學術期刊編輯出版工作項目管理概念研究

喻菁 廖榮濤

(1.《中國艦船研究》編輯部，湖北 武漢 430064；2.湖北省電力公司信息通信公司，湖北 武漢 430077)

項目管理作為管理科學的重要分支，已被成功應用到建筑工程、軟件開發(fā)等行業(yè)。由于其理論和應用方法從根本上改變了項目的運作方式，能夠大幅提高管理效益，因此日益受到現(xiàn)代企業(yè)的重視。在轉(zhuǎn)企改革的浪潮之下，學術期刊的編輯出版工作面臨著新的挑戰(zhàn)。要適應市場經(jīng)濟的發(fā)展形勢,就應當按市場競爭的要求建立新的運行機制，并通過科學的管理來提高工作質(zhì)量和工作效率，更加有效地發(fā)揮學術期刊編輯的主觀能動性，促使其轉(zhuǎn)變觀念，適應新時期的編輯出版工作。筆者將結合項目管理的基本概念，對期刊能否以項目管理方法來進行管理，以及一些項目管理概念在期刊管理工作中的應用進行探討。

一、學術期刊能否用項目管理方法來進行管理

并不是所有的任務都可以稱作項目，項目指的是在一個事先確定的期限和范圍內(nèi)必須完成的，且要達到特定的預期效果的工作，它具有唯一性、實施的一次性和結果的不可逆轉(zhuǎn)性、可控性等特征[1]。盡管學術期刊的出版是連續(xù)的活動，屬于運營的范疇，不具備項目的特征,但是每一期刊物的內(nèi)容各不相同，每一期刊物的編輯出版活動也是唯一的，具有唯一性和實施的一次性；對于刊期固定的學術期刊來說，一期刊物編輯出版活動的開始和結束的時間往往有著明確的要求,符合實施一次性和不可逆轉(zhuǎn)性的特征；同時，期刊編輯出版都有其宗旨，對于人力、物力和資源的調(diào)配也需要進行平衡和控制，具有可控性。學術期刊編輯出版活動具備項目所要求的特征,因而，從期刊編輯出版角度來看，學術期刊的編輯出版活動也是項目，可以應用項目管理的方法來進行管理。

二、學術期刊編輯出版的項目管理概念

(一)學術期刊編輯出版項目的定義

項目可以劃分為若干過程組來完成，都有一個類似的生命周期，包括啟動項目、制定計劃、實施計劃、項目控制和項目收尾。項目管理是一個包含許多方面工作的過程。學術期刊的編輯出版也可以按照項目執(zhí)行。

根據(jù)項目的定義，可以將學術期刊的編輯出版活動定義為，在規(guī)定的出版周期、現(xiàn)有的出版資源等約束條件下，將一定數(shù)量、滿足要求的科技論文進行編輯加工后定期出版發(fā)行的社會活動[2]。同時，根據(jù)大多數(shù)學術期刊的編輯出版現(xiàn)狀，可以將學術期刊編輯出版項目視為一個由策劃、組稿、審稿、編輯加工、排版校對、出版發(fā)行、總結歸檔等組成的活動集合，進而進行工作包分解，開展項目管理。

(二)學術期刊編輯出版工作的進度管理

由于期刊的周期性強，因此，進度在學術期刊編輯出版工作中占有重要的地位。同時，期刊肩負及時、有效地傳播科技成果，營造良好科研環(huán)境的重任[3]。讀者想通過公開渠道盡快、詳細地了解最新的相關科研成果；作者則希望自己的成果能夠盡快發(fā)表，以得到社會的認可，這些都需要通過管理學術期刊編輯出版工作的進度來保證。因此，在期刊的編輯出版工作中引入先進的進度管理方法，縮短發(fā)表時滯，是編輯部的重要職責所在。

在項目管理的概念里，進度計劃是進度管理的指導性文件，編輯出版進度計劃編制的質(zhì)量將直接影響到責任編輯能否及時、有效地控制編輯出版進度，按時出刊。在項目管理中，常用以下兩種進度計劃編制和控制方法：其一，編輯出版進度計劃橫道圖。橫道圖是一種直觀、易懂、適用于手工編制的計劃方法。其缺點是無法清晰地表達各編輯和出版環(huán)節(jié)之間的邏輯關系，計劃的調(diào)整比較麻煩，只能采用手工方式，并且從圖中無法看出關鍵工作、關鍵路徑和浮動時間，不利于編輯出版進度的控制和調(diào)整。其二，編輯出版計劃網(wǎng)絡圖。網(wǎng)絡圖可以彌補橫道圖計劃的缺陷，其最大的優(yōu)點是責任編輯通過網(wǎng)絡圖能夠找出并確定編輯出版環(huán)節(jié)中的關鍵路徑和關鍵任務，從而實現(xiàn)對進度計劃的實時調(diào)整、控制，以保證整個編輯出版活動的進度要求。

