芻議學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)“失范”與對策

李璐

摘 要：隨著全球經(jīng)濟(jì)的一體化，信息技術(shù)得到了快速的發(fā)展，然而就在信息技術(shù)發(fā)展的過程中，學(xué)校檔案管理信息化的建設(shè)逐漸出現(xiàn)了一些不大不小的問題。文中針對學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的“失范”這個現(xiàn)象進(jìn)行了一些初步的了解提出應(yīng)對這個現(xiàn)象的策略。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 學(xué)校檔案管理 解決對策

學(xué)校檔案管理信息化的建設(shè)帶動了信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作非常重要，學(xué)校管理檔案部門應(yīng)該努力適應(yīng)信息化發(fā)展的形勢，把學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)帶動起來。但是，相對于發(fā)達(dá)國家，我國的檔案管理信息化起步非常晚，一開始就輸在了起跑線上。所以為了能加快我國學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，必須要多多了解發(fā)達(dá)國家的先進(jìn)管理方法和檔案管理信息化建設(shè)遇到的問題。

一、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)“失范”的表現(xiàn)

學(xué)校的檔案管理要求有秩序，不能太過混亂失去了規(guī)范性，這樣才能使得我國的檔案管理信息化建設(shè)得到快速的發(fā)展，然而在現(xiàn)實(shí)中，我國的學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)確實(shí)還不夠完善，有一定的“失范”現(xiàn)象，具體的表現(xiàn)如下：

（一）學(xué)校檔案管理工作的資金投入少地位低下

當(dāng)今學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)還不夠健全，檔案管理人員權(quán)益得不到應(yīng)有的保障。檔案管理人員的歲數(shù)和專業(yè)技術(shù)都達(dá)不到檔案工作的需求，阻礙了學(xué)校檔案管理信息化的發(fā)展，體現(xiàn)不出這個工作的價值，阻礙了檔案管理信息化的建設(shè)。

（二）學(xué)校檔案管理工作的失衡

學(xué)校在管理過程中，一般不會顧及到檔案管理工作，一般只注重它的主要工作，造成學(xué)校管理整體的不完美。學(xué)校管理要想很好的發(fā)展必須認(rèn)識檔案管理的重要性，注重整體的發(fā)展，檔案工作要和學(xué)校的主要工作放在同樣的位置，最好能保持一碗水端平。

（三）學(xué)校檔案管理工作的失速

檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)業(yè)務(wù)的重要工作，還是教育目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要條件。然而目前學(xué)校的檔案工作跟不上學(xué)校的發(fā)展速度，使得學(xué)校檔案的管理職能得不到充分發(fā)揮，檔案的價值得不到提升，阻礙了學(xué)校檔案管理的發(fā)展腳步。

（四）學(xué)校檔案管理的失控

學(xué)校檔案管理由于沒有完善的體制和機(jī)構(gòu)，使得學(xué)校的檔案管理工作得不到及時的落實(shí)，無法對學(xué)校檔案材料進(jìn)行妥善的保管和有效的利用，無法控制“借檔不還，檔案不歸”這些現(xiàn)象的發(fā)生。

二、檔案管理信息化建設(shè)“失范”的解決對策

為了使學(xué)校管理得到更好的發(fā)展，必須解決學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的“失范”現(xiàn)象。

（一）學(xué)校檔案管理制度的健全

學(xué)校應(yīng)該明確學(xué)校檔案管理的職能，搞清楚檔案管理對學(xué)校管理的重要關(guān)系，建立獨(dú)立的檔案管理部門，成立管理學(xué)校檔案的委員會，制定適合學(xué)校檔案管理信息化的管理?xiàng)l例，完善學(xué)校檔案管理的制度，體現(xiàn)檔案管理的價值。

（二）增強(qiáng)學(xué)校檔案的保密性

對學(xué)校檔案的保護(hù)和管理，防止檔案的外泄是學(xué)校檔案管理人員的主要工作，檔案資料具有特殊的作用和價值，關(guān)系到檔案人員的隱私，所以學(xué)校檔案管理人員必須明確自己的職責(zé)，對絕密的檔案要設(shè)置保險(xiǎn)柜，或者把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案并且加上密碼，這樣就能很好的保護(hù)檔案的安全。

（三）實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化

檔案管理工作在學(xué)校管理中作為一項(xiàng)很復(fù)雜的工作，它需要整個學(xué)校人員的努力合作和密切配合。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化可以提高學(xué)校檔案管理人員的工作速度，可以減少對資源的浪費(fèi)，從而提高學(xué)校的經(jīng)濟(jì)效益。把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔成為當(dāng)今學(xué)校檔案管理的趨勢。

（四）利用學(xué)校文化建設(shè)推動學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展

在學(xué)校制度的建設(shè)內(nèi)容中加入檔案管理工作，把建設(shè)學(xué)校的文化和學(xué)校的檔案工作相互結(jié)合，共同發(fā)展，這樣能很好的保障學(xué)校檔案管理人員的權(quán)力和利益，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，使得學(xué)校檔案管理的建設(shè)得到飛速的發(fā)展。

（五）增強(qiáng)學(xué)校檔案的宣傳工作

在學(xué)校檔案信息化建設(shè)過程中，要加強(qiáng)學(xué)生對檔案的認(rèn)識，明白檔案的重大意義，所以必須把檔案的宣傳工作做好，把學(xué)校檔案管理工作遇到的問題作為學(xué)校工作的會議議題提到上面。

學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)開拓了學(xué)校檔案管理的平臺，使得我國學(xué)校檔案管理人員受到了很大的挑戰(zhàn)，為我國學(xué)校檔案管理提供了很大的發(fā)展機(jī)會，對推動學(xué)校的發(fā)展有重大的意義，堅(jiān)持學(xué)校檔案管理走信息化建設(shè)道路，為規(guī)范學(xué)校檔案管理機(jī)制做出重大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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