數(shù)字科研檔案資產管理研究

郝春紅+安小米+錢澄+董宇

摘要：采用資產管理視角研究數(shù)字科研檔案管理，通過典型案例研究方法深入分析了英國數(shù)據(jù)資產框架DAF（data asset framework， DAF）的最佳實踐經驗，在此基礎上提出了對我國數(shù)字科研檔案資產管理的主要借鑒及加強我國數(shù)字科研檔案有效管理的建議。

關鍵詞：數(shù)字科研檔案科研檔案管理資產管理

一、引言

ISO/IEC 27000：2012中對資產的定義是：對組織機構有價值的任何事物。包括信息、軟件、硬件、服務、人員及其技能知識和無形的名聲等。[1]科研檔案是科研人員的勞動成果和智慧結晶，是反映科學研究活動的真實記錄，是重要的科研信息資源儲備形式。它是組織機構的重要經濟資源，具有明顯的資產屬性。在信息化背景下，采用資產管理視角研究數(shù)字科研檔案管理具有重要意義。從理論上看，便于發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案價值的動態(tài)變化規(guī)律，適應性地保存有價值的科研檔案，防止資產的流失，為數(shù)字科研檔案的流向和歸屬提供理論依據(jù)。從實踐上看，資產管理有利于充分發(fā)揮信息技術帶來的信息化管理優(yōu)勢，將有價值的數(shù)字科研檔案捕獲登記，利用數(shù)字化管理平臺對數(shù)字科研檔案資產進行全程化管理和審計跟蹤。這樣不僅可以提高機構的科研檔案管理效率，還可以實現(xiàn)數(shù)字科研檔案資產的升值、保值和增值，使其價值得到最大化實現(xiàn)。

在國外，數(shù)字科研檔案的存在形式多種多樣，在當前數(shù)字化環(huán)境中，其最主要的存在形式是數(shù)據(jù)。國外采用大文件概念，科研文件的概念包括科研檔案，科研檔案僅是其中需要永久保存部分[2]。目前國內也有學者開始重視對科研文件的管理。有的從科研文件管理法規(guī)角度分析，得出我國在科研檔案管理方面出臺的標準規(guī)范比較少，科研計劃項目檔案管理方面的規(guī)范為空白的結論，揭示出我國科研檔案管理不佳的現(xiàn)狀[3]。面對國家層面科研檔案管理制度缺失的現(xiàn)狀，也有學者借鑒國外科研檔案管理模式，構建了我國科研檔案管理模型，并提出綜合集成管理的解決方案[4]，但研究中仍缺少專門針對數(shù)字科研檔案有效管理的具體實踐方案。本文旨在分析國外數(shù)字科研檔案資產管理最佳實踐經驗的基礎上，提出加強我國數(shù)字科研檔案有效管理的建議。

二、英國數(shù)據(jù)資產管理框架案例分析

選擇英國數(shù)據(jù)資產框架（data asset framework， DAF）作為典型案例研究的理由是，它不僅提出了數(shù)據(jù)資產管理的整套方法論體系，還開發(fā)了具體的管理工具，應用廣泛，積累了一定的實踐經驗，對數(shù)字檔案資產管理實踐具有一定的示范性。數(shù)據(jù)資產框架的核心是數(shù)據(jù)審計框架，數(shù)據(jù)審計框架是DAFD（Data Audit Framework Development）項目的研究成果。DAFD項目（2008.4.1-2008.9.30）是JISC（Joint Information Sys？ tems Committee）倉儲項目（Repositories Pro？ gramme）的子項目，由格拉斯哥大學（University of Glasgow）的HATII（The Humanities Advanced Technol？ ogy and Information Institute）主持，在DCC（Digital Cu？ ration Center）協(xié)助下開展[5]。數(shù)據(jù)審計對數(shù)據(jù)資產進行審查，審計結果保存在管理工具的一個組件寄存器中，寄存器中存儲數(shù)據(jù)資產清單，登陸寄存器就可以利用數(shù)據(jù)資產。

