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      施工企業(yè)如何通過財(cái)務(wù)共享中心提升財(cái)務(wù)管理水平

      2014-03-29 22:04:39黃明楨
      當(dāng)代經(jīng)濟(jì) 2014年12期
      關(guān)鍵詞:服務(wù)中心財(cái)務(wù)人員流程

      ○黃明楨

      (中交二航局武漢財(cái)務(wù)共享中心 湖北 武漢 430014)

      財(cái)務(wù)共享服務(wù)是一種將一部分現(xiàn)有的經(jīng)營(yíng)只能集中到一個(gè)新的半自主的業(yè)務(wù)單元的合作戰(zhàn)略。這樣的財(cái)務(wù)管理模式對(duì)于資金流動(dòng)大的施工企業(yè)來說十分必須,因?yàn)樗凶约簩iT的管理結(jié)構(gòu),很好的提高了工作效率、創(chuàng)造了更大的價(jià)值、節(jié)約了成本,最重要的是提高了對(duì)內(nèi)部客戶的服務(wù)質(zhì)量。

      要分析財(cái)務(wù)共享中心是如何提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的首先就必須要知道財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心所涵蓋的服務(wù)內(nèi)容:應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款、差旅費(fèi)報(bào)銷、總賬與報(bào)表、應(yīng)付工資、固定資產(chǎn)、現(xiàn)金管理與基金管理、員工福利和獎(jiǎng)金的管理、信用控制和收款、財(cái)務(wù)分析及報(bào)告。清楚了共享中心的知能之后,我們才能了解財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)施給企業(yè)帶來的意義。

      一、降低管理成本,提高效率

      施工企業(yè)采取的一般是分散的財(cái)務(wù)核算和管理模式,這樣的管理在開始是有其優(yōu)勢(shì)的,它可以有效地執(zhí)行核算和監(jiān)督職能,但是隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,分散的財(cái)務(wù)核算和管理模式逐漸顯現(xiàn)出其弊端。企業(yè)的各個(gè)部門都設(shè)置有自己一套完整的財(cái)務(wù)職能架構(gòu),包括財(cái)務(wù)經(jīng)理、會(huì)計(jì)和出納,雖然企業(yè)有相關(guān)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)核算的指導(dǎo)工作,但各個(gè)部門之間缺少經(jīng)常性的溝通,都形成了自己固有的行事方法,這就產(chǎn)生了兩個(gè)問題:第一,當(dāng)某個(gè)部門的財(cái)務(wù)工作量出現(xiàn)陡增的情況,其它部門財(cái)務(wù)人員雖然閑置,但由于操作流程和行事方法的不同以及部門與部門之間的責(zé)任分工問題,很難實(shí)現(xiàn)人員的優(yōu)化配置;第二,由于部門的財(cái)務(wù)工作相對(duì)獨(dú)立,無(wú)法形成專業(yè)化分工,每個(gè)財(cái)務(wù)人員都要求掌握比較全面的技能,對(duì)人員素質(zhì)的要求相對(duì)較高,這無(wú)形中給企業(yè)帶來了一筆不小的支出。

      財(cái)務(wù)共享中心把分散在各個(gè)地區(qū)的分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理流程集中到一起來處理,很好地解決了上面出現(xiàn)了問題,同時(shí)這樣做還可以帶來幾方面的好處。

      首先,企業(yè)財(cái)務(wù)處理的流程趨向簡(jiǎn)化、集成化和自動(dòng)化,這使得企業(yè)整個(gè)財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)運(yùn)作實(shí)現(xiàn)了規(guī)?;?,需要的財(cái)務(wù)操作人員數(shù)量大大減少。并且通過流程再造和優(yōu)化,流程實(shí)現(xiàn)的精益化和信息化,從而大大減少了非增值性質(zhì)的工作量,提高了工作效率。

      其次,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的規(guī)模經(jīng)濟(jì),企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過與外部專業(yè)公司的同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng),持續(xù)不斷地提高財(cái)務(wù)運(yùn)作的效率,很好地節(jié)約了成本。除此之外,企業(yè)還可以通過統(tǒng)一引入外部資源,進(jìn)行有效地管理達(dá)到降低成本的預(yù)期。

