高校圖書館辦公室的職能和作用

賴麗紅

摘 要：在高校圖書館中，辦公室始終是管理的樞紐中心。在高校圖書館各項(xiàng)管理工作中，具有承上啟下的重要作用，是高校圖書館不可缺少的重要組成部分，是集管理、服務(wù)、黨政事務(wù)于一體的綜合協(xié)調(diào)部門。文章在對高校圖書館辦公室的戰(zhàn)略實(shí)施功能、組織協(xié)調(diào)功能、服務(wù)保障功能等重要職能進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，探討了高校圖書館辦公室工作的服務(wù)性、專業(yè)性、協(xié)調(diào)性等特點(diǎn)及其建立各項(xiàng)規(guī)章制度、搜集決策信息資料、做好協(xié)調(diào)服務(wù)與財(cái)務(wù)保障等重要作用。

關(guān)鍵詞：高校 圖書館 辦公室 職能與作用

中圖分類號(hào)：G251 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）11（b）-0250-01

1 高校圖書館辦公室的職能

辦公室負(fù)責(zé)館務(wù)會(huì)及館長重大決策具體落實(shí)，擬定決策落實(shí)計(jì)劃，對其進(jìn)行督辦和落實(shí)，并在圖書館不同部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)圖書館整體工作目標(biāo)。具體而言，高校圖書館辦公室主要承擔(dān)著以下幾項(xiàng)重要職責(zé)。

1.1 戰(zhàn)略實(shí)施功能

高校圖書館辦公室承擔(dān)著圖書館館長和館務(wù)會(huì)制定的各項(xiàng)發(fā)展戰(zhàn)略和管理戰(zhàn)略具體實(shí)施工作，這些戰(zhàn)略可能直接關(guān)系到圖書館未來發(fā)展方向、發(fā)展格局和管理水平的提升，甚至將直接影響到高校教學(xué)科研水平的提升。因此，高校圖書館辦公室承擔(dān)著的戰(zhàn)略實(shí)施功能，主要體現(xiàn)在其制定各項(xiàng)戰(zhàn)略實(shí)施計(jì)劃，根據(jù)館長和館務(wù)會(huì)要求及時(shí)調(diào)整，對戰(zhàn)略落實(shí)情況進(jìn)行檢查和督察，對戰(zhàn)略實(shí)施效果進(jìn)行總結(jié)和分析，并將結(jié)果反饋至館務(wù)會(huì)及館長。

1.2 組織協(xié)調(diào)功能

高校圖書館辦公室的協(xié)調(diào)主要是指辦公室在承擔(dān)著圖書館管理工作體系運(yùn)行過程中，各個(gè)管理環(huán)節(jié)、各個(gè)管理層面、各個(gè)職能部門之間的相互協(xié)調(diào)和相互配合。在高校圖書館中，其各個(gè)部門和各項(xiàng)工作中，集體利益和個(gè)人利益、整體利益和局部利益之間相互沖突，必然會(huì)存在各種矛盾，直接影響到高校圖書館職能的發(fā)揮。因此，高校圖書館辦公室一定要能夠從整體利益出發(fā)，要以最為有效的方法和途徑化解、消除各種影響到管理體系正常運(yùn)行和戰(zhàn)略正常實(shí)施的障礙，促使不同部門、不同環(huán)節(jié)得到有機(jī)配合，協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。

1.3 服務(wù)保障功能

高校圖書館辦公室承擔(dān)著的服務(wù)保障功能，主要是指辦公室承擔(dān)著高校圖書館不同職能管理部門及其他部門之間的資金、能源、物資籌措及供應(yīng)保障工作。辦公室作為高校圖書館的職能部門之一，雖然規(guī)模較小，但是“五臟俱全”，小到辦公用品采購、職工生病婚嫁、水電供應(yīng)，大到圖書購置、資金籌措、人事安排，都需要辦公室及時(shí)跟進(jìn)做好服務(wù)，圖書館范圍內(nèi)的所有服務(wù)保障工作，都由辦公室直接承擔(dān)，由其工作人員進(jìn)行處理和辦理，而且這些工作較為繁瑣、復(fù)雜，對于圖書館整個(gè)管理工作順利運(yùn)行十分重要，甚至可以說，辦公室服務(wù)保障工作是圖書館整體管理工作體系正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。

2 高校圖書館辦公室工作特點(diǎn)

2.1 服務(wù)性

服務(wù)始終是高校圖書館辦公室各項(xiàng)工作的核心。高校圖書館辦公室不僅要服務(wù)圖書館領(lǐng)導(dǎo)，為其決策提供信息支持，做好日常服務(wù)接待，而且也要為整個(gè)圖書館各個(gè)職能部門服務(wù)，為圖書館所有工作人員提供服務(wù)，確保圖書館各項(xiàng)職能得以順利發(fā)揮。同時(shí)，高校圖書館還要為圖書館服務(wù)對象——高校師生做好借閱服務(wù)，為其解決圖書借閱中遇到的各種難題和投訴等。

