淺析檔案信息化標準規(guī)范建設

楊璐源

摘 要：標準規(guī)范是進行檔案信息化建設的重要基礎(chǔ)之一，是不可或缺的必要條件。因此，在檔案信息化建設過程中，制定與推行相關(guān)的標準規(guī)范尤為重要。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；標準規(guī)范；建設

推薦使用統(tǒng)一標準規(guī)范是適應檔案信息采集、利用網(wǎng)絡化的需要。數(shù)字化檔案信息的主要特點是通過寬帶網(wǎng)絡技術(shù)，向廣大網(wǎng)絡用戶提供豐富多彩的檔案信息內(nèi)容，實現(xiàn)檔案信息的高有效性和高可用性。因此，要實現(xiàn)多個分布式異構(gòu)信息系統(tǒng)中實施資源信息的有效發(fā)現(xiàn)、定位、檢索和導航，就必須采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標準，保證廣大用戶對存取海量信息的有效性，最大限度地滿足用戶的多方面需求。推薦使用統(tǒng)一標準規(guī)范是適應檔案信息資源多樣性的需求。數(shù)字化的檔案信息是網(wǎng)絡信息資源，形式多種多樣，文本、圖象、音頻、視頻等，因此，檔案信息資源加工中應用的標準規(guī)范就必須針對這些類型的信息進行管理。

推薦使用統(tǒng)一標準規(guī)范是滿足數(shù)字資源長期保存的需要。隨著硬件設備及軟件系統(tǒng)的快速更新?lián)Q代，存儲媒體也將面臨在新設備和新系統(tǒng)中的兼容性問題。使得數(shù)字資源的永久性存儲問題成為檔案信息化建設面臨的一個嚴峻挑戰(zhàn)。因此，必須采用一系列新技術(shù)，使得在信息技術(shù)持續(xù)快速更新和數(shù)字對象及其元數(shù)據(jù)的存儲量不斷擴大的條件下，能夠保證數(shù)據(jù)資源的長久保存。此外，還必須預測和考慮未來技術(shù)的發(fā)展趨勢，使當前的標準和規(guī)范能適應以后的變化。

制定我國檔案信息化標準規(guī)范體系，要符合中國國情，符合國家信息化工作的基本方針，同時也要兼顧能與國際上發(fā)達國家檔案信息化方面標準規(guī)范體系相銜接。

1 符合國家信息化建設和檔案管理的各項方針政策

建立全國檔案信息化標準體系，要按照國家已經(jīng)確定的國家信息化體系及其要素來制定。同時兼容行業(yè)和地方的情況，以求上下兼顧，相互配套，形成較嚴密的體系。

2 符合國情并適合國際間的銜接

世界各國檔案信息化建設飛速發(fā)展，檔案信息化程度成為衡量一個檔案館現(xiàn)代化水平的重要標志。一些開展檔案信息化建設較早的國家如美國、澳大利亞等，這些國家采用先進技術(shù)較早，他們現(xiàn)在遇到的問題，我們將來也可能遇到。因此。中國檔案信息化標準化體系的確定，既要符合中國國情，能反映中國檔案信息化發(fā)展的實際，也要積極吸收國外的先進經(jīng)驗，考慮國家間信息化水平互相接軌的因素。

3 具有綜合性和可操作性

在規(guī)范中國檔案信息化建設的過程中，建立檔案信息化標準體系時，在考慮具有科學性的基礎(chǔ)上，還要遵循兩個主要原則：一方面標準規(guī)范體系要具有綜合性，以盡量少的標準完成綜合信息管理的任務；另一方面要具有可操作性，使設計的指標能客觀地反映問題，以真正做到為政府宏觀決策提供量化的依據(jù)。

4 具有導向性

任何一種標準規(guī)范體系的設置，在實施中都將起到引導和導向作用。為了推動檔案信息化的發(fā)展，檔案信息化標準規(guī)范體系將從促進信息技術(shù)應用、信息人才培養(yǎng)、信息資源開發(fā)利用、提高信息化在檔案事業(yè)發(fā)展中主導作用的效果等方面加以引導，使中國檔案信息化標準規(guī)范體系建立在科學、可靠和可行的基礎(chǔ)之上，建立在促進中國檔案信息化水平的快速提高、盡快縮小與國際間檔案信息化發(fā)展差距的基礎(chǔ)之上。

檔案信息化標準規(guī)范體系的建設，可以從管理、業(yè)務和技術(shù)等三個層面來制定和推行。

5 管理性標準規(guī)范

管理性規(guī)范，即對數(shù)字檔案的管理提供的一套規(guī)則。包括數(shù)字檔案相關(guān)概念定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、真實性保證、檢索路徑、利用方式等。

