淺談建筑工程檔案資料有效管理措施

淺談建筑工程檔案資料有效管理措施

在建筑工程檔案資料的管理是建筑工程中的重要組成部分，真實記錄了建筑過程中形成的相關(guān)數(shù)據(jù)和狀況，因此建筑工程檔案資料的有效管理具有極其重要的意義。本文對建筑工程檔案資料的內(nèi)容以及管理特點進(jìn)行了分析，簡述了建筑工程檔案資料管理中存在的問題，并探討了建筑工程檔案資料有效管理的措施。

建筑工程；檔案資料；管理措施

建筑行業(yè)在我國社會經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的背景下得到了較好的發(fā)展，而作為建筑工程中的檔案資料管理也逐漸的被建筑單位企業(yè)重視，這主要是由于建筑檔案資料記錄的內(nèi)容相當(dāng)廣泛，不僅包含了建筑物、構(gòu)建物等，還真實記錄了建筑工程項目投資計劃、項目工程設(shè)計以及材料使用，建筑施工管理等，與整個建筑活動相關(guān)的內(nèi)容。由此可見加強(qiáng)對建筑工程檔案資料的有效管理具有一定的重要性，必須要采取積極有效的管理措施。

一、建筑工程檔案資料管理概述

建筑工程項目指的是具有計劃任務(wù)書，以及總體設(shè)計和經(jīng)濟(jì)工實行獨立核算的，行政方面具有獨立組織形式的基本建設(shè)項目，建筑工程檔案資料，是指在建筑工程項目從立項到項目竣工交付使用這一整個過程中，形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的所有與建筑工程相關(guān)的原始資料，那么為了保證這些檔案資料的完整、準(zhǔn)確以及安全，必須要對建筑工程施工階段的所有資料進(jìn)行管理。建筑檔案資料一般都具有真實性的特點，這是由于檔案資料是跟隨工程建設(shè)一起形成的，在施工到竣工環(huán)節(jié)都需要真實的記錄；還具有單一獨立性，以及實用性，實用性是在檔案資料通過的時候，需要對建筑工程進(jìn)行全面的考核。

建筑工程檔案資料涵蓋了整個建筑工程中的各個環(huán)節(jié)，那么涉及到的內(nèi)容也就比較廣泛，但總體可以看做是三個方面，第一是綜合性文件，這里面包含了經(jīng)過上級批準(zhǔn)的文件、計劃任務(wù)、政府征地和要求拆遷安置等文件資料，還包含了工程中需要的相關(guān)合同、竣工后需要結(jié)算和審計的內(nèi)容等。第二是工程施工文件資料。主要包括了立項和竣工生成的報告，圖紙經(jīng)過會審、設(shè)計進(jìn)行變更等生成的報告，還有監(jiān)理部門工作的相關(guān)資料以及所開例會的紀(jì)要，工程實施所發(fā)生的質(zhì)量事故需進(jìn)行處理的資料等。第三是竣工圖。竣工圖并不單指工程竣工后的圖紙，還包含中平面的布置圖，建筑物室內(nèi)室外各種管線的接線圖，工程中裝飾工程完成后生成的圖紙，水電系統(tǒng)竣工后生成的圖紙以及建筑工程完工后生成的圖紙等。

二、建筑工程檔案資料管理存在的問題和有效管理措施探討

（一）建筑工程檔案資料管理存在的問題

由于建筑工程是一項復(fù)雜的工期較長的項目，對于建筑工程中檔案資料的管理或多或少的都會存在一些問題，而這些問題的存在極大的影響了建筑工程檔案資料管理的有效性，甚至影響了建筑后期的相關(guān)工作。目前建筑工程檔案資料管理主要有以下幾個問題。第一，檔案資料管理模式不統(tǒng)一。建筑工程檔案資料管理機(jī)構(gòu)比較多，有的機(jī)構(gòu)會形成專門的檔案處理室，有的機(jī)構(gòu)礙于資金方面的問題，并沒有建立單獨的檔案管理室，而有的機(jī)構(gòu)的檔案管理工作比較雜亂，檔案資料管理工作是交給其他業(yè)務(wù)部人員進(jìn)行管理，這就阻礙了對檔案資料有效查閱。第二，缺乏專業(yè)的檔案管理人員。在一些建筑工程單位里，檔案資料管理工作人員的綜合素質(zhì)較差，并且缺乏對檔案資料管理業(yè)務(wù)的認(rèn)識，不能夠適應(yīng)現(xiàn)階段對于檔案資料管理人員的要求。第三，檔案資料存在缺失。建筑工程項目的工期長，對于相關(guān)檔案資料如果沒有進(jìn)行及時的歸檔管理，極大可能的失去相關(guān)的資料，并且每個工程項目單位的歸檔情況也不相同，對于檔案歸檔并不重視。

（二）建筑工程檔案資料有效管理措施探究

第一，積極健全建筑工程檔案管理制度。建立健全的建筑工程檔案資料管理制度，是有效管理檔案資料的基礎(chǔ)，建筑單位在建筑項目成立之初就應(yīng)該積極按照國家的相關(guān)規(guī)定，建立相關(guān)的管理制度，并且制定統(tǒng)一的檔案資料管理模式。還應(yīng)該明確建筑施工人員、建筑管理人員等相關(guān)人員在檔案資料管理中承擔(dān)的責(zé)任，保證能夠真實記錄相關(guān)的檔案資料，為建筑單位的合法權(quán)益提供保障。

第二，加大對檔案資料管理人員的培訓(xùn)力度。檔案資料管理人員是整個建筑工程檔案資料管理工作的核心所在，加強(qiáng)對檔案資料管理人員的培訓(xùn)工作，能夠有效的保證工程檔案的質(zhì)量，提高檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。建筑單位應(yīng)該積極的開展相關(guān)的會議，或者是聘請專業(yè)人員來對其進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高管理人員的素質(zhì)。還應(yīng)該積極提高檔案資料管理人員對于建筑工程方面的知識，以便在具體的檔案資料管理中能夠真實的將檔案歸檔。

第三，利用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計。在計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，建筑工程單位應(yīng)該積極利用這些技術(shù)來對建筑檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計管理，可以構(gòu)建一個記錄檔案信息的系統(tǒng)，及時的記錄建筑工程中各個環(huán)節(jié)的真實情況，全面保證建筑工程檔案資料的完整性，并且進(jìn)行嚴(yán)格的控制。

第四，嚴(yán)格保證竣工驗收檔案資料的質(zhì)量，保證其能夠發(fā)揮憑證作用。在建筑工程竣工驗收時，建筑單位的檔案管理人員應(yīng)該同工程項目管理人員，按照相關(guān)規(guī)定對建筑工程中的所有文件進(jìn)行全面審核檢查，務(wù)必保證竣工材料的真實性和完備性，全面符合檔案歸檔的要求。并且應(yīng)該積極嚴(yán)格的貫徹相關(guān)規(guī)定，將竣工檔案驗收作為整個工程驗收的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，保證工程建筑檔案資料的完整準(zhǔn)確。

三、結(jié)語

綜上所述，建筑工程檔案資料管理工作作為整個建筑工程中的重要環(huán)節(jié)，建筑工程單位應(yīng)該加大對其認(rèn)識，加大對工作人員的培訓(xùn)，積極利用信息化技術(shù)，并建立一定的管理制度等，全面保證建筑工程檔案資料的有效管理。

[1]李賤平,常萬偉.建筑施工現(xiàn)場資料管理探討[J].科技資訊,2012.

[2]佟櫻.淺談民用建筑工程檔案資料的有效管理[J].山西建筑,2010(01).