對社會工作檔案管理的初步認識和探索

曹彥

（上海頌藝文化工作室，上海 200001）

對社會工作檔案管理的初步認識和探索

曹彥

（上海頌藝文化工作室，上海 200001）

社會工作是利用專業(yè)手段助人的一項活動，是和諧社會建設不可或缺的事業(yè)。檔案是歷史記憶的留存，是經過歸檔程序被保留的具有各種價值的文件資料。社會工作在發(fā)展過程中形成的各種文件資料對社會管理和建設都具有重要的價值，應當立卷歸檔、形成檔案，進行有效保管和利用。社會工作檔案管理是社會工作中的薄弱環(huán)節(jié)，也是檔案管理的新領域，需要加以重視，探索有效方法，使其走上規(guī)范化的軌道。

社會工作；社會工作者；檔案管理；法定檔案；編研

檔案是一種歷史記憶，是對國家建設、社會活動和人們生活中已發(fā)生的、具有保存價值的各種事件內容的真實記錄和生動留存。社會工作是一種專業(yè)的助人活動，作為當前社會管理和建設中的新領域、新行業(yè)，對體現(xiàn)以人為本、關注服務民生、促進社會和諧具有重大意義。社會工作在開展過程中形成的各種文件、資料、宣傳品較豐富，對其專業(yè)化、職業(yè)化建設具有較強的存史和參考價值，是社工檔案的重要來源。無論從社會工作發(fā)展角度還是檔案管理拓展角度，都應當加強對社工檔案的收集、整理、保管和利用，提高社工檔案管理的科學化、規(guī)范化和系統(tǒng)化建設水平，以發(fā)揮社工檔案的獨特作用。鑒于目前社工檔案管理問題還未引起普遍關注，故在此拋磚引玉，作一下初步的認識和探討。

一、重視社會工作檔案管理的意義

（一）社工事業(yè)的記憶留存

檔案是人類社會活動軌跡的留存，具有“資政惠民、存史育人”的重要功效。社會工作是一種為面臨社會問題、亟待幫助解決的人們特別是弱勢群體提供專業(yè)服務的工作，對落實科學發(fā)展觀、構建和諧社會意義重大。探索社會工作檔案管理，將社工在實踐中形成和積累的各種有價值的資料收集整理、立卷歸檔，形成檔案，從目前社會工作在中國內地尚屬起步階段就開始“留存記憶”，無異于保留了一部完整的“社工發(fā)展史”。通過對社工檔案的檢索，可以從中了解到如何資政，即政府創(chuàng)新社會管理模式、扶持公民社會發(fā)育、購買民間組織服務來承接政府職能；如何惠民，即社工發(fā)揮專業(yè)技巧，為服務對象增強自信、推薦就業(yè)、排憂解難；如何存史，即我國社會工作的發(fā)展脈絡、大事要事、體制機制；如何育人，從社工的專業(yè)服務中，傳播“平等、尊重、愛心、接納”等人文理念。

（二）專業(yè)建設的參考資料

社會工作是專業(yè)的助人活動，其服務方式具有較強的科學性和藝術性。社工開展個案工作、小組工作、社區(qū)工作等專業(yè)方法以及舉辦大型活動、特色項目的資料，都是其專業(yè)檔案的重要組成部分。檔案不僅記錄了歷史活動的事實和經過，而且記錄了人們在各種社會實踐活動中的思想發(fā)展狀況，具有可靠而廣泛的參考作用，“珍藏檔案存真求實，探索規(guī)律知往鑒來”[1]。在上述專業(yè)工作的表單中，有計劃書，有服務記錄，也有結案報告，撰寫了社工對工作成效的評估、心得體會和不足的反思教訓，真實地記載了社工從事專業(yè)助人活動的過程、成效和經驗，對促進社工專業(yè)化建設具有很高的參考價值。

（三）檔案管理的領域拓展

我國檔案工作實行“統(tǒng)一領導、分級管理”的組織原則和管理體制，從中央到地方各級黨委政府，設立檔案局這一檔案行政管理部門來統(tǒng)籌、協(xié)調、指導本層級各部、委、辦、局（廳）及所屬團體、企事業(yè)單位的檔案工作，實行“局館合一”制度，各部門單位保存超過一定年限的永久性檔案，統(tǒng)一移交本級檔案館收藏，既有利于檔案的集中保管利用，也豐富了各級檔案館的館藏門類。社會工作機構大多屬于民辦非企業(yè)，即非政府組織（英文簡稱NGO），其檔案未歸為法定檔案。但各社工機構均通過民政部門注冊登記，廣義上屬于民政工作的一部分，且各機構按各自業(yè)務，均有政府主管部門，尤其是一些對政府部門依附性較強的機構，其社工檔案可視為機關部門檔案的一個種類或民政檔案的一個門類。加強社工檔案管理，將社工檔案視為機關主管部門檔案或民政檔案的有機組成部分，并在達到規(guī)定年限后統(tǒng)一移交本級檔案館，延伸了檔案管理領域，豐富了檔案館藏資源。