（一）數(shù)據(jù)資產框架研究方法及工具

英國數(shù)據(jù)資產框架的主體是高等教育機構科研部門的領導及研究者，其客體是高等教育機構產生的科研檔案。它主要采用的研究方法是結構性訪談和問卷調查，主要工具是資產審計軟件[6]。問卷調查是通過機構相關人員了解數(shù)據(jù)資產基本情況的有效方式，而訪談可以獲得更為詳細的信息。調查問卷主要包括兩方面：一是個人信息，二是科研及科研數(shù)據(jù)具體信息，如數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)大小、數(shù)據(jù)所有權、數(shù)據(jù)重要程度、數(shù)據(jù)保管期限、是否經常更新、備份、是否有數(shù)據(jù)專門保管人以及是否制定正式數(shù)據(jù)資產管理計劃等。訪談主要包括五個方面：研究中會產生哪些數(shù)字化資料？這些資料如何產生并保管？在管理過程中曾遇到哪些問題？所在單位的電子文件管理現(xiàn)狀與需求如何？數(shù)字化資源管理及服務有哪些要求？

開發(fā)的數(shù)據(jù)資產審計軟件主要包含兩個元素：一個是關于數(shù)據(jù)資產政策及管理實踐的問卷調查；另一個是數(shù)據(jù)資產登記簿，每條數(shù)據(jù)資產記錄都包括內容、技術及獲取三方面信息[7]。

（二）數(shù)據(jù)審計框架具體實施流程

數(shù)據(jù)審計框架是一種適用于各種類型機構及其數(shù)據(jù)的自審計方法。ISO/IEC 27034-1：2011中對審計的定義是：獲取證據(jù)并客觀地評估以確定其測量指標達到要求的符合程度的系統(tǒng)的、證明性過程[8]。本文中數(shù)據(jù)審計正是對數(shù)據(jù)資產的一種客觀評估的過程，也是數(shù)據(jù)資產管理的有效手段和工具。它的具體內容及實施流程如表1所示。

（三）數(shù)據(jù)審計框架審計指標及指標間關系

數(shù)據(jù)審計框架的審計指標主要體現(xiàn)在表1中提到的三張表：Form1，F(xiàn)orm2，F(xiàn)orm3。這里的指標名稱主要基于ISO15836都柏林核心元素集以及機構的具體實際[9]。

Form1是在機構同意審計后，對其審計部門進行前期調研后形成的簡要信息表，其內容主要由審計人填寫。Form1主要涉及三個類別信息：審計單位基本情況、數(shù)據(jù)管理基本情況和審計活動基本情況，其中“數(shù)據(jù)管理基本情況”主要是了解審計單位宏觀層面的數(shù)據(jù)管理，包括法律依據(jù)、管理責任人及管理預算，從而獲得機構數(shù)據(jù)管理的規(guī)范程度，問責制度及投入成本信息。

Form2主要是針對數(shù)據(jù)資產而制定，在初步了解審計單位所有文檔后開始填寫，并根據(jù)訪談和問卷答案完成，其主要目的是羅列審計單位數(shù)據(jù)資產并將其分類，主要記錄資產的基本內容，管理人員及資產地址，從而便于迅速定位，了解檔案資產內容。此外資產分類依據(jù)主要有三點：利用率越高，更新頻率越高，對外提供服務能力越高的數(shù)據(jù)資產價值越大。利用率高表示其對機構現(xiàn)有研究很有作用，更新頻率高表示數(shù)據(jù)資產在不斷完善，對外提供服務能力高表示數(shù)據(jù)資產影響力很大。在Form2中十分重要的數(shù)據(jù)資產，還需通過訪談其相關責任人進一步了解其管理狀況，并根據(jù)訪談答案完成Form3。endprint

