檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用

王 歡

（皖南醫(yī)學院弋磯山醫(yī)院，安徽蕪湖241001）

檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用

王 歡

（皖南醫(yī)學院弋磯山醫(yī)院，安徽蕪湖241001）

安徽省檔案管理模式改革核心內容是“整合資源、創(chuàng)新體制、強化服務”。當前醫(yī)院檔案管理中信息化建設存在標準體系建設滯后、檔案信息化管理意識淡薄、檔案信息化建設匹配設施不夠，同時缺乏具有檔案與計算機知識的復合型人才、電子檔案歸檔管理模式有待改進等障礙。醫(yī)院檔案管理信息化在云時代面臨著挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理的改進應從以下幾個方面展開：整合資源，實行集中統(tǒng)一管理；創(chuàng)新體制，強化檔案行政部門主管；強化服務，提升醫(yī)院檔案的服務效能。

檔案管理模式改革；醫(yī)院檔案管理；應用

一、安徽檔案管理模式改革核心內涵

為了實現(xiàn)高效的檔案管理，新中國成立以來，國家檔案事業(yè)管理體制經(jīng)歷了3次改革。安徽省于2004年5月至2005年8月在和縣進行改革試點，取得成功。安徽檔案管理模式改革（以下簡稱“安徽模式”）的核心內容是“整合資源、創(chuàng)新體制、強化服務”。首先是整合資源，即將專業(yè)檔案的分散保管改為綜合檔案館的集中保管；其次是創(chuàng)新體制，即將檔案行政管理上的各自為政改為檔案行政部門主管；三是將檔案的封閉利用改為開放服務，服務模式由功能單一到“一站式”服務［1］。對于如何實現(xiàn)高效的醫(yī)院檔案管理，各醫(yī)院檔案工作部門也在不斷探索。借鑒這種統(tǒng)一管理的方式打破醫(yī)院檔案分散保管之間的壁壘，使醫(yī)院檔案在提供利用上更加高效快捷；同時，對于紙質檔案材料，統(tǒng)一管理有助于制定合適的保存方式，避免分散保管的珍貴檔案材料因保存不善而遺失。安徽模式應用于醫(yī)院檔案管理得到醫(yī)院檔案管理部門的充分認同。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院檔案分類

醫(yī)院檔案不僅記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程和重大事件，同時也儲存了大量的醫(yī)療科技成果，能夠為醫(yī)學科研工作的開展提供豐富的資料和數(shù)據(jù)。隨著新醫(yī)改政策的不斷推進，在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的今天，建立健全一套行之有效、科學完善的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，越發(fā)顯現(xiàn)其重要性。目前，我國醫(yī)院檔案主要包括文書檔案、病歷檔案、人事檔案三大組成部分，在管理模式上多采用分而治之的辦法，機關的文書檔案歸入檔案室、人事檔案歸入人力資源管理部門，病歷檔案歸入醫(yī)務處病案室、醫(yī)學影像圖文檔案等則由各醫(yī)技科室自行管理，在管理方法上也以手工操作、人工檢索為主［2］。這種管理現(xiàn)狀不僅造成檔案機構重疊、檔案分離；也由于沒有專職檔案員和缺乏檔案管理業(yè)務知識，導致檔案管理不規(guī)范，給檔案的使用帶來很多不便。除此之外，隨著現(xiàn)代化醫(yī)院與更多的單位機構開展合作，將產(chǎn)生新的檔案類別，如作為醫(yī)學院校附屬的教學醫(yī)院，產(chǎn)生大量教學檔案；與法律部門合作參加醫(yī)療法檢活動，會產(chǎn)生訴訟檔案、案件檔案等；與防疫部門合作又會產(chǎn)生防疫檔案以及有著密切聯(lián)系的病歷檔案等等。醫(yī)院本身作為一個醫(yī)療機關，除了機關檔案外，還有醫(yī)療業(yè)務檔案、科研檔案、儀器設備檔案、專業(yè)技術人員檔案、病歷檔案、教學檔案、財務檔案和基建檔案等［3］。傳統(tǒng)的檔案管理模式將無法對新檔案類別進行快速反應，多部門管理的模式也將導致部分檔案歸屬權責不明的局面。傳統(tǒng)的檔案分管方式已經(jīng)無法適應新時代的發(fā)展。檔案信息化建設已迫在眉睫。