（四）服務案主的信息資源

社會工作具有服務性，檔案工作也具有服務性，檔案工作的服務性是通過把檔案中有價值的信息資源向人們開放、給人們利用所體現(xiàn)的。在社工檔案中，對服務對象均建立“一人一檔”，包括服務對象的個人及家庭基本情況登記、面臨問題及成因分析報告、目前狀況和需求調查表、日常服務記錄等，這些對社工全面、客觀地分析案主的心理狀態(tài)、需求動機、成長經歷和家庭社會環(huán)境對自身人格的影響、進而制定有針對性的介入措施是有效的信息資源。此外，通過社工查詢，把歸檔的社區(qū)資源手冊、各種政策法規(guī)匯編和辦事指南中的信息向案主提供，為解決案主的一系列民生需求發(fā)揮了積極作用。

二、社會工作檔案的涵蓋內容

（一）文書檔案

社工機構在履行日常行政管理職能和推進黨團工會建設中形成的各種規(guī)范文件和書面材料，均可歸為文書檔案，包括機構制定的規(guī)章制度、工作計劃和總結、下發(fā)的通知、上呈的請示與報告、上級的批示和批復、與相關部門之間的函、編輯的簡報、撰寫的會議記錄和會議紀要、評優(yōu)的申報材料、社工人事檔案、黨團員花名冊和組織發(fā)展材料、各類基礎性數據統(tǒng)計報表等。

（二）專業(yè)檔案

這是指社工機構在從事助人的業(yè)務活動中形成的各種檔案，包括服務對象檔案、個案工作檔案、小組工作檔案、社區(qū)工作檔案、大型活動檔案、品牌項目檔案等，檔案內有案主基本情況登記表、開案申請書、服務計劃書、服務過程記錄、案主自我評估表、結案評估報告、項目（活動）策劃書、活動議程和主持稿、項目（活動）經費預算報告、項目（活動）工作人員分工情況安排等。

（三）實物檔案

這是在社會工作發(fā)展過程中，由專業(yè)化、職業(yè)化建設所產生的各種帶有文字標注或說明、具有紀念意義和保存價值的非紙質物品，最典型的就是用于上級部門授予榮譽稱號、服務對象和社會單位表達感謝、證明獲得某種資質資歷為載體的獎牌、獎狀、獎杯、證書和錦旗等。

（四）電子、聲像檔案

這些類型檔案大多以計算機網絡、多媒體、數據庫、磁帶、光盤等技術設備為載體，區(qū)別于普通的紙質檔案，例如錄入服務對象基本情況的信息管理系統(tǒng)；會議領導講話的錄音帶；大型、重要會議和活動的錄像帶或視頻。此外也有少部分以紙質為載體的，比如沖印的照片、印刷的宣傳海報。

（五）相關編研成果

社工檔案是經過歸檔程序后被保管的具有較高價值的社工機構資料，對推動社會工作專業(yè)化、職業(yè)化建設能夠起到參考、借鑒的作用。但社工檔案的組卷、產生，往往是以某一時間、區(qū)域、事件或某種具有關聯(lián)的內在邏輯所形成的，有價值的信息難免被分散在不同的案卷中。保管檔案的目的全在于利用，編研工作是一種對檔案信息資源進行加工、對檔案中所包含的知識進行再生產的工作[2]。通過檔案編研，以社工檔案為基礎，把相關多個案卷中有價值的、有聯(lián)系的信息富集起來，形成編研成果，將有助于對社會工作的歷程回顧和本體研究。例如在社工個案工作檔案的基礎上，根據服務過程記錄和評估報告，撰寫案例故事，匯編成《社工個案小故事集》；根據社工文書檔案資料，撰寫社工機構組織沿革和大事記，匯編社工職業(yè)道德、管理條例、崗位職責、勞動紀律、休假規(guī)定、薪資待遇等文件，制作《社工工作手冊》等。