Form3中的指標主要涉及六大類問題：what， why， who， where， when， how，即數(shù)據(jù)資產是什么，為什么要管，由誰管，在哪兒管，管到什么時候和怎么管。回答數(shù)據(jù)資產是什么的問題：主要是為了獲取數(shù)據(jù)資產的基本信息，如名稱、數(shù)據(jù)類型、摘要、擁有者等；回答數(shù)據(jù)資產為什么要管的問題：主要是獲取數(shù)據(jù)資產的原始背景信息，如來源，利用頻率和產生原因等；回答數(shù)據(jù)資產由誰管的問題：主要獲取數(shù)據(jù)資產所有權信息，如創(chuàng)建者，管理者，用戶權限信息等。獲得這些信息有重要作用：數(shù)據(jù)資產形成者、主題、生成日期及使用權限，這些是重復利用數(shù)據(jù)資產的關鍵信息；數(shù)據(jù)資產原始目的、來源及使用頻率是背景內容信息，有助于幫助機構確認資產價值，比如數(shù)據(jù)使用和更新頻率越高，價值越大；數(shù)據(jù)來源在某些領域可能十分關鍵，如考古學和表演藝術這類無法再生的事物，收集這方面的信息有助于找出管理中的薄弱環(huán)節(jié)；回答數(shù)據(jù)資產在哪兒管的問題：主要獲取數(shù)據(jù)資產的存儲地址；回答數(shù)據(jù)資產管到什么時候的問題：主要獲取數(shù)據(jù)資產的保管期限和備份歸檔等保管信息，這兩類信息有助于明確機構數(shù)據(jù)管理的規(guī)范程度。回答數(shù)據(jù)資產怎么管的問題：主要獲取數(shù)據(jù)資產技術信息，如文件類型，數(shù)據(jù)資產管理軟硬件平臺要求及其管理成本，數(shù)據(jù)類型和格式將揭示保管的復雜性，管理成本有助于揭示其管理現(xiàn)狀。它們是數(shù)據(jù)資產管理這個大系統(tǒng)中的組成元素，互相配合以完整地審計單位的數(shù)據(jù)資產管理情況，并根據(jù)審計結果提出改進單位數(shù)據(jù)資產管理的具體解決方案。

在數(shù)據(jù)審計框架完成后，JISC又資助了四個試點項目對上述審計框架進行測試和宣傳，各機構在審計完成后分別以測試報告的方式提交了反饋信息[10]。項目組隨后根據(jù)測試結果開發(fā)了數(shù)據(jù)審計軟件。數(shù)據(jù)審計框架于2008年10月1日在英國科學院（British Academy）召開新聞發(fā)布會，宣布正式投入使用。這在數(shù)據(jù)管理領域引起了廣泛討論，主要是考慮如何把這個工具嵌入到機構現(xiàn)有科研工作流程以及對科研工作者的培訓中。該數(shù)據(jù)審計框架的應用對象為辦公室人員、檔案人員、圖書管理員、計算機人員和科研人員，應用最多的領域為英國高等教育機構的科研檔案管理。

三、英國數(shù)據(jù)資產框架對我國的主要借鑒

（一）主要借鑒

1.數(shù)據(jù)資產框架構建了一整套數(shù)字資產審計制度，可以防止數(shù)字科研檔案資產的流失。審計框架規(guī)定了審計的必須條款，這些條款明確了審計的內容，并使其制度化。它有助于鑒定機構科研檔案的重要程度，定位機構所有數(shù)據(jù)資產，統(tǒng)計機構所擁有的數(shù)據(jù)資產總量，同時數(shù)據(jù)資產的創(chuàng)建人及管理人員信息都進入審計軟件，便于明確檔案資產的所有權關系，從而建立有效的問責制度，防止檔案資產的流失。

2.數(shù)據(jù)資產框架建立了數(shù)字科研檔案風險管理的機制。機構內數(shù)字科研檔案資產的主要風險在于管理和利用。該項目組通過訪談和調查問卷方法調查機構人員，從而獲得機構數(shù)據(jù)管理信息，這兩種方法簡單易行，能夠有效找出機構數(shù)據(jù)管理存在的問題；機構人員的利用不善會導致數(shù)字科研檔案資產的泄露，侵犯相關責任人的知識產權，而數(shù)據(jù)資產框架的全程審計制度，能夠建立有效的問責制度。風險管理的關鍵在于掌握信息。數(shù)據(jù)審計框架能夠提供數(shù)據(jù)資產信息，可能影響數(shù)據(jù)資產管理和利用的信息，并分析可能發(fā)生的事故以及這些風險之間的聯(lián)系。由此，機構可以制定有效政策來預防并控制這些風險。

