高職院校檔案利用的問題與對(duì)策

王莉萍，田 敏，余 涵

（長(zhǎng)江工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，武漢430212）

1 高職院校檔案利用存在的問題

高職院校檔案是高等職業(yè)教育機(jī)構(gòu)從事招生、教學(xué)、管理等活動(dòng)直接形成、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。是高職院校發(fā)展、人才培養(yǎng)的真實(shí)記錄。高職院校檔案的利用貫穿了高職院校檔案工作的整個(gè)流程。長(zhǎng)期以來(lái)，高職院校檔案部門雖然在檔案服務(wù)與利用方面傾注了很多心力，但仍然不能滿足當(dāng)今社會(huì)信息化高速發(fā)展的要求。隨著人們對(duì)《檔案法》的逐步認(rèn)識(shí)，在強(qiáng)化注重檔案保管的同時(shí)，更要重視檔案的開發(fā)利用。但目前高職院校檔案工作所提供的服務(wù)利用還跟不上形勢(shì)的發(fā)展，尚存在一些亟待解決的問題。

1.1 檔案服務(wù)利用率較低

當(dāng)前，許多高職院校師生員工對(duì)檔案和檔案工作了解甚少，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，部分學(xué)生檔案意識(shí)淡薄，棄檔、丟檔現(xiàn)象十分嚴(yán)重。由于不了解檔案館（室）里有些什么東西，甚至不清楚檔案部門的實(shí)際職能，許多人喪失了獲取檔案信息的機(jī)會(huì)，許多人根本沒有意識(shí)到自己的需求可以從檔案中獲得。一些高職院校，對(duì)檔案利用重要性的宣傳不夠，對(duì)檔案知識(shí)宣傳不到位，師生員工對(duì)檔案利用意識(shí)比較淡薄，導(dǎo)致檔案利用率較低。

1.2 檔案服務(wù)開放程度不夠

檔案服務(wù)意識(shí)淡薄。一些高職院校檔案管理仍處在“重藏輕用”的被動(dòng)、單一、封閉狀態(tài)，有限的檔案利用工作都是在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，只要按時(shí)接收、按時(shí)開放、提供憑據(jù)就行了，坐等利用者上門，主動(dòng)介入的服務(wù)意識(shí)較差。檔案人員一直充當(dāng)著檔案實(shí)體的“保管員”角色。嚴(yán)重脫離社會(huì)需求和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，幾乎成為被人們遺忘的角落。

1.3 檔案館藏范圍太窄

高職院校檔案館（室）作為內(nèi)部機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理學(xué)校的文書檔案、科研檔案、專門檔案及實(shí)物檔案等不同類別的檔案。但由于制度不健全或沒有制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施、兼職檔案員配備不穩(wěn)定等原因，真正能做到將這些檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)全部收集進(jìn)館的卻不多。實(shí)物、聲像檔案嚴(yán)重匱乏，反映學(xué)校辦學(xué)特色、專業(yè)特色、師資特色、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)特色、管理特色、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)等特色檔案寥寥無(wú)幾。檔案移交滯后，接收面窄，導(dǎo)致檔案的利用與服務(wù)面狹窄，不能滿足高職院校師生對(duì)檔案利用與服務(wù)多元化的要求。

1.4 檔案利用缺乏有效檢索工具

許多高職院校檔案館（室）現(xiàn)有的信息技術(shù)應(yīng)用相對(duì)落后，目前我省56所高職院校中大多數(shù)檔案館（室）還沒有建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或有效使用檔案管理系統(tǒng)軟件，資源數(shù)字化程度低、可檢索性差，檔案部門編制的手工檢索工具大部分都是按照檔案門類編制的，檔案材料是分散保存在各門類檔案中，由于沒有有效的檢索工具，造成檔案信息資源難以快捷、準(zhǔn)確地檢出，這在很大程度上影響了檔案資源的利用。

1.5 檔案工作專業(yè)人才缺乏

目前，高職院校檔案館（室）普遍存在人員偏少，年齡偏長(zhǎng)、學(xué)歷偏低，檔案工作人員隊(duì)伍整體素質(zhì)不高，人員也不穩(wěn)定，特別是兼職檔案員，絕大部分沒有接受過檔案人員上崗培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案專業(yè)知識(shí)普遍缺乏，難以適應(yīng)當(dāng)前高職院校檔案事業(yè)的發(fā)展需要，極大地影響了檔案服務(wù)利用工作的發(fā)展。

