現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理問題及對策分析

現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理問題及對策分析

本文結(jié)合現(xiàn)代化的檔案管理模式對于醫(yī)院檔案管理工作的新要求，首先分析了醫(yī)院檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，進而具體論述了提高醫(yī)院檔案管理工作水平的幾項具體可行措施，可以為醫(yī)院檔案管理工作的實施開展提供合理的參考。

醫(yī)院；檔案管理；創(chuàng)新

醫(yī)院的檔案資料是醫(yī)院在醫(yī)療衛(wèi)生、教學科研、預防保健以及衛(wèi)生行政管理等活動過程中保存的具有價值的重要資料，是醫(yī)院臨床醫(yī)學、科學研究的重要依據(jù)，強化醫(yī)院檔案資料管理對于提高醫(yī)院管理水平具有重要的作用。醫(yī)院檔案管理部門應當結(jié)合信息時代的發(fā)展，不斷的創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，強化檔案信息資料的科學化管理與開發(fā)利用，提高醫(yī)院檔案資料管理水平，充分發(fā)揮檔案資料的價值，為醫(yī)院現(xiàn)代化的建設與發(fā)展提供基礎保障。

一、醫(yī)院檔案分類

開展醫(yī)院檔案管理工作，首先必須明確醫(yī)院檔案的類型，進而根據(jù)不同的類型采取不同的管理措施，醫(yī)院的檔案主要包括行政檔案、人事檔案、財務會計檔案、藥械設備檔案以及醫(yī)療檔案等幾種形式。其中行政檔案主要包括各類正式公文、重要活動的組織流程、領導講話稿以及聲像圖片等相關資料、醫(yī)院部門現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程、醫(yī)院會議紀要與決議、各科室工作計劃匯總表、固定資產(chǎn)檔案、車輛管理檔案、合同文件等應歸檔保管的文件、資料。人事檔案主要包括醫(yī)院職工的個人信息資料、勞動合同及保密協(xié)議、工資以及社保等薪酬相關資料、員工績效考核等相關資料。財務會計檔案主要包括審計賬冊及報表、會計賬冊及報表、固定資產(chǎn)資料等。藥械設備檔案主要包括設備臺賬、合格證、使用說明書、安裝調(diào)試以及驗收報告、保修協(xié)議、設備運行維修保養(yǎng)記錄、設備更新改造記錄、設備管理制度等資料。醫(yī)療檔案則主要是由醫(yī)療管理部門提供的病案資料等相關內(nèi)容。

二、當前我國醫(yī)院檔案管理工作存在的問題分析

（一）對于醫(yī)院檔案管理工作重視程度不足

醫(yī)院管理部門對于醫(yī)院檔案在學術(shù)研究、行政管理以及臨床應用等方面的重要作用認識不足，沒有充分認識到檔案資料這一信息資源的重要意義，因此造成了醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理意識薄弱，檔案資料的收集整理不完善，檔案資料零星不全，難以有效的借閱查詢利用。

（二）醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平不高

當前我國醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化水平仍然相對較低，檔案管理機構(gòu)的設置較為混亂，導致檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強，沒有明確的檔案管理工作目標以及管理手段。此外，也沒有結(jié)合醫(yī)院的實際情況制定標準規(guī)范的檔案管理模式，而且對于檔案資料的開發(fā)利用也相對較為薄弱，這些問題造成了醫(yī)院檔案管理工作水平得不到有效的提升。

（三）醫(yī)院檔案管理信息化水平較低

造成醫(yī)院檔案管理工作效率較低的主要原因就是由于醫(yī)院檔案管理工作的信息化水平不高，雖然采用了計算機錄入的檔案記錄方式，但是檔案在收集整理、歸檔保存、檢索查詢等管理流程方面的信息化程度不高，檔案資料的數(shù)據(jù)庫平臺建設也不完善，造成了檔案資料的管理效率與管理質(zhì)量不高。

（四）醫(yī)院檔案管理的安全性相對較差

由于部分醫(yī)院對于檔案安全管理重視不足，因此很容易由于安全漏洞造成保密檔案資料的泄露。特別是對于一些涉及到病患隱私的檔案資料，缺乏完善嚴密的檔案管理制度，對于一些過期需要銷毀的檔案卷宗也沒有及時的進行銷毀，這也是檔案管理工作中需要重點解決的問題。