（二）醫(yī)院檔案信息化建設中的問題分析

1．標準體系建設滯后

由于醫(yī)院檔案的內容較為繁雜、載體多樣、管理復雜，醫(yī)院檔案的信息化建設也面臨著諸多難題。目前醫(yī)院檔案信息化建設的統(tǒng)一規(guī)劃還較為缺乏，信息化建設的標準體系還較為滯后。各家醫(yī)院檔案管理軟件、檔案管理信息系統(tǒng)多種多樣，各種系統(tǒng)及模塊之間兼容性較低。而在醫(yī)院內部，往往是不同部門各自管理著較為獨立的系統(tǒng)，如人事檔案管理系統(tǒng)、財務檔案管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、醫(yī)療業(yè)務系統(tǒng)。各部門之間的檔案信息資源相對成為獨立的“孤島”，檔案信息資源不能實現(xiàn)有效共享［4］56。

2．檔案信息化管理意識淡薄

由于職能部門分工細化，醫(yī)院信息化系統(tǒng)形成的電子文件往往產(chǎn)生于多個職能部門的日常工作，由各科室分散管理，工作人員檔案管理意識淡薄，未樹立檔案就是資源、信息就是資產(chǎn)的觀念，對電子文件和信息，沒能從檔案的角度對他們進行科學的“收、管、用”。有的只注重了紙質檔案，忽略了電子文件，造成了電子檔案的流失。也有的單純以為把檔案目錄輸入電腦，提供簡單的查詢和利用就實現(xiàn)了檔案信息化管理，還有的認為保管好傳統(tǒng)檔案就可以了，不愿意投入精力進行數(shù)字化信息處理［4］56。這些均成為制約醫(yī)院檔案信息化建設的重要因素。

3．檔案信息化建設匹配設施不夠，同時缺乏具有檔案與計算機知識的復合型人才

電子檔案產(chǎn)生部門設備簡單，沒有與電子檔案管理相適應的專用檔案管理軟件以及相配套使用的硬件設備，不利于電子檔案的長期保存，易造成電子檔案的毀損［5］。有的沒有配備掃描儀或翻拍等設備，無法實現(xiàn)電子與紙質檔案雙軌存檔。同時，檔案部門工作人員年齡結構層次偏大，知識結構較為陳舊，缺乏既具有計算機知識又具有檔案知識的復合型人才。

4．電子檔案歸檔管理模式有待改進

各職能部門對電子檔案的歸檔管理還沒有完善的標準。未明確電子文件的歸檔范圍，分類方法、整理規(guī)則等細則，導致醫(yī)院部分珍貴電子檔案遺失和破壞，給正常工作帶來許多重復和浪費，影響了醫(yī)院檔案信息化建設的正常發(fā)展。

（三）醫(yī)院檔案信息化建設面臨云時代的挑戰(zhàn)

面對云時代背景下信息化的推進，隨著新醫(yī)改政策的實施，打破醫(yī)院“信息孤島”，構建惠及社會和廣大百姓的“醫(yī)療云”需求日益增長。醫(yī)院信息化建設進入快車道。但是，醫(yī)院信息化建設和“醫(yī)療云”的構建，并非依靠數(shù)字化醫(yī)療設備，建立醫(yī)療業(yè)務信息系統(tǒng)那么簡單，只有將醫(yī)院各類傳統(tǒng)檔案加以數(shù)字化，與新產(chǎn)生的各種電子檔案進行整合，系統(tǒng)地組織成具有有序結構的檔案信息庫，并使之與公共衛(wèi)生信息系統(tǒng)、居民健康檔案、鄉(xiāng)村社區(qū)衛(wèi)生信息等網(wǎng)絡平臺銜接，才能真正盤活醫(yī)院檔案信息資產(chǎn)，發(fā)揮醫(yī)院檔案的經(jīng)濟價值和社會價值［4］56。

