外貿(mào)服裝跟單中大貨服裝的質(zhì)量管理和跟進(jìn)

蔣小明 葉甫榮

外貿(mào)公司的服裝跟單員是公司主要的質(zhì)量管理和代表客戶要求的人員，因此如何處理好各方相互的關(guān)系并在跟單管理中抓住重點就顯得十分重要。

現(xiàn)根據(jù)我們在外貿(mào)服裝公司跟單過程中的實際經(jīng)驗，認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面加強(qiáng)：

1 供應(yīng)商的選擇

由于一家外貿(mào)公司同時和多家服裝工廠合作，操作著多個客戶的服裝訂單；一家服裝工廠也同時交叉生產(chǎn)多家外貿(mào)公司不同客戶不同品種的服裝產(chǎn)品；服裝工廠基本上屬于勞動力密集型的民營企業(yè)，一般生產(chǎn)規(guī)模不大，管理機(jī)構(gòu)設(shè)置少，人員配備較緊張，管理人員身兼數(shù)職，基礎(chǔ)管理比較薄弱；服裝產(chǎn)品款式多，單子批量小、原輔材料雜，工藝流程長、管理環(huán)節(jié)多，質(zhì)量要求高，產(chǎn)品從打樣到訂單完成的跨越時間長，但大貨訂單實際生產(chǎn)時間又要求比較短等特點。這些增加了其訂單的生產(chǎn)管理跟進(jìn)和質(zhì)量控制的難度。因此，對供應(yīng)商的選擇和評價是非常重要的。

在實際的工作中，我們認(rèn)為要從這幾個方面考慮：1）服裝企業(yè)應(yīng)有一定的規(guī)模；2）質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)健全；3）人員素質(zhì)特別是技術(shù)和質(zhì)量管理人員的素質(zhì)水平達(dá)到一定程度；4）生產(chǎn)設(shè)施齊全，能滿足生產(chǎn)需要；5）以往供應(yīng)的產(chǎn)品質(zhì)量能滿足客戶要求。跟單員必須要明確認(rèn)知不同客戶、不同服裝款式的類型和特點，不同工廠的管理和技術(shù)水平，從各方面綜合考慮，盡量選擇合理的供應(yīng)商。

2 流程管理模式的應(yīng)用

服裝跟單管理是一個系統(tǒng)的管理流程，它包含：從客戶要求的識別、樣衣制作、服裝生產(chǎn)過程的策劃、生產(chǎn)實施、服裝的檢驗和交付等。根據(jù)外貿(mào)服裝公司的接單程序和服裝工廠的生產(chǎn)流程，服裝跟單員的跟單流程可劃分為樣衣和大貨服裝生產(chǎn)2個方面：

樣衣生產(chǎn)過程：初樣（或首樣）→修改樣→推銷樣→產(chǎn)前樣（或 PP樣）→生產(chǎn)樣或跳碼樣→船頭樣→大貨留樣。

大貨生產(chǎn)過程：大貨生產(chǎn)前期→大貨生產(chǎn)中期→大貨生產(chǎn)后期。

從以上流程可以看到，服裝跟單工作多而復(fù)雜，對跟單人員的知識面要求寬而廣，要求跟單員不但掌握服裝生產(chǎn)、技術(shù)要求，還要掌握相應(yīng)的管理要求和方法。掌握流程管理知識是跟單員能圓滿完成工作的基礎(chǔ)。

3 大貨服裝生產(chǎn)過程的控制

按照服裝工廠生產(chǎn)流程可將大貨服裝生產(chǎn)階段劃分為前期、中期、后期3個階段。因為大貨每個階段的進(jìn)度和質(zhì)量跟進(jìn)的好壞，直接影響著整個服裝工廠生產(chǎn)流程是否能按時按質(zhì)按量完成，所以外貿(mào)公司服裝跟單員要圓滿完成任務(wù)，就必須做好這3方面的工作。

3.1 大貨前期生產(chǎn)階段

大貨前期生產(chǎn)階段是指從客戶正式下訂單簽合同開始，到服裝工廠的各種大貨面輔料準(zhǔn)備結(jié)束?？蛻魧Ξa(chǎn)前樣（或PP樣）已確認(rèn)，工廠生產(chǎn)樣或跳碼樣已制作完成，準(zhǔn)備進(jìn)入面料開裁和縫制的階段。

跟進(jìn)的內(nèi)容和重點：首先要核對資料。外貿(mào)公司服裝跟單員收到訂單資料后，務(wù)必仔細(xì)查看資料，結(jié)合以前各個階段的樣衣資料，查看從樣衣的尺寸→修改意見→面輔料種類→印繡花資料→輔料的車法和位置→包裝方法→裝箱資料→產(chǎn)前樣和船樣的交期等資料是否完整準(zhǔn)確。因為訂單資料是跟進(jìn)訂單的依據(jù)，只有完整的資料才能確保訂單的跟進(jìn)工作；其次，制定跟單計劃。制定科學(xué)合理的的跟單進(jìn)度計劃是成功跟進(jìn)的前提，所以要根據(jù)訂單交貨時間和工廠的實際情況，初步計算從服裝工廠面輔料準(zhǔn)備和到廠檢驗→產(chǎn)前樣、生產(chǎn)樣或跳碼樣的制作和確認(rèn)→大貨生產(chǎn)→大貨后整理的時間，列一個初步的各階段完成時間表，然后根據(jù)不同階段不同側(cè)重點跟進(jìn)；第三，跟好大貨面輔料進(jìn)度、數(shù)量和質(zhì)量。做好大貨面輔料樣的顏色、品質(zhì)等的核對和抽檢，樣衣的跟進(jìn)和檢查。