2 改善策略

要改變上述現(xiàn)狀，做好檔案服務(wù)工作，不斷提高高職院校檔案利用率，應(yīng)著重做好以下幾個(gè)方面的工作。

2.1 加大檔案利用的宣傳教育力度

采用多種形式，利用各種機(jī)會(huì)，經(jīng)常開展檔案基本知識(shí)和檔案法制及學(xué)校檔案工作宣傳教育?？衫孟铝行问介_展宣傳教育活動(dòng)：檔案陳列展覽、咨詢服務(wù)、檔案利用實(shí)例、院刊、板報(bào)答卷等，宣傳室藏檔案的內(nèi)容、種類，公布利用實(shí)例和實(shí)效；可利用下列機(jī)會(huì)開展宣傳教育活動(dòng)：新生入學(xué)教育時(shí)列入教育專題；每學(xué)年組織一次專題班會(huì)；每年開展專題講座；把檔案基本知識(shí)教育納入高職院校素質(zhì)教育體系人才培養(yǎng)方案，甚至可以開設(shè)選修課，計(jì)算學(xué)分?？傊酶鞣N途徑促進(jìn)師生員工對(duì)學(xué)校檔案和檔案工作的了解、認(rèn)識(shí)和支持，吸引越來(lái)越多的利用者來(lái)利用檔案，把檔案變成從專業(yè)人士到普通大眾都耳熟能詳?shù)拿~，真正實(shí)現(xiàn)檔案工作從幕后轉(zhuǎn)到臺(tái)前，為提高檔案的利用率奠定基礎(chǔ)。

2.2 進(jìn)一步優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)

檔案的收集是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，只有完整、系統(tǒng)地收集好門類齊全的檔案材料，才能有效促進(jìn)檔案的服務(wù)利用。優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)，豐富檔案館藏內(nèi)容，首先要改革和創(chuàng)新高職院校檔案管理的體制機(jī)制，明確高職院校檔案館（室）是一個(gè)功能及職責(zé)明確清晰的獨(dú)立單位，配有專職負(fù)責(zé)人，明確一名院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分管。其次是要加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)，要制定符合高職院校自身實(shí)際的檔案管理規(guī)章制度，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。如制定切合本單位實(shí)踐的《檔案管理實(shí)施細(xì)則》等制度，使《中華人民共和國(guó)檔案法》中核心內(nèi)容和重要要求得到充分體現(xiàn)。第三，針對(duì)當(dāng)前教職員工收集、整理、移交檔案不積極、不主動(dòng)的情況下，要采取硬性措施，限定時(shí)間、明確收集檔案要求，其工作完成的好壞，與其工作業(yè)績(jī)和績(jī)效工資掛鉤，兼職檔案員的工作要計(jì)算一定工作量等。從而提高各單位各部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員、輔導(dǎo)員和班主任檔案工作意識(shí)。

要多渠道，多形式，及時(shí)接收和征集富有歷史價(jià)值的檔案，鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)捐贈(zèng)檔案。要特別收集散失在社會(huì)、行業(yè)企業(yè)和個(gè)人手中與本校有關(guān)的人物檔案、特色檔案、學(xué)校參與重大工程建設(shè)檔案、歷史照片等，以彌補(bǔ)館（室）藏檔案材料的不足。高職院校的學(xué)籍檔案是目前利用量最大的檔案，應(yīng)該盡可能地收集、收全。

隨著辦公自動(dòng)化的普及、電子檔案的增多，高職院校檔案館（室）可直接在網(wǎng)上征集學(xué)校在管理、教學(xué)、科研和實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)中產(chǎn)生的電子檔案資料，做到檔案收集齊全、載體多樣、整理規(guī)范、管理科學(xué)。

2.3 提高檔案利用的廣度和深度

改變長(zhǎng)期以借閱型、證明型和咨詢型的被動(dòng)提供利用方式為報(bào)道型、編研型、宣傳型、網(wǎng)絡(luò)型、技術(shù)型主動(dòng)提供利用方式。可利用電話預(yù)約、傳真、電子郵件等現(xiàn)代技術(shù)手段獲取遠(yuǎn)程檔案信息服務(wù)。實(shí)現(xiàn)以檔案為主體的情報(bào)、資料、技術(shù)圖書、專利文獻(xiàn)等一體化信息中心，使靜態(tài)信息與動(dòng)態(tài)信息、內(nèi)部信息與外部信息融為一體，有機(jī)結(jié)合，達(dá)到由單一信息服務(wù)利用變?yōu)楹铣尚畔⒎?wù)利用。使高職院校檔案的價(jià)值通過全面的服務(wù)和深度的利用得以實(shí)現(xiàn)。