三、檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用

結合以上對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的分析，借鑒安徽模式的實踐經(jīng)驗，筆者認為對醫(yī)院檔案管理的改進措施主要有以下幾個方面。

（一）整合資源，實行集中統(tǒng)一管理

整合資源、統(tǒng)一管理，能更加有效地維護醫(yī)院檔案的完整和安全，便于各方面的利用。制定完整的檔案管理制度，將不同部門形成的檔案收集匯總，實現(xiàn)集中、統(tǒng)一、規(guī)范管理。以醫(yī)院檔案中病歷檔案為例，它作為醫(yī)院檔案的一個重要組成部分，數(shù)量多、形成速度快，具有重要的法律效力，對于醫(yī)患雙方的價值和意義重大。它不僅是醫(yī)療機構內部的原始資料，也是社會各方面可以共同監(jiān)督和利用的法律文書。在維護患者合法權益的同時，也保護著醫(yī)療機構及醫(yī)護人員的合法權益。病歷檔案記載著醫(yī)療診治流程，客觀反映出醫(yī)務人員的技術水準，也體現(xiàn)出醫(yī)院的整體業(yè)務水平，關系到醫(yī)務人員個人的事業(yè)發(fā)展和醫(yī)院的社會影響力。在社會發(fā)展形勢下，各種社會保險、醫(yī)療保險、事故理賠、工傷認定等環(huán)節(jié)對病歷檔案的利用率愈來愈高，同時，病歷檔案還涉及到患者的個人隱私，在使用過程中要防止超范圍利用，造成不必要的損失［5］。對此，加強病歷檔案集中統(tǒng)一管理刻不容緩，以求充分維護其真實、完整、安全，在醫(yī)療、教學、科研及司法等工作中提供有效的利用，發(fā)揮出重要的憑證價值。

（二）創(chuàng)新體制，強化檔案行政部門主管

1．統(tǒng)一領導，分級負責

打破傳統(tǒng)的部門檔案各自為政狀況，醫(yī)院設立檔案管理辦公室，由“一把手”擔任主要負責人，各職能部門負責人擔任其主管部門檔案工作負責人。檔案管理辦公室加強對各職能部門檔案管理狀況的監(jiān)控，備存各職能科室檔案目錄一份，以便隨時掌握情況，加強管理，實行“分級管理”與“統(tǒng)一領導”相結合。另一方面，對特殊的、專業(yè)性很強的檔案，也可以考慮分類相對集中管理。在某些部門，為了方便利用，可以把跟該部門職能活動關系密切且利用頻率高的檔案放在本部門管理。例如，會計檔案，由財務部門指定專人負責，對會計專業(yè)活動中形成的憑證、單據(jù)、賬簿等會計檔案專門管理，一方面有效提供查閱利用，另一方面避免非專業(yè)人員管理不善，造成失誤。又如，對于電子文件的管理，在檔案部門相關技術力量不足的現(xiàn)實情況下，也可以由檔案部門主要負責邏輯歸檔，至于物理存放，可以先放在力量較強的有關技術部門。特別要提出的是，“統(tǒng)一領導，分級管理”這一原則應用于醫(yī)院檔案管理，還要注重集中管理的“度”要合理，注意分級、分類管理檔案，做到檔案相對集中［6］。

2．設立兼職檔案員，分離負責

由于醫(yī)院檔案種類繁多，數(shù)量較多，且專業(yè)性強，在統(tǒng)一管理的模式下會面臨專業(yè)知識不足的困境。因此，對于醫(yī)學性較強的檔案如病歷檔案、醫(yī)學影像檔案等，在檔案管理部門的編制中應有來自各個科室的人員，完成從文件到檔案的審閱歸檔工作，嚴格把關，僅將符合條件和規(guī)范的文件歸檔，以保證檔案的規(guī)范性。具體到每一類檔案上仍要采取“分離負責”的原則，在統(tǒng)一的流程規(guī)范下將具體責任明確到人，分離負責是組織高效運轉的基石。