三、目前社會工作檔案管理存在的問題

（一）尚未納入國家法定檔案范圍

社工機構大多在性質上是民辦非企業(yè)，屬于“兩新”組織中的新社會組織，游離于傳統(tǒng)政府體制外。由于“非體制內”，因此社工檔案目前在實踐上尚未被明確列入法定檔案范圍。所謂法定檔案，是指對國家和社會具有保存價值的檔案。對這類有保存價值的檔案，屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區(qū)、直轄市的檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后明確具體范圍。但是，此項工作還未步入實踐。盡早明確普遍適用的法定檔案范圍，這已是當務之急[3]。社會工作是基層政權建設和社會管理創(chuàng)新的重要途徑和有效手段，社工檔案對國家發(fā)展和社會建設的價值不言而喻。未把社工檔案列為法定檔案對社工檔案的收集、整理、保管和利用極為不利。

（二）部門機構缺乏立卷歸檔意識

雖然目前社工檔案未被明確納入法定檔案范圍，但是社工檔案對國家和社會的保存價值是客觀存在的事實。法定檔案受檔案法律的調整和保護，固然重要，但法定檔案以外的普通檔案也并不是說可以完全忽略其價值和存在。本著對國家、對社會、對歷史、對人民高度負責的精神，無論是社工機構還是政府主管部門或民政部門，都應對社工檔案管理加以重視。目前，社工機構在工作中幾乎每天產生大量文件資料，但是在使用完這些文件資料之后，卻未對其進行整理、未對其有無保存價值進行鑒定，從而也就不可能把有價值的文件資料通過立卷歸檔程序轉化為檔案。問題的關鍵在于社工機構和主管部門、民政部門都缺乏立卷歸檔的意識，未能很好地指導社工機構對檔案進行收集整理，造成了許多有價值的檔案散失。

（三）檔案管理力量和設施較薄弱

即使具備了歸檔意識，但從目前的現(xiàn)狀來看，絕大多數社工機構缺乏從事專職檔案管理的人員力量和設備條件。大多數社工機構為民辦非企業(yè)，依靠“社團自主運作”，即使有政府主導推動、購買服務，政府劃撥的經費主要用于日常辦公和業(yè)務工作，經費捉襟見肘，很難再有財力招聘專職的檔案管理人員、建設標準的檔案庫房、購買“八防”設備。目前，社工機構的檔案管理基本上由文員兼任，辦公場地狹小、無專門的檔案庫房，即使將文件資料整理歸檔，由于客觀空間和因素的限制，檔案往往是堆積、疊放在一起，無法裝入檔案盒中按編號整齊排列，給查找、安全帶來不少難度。社工機構文員在未經培訓的情況下，普遍缺乏檔案管理的科學知識，僅憑文件管理的經驗開展工作，專業(yè)化水準較低。

（四）現(xiàn)有檔案數量少且保管分散

目前，社會工作僅在沿海發(fā)達地區(qū)的北京、上海、深圳、杭州等大中城市開展，從全國范圍來看，社會工作尚未全面推開，仍處于試點階段，因此社工檔案相比其他領域檔案，從基數上肯定是相對少的。同時，一些政府主導推動、購買服務、具有官方背景的社工機構，可能受政府主管部門或民政部門影響，會重視本機構檔案管理工作，或基于政府對社團的指導關系，將有保存價值的文件資料移交政府部門，成為政府部門檔案的有機組成部分；一些純民間性的、完全自主運作的社工機構，有些可能因具備檔案意識而加強對文件資料的歸檔工作。但是，重視檔案管理的社工機構總體上還是很少的，形成的檔案數量也較少。而且，由于條線上的互不隸屬、各自為政，社工檔案的保管具有分散性，分散在民政、衛(wèi)生、教育、綜治等各部門，給系統(tǒng)檢索和利用造成不便。

四、對加強社會工作檔案管理的探索

（一）建立健全內部管理制度

制度是一種規(guī)范化的、具有保障力的執(zhí)行準則，對社工檔案管理這一現(xiàn)階段發(fā)展尚不成熟的檔案實踐新領域，有必要從建立健全相應的規(guī)章制度上加以入手。社工檔案管理制度分微觀、中觀、宏觀三個層次。微觀層次是各社工機構內部的檔案管理制度，中觀層次是政府主管部門或民政部門對社會工作檔案的管理制度，宏觀層次是國家和地方各級檔案行政管理部門對社工檔案管理的制度。微觀層次側重于對具體操作流程、步驟和細節(jié)的表述，中觀層次側重于政府部門對社工機構在檔案管理方面的要求、指導，宏觀層次應站在檔案事業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展的高度，對社會工作檔案管理的大政方針、思路和意義加以明確。制度要圍繞檔案法和檔案工作的基本精神，結合社會工作的實際和特點，使內容具有指導性、針對性和可行性，便于在實際中量化、操作。