      再次,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心很好的優(yōu)化了整個(gè)企業(yè)的組織。它相當(dāng)于把企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行了組織再造,把各個(gè)分支機(jī)構(gòu)的非核心業(yè)務(wù)剝離出來,集中到建立的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行一個(gè)統(tǒng)一的運(yùn)作,財(cái)務(wù)相關(guān)工作效率得到了極大的提升,同時(shí)其它部門還可以將精力集中到自身的核心業(yè)務(wù)上去,很好地聚集了企業(yè)的資源發(fā)展其核心業(yè)務(wù)。

      最后,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心用其專業(yè)性可以提升財(cái)務(wù)處理的服務(wù)質(zhì)量,降低企業(yè)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn),從而相應(yīng)地降低了有可能產(chǎn)生的成本。

      從本企業(yè)內(nèi)部調(diào)查數(shù)據(jù)可知:財(cái)務(wù)共享中心建立以后,財(cái)務(wù)相關(guān)員工人數(shù)減少26%,看起來這并沒有給企業(yè)帶來太多的成本降低,其實(shí)不然,當(dāng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立以后,對(duì)于財(cái)務(wù)相關(guān)人員的需要也就基本固定了下來,當(dāng)企業(yè)的業(yè)務(wù)和規(guī)模不斷發(fā)展,原有的模式就必須要有更多的財(cái)務(wù)人員,在共享服務(wù)中心這個(gè)平臺(tái)上則不會(huì)需要大量的財(cái)務(wù)人員增加,甚至無(wú)需增加任何人員,同時(shí)參與共享中心的業(yè)務(wù)成本降低了50%。由此可見,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在降低管理成本和提高工作效率方面成效斐然。

      二、提高管控能力,增強(qiáng)信息的標(biāo)準(zhǔn)化

      財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立以后,企業(yè)的相關(guān)制度和各種操作流程可以得到很好的統(tǒng)一和規(guī)范。對(duì)于一些數(shù)據(jù)信息和內(nèi)部控制可以有更高的要求,從而實(shí)現(xiàn)必要的一致性和標(biāo)準(zhǔn)化,最終提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理和控制水平,降低相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。這里特別需要指出的是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的定義和準(zhǔn)確性是企業(yè)十分關(guān)注的問題之一,它直接關(guān)系到企業(yè)的利益與正常運(yùn)行,通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心這個(gè)平臺(tái)可以建立起一套標(biāo)準(zhǔn)的、統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)體系客觀真實(shí)的反映企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況。

      三、優(yōu)化了財(cái)務(wù)管理工作流程

      建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后,可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的集中化和規(guī)?;瑢?fù)雜的工作變得更簡(jiǎn)單、更標(biāo)準(zhǔn)、更細(xì)化,從而提高財(cái)務(wù)工作效率和質(zhì)量。有一個(gè)形象的比喻可以很好地詮釋這段話,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心就是將很多個(gè)會(huì)計(jì)記賬的工作變成“會(huì)計(jì)工廠”統(tǒng)一運(yùn)營(yíng)的模式。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心整個(gè)規(guī)模服務(wù)經(jīng)營(yíng)過程中,同樣可以引入質(zhì)量管理理念,在共享的環(huán)境下把服務(wù)作為工作的重點(diǎn),將工作的重心聚焦到服務(wù)上來。

      以往的財(cái)務(wù)工作,由于工作流程的不標(biāo)準(zhǔn)和不統(tǒng)一,造成了大量信息的失真以及舞弊現(xiàn)象的出現(xiàn),這對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)工作來說存在巨大的風(fēng)險(xiǎn),現(xiàn)在通過共享服務(wù)的管理模式,集中起來進(jìn)行統(tǒng)一的操作,可以確保企業(yè)用相同的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行同一具體的操作,極大地降低了不合規(guī)情況所帶來的風(fēng)險(xiǎn)和損失。

