以檔案利用需求為導(dǎo)向全面提升檔案館服務(wù)社會能力

馬魁

摘要：通過對平谷區(qū)檔案館館藏利用情況的調(diào)查研究，提出了全面提升檔案館服務(wù)社會能力的基本途徑和主要方法。

關(guān)鍵詞：檔案館檔案利用檔案服務(wù)

檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過程，也是直接體現(xiàn)檔案事業(yè)社會職能的一項(xiàng)工作。

作為區(qū)（縣）級檔案館，檔案利用更多的是與本區(qū)域內(nèi)廣大人民群眾生活息息相關(guān)的檔案。那么近幾年來，檔案利用現(xiàn)狀能否滿足利用者需求，檔案部門應(yīng)該如何提升檔案館服務(wù)社會能力，是我們應(yīng)該認(rèn)真思考的問題。

一、平谷區(qū)檔案館館藏和利用的基本概況

（一）館藏?cái)?shù)量和結(jié)構(gòu)的變化

從表1看出：館藏檔案由2007年的126個(gè)全宗，149413卷/件，增長到2012年的136個(gè)全宗，218984卷/件。2012年館藏總量是2007年的1.5倍，館藏?cái)?shù)量增長迅猛，大大提升了館藏存儲量，豐富了館藏內(nèi)容。

從表2可看出：館藏檔案結(jié)構(gòu)更加趨向?qū)ｉT檔案，且專門檔案多為涉及民生類檔案，更加適應(yīng)現(xiàn)今廣大利用者的利用需求。

（二）館藏利用的變化

檔案利用是檔案館的一項(xiàng)日常工作，是檔案工作為全區(qū)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)和全區(qū)百姓服務(wù)的直接手段。隨著社會檔案意識的普遍提高，檔案利用工作的重要性正日益得到強(qiáng)化。檔案利用的主體已由檔案的形成機(jī)關(guān)擴(kuò)展到全社會，且96%為普通百姓。其利用的內(nèi)容呈多元化，由紅頭文件逐步向房產(chǎn)、婚姻、兵役、招工等民生類檔案擴(kuò)展。檔案利用工作在社會各方面的作用越來越重要。檔案館積極調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，豐富館藏內(nèi)容，全力提升檔案服務(wù)社會的能力，在促進(jìn)全區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、建設(shè)幸福平谷、維護(hù)和諧穩(wěn)定方面發(fā)揮更大的作用（參見表3）。

二、全力提升檔案館服務(wù)社會能力的主要方法

檔案利用是檔案工作的最終環(huán)節(jié)，也是檔案作用得以體現(xiàn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如何使館藏檔案最大限度地發(fā)揮其自身價(jià)值，使檔案利用工作成為領(lǐng)導(dǎo)決策的好參謀、部門開展業(yè)務(wù)的好助手、百姓辦事的好幫手等等，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面著手：

（一）緊緊圍繞區(qū)域建設(shè)，緊抓重點(diǎn)工作，主動服務(wù)

2008—2009年，夏各莊鎮(zhèn)、馬坊鎮(zhèn)政府因?yàn)樾罗r(nóng)村建設(shè)，需查閱4個(gè)村的宅基批示情況。此項(xiàng)工作任務(wù)重，時(shí)間緊，檔案館主動與相關(guān)部門聯(lián)系，提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，為其出證所需兩千余份檔案。為拆遷辦及早核實(shí)情況，制定合理的整體規(guī)劃、搬遷、回遷方案等，提供了第一手檔案材料，充分發(fā)揮了檔案參謀助手的作用。

同時(shí)，伴隨著黨的各項(xiàng)政策的落實(shí)，幾年來涌現(xiàn)了多次查檔高潮。如2008年“科技檔案查檔潮”：汶川地震后，為區(qū)教委所屬各中、小學(xué)對教學(xué)及辦公樓作抗震排查，提供了大量基建設(shè)計(jì)、施工圖紙等；2008-2010年“兵役檔案查檔潮”：為退伍老兵享受國家補(bǔ)貼待遇提供原始憑證，為相關(guān)部門準(zhǔn)確決策提供了第一手的檔案材料；2009年“婚姻檔案查檔潮”：提供婚姻檔案為補(bǔ)證、領(lǐng)取計(jì)生補(bǔ)助、申請二胎、房屋過戶、貸款等各類需求者服務(wù)；2009-2012年，迎來“房產(chǎn)檔案查檔潮”：提供房產(chǎn)檔案為村民核實(shí)尺寸、產(chǎn)權(quán)歸屬、享受保溫補(bǔ)貼、拆遷辦制定各類規(guī)劃和方案等提供依據(jù)。