（三）強化服務，提升醫(yī)院檔案的服務效能

1．提升醫(yī)院檔案的服務效能

長久以來，醫(yī)院檔案的開發(fā)和利用一直未受到重視。醫(yī)院更多將自己看做醫(yī)療服務單位，而忽視了醫(yī)院檔案所具有的價值，檔案管理的最終目的是提供利用。因此檔案部門在做好管理工作的同時，也要轉變思想觀念，變被動的提供查閱為主動的宣傳開發(fā)。例如，在助推醫(yī)院文化建設方面，利用照片檔案為院史編撰提供詳盡的一手資料，在醫(yī)院宣傳方面提供全方位的信息，讓照片檔案走出檔案室、走向社會、走向群眾，煥發(fā)出生機和活力，有效發(fā)揮照片檔案的教育和引導功能，使照片檔案在醫(yī)院的文化建設中顯現(xiàn)出越來越重要的作用，極大地促進醫(yī)院文化和經(jīng)濟的和諧發(fā)展［7］。又如，利用醫(yī)院人事檔案為人才的開發(fā)與管理提供有效的參考信息，優(yōu)化人力資源的合理配置，實現(xiàn)人力資源信息的共享，充分發(fā)揮人事檔案的服務效能，服務于醫(yī)院人力資源管理的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，服務于醫(yī)院人才戰(zhàn)略目標的實施，為醫(yī)院的發(fā)展提供人才信息支撐［8］。此外，醫(yī)院的病歷檔案中包含大量臨床數(shù)據(jù)，將對科研工作有極大幫助。醫(yī)院檔案管理部門可尋求與醫(yī)科類大學合作，為醫(yī)學研究事業(yè)做出貢獻。讓檔案積極參與到醫(yī)院活動中去，做到醫(yī)院工作到哪里，檔案就延伸到哪里。

2．借助電子化檔案管理平臺，提供“一站式”檢索服務

安徽模式中建立“安徽電子文件中心”，將檔案管理電子化。隨著時代的進步和技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工操作、人工檢索方式已不能適應快速增長的檔案服務與利用需求。檔案信息載體及內容的不斷豐富與多樣化，催生了電子化檔案管理的需求。電子信息存儲具有容量大、保存時間長、不易遺失、檢索方便等優(yōu)點。對于年代久遠的紙質檔案，亦可通過掃描等方式建成電子檔案，以保證檔案的完整性。隨著醫(yī)療技術的進步，一些醫(yī)學監(jiān)測結果、醫(yī)學影像結果等均以計算機輸出數(shù)據(jù)的方式保存。醫(yī)教研過程中對其數(shù)據(jù)的檢索與利用，必須依靠電子化檔案管理平臺實現(xiàn)。再以病歷檔案為例，筆者所在皖南醫(yī)學院弋磯山醫(yī)院在實現(xiàn)電子化病歷檔案管理初期，對原有的數(shù)萬份紙質病歷檔案全部完成了電子掃描、翻拍工作，實現(xiàn)了電子—紙質雙軌歸檔?，F(xiàn)在，若需在醫(yī)院現(xiàn)存的幾十萬份病歷檔案中調取相關信息，通過已建立的電子化檔案管理平臺，就會感受到檢索的便捷與高效，同時能讓有關聯(lián)的不同類別檔案也在檢索結果中同步出現(xiàn)，顯現(xiàn)出電子化檔案管理平臺的優(yōu)勢。當然，查詢的權限由檔案管理部門嚴格把關，確保病歷檔案的信息安全以及患者的隱私。

