué)校外界對物業(yè)管理的需求越來越大，高校對物業(yè)管理的需要也愈來愈明顯，作為物業(yè)管理中的重要組成部分，物業(yè)檔案是對這些工程技術(shù)以及設(shè)備維護的一個憑證，可避免不必要麻煩的發(fā)生，如果物業(yè)管理中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)錯誤，就可以利用檔案及時找到解決的良策。通過檔案，物業(yè)可以清楚的了解學(xué)校最近的物業(yè)需要，起到省時省力的效果。同時，當學(xué)校與物業(yè)方有不必要的合同糾紛時，檔案就可以做一個調(diào)解師，來解決學(xué)校與物業(yè)之間的矛盾糾紛，從而使物業(yè)管理工作正常有序的進行。

結(jié)語： 高職院校物業(yè)管理工作的開展表明著經(jīng)濟探索邁出的重要一步，物業(yè)管理中的檔案工作給物業(yè)管理帶來了更多的便利條件。筆者認為高職院校中的物業(yè)檔案工作還需要進一步的探索及研究，高校與物業(yè)部門應(yīng)積極的探討其中的共性問題，并找出解決的對策，發(fā)揮其全部的效益，建立一個新的物業(yè)管理體系和新工作機制，開拓服務(wù)新領(lǐng)域，以推進物業(yè)管理中檔案工作的良好發(fā)展。

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