3.2 大貨中期生產(chǎn)階段

大貨中期生產(chǎn)階段是指整個訂單從正式進(jìn)入縫制階段開始，到約70%～80%衣服完成所有的縫制工序，進(jìn)入整燙查驗階段為止。

跟進(jìn)的內(nèi)容和重點：抽檢工廠所做服裝的縫制質(zhì)量→輔料訂法和位置→整燙的外形是否美觀和符合要求→線頭是否處理干凈→成衣尺寸是否在允許范圍→定制的膠袋和箱子是否正確→及時挑選船樣。同時做好質(zhì)量和尺寸記錄，寫好初期驗貨報告，按客人要求的顏色和尺碼挑選船樣。因中期進(jìn)度作為頭尾銜接的中間段，占據(jù)的時間與內(nèi)容都是整個生產(chǎn)階段比重最重的，也是最關(guān)鍵的跟進(jìn)階段[1]。因此對于不同的訂單，中期生產(chǎn)進(jìn)度跟進(jìn)的難點與重點不同，要根據(jù)具體情況區(qū)別對待。對外貿(mào)公司的服裝跟單員來說，要求盡快熟悉產(chǎn)品的整個生產(chǎn)流程，充分了解整個訂單的生產(chǎn)進(jìn)度和每道工序的生產(chǎn)難點，對一些容易出問題的關(guān)鍵點進(jìn)行重點質(zhì)量跟蹤和抽查，對關(guān)鍵工序一定要增加抽檢頻率，及時將發(fā)現(xiàn)的問題反饋工廠，并跟進(jìn)解決的辦法，盡量將問題消滅在出現(xiàn)的萌芽狀態(tài)。

3.3 大貨后期生產(chǎn)階段

大貨后期生產(chǎn)階段是指大貨服裝完成80%的縫制工序，進(jìn)入整燙、檢驗、包裝，直至裝箱送貨進(jìn)倉的過程。

跟進(jìn)的內(nèi)容和重點：服裝的抽檢和檢查→吊牌、貼紙等輔料用法是否無誤→衣服包裝是否正確→裝箱是否符合要求、箱子高低如何→箱嘜填寫是否正確→送貨日期和送貨地點→挑選大貨留樣，認(rèn)真書寫中期或終期驗貨報告。這個階段跟進(jìn)的重點還是服裝工廠的生產(chǎn)進(jìn)度和質(zhì)量。如果跟進(jìn)的服裝工廠前期與中期的進(jìn)度和質(zhì)量控制的好，那么后期跟進(jìn)就相對輕松些，但也不能掉以輕心，要認(rèn)真地做好尾部的質(zhì)量監(jiān)控，把好進(jìn)度關(guān)的同時把好質(zhì)量關(guān)。尤其是最后生產(chǎn)階段，是產(chǎn)品成品檢驗出貨前把關(guān)的關(guān)鍵階段。如果前期與中期進(jìn)度和質(zhì)量控制不好，則將生產(chǎn)的壓力延續(xù)到尾部，后期生產(chǎn)將困難重重[1]。這時有的工廠要臨時找外發(fā)工廠加工，或要連續(xù)加班和開通宵來進(jìn)行趕貨，不得已還要進(jìn)行空運，這樣既要承擔(dān)賠付空運費，又要影響衣服的質(zhì)量，從而引起客戶的索賠。如果因為各種原因而不幸導(dǎo)致后期生產(chǎn)進(jìn)度延誤，作為外貿(mào)公司服裝跟單員一定要盡早了解情況，一方面要協(xié)助工廠積極采取各種措施來解決，另一方面應(yīng)盡早告知公司業(yè)務(wù)員，讓其及時與客戶溝通，爭取客戶的諒解，協(xié)商適當(dāng)延長交貨期，以確保按質(zhì)按量按時的圓滿交付訂單。

4 跟單的注意事項

外貿(mào)服裝跟單員在整個服裝的跟單過程中，要注意3個問題：一是合理抽檢。在對服裝進(jìn)行抽檢時，要根據(jù)不同工廠的技術(shù)水平、不同服裝款式的類型、特點、大貨數(shù)量等，對其按照不同比例抽取一定的數(shù)量來進(jìn)行檢查；要根據(jù)不同的生產(chǎn)階段進(jìn)行初期、中期和終期的查貨抽檢，以便及早發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。每次的抽檢結(jié)果，均要認(rèn)真書寫書面驗貨報告一式二份，并讓工廠有關(guān)人員簽字；二是注意溝通，避免對立。在檢查各個階段的樣衣和抽檢大貨服裝的過程，也是外貿(mào)公司和服裝工廠保持密切良好溝通的過程，大家都應(yīng)在相互合作和尊重對方的基礎(chǔ)上進(jìn)行友好溝通。在對存在問題的描述時，應(yīng)特別注意文字的措詞，用對方容易接受的語氣，既要明確指出存在的問題及嚴(yán)重性，也要提出要求對方改進(jìn)的目標(biāo)。四是多與自己公司的業(yè)務(wù)員溝通。在跟單過程中，對樣衣和大貨訂單的進(jìn)度要及時匯報，對存在的問題要及時溝通，以取得業(yè)務(wù)員的理解、支持，以便保持同客戶的及時溝通。如果客戶對大貨有反饋意見，要及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，以避免下次重蹈覆轍。在和不同的工廠接觸的過程中，要注意留心觀察和積累，在服裝的報價、質(zhì)量、交貨及時性和做單配合等方面要多方聯(lián)系和比較，盡量尋找和服裝款式相適合的供應(yīng)商做單，平時還需留心是否還有其他更合適的供應(yīng)商作為儲備。

[1]莊鵬姬.服裝跟單員全程跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度的重點與技巧[J].針織工業(yè)，2012（1）：58-59