2.2 專業(yè)性

在信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)是高校圖書館各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，每個(gè)圖書館工作人員都要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和辦公自動(dòng)化操作技術(shù)，對于工作中的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、獲取和處理，深入了解各個(gè)部門的工作流程、制度確定及實(shí)施方式等。圖書館網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，對于高校圖書館辦公室工作人員的專業(yè)技術(shù)能力提出了新的更高要求，因此高校圖書館辦公室工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性。

2.3 協(xié)調(diào)性

正如前文所述，協(xié)調(diào)是高校圖書館辦公室的重要職能。高校圖書館辦公室工作對象是整個(gè)圖書館所有的檔案管理、文件制定、日?；顒?dòng)安排，其工作人員必須壓充分了解、準(zhǔn)確掌握各種管理政策，確保辦公室工作的持續(xù)性和科學(xué)性。同時(shí)，高校圖書館辦公室肩負(fù)著館內(nèi)各個(gè)部門之間相互聯(lián)系的紐帶和橋梁，要正確處理好圖書館與學(xué)校其他部門之間、圖書館與讀者之間、圖書館領(lǐng)導(dǎo)與各個(gè)部門之間的工作關(guān)系，如果這種協(xié)調(diào)關(guān)系沒有做好，就會(huì)使圖書館工作受到影響。因此，高校圖書館辦公室必須要通過自身努力，使整個(gè)圖書館各個(gè)部門、上下之間齊心協(xié)力，共同為做好圖書服務(wù)保障、信息技術(shù)支撐等奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3 高校圖書館辦公室重要作用

辦公室在高校圖書館中的重要作用主要體現(xiàn)在其工作職能方面，具體而言，高校圖書館辦公室具有以下幾個(gè)方面的作用。

3.1 建立圖書館各項(xiàng)規(guī)章制度

在高校圖書館的日常管理中，規(guī)章制度是有效管理的依據(jù)。因此，高校圖書館辦公室必須要不斷建立完善圖書館各項(xiàng)管理制度，而且在相關(guān)管理制度出臺(tái)之前，在制定過程中，要征求多方意見，并根據(jù)當(dāng)前工作中出現(xiàn)的問題及管理需要擬定制度框架，等規(guī)章制度出臺(tái)及以后，辦公室要及時(shí)跟進(jìn)，對制度落實(shí)過程中存在的問題進(jìn)行信息搜集反饋，確保制度的規(guī)章制度可以得到落地生根。

3.2 搜集決策信息資料

任何一項(xiàng)決策，必須要有足夠的真實(shí)、準(zhǔn)確信息支持。在圖書館的組織結(jié)構(gòu)中，辦公室具有傳達(dá)館長和館務(wù)會(huì)思想、向館務(wù)會(huì)和館長反映各部門的意見和建議等職能，是信息搜集反饋的核心。在日常工作中，辦公室將會(huì)接收到許多不同的信息。因此，加強(qiáng)對信息的有效管理，是圖書館辦公室的重要組成部分，要通過對這些重要信息的搜集和整理，為圖書館館務(wù)會(huì)和館長決策提供全面、準(zhǔn)確信息支持。

3.3 做好協(xié)調(diào)服務(wù)工作

在高校圖書館正常運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，各個(gè)部門之間經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的矛盾，為避免矛盾的激化，必須要由辦公室進(jìn)行協(xié)調(diào)和解決。因此，高校圖書館辦公室工作人員不僅要為圖書館各項(xiàng)日常事務(wù)服務(wù)，而且還要對各個(gè)部門業(yè)務(wù)運(yùn)行情況進(jìn)行掌握，隨時(shí)解決圖書館運(yùn)行規(guī)律和各個(gè)部門運(yùn)行特點(diǎn)，為在全面協(xié)調(diào)解決各種矛盾中，尋找到最有效的解決方法。而且隨著高校圖書館社會(huì)化服務(wù)趨勢的加強(qiáng)，圖書館和圖書館之間、圖書館和社會(huì)公眾之間的聯(lián)系也不斷加強(qiáng)，圖書館辦公室工作人員更是要具有專業(yè)的公共關(guān)系知識(shí)，熟練掌握各種公關(guān)技巧。

3.4 做好財(cái)務(wù)與后勤工作

辦公室是高校后勤管理部門，負(fù)責(zé)了整個(gè)圖書館日常運(yùn)行中的固定資產(chǎn)購置管理、設(shè)備管理、物資供應(yīng)和經(jīng)費(fèi)使用等工作，為圖書館其他部門提供堅(jiān)實(shí)的后勤保障。因此，辦公室要根據(jù)圖書館實(shí)際需要，制定合理的經(jīng)費(fèi)使用計(jì)劃，根據(jù)工作需要，及時(shí)做好物資采購，確保物資正常供應(yīng)。在設(shè)備維護(hù)中，做好設(shè)備保養(yǎng)，指導(dǎo)其他工作人員正確操作機(jī)器設(shè)備。在固定資產(chǎn)管理中，根據(jù)圖書館現(xiàn)有空間狀況，不斷美化環(huán)境，為全校師生創(chuàng)造良好的閱讀環(huán)境。

參考文獻(xiàn)

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