3.數(shù)據(jù)資產框架提供了數(shù)字科研檔案高效管理的信息技術手段，開發(fā)并應用審計軟件可以促進數(shù)據(jù)的獲取和利用。數(shù)據(jù)審計軟件工具是一個存儲數(shù)據(jù)資產并提供共享的平臺。數(shù)據(jù)審計可以了解數(shù)據(jù)的價值并鑒定其利用狀態(tài)，從而起到使數(shù)據(jù)升值的功能，促進其利用。這樣，研究者們對他人的成果有所了解，有助于合作研究。與此同時審計軟件（寄存器）還對數(shù)據(jù)具有長期保存的功能，有利于數(shù)據(jù)的長期獲取，并有助于研究者們進行縱向比較研究。數(shù)據(jù)的有效獲取及長期利用，有利于提升研究單位的研究地位。

（二）關于加強我國數(shù)字科研檔案資產管理的建議

借鑒英國數(shù)據(jù)資產框架實踐，數(shù)字科研檔案資產管理的核心在于對數(shù)字科研檔案建立審計管理制度和風險管理機制并采用信息化管理手段實現(xiàn)高效管理。筆者據(jù)此提出我國數(shù)字科研檔案資產管理的建議方案如圖1所示：

首先，成立一個數(shù)字科研檔案資產管理聯(lián)盟組織，成員至少包括科研人員、科研管理人員、檔案人員和信息技術人員。這個資產管理聯(lián)盟可以是組織內部常設機構或臨時新組織，也可以是由外部專業(yè)人員組成的臨時性組織。

其次，選取特定的研究機構，比如大學作為研究對象，通過前期訪談，調查問卷等方法來了解其機構數(shù)字科研檔案的管理情況，然后根據(jù)調查結果構建一個類似于數(shù)據(jù)審計框架的數(shù)字科研檔案審計模型，主要包括兩項預期成果，一個是數(shù)字科研檔案資產清單，另一個是數(shù)字科研檔案管理報告。

再次，選取三到四個科研機構，對審計模型進行試點實驗。根據(jù)被審計單位試驗的結果，審計組織內技術人員開發(fā)并改進科研檔案審計軟件，審計軟件主要包括兩個組件，一個是審計問卷，另一個是寄存器，寄存器主要用來存儲數(shù)字科研檔案資產審計信息，以提供數(shù)字科研檔案共享和利用的功能。

最后，數(shù)字科研檔案資產管理聯(lián)盟組織將功能成熟的審計軟件投入推廣應用，并根據(jù)科研機構應用反饋，不斷改進，從而實現(xiàn)科研機構數(shù)字科研檔案的有效管理。

*本文為中國人民大學研究品牌項目（項目批準號：10XNI01）的研究成果之一。

注釋：

[1] ISO/IEC 27000：2012 Information technology—Security techniques—Information security managementendprint

[2]安小米.國外科研文件和檔案管理研究[J].北京檔案，2007（5）：40-41.

[3]王新才，陳荷艷.國家科技計劃項目檔案管理標準規(guī)范建設思考[J].檔案學通訊，2013（2）：84-88.

[4]安小米.面向知識管理的國家科研項目文件管理體系：模式分析與模型構建[J].圖書情報工作，2011（14）： 97-102.

[5] DAFD final report[R]. （2009-1-15）[2013-10-11]. http：//www.data-audit.eu/docs/DAFDfinalreport.pdf.

[6] DAF Implementation Guide， （2009- 10） [2013-10-11]

http：//www.data-audit.eu/docs/DAF_Implementa？ tion_Guide.pdf.

[7] Online tool [DB/OL]. [2013- 10- 11]. http：// www.data-audit.eu/tool.

systems—Overview and vocabulary[S].]https：//www. iso.org/obp/ui/#iso：std：iso-iec：27000：ed-2：v1：en：term：2.4.

[8] ISO/IEC 27034- 1：2011 Information technolo？ gy—Security techniques—Application security—Part 1： Overview and concepts[S]. https：//www.iso.org/obp/ui/#iso：std：iso-iec：27034：-1：ed-1：v1：en：term：3.11.

[9] Jones， S.， Ross， S.， and Ruusalepp， R.， Data Audit Framework Methodology， draft for discussion， version 1.8，（2009-5-16）[2013-10-11]. http：//www.data-audit.eu/ DAF_Methodology.pdf.

[10] DAF lessons learned， 2008.[2013-10-11]. http：// www.data-audit.eu/docs/DAF_lessons_learned.pdf.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院endprint