要搞好檔案編研工作，緊密結(jié)合高職院校的教學(xué)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、管理、招生、創(chuàng)業(yè)就業(yè)等工作，做到不僅能提供檔案原件，也能提供深加工的檔案信息產(chǎn)品，運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)從錯(cuò)綜復(fù)雜的案卷中提煉出有價(jià)值的信息滿足各方面的需求，為利用者提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。不斷創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，以更加靈活的方式滿足廣大師生員工的需求。

2.4 提高檔案管理現(xiàn)代化水平

目前，我省許多高職院校正在根據(jù)2014年4月湖北省政府辦公廳《湖北“國(guó)家教育信息化試點(diǎn)省”建設(shè)實(shí)施方案的通知》和湖北省教育廳《關(guān)于開展2014年職業(yè)教育信息化試點(diǎn)工作的通知》的要求，積極申請(qǐng)立項(xiàng)工作，不斷提高職業(yè)教育信息化水平，逐步實(shí)現(xiàn)校園數(shù)字化。要抓住這一有利時(shí)機(jī)，加快高職院校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平。檔案工作者要積極主動(dòng)參與進(jìn)來(lái)，要把檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)納入到數(shù)字化校園建設(shè)之中。

要逐步建立完備的檔案檢索體系，以計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)為主，以其他相關(guān)檢索工具為輔，建立具有高職院校檔案自身特征的數(shù)據(jù)庫(kù)，將利用率較高、具有主要參考作用的檔案數(shù)字化，優(yōu)先將涉及學(xué)生學(xué)籍、人才培養(yǎng)方案、職工績(jī)效考核、科研等內(nèi)容的紙質(zhì)檔案通過全文掃描、數(shù)碼錄入等方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息。建立共享數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)校各部門可通過權(quán)限分配使用數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息。

建立高職院校綜合檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校辦公系統(tǒng)之間的無(wú)縫對(duì)接。在本校區(qū)建立文檔一體化管理模式，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，可以統(tǒng)一軟件、館室聯(lián)網(wǎng)，逐步實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)上指導(dǎo)、歸檔、移交和查詢利用等工作。

進(jìn)行檔案部門之間、檔案部門與利用部門之間的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，可全天候?yàn)橛脩舴?wù)，利用者通過互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)可以查找、閱讀、下載檔案信息，免除了利用者奔波的勞累，節(jié)約了社會(huì)成本，提高了效率。實(shí)現(xiàn)與用戶的零距離服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在更大范圍的共享。最大程度地滿足師生員工的各種需要。提高檔案的利用服務(wù)水平。

2.5 建立復(fù)合型高素質(zhì)檔案專兼職隊(duì)伍

要加強(qiáng)檔案員隊(duì)伍建設(shè)。對(duì)于現(xiàn)有檔案工作的專職人員，要保持隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，要不斷提高檔案現(xiàn)代化科技知識(shí)和技能的水平，不斷追求高標(biāo)準(zhǔn)、高層次。高職院校在引進(jìn)各類教學(xué)人才的同時(shí)，也要積極引進(jìn)檔案專業(yè)的人才，其學(xué)歷應(yīng)在碩士研究生及以上水平。要加強(qiáng)兼職檔案員聘任培養(yǎng)，將檔案工作列入兼職檔案員崗位職責(zé)和年終考核工作內(nèi)容之一，努力培養(yǎng)和造就一批高素質(zhì)的專兼職檔案員隊(duì)伍。

通過組織參加崗位培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)交流以及開展專題研究等活動(dòng)，不斷加強(qiáng)檔案工作者檔案現(xiàn)代化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，將檔案工作者培養(yǎng)成為“復(fù)合型”“信息化專家”人才，讓廣大師生員工了解、信任，做到“導(dǎo)”有人聽，“引”有人隨，使檔案查閱利用服務(wù)向縱深和專業(yè)化方向發(fā)展。