三、現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理對策研究

（一）完善醫(yī)院檔案管理制度體系

醫(yī)院檔案管理制度對醫(yī)院檔案管理工作具有指導性的作用，是醫(yī)院檔案管理工作的基礎依據(jù)。建立現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理體系，基礎條件就是建立標準完善的醫(yī)院檔案管理制度體系。首先，檔案管理部門應當結(jié)合醫(yī)院的實際情況，制定檔案管理工作標準以及管理模式，重點整合、共享管理資源，確保檔案管理工作的順利開展。其次，完善各種檔案管理工作具體管理制度的制定，尤其是對于檔案分類管理標準、檔案整理標準、檔案著錄標準、檔案保密管理要求、檔案信息化管理制度等內(nèi)容，確保醫(yī)院檔案管理工作在資料整理、歸檔保存、數(shù)據(jù)錄入、檢索查詢等不同階段工作的實施均有據(jù)可循。最后，應該制定醫(yī)院檔案管理工作的標準化流程，在檔案的歸集、整理、立檔、目錄編制、查閱以及銷毀等不同階段制定完善的工作細則，確保醫(yī)院檔案管理工作的有序開展。

（二）強化醫(yī)院檔案管理意識，提高檔案管理的整體業(yè)務水平

首先，醫(yī)院管理者應該充分認識到醫(yī)院檔案管理工作對于醫(yī)院正常管理以及發(fā)展的重要作用，重視檔案工作的開展。增加資金投入重點確保醫(yī)院檔案管理工作經(jīng)費充足、設施齊全、人員崗位設置合理，為醫(yī)院檔案管理工作的順利實施開展提供良好的條件。其次，應該強化對于檔案管理工作人員的培訓教育，提高檔案管理工作人員的日常歸檔意識與檔案管理業(yè)務水平，結(jié)合采取定期考核、責任管理以及獎懲制度，通過對檔案管理工作人員的管理實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、制度化以及現(xiàn)代化。

（三）采用信息化的管理模式，提高檔案管理的服務水平

提高醫(yī)院檔案管理工作效率與工作質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資料的有效整合與共享，必須完善檔案信息管理系統(tǒng)建設，并將其作為檔案管理工作的主要平臺，這也是提高醫(yī)院檔案管理的開發(fā)利用以及使用服務水平的關鍵措施。檔案管理部門應當結(jié)合信息化的檔案管理手段，充分借助信息化管理在數(shù)據(jù)資料準確、資料處理高效方面的優(yōu)勢，將醫(yī)院的檔案管理工作流程進行信息化的改造，通過檔案資料管理信息系統(tǒng)對檔案實行統(tǒng)一管理，通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案材料的及時收集與更新。借助于資料數(shù)據(jù)庫信息數(shù)據(jù)平臺，完善行政檔案、人事檔案、財務會計檔案、藥械設備檔案以及醫(yī)療檔案等子模塊建設，促進內(nèi)部檔案資料信息的準確性與流動性。同時對于沒有保密要求的資料，將數(shù)據(jù)全面整合作為共享，向授權(quán)用戶提供網(wǎng)絡遠程查詢服務，真正提高檔案資料管理服務水平。

（四）完善檔案管理的保密工作

保密工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，特別是醫(yī)院檔案資料中由于部分涉及到科學研究以及病患隱私的資料，需要妥善的進行保密管理。對于檔案資料的保密工作，應該嚴格按照國家檔案管理工作方面的法律法規(guī)，執(zhí)行檔案管理制度。絕密檔案與非絕密檔案嚴格分開管理，絕密檔案必須設置完善的安全管理措施，明確保管期限與保密期限要求，確保保密工作的實效。對于超過保管期限的檔案，應該超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限提前編制銷毀計劃及清單，經(jīng)過審核批準后及時進行檔案銷毀工作，并在銷毀檔案清冊中進行詳細的記錄，同時注銷銷毀檔案的在冊目錄。此外，應該注重提高檔案管理工作人員的保密意識與工作作風，對于泄密問題嚴查責任人，并及時解決泄密問題造成的影響，實現(xiàn)檔案管理工作的嚴格與標準。

四、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的關鍵內(nèi)容，結(jié)合新時期醫(yī)院發(fā)展對于檔案管理資料的要求，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，尤其是在完善醫(yī)院檔案管理制度體系、強化檔案管理資金投入、加大檔案管理信息化建設力度等幾方面，對醫(yī)院檔案管理工作進行改革創(chuàng)新，不斷提高醫(yī)院檔案資料的價值開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案管理效率與服務質(zhì)量的全面提升。

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