管理規(guī)范需要國家檔案行政管理部門制定并統(tǒng)一推廣實施，以保證數(shù)字檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享。通過借鑒現(xiàn)有的標準規(guī)范，并制定一系列數(shù)字檔案館管理規(guī)則，明確檔案館工作人員的職責和任務，以及用戶的權(quán)利和義務，以保證檔案信息化建設各項工作的正常開展。

6 業(yè)務性標準規(guī)范

業(yè)務規(guī)范與標準，是針對數(shù)字檔案業(yè)務處理進行規(guī)范化管理，其范圍包括與檔案信息化建設相關(guān)的，涉及數(shù)字檔案的術(shù)語標準、資源標識、描述、數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標準等。在檔案信息化建設過程中，有必要根據(jù)數(shù)字檔案管理的特點以及網(wǎng)絡應用的特點，進一步制定相關(guān)的業(yè)務規(guī)范與標準。目前，國家檔案行政管理部門制定的一些標準和規(guī)范正在得到廣泛的推行。比如：在機關(guān)文件歸檔范圍和保管期限方面，國家檔案局印發(fā)的《關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定（征求意見稿）》。

在電子文件歸檔管理規(guī)范方面，國家檔案局正在制定國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范 征求意見稿）。它規(guī)定了在公務活動中形成的，具有保存價值的電子公文的收集、積累、歸檔及數(shù)字檔案管理的一般方法。

由于我國目前對電子文件和數(shù)字檔案真實性和完整性的衡量標準在學術(shù)界還有爭議，數(shù)字檔案的法律效力也還沒有得到正式認可，這給數(shù)字檔案館的權(quán)威性和利用價值帶來了一些疑義。

7 技術(shù)性標準規(guī)范

技術(shù)性標準規(guī)范，包括數(shù)字檔案的術(shù)語標準、資源標識、描述、存儲、交換、管理和使用標準、數(shù)據(jù)格式標準、軟硬件設施建設技術(shù)標準等。技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設施建設技術(shù)標準、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標準、存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。

電子文件元數(shù)據(jù)集標準，如元數(shù)據(jù)集的結(jié)構(gòu)（層次）：電子文件元數(shù)據(jù)集作為一個附屬的數(shù)據(jù)集合始終和數(shù)字檔案本身保持著密切的邏輯聯(lián)系，一份數(shù)字檔案對應一個數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)集，它記錄了數(shù)字檔案所有的特征，是保證檔案的法律效力，對檔案進行維護和檢索利用的重要依據(jù)。數(shù)字檔案存儲格式與載體標準：對不同媒體的數(shù)字檔案的接收、存儲和輸出格式、參數(shù)指標和載體形式進行統(tǒng)一規(guī)范，目前標準中所涉及的數(shù)字檔案媒體有數(shù)據(jù)（庫）、文本、表格、聲音、圖形、圖象、視頻、動畫、多媒體。

為了適應數(shù)字檔案館開放性的要求，遵循優(yōu)先采用國內(nèi)外現(xiàn)有技術(shù)標準與規(guī)范的原則，在廣泛收集現(xiàn)有標準與規(guī)范的基礎(chǔ)上，與國內(nèi)外同行及計算機技術(shù)人員進行了深入的研究與協(xié)商，對現(xiàn)有標準與規(guī)范進行補充和完善，從而形成一套適用于中國國情的檔案信息化建設的業(yè)務標準規(guī)范。既有利于數(shù)字檔案館實現(xiàn)標準化管理和運作，又可以保證與國內(nèi)外現(xiàn)行規(guī)則保持一致，便于順利與外部接軌。推薦使用標準規(guī)范應優(yōu)先采用國際標準，其次采用國際同類項目使用的工業(yè)標準和事實標準。目前需要注意研究下列幾類情況：一是可用的已有的標準，二是需要制定的標準，三是需要繼續(xù)研究和開發(fā)的標準，四是需要更新的標準。

檔案信息化相關(guān)標準的制訂，應該有組織有計劃地進行，由檔案界、信息產(chǎn)業(yè)界以及與標準相關(guān)的國內(nèi)軟件商共同參與。與此同時，還應該充分參考圖書館、電子商務、辦公自動化等相關(guān)的技術(shù)標準，以及國內(nèi)外相關(guān)行業(yè)在這方面所做的工作。在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)國際標準和通用規(guī)范，緊密結(jié)合現(xiàn)行檔案管理的技術(shù)標準和業(yè)務規(guī)范，逐步推出相關(guān)的標準規(guī)范，最終形成檔案信息化的標準規(guī)范體系。

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