      很多企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的初衷是成本節(jié)約,其實(shí)其意義遠(yuǎn)不止此。在共享服務(wù)平臺(tái)上處理一些繁瑣和重復(fù)性強(qiáng)的業(yè)務(wù)時(shí),各個(gè)業(yè)務(wù)部分可以將更多的精力專注于自身的核心業(yè)務(wù)上,而平臺(tái)又可以提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的工作程序,這樣極大地避免了業(yè)務(wù)部門之間因?yàn)閷?duì)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行和內(nèi)部管理的偏差和內(nèi)部管理而出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn),使得更多更詳細(xì)的管理數(shù)據(jù)在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)上可以更有可比性,這對(duì)于企業(yè)的財(cái)務(wù)管理是一個(gè)很大的利好消息。另外一個(gè)方面,作為一個(gè)服務(wù)中心,它也可以在比較短的時(shí)間內(nèi)依據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)開發(fā)出更專業(yè)、更有效的服務(wù)技術(shù),并在企業(yè)內(nèi)推廣。

      四、強(qiáng)化了財(cái)務(wù)職能

      “去職能化”這個(gè)詞在企業(yè)中已經(jīng)不算陌生,很多部門的服務(wù)模式都在朝這個(gè)方面發(fā)展。但是財(cái)務(wù)共享服務(wù)則有所不同,它仍然強(qiáng)調(diào)管理和控制模式,在標(biāo)準(zhǔn)化的平臺(tái)上還要對(duì)企業(yè)其它部門的專業(yè)性財(cái)務(wù)管理要求予以考慮。

      例如,會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)在進(jìn)入共享服務(wù)機(jī)構(gòu)之前,它的內(nèi)部控制體系、風(fēng)險(xiǎn)管理、資金調(diào)度等的設(shè)置情況,在后續(xù)共享流程取代了原有分散流程后,需要考慮和研究如何在保持對(duì)原有財(cái)務(wù)管理和內(nèi)控職能的基礎(chǔ)上,去更好地承接、融合以及標(biāo)準(zhǔn)化這些相關(guān)運(yùn)作和產(chǎn)生的種種問題。在這個(gè)設(shè)置和思考的過程中,管理控制模式需要考慮的問題是財(cái)務(wù)共享服務(wù)是在財(cái)務(wù)服務(wù)領(lǐng)域內(nèi)履行企業(yè)所賦予的各種財(cái)務(wù)職能,所以它的內(nèi)部交易處理職能的意義遠(yuǎn)不如強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理這一職能明顯和重要。

      因此,企業(yè)在實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)過程中大部分都會(huì)采用保留原先財(cái)務(wù)職能部門里從事職能管理、共享服務(wù)機(jī)構(gòu)相對(duì)與之分離這樣的模式。因?yàn)榭紤]到管控模式下專業(yè)化財(cái)務(wù)共享服務(wù)的流程已經(jīng)包含了多種財(cái)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)控制以及支撐的功能,所以企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理職能實(shí)際上已經(jīng)被二元化,這種情況下,必須通過共享服務(wù)模式的設(shè)計(jì)、部門結(jié)構(gòu)的設(shè)置、流程的開發(fā)與協(xié)調(diào)等方式來進(jìn)行磨合。

      五、強(qiáng)化了總部監(jiān)控職能

      在企業(yè)原有的分散的財(cái)務(wù)核算和管理模式下,基層財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)具有相當(dāng)大的自主性和靈活性,公司財(cái)務(wù)管理部門無(wú)法及時(shí)和真實(shí)地掌握基層部門的財(cái)務(wù)狀況。這種情況下,公司的財(cái)產(chǎn)安全性很難保障,不確定因素給企業(yè)帶來的損失無(wú)法估計(jì)。

      財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以很好的解決這個(gè)問題。服務(wù)中心是以流程和業(yè)務(wù)分工的財(cái)務(wù)作業(yè)模式進(jìn)行財(cái)務(wù)工作,單據(jù)都是隨機(jī)分配到中心的每位財(cái)務(wù)人員手中,業(yè)務(wù)人員與財(cái)務(wù)人員之間并沒有任何直接的接觸,他們之間進(jìn)行串通的可能性大大降低。另外,數(shù)據(jù)在平臺(tái)上都是共享的,在這種情況下,各個(gè)部門的支出、收入及業(yè)務(wù)費(fèi)用都是可以查找的,其透明程度十分之高,企業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員可以很方便的對(duì)各個(gè)部門的財(cái)務(wù)及預(yù)算進(jìn)行合理分析,起到了很好的監(jiān)督作用。