3．建立專業(yè)化管理團隊，增強管理意識，提高服務水平

現(xiàn)代化檔案管理需要的是既熟悉檔案業(yè)務、又掌握現(xiàn)代知識的復合型人才。同時，檔案工作者應具備較高的思想政治素質和職業(yè)道德水準，工作嚴謹負責，平時注重技能培訓，注重加強對檔案法規(guī)、信息管理等專業(yè)知識的學習。在醫(yī)院中不僅是檔案部門要重視檔案的收集整理利用，全體員工都要加強對檔案的重視和相關知識學習，徹底改變檔案可有可無的錯誤思想認識［9］。此外，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃。重視對專、兼職檔案員隊伍的培養(yǎng)和培訓，通過專業(yè)培訓、知識更新、進修學習等，提高業(yè)務水平［10］。筆者所在醫(yī)院專門引進高等院校檔案專業(yè)畢業(yè)生充實檔案管理力量，檔案管理負責人中，數(shù)人具有檔案專業(yè)副研究館員高級專業(yè)技術職務，醫(yī)院還多次邀請市檔案局、高校檔案室負責人來院講座，不斷提高醫(yī)院檔案工作整體水平。

檔案管理模式改革的創(chuàng)新意義是寬泛的、內涵是豐富的，其中最值得深度挖掘與弘揚發(fā)展的就是探索進取精神。筆者所在的皖南醫(yī)學院弋磯山醫(yī)院在檔案管理工作中，進行了部分嘗試與實踐，不斷探索完善管理辦法，取得了一定的收效。其中，在醫(yī)院病歷檔案管理工作中成績突出，自2005年安徽省病案管理專業(yè)委員會成立以來，醫(yī)院即為主任委員單位，每年舉辦省級病歷檔案管理繼續(xù)教育項目及學術交流會，交流經(jīng)驗，探索管理新方法。

隨著計算機信息和云技術發(fā)展進入快車道，隨著智能手機的普及和移動醫(yī)療的方興未艾，電子化檔案管理平臺通過智能手機終端接入也會成為可能，檔案信息的統(tǒng)一管理將逐步顯示其巨大優(yōu)勢。

［1］吳文革，黃強．中國檔案事業(yè)管理體制的三次改革與三次學術爭論——兼論安徽模式改革的發(fā)展趨勢［J］．安徽農(nóng)業(yè)大學學報：社會科學版，2011，20（2）：51－56．

［2］安寶權．對醫(yī)院檔案管理的改革與創(chuàng)新的探索［J］．辦公室業(yè)務，2012（17）：37－39．

［3］蘇海英．醫(yī)院檔案管理工作模式改革芻議［J］．山東檔案，2010（1）：31－42．

［4］賴慶梅．云時代醫(yī)院檔案信息化建設面臨的挑戰(zhàn)［J］．中國檔案，2013（9）：56－57．

［5］燕軍．醫(yī)院病歷檔案信息的利用與保密［J］．現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生，2006，22（4）：614．

［6］劉金霞，黃存勛．談檔案工作“統(tǒng)一領導”與“分級管理”的合理結合［J］．山西檔案，2005（6）：25．

［7］王歡．發(fā)揮照片檔案服務效能助推醫(yī)院文化建設［J］．華章，2013，12（25）：315－316．

［8］王歡．醫(yī)院人事檔案服務效能與人力資源管理研究［J］，蕪湖職業(yè)技術學院學報，2012，14（4）：89－90．

［9］邱家同．新形勢下醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策［J］．中文信息，2013（7）：9．

［10］李萍．醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策［J］．中國醫(yī)藥導報，2011，8（3）：125－126．

The Application of Archives Management Mode Reform in Hospital Archives Management

WANG Huan
（Yijishan Hospital，Wannan Medical College，Wuhu 241001，China）

The core content of the reform on file management mode in Anhui is“resource integration，innovation system and strengthening service．”Currently，there are some problems in the construction of standard systems as the awareness of file management informatization is weak，the file information construction facilities don’t match，hospitals are short of inter－disciplinary talents with the knowledge of both file management and information technology，and the file management mode needs improving．File management informatization faces challenges in the age of cloud computing．The improvement can be made from the following aspects：integrating resources to make unified supervision，making innovation system to strengthen the file administration department and strengthening services to enhance the service efficiency of the management．

archives management mode reform；hospital archives management；application

G279

A

1009－2463（2014）04－0066－04

2014－04－16

王 歡（1978－），女，安徽巢湖人，皖南醫(yī)學院弋磯山醫(yī)院檔案館員，碩士。