（二）適應(yīng)信息時(shí)代，提供便捷服務(wù)，充分發(fā)揮檔案利民作用

平谷區(qū)檔案館自主開發(fā)了“平谷農(nóng)村檔案資源共享服務(wù)平臺”，把涉農(nóng)政策、政府公開信息、已公開的檔案目錄和部分原文全部整合，通過平臺發(fā)布涉農(nóng)政策、綠谷文化、綠谷特產(chǎn)、旅游檔案、視頻等涉及百姓生產(chǎn)、生活等方面的實(shí)用信息，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務(wù)。通過平谷農(nóng)村檔案資源共享服務(wù)平臺，使村民不出村，即可將各種檔案一“網(wǎng)”查盡，實(shí)現(xiàn)“鼠標(biāo)一點(diǎn)，應(yīng)有盡有”，為社會、百姓提供高效優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)。

（三）滿足多方需求，提升檔案館服務(wù)能力

1.依托互聯(lián)網(wǎng)媒體優(yōu)勢，加強(qiáng)對外宣傳力度。一是將檔案館及基層單位典型利用實(shí)例材料張貼在網(wǎng)絡(luò)宣傳。通過網(wǎng)絡(luò)宣傳，擴(kuò)大了檔案利用的影響面，更多的基層檔案工作者參與進(jìn)來，積極撰寫、上傳稿件，檔案利用的服務(wù)熱情明顯增強(qiáng)，形成了全區(qū)聯(lián)動的良好氛圍。二是在平谷檔案信息網(wǎng)站開設(shè)網(wǎng)上展覽專欄。只要有網(wǎng)絡(luò)，人們可不受時(shí)間和地域的限制，隨時(shí)隨地登錄網(wǎng)站參觀展覽。展覽主要通過深挖豐富館藏內(nèi)容制作而成，通過觀看展覽可激發(fā)人們探知、利用檔案館藏內(nèi)容的興趣。

2.多種宣傳模式并舉、激發(fā)利用檔案意識。采取“請進(jìn)來，走出去”的宣傳模式：將廣大市民請進(jìn)檔案館，使其對檔案及檔案工作有更加直觀的認(rèn)識，親身感受檔案的文化價(jià)值與魅力，進(jìn)一步提升檔案局（館）的知名度與影響力；開展“檔案服務(wù)村鎮(zhèn)社區(qū)”、“服務(wù)三農(nóng)”等一系列下鄉(xiāng)活動，送檔案到百姓身邊，將檔案開發(fā)利用過程中的各種編研成果展示給公眾，從而拉近檔案局（館）與人民群眾的距離，拓展檔案局（館）公共服務(wù)職能。

通過宣傳，擴(kuò)大人們對檔案的認(rèn)知面，讓百姓了解檔案館所存檔案有許多是與自己生活有著緊密聯(lián)系的內(nèi)容，在辦理許多事情時(shí)都離不開要查閱檔案，逐漸滲透要辦事先查檔案的檔案利用意識。

（四）適應(yīng)農(nóng)村需求，發(fā)揮資源優(yōu)勢，提升檔案服務(wù)三農(nóng)作用

充分發(fā)揮綜合檔案館優(yōu)勢，以點(diǎn)帶面，帶動全區(qū)檔案利用遍地開花。

1.構(gòu)建特色農(nóng)業(yè)科技檔案樣板村，為農(nóng)民增收致富服務(wù)。鎮(zhèn)羅營鎮(zhèn)北四道嶺村成為農(nóng)業(yè)科技檔案規(guī)范化管理村，果農(nóng)通過利用其科技檔案，提高了果樹管理技術(shù)。通過科學(xué)管理，果品的產(chǎn)量大增，口感與品質(zhì)位居全區(qū)前茅，優(yōu)質(zhì)的果品迎得了沃爾瑪公司的青睞，與該村建立了農(nóng)超對接，鮮桃日供沃爾瑪超市24噸，300戶桃農(nóng)從中獲益。

2.構(gòu)建特色民俗檔案樣板村，為農(nóng)村旅游富民服務(wù)。以黃松峪鄉(xiāng)的雕窩市級民俗旅游村為例，建立民俗旅游接待戶家庭檔案，將部分照片上傳到雕窩民俗旅游網(wǎng)上進(jìn)行宣傳，受到廣大民俗戶的好評，為民俗村帶來切實(shí)的收益。

3.構(gòu)建新型農(nóng)村檔案樣板村，為新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)。平谷區(qū)南定福村是北京市新農(nóng)村建設(shè)試點(diǎn)村，在區(qū)檔案部門的協(xié)助下，利用檔案資料，舉辦了一期“南定福村發(fā)展變化成果展覽”，并在平谷檔案信息網(wǎng)、平谷政務(wù)網(wǎng)上展出，通過回顧新農(nóng)村建設(shè)前后的巨大變化，從而珍惜現(xiàn)在來之不易的幸福生活，使廣大村民，特別是年輕人深受教育，收到了較好效果。

作者單位：北京市平谷區(qū)檔案局endprint