      另外,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立對(duì)企業(yè)的人力資源整合也是起到了很好的促進(jìn)作用。由于基礎(chǔ)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)從分散的各個(gè)部門集中到共享服務(wù)中心,那么服務(wù)中心就需要一批有能力的高端財(cái)務(wù)管理人員來承擔(dān)組織具體資本運(yùn)作、預(yù)算管理、投資和資金活動(dòng)管理等財(cái)務(wù)管理職責(zé),這給相關(guān)人員提供了很好的展現(xiàn)自己實(shí)力的平臺(tái),也很好地突出了財(cái)務(wù)管理的重要地位。同時(shí),各個(gè)部門由于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的集中,原有的財(cái)務(wù)人員釋放了手中的工作,部門從繁瑣的日常核算工作中釋放出來協(xié)助各部門進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策,強(qiáng)化了部門自身專業(yè)性業(yè)務(wù)的開展,最終強(qiáng)化了企業(yè)戰(zhàn)略核心能力。

      除此以外,報(bào)表格式的統(tǒng)一、數(shù)據(jù)來源口徑的一致等也是財(cái)務(wù)共享中心帶給企業(yè)的變化,這些細(xì)微的變化可能一時(shí)無(wú)法看出其效果,但隨著企業(yè)的發(fā)展和壯大,企業(yè)潛在的獲益會(huì)逐漸顯現(xiàn)出來。

      六、企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的不足

      企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心已經(jīng)有一段時(shí)間了,大體上基本達(dá)到預(yù)期目標(biāo),但也出現(xiàn)了不少問題。

      首先,財(cái)務(wù)集中使得財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)完全分離,財(cái)務(wù)人員僅僅是處理大量的數(shù)據(jù),沒有任何業(yè)務(wù)經(jīng)歷,對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)的敏感度還不夠,這對(duì)企業(yè)的發(fā)展是有害無(wú)益的。

      其次,共享服務(wù)中心建立初期的支出十分龐大,主要包括兩方面:第一,服務(wù)中心的財(cái)務(wù)人員需要不斷的與基層部門的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行溝通,需要盡快了解各基層部門的財(cái)政狀況,才能進(jìn)行中心的建設(shè)工作;第二,中心還未完全成熟和獨(dú)立運(yùn)行之前,各基層部門的財(cái)務(wù)部門任然需要保留來保障日常的財(cái)務(wù)工作,而此時(shí)中心人員又已經(jīng)在履行其工作,工資支出沒有減少反而大量增加。

      再次,信息管理與系統(tǒng)成本的大量支出。財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行的前提就是各基層財(cái)務(wù)部門提供的原始數(shù)據(jù),而這些龐大的原始數(shù)據(jù)需要專業(yè)的信息管理模式來進(jìn)行處理,而這個(gè)模式的開發(fā)、運(yùn)行與管理需要大量的花費(fèi),這本身給企業(yè)就帶來了很大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

      最后,財(cái)務(wù)共享中心建立的出發(fā)點(diǎn)是細(xì)化財(cái)務(wù)工作,提高財(cái)務(wù)管理水平。其中,最重要的一點(diǎn)就是讓每個(gè)財(cái)務(wù)人員都有自己專一的工作,他們不需要了解財(cái)務(wù)管理的每一個(gè)過程,只要將自己這一部分做好,這帶來的問題就是大量重復(fù)的簡(jiǎn)單業(yè)務(wù)操作、工作一成不變枯燥無(wú)味、機(jī)械勞動(dòng)過多,最終的結(jié)果就是財(cái)務(wù)人員的流動(dòng)性十分大,工作交接不順、新人的培訓(xùn)等都會(huì)影響到中心的工作效率。

      [1]段培陽(yáng):財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的典型案例分析與研究[J].金融會(huì)計(jì),2009(9).

      [2]孟輝:淺談通過財(cái)務(wù)共享中心提升財(cái)務(wù)管理水平[J].財(cái)經(jīng)界(學(xué)術(shù)版),2013(8).

      [3]劉驍:財(cái)務(wù)管理新模式:財(cái)務(wù)共享服務(wù)[J].繼續(xù)教育研究,2011(3).

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