(三)學術期刊編輯出版工作的質(zhì)量管理

保持并不斷提高學術期刊的質(zhì)量是期刊編輯出版的核心所在。對于學術期刊來說，質(zhì)量主要包括內(nèi)容質(zhì)量和編校質(zhì)量兩大塊。內(nèi)容質(zhì)量主要依靠組稿、約稿和審稿，主觀性較強，采用項目管理的方法不太適宜。編輯和校對工序固定、流程性強，很適合應用項目管理的質(zhì)量管理方法。

在長期的項目理論研究和生產(chǎn)實踐中產(chǎn)生的PDCA循環(huán)，是目前比較成熟的全面質(zhì)量管理方法[4]。因此，可以嘗試將PDCA循環(huán)應用到期刊的編輯、校對質(zhì)量管理之中。

P指的是計劃，即Plan。按照《中國艦船研究》的編輯加工工序，一篇文章通過專家審稿，主編終審并決定錄用后，就進入了編輯、校對流程。質(zhì)量計劃是針對所有文章的總體質(zhì)量要求，責任編輯需根據(jù)總體要求，結合文稿的特點(圖表和公式、符號等)設立針對單篇文章的質(zhì)量計劃；當一期期刊進入目錄編排環(huán)節(jié)后，負責整期的編輯則需要制定本期的質(zhì)量計劃。責任編輯需要保證期刊的編輯、印刷質(zhì)量，文字、圖表、公式、符號和計量單位等要符合國家標準，同時還要在保障期刊學術水平和編輯出版質(zhì)量的前提下，提高期刊的服務質(zhì)量。

D指的是執(zhí)行，即Do。在實際的編輯加工過程中，編輯需嚴格執(zhí)行出版質(zhì)量計劃，將計劃分解落實到具體的編輯、校對環(huán)節(jié)中去。

C指的是檢查，即Check。檢查包括責任編輯自查、互查和互審，即對執(zhí)行過程進行檢查。檢查內(nèi)容不僅包括執(zhí)行的結果，即質(zhì)量計劃中所列的各項要求是否達到，還包括對執(zhí)行方案的審核和評價，明確方案效果，找出存在的問題。檢查的工具為核查表。核查表中列出了編輯校對工作中曾經(jīng)出現(xiàn)過的各類問題，并按照類別、所屬位置進行了分類，隨著工作的繼續(xù)開展，不斷加以補充、完善，以逐步提高質(zhì)量。

A指的是處理，即Action。對于檢查過程中出現(xiàn)的疏漏和質(zhì)量問題，互查、互審的編輯在核查表上進行記錄，并及時反饋給責任編輯，便于責任編輯舉一反三，盡量避免同類錯誤的再次發(fā)生。對于有利于編校質(zhì)量提升的檢查辦法、糾正措施等，應將其固化、常態(tài)化，編制模板、標準，使整個編輯、校對的質(zhì)量始終處于可控狀態(tài)。

三、項目管理型責任編輯工作的新內(nèi)容

如果把項目管理應用到學術期刊編輯出版工作中，誰將扮演“項目經(jīng)理”的職責？一般來說，負責某一期刊物出版的執(zhí)行責任編輯將承擔該角色。但是，由于各個編輯出版單位的管理組織方式不同，項目管理的組織很可能將以弱矩陣或職能型矩陣的形式出現(xiàn)[5]。傳統(tǒng)意義上的責任編輯除了保證每期按既定的出版日期按時出版外，一般不會考慮預算，在組稿的時候也不會將讀者的需求考慮在內(nèi),主要的工作只是對通過終審，能夠發(fā)表的稿件進行加工。因此，要把編輯和項目經(jīng)理關聯(lián)起來,還要轉(zhuǎn)變觀念，包括增強前期的規(guī)劃意識、干系人管理意識和統(tǒng)籌時間管理意識，懂得平衡資源，主動經(jīng)營，開展項目管理型編輯工作。

(一)編輯要進行干系人管理

根據(jù)項目管理知識體系的定義，項目干系人又稱為項目相關利益者，是指積極參與項目或其利益會受到項目執(zhí)行或完成情況影響的個人或組織。項目干系人對項目的目的和結果施加影響。項目管理團隊必須識別項目干系人，確定他們的需求和期望，盡最大可能地管理與需求相關的影響，以獲得項目的成功。項目干系人管理則是對項目干系人需要、希望和期望的識別，并通過管理來滿足其需要，解決其問題的過程。項目干系人管理將會贏得更多人的支持，從而能夠確保項目取得成功[5]。

作為期刊項目經(jīng)理的責任編輯，除了要注重編輯出版規(guī)范和印刷裝幀質(zhì)量外，還要重視并把握期刊內(nèi)容的質(zhì)量。而內(nèi)容質(zhì)量的根基，就是學術期刊項目的關系人，包括讀者、作者、審稿專家以及主辦單位、期刊管理等相關部門的人員等。學術期刊是典型的慢新聞的載體，有比較穩(wěn)定的專業(yè)讀者群。要保證每一期期刊都能針對行業(yè)發(fā)展需要，滿足讀者群需求,對干系人的分析、溝通和管理必須到位，否則，無法達到干系人預期，不被讀者認可，也就談不上成功。