（二）檔案部門加強業(yè)務指導

地方檔案行政管理部門是本區(qū)域內檔案管理工作的領導部門和指導機構，負責對轄區(qū)內同級黨委政府各職能部門、社會團體、國有企事業(yè)單位的檔案管理進行業(yè)務上的指導。針對政府相應主管部門、民政部門和社工機構檔案管理人員（多為兼職）專業(yè)知識缺乏、實踐能力薄弱、崗位技術生疏以及部門、機構在檔案管理上存在的諸多問題和弊病，一是檔案局要加強對人員的培訓，系統(tǒng)傳授業(yè)務知識，實行崗位考試制度，全部人員持證上崗，并推行職稱晉升和績效激勵等機制，完善隊伍建設；二是檔案局基層指導科要深入相關部門和一線機構，實地走訪和檢查調研，對社工檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等各項工作加強指導，對基礎工作比較差的單位，要手把手地教，幫助查找原因并制訂努力方案，對有一定基礎甚至較突出的單位，也應進一步協(xié)助其完善、改進目前的不足，使工作水平更為精進。

（三）集中統(tǒng)一管理明確歸口

集中統(tǒng)一管理是檔案工作的原則，檔案分散在各部門、各機構，不利于檔案完整和在內容上形成系統(tǒng)性，也不利于檔案的實體安全和信息安全，容易發(fā)生散亂、缺失、泄密等現(xiàn)象。加強社工檔案管理的關鍵在于要明確歸口，以什么樣的主體作為立檔單位來構成全宗。鑒于許多社工機構呈網絡狀的鏈式結構，在所轄各基層社區(qū)設立了工作站、點，檔案分散在各站、點，未統(tǒng)一移交社工機構歸檔、保管。社工檔案具有獨特性，各社工機構應當形成獨立全宗，這比社工檔案全部歸入政府主管部門全宗或民政部門全宗要更大地利于其發(fā)揮價值，但一些重要的、需永久保存的檔案可移交職能部門并最終移交檔案局（館）。對一些小型社工機構，可建立全宗匯集，形成檔案資源的集約、互補優(yōu)勢。

（四）納入日常工作考核范疇

政府主管部門對社工機構的日常考核，不僅要考量社工的專業(yè)化服務水平和工作績效，也要對社工檔案管理工作加以重視，將檔案工作作為對社工機構考核的內容之一。主管部門要在同級檔案行政管理部門的指導和協(xié)助下，制定社工機構檔案管理方面的考核要求和具體指標，通過考核使社工機構對檔案管理提高認識、認真對待。同時，檔案行政管理部門要依據職權強化對政府主管部門和民政部門在社工檔案方面的建設，通過對這些部門檔案工作的考核、驗收來有效帶動他們指導社工機構參與檔案管理的積極性。

（五）有效利用檔案形成特色

檔案管理工作的最終目的是便于社會各方面的利用。社工檔案加強管理，目的也是為了更好地利用。利用社工檔案的人員主要包括社工、政府主管部門、民政部門、督導、高校專家學者以及服務對象（案主）本人。社工檔案由于很多牽涉到案主的隱私，需要恪守保密原則，無法向社會公開和實施對外查閱，但基于對社會工作專業(yè)化、職業(yè)化的研究以及掌握案主的信息資料以便更好地為案主服務，社工檔案在上述幾類對象中還是可以進行一定范圍內的查閱、咨詢甚至是外借。對于社會公眾，為了達到宣傳社會工作效果，可以在利用社工檔案的基礎上，舉辦展覽和出版編研成果。社工檔案展覽要體現(xiàn)社工的專業(yè)理念和工作技巧，體現(xiàn)黨和政府以及社會各界對社工事業(yè)發(fā)展的關懷，通過圖文并茂的形式，配上各種圖表、照片、PPT和視頻，使展覽具有生動性、感染力。社工檔案編研要在充分查找、閱讀社工檔案的基礎上，根據時代特征、社會需求和專業(yè)建設方向，做好選材工作，確立具有社會價值和專業(yè)價值的編研主題，通過抄纂、編述、撰寫等形式，形成各類編研成果，包括文件制度、個案故事、基礎工作數字、照片集錦等匯編以及論文、調研報告和專著。

[1]楊紅.檔案管理[M].上海：上海社會科學院出版社，2003.17.

[2]馮紹霆.檔案編研工作[M].上海：上海社會科學院出版社，2002.18.

[3]孫兆偉.檔案法制與職業(yè)道德[M].上海：上海社會科學院出版社，2005.20.

C916．1

A

1671-5136(2014)01-0048-03

2014-03-16

曹彥（1983-），男，江蘇武進人，上海頌藝文化工作室自由撰稿人、社會工作師。研究方向：社區(qū)團建、青少年社會工作等。