(二)編輯要做好前期規(guī)劃

傳統(tǒng)意義上的學術期刊編輯出版工作主要是對已有稿件的文字潤色、疏漏更正、標準化處理和加工整理，不具備創(chuàng)新性的特征。但是，在科技迅速發(fā)展的時代，編輯需要開展的工作更多，肩負的責任更大，其內(nèi)涵也應該更深、更廣,需要跟蹤科技發(fā)展的前沿，根據(jù)讀者的需求進行運籌和創(chuàng)意,通過約稿、組稿，將編輯的勞動變成一種創(chuàng)造性的生產(chǎn)。

編輯的前期規(guī)劃包括組稿策劃、編輯出版進度和質(zhì)量規(guī)劃、干系人管理規(guī)劃等多方面的內(nèi)容，不再僅限于對版面、內(nèi)容、形式的策劃，而需要在更深層次上，通過規(guī)劃反映學術期刊價值取向和觀念定位，體現(xiàn)編輯對讀者的引導。雖然學術期刊編輯不能直接捉刀動筆，但可以通過甄別科技論文的優(yōu)劣，加強與對市場有影響力的作者(主要干系人)的挖掘和合作，通過期刊內(nèi)容的組合，傳遞主導性的信息。因此，前期規(guī)劃是對編輯人員信息挖掘能力、分析加工能力、干系人溝通管理能力以及后期制作能力的全面體現(xiàn)。

(三)編輯要學會資源平衡

資源平衡是一種進度網(wǎng)絡分析技術，用于已經(jīng)利用關鍵路線法分析過的進度模型。資源平衡的核心在于將稀缺資源首先用到關鍵路線的關鍵活動[5]。對于市場化條件下的學術期刊編輯部來說，人力資源相對緊缺，而編輯工作的范圍卻有了較大的延伸：除稿件處理、編輯校對、稿費審稿費發(fā)放等傳統(tǒng)任務之外，向前延伸到前期市場評估、選題調(diào)查、重要論文作者的學術影響力分析、組織策劃，向后延伸到后期的印刷和數(shù)字出版發(fā)行、微信微博傳播、即時通訊工具的交流，等等。所以，需要增強資源平衡的意識，做好個體和集體時間管理[6]，不斷向項目組的成員傳遞一種緊迫感，通過更少的資源產(chǎn)生更大的效益。項目經(jīng)理還必須意識到完成項目的時間是有限的，各成員之間的工作是相互銜接的，而項目最終必須按時完成[7]，所以責任編輯要對特約撰稿人、審稿人、編委、作者、編輯、排版員、制圖員、英文審校人、稿件終審人、主編、印刷廠等干系人的工作和時間進行統(tǒng)籌安排，并保證每一位干系人都能對照項目成功所要具備的三項標準來開展工作,以確保工作質(zhì)量和工作效率[8]。

四、結語

項目管理型的學術期刊編輯對于前期組稿、后期推介都要多下力氣，還要關注所負責刊期整個流程的運行情況，做好風險分析和應對預案，以保證所出現(xiàn)的問題不會影響最終的出刊目標。

責任編輯和當期的全體項目組成員通過共同努力，圓滿地完成了整個項目的操作后，應該說，這一項目就算基本完成了。作為項目經(jīng)理的責任編輯需要做好項目的收尾工作，包括發(fā)行、推介、回顧總結等，以利于改進下一循環(huán)的工作。

盡管項目管理在期刊出版活動中的應用具備可行性,而且很有必要,項目管理方法的應用也必將把編輯部的管理水平提高到一個新的層次，但是，由于學術期刊編輯出版工作的特殊性，其具體實施還需要進一步的實踐和研究。

參考文獻：

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[2]曹亞君.學術期刊出版項目管理應用研究[J].編輯學報，2013(4).

[3]喻菁.在營造健康學術環(huán)境中編輯的責任與作為[J].編輯學報，2012(5).

[4]胡慧河.論項目管理在編輯出版業(yè)中的具體運用[J].廣東技術師范學院學報，2009(6).

[5]美國項目管理協(xié)會.項目管理知識體系指南(PMBOK指南)(第5版)[M].許江林，等，譯.北京：電子工業(yè)出版社，2013.

[6]喻菁.論學術期刊編輯工作中的個體時間管理[J].江漢大學學報(自然科學版)，2012(4).

[7]石琳.淺析項目管理在期刊出版行業(yè)中的應用[J].科技成果縱橫,2011(1).

[8]莫曉東.實行項目管理對優(yōu)化編輯出版系統(tǒng)具有重要作用[J].編輯之友，2005(6).