檔案管理中如何實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化、技術(shù)現(xiàn)代化

林琳

檔案管理工作是單位的重點(diǎn)工作之一，是一個(gè)單位科學(xué)管理水平的重要標(biāo)志。檔案真實(shí)記錄了單位的工作情況、內(nèi)部管理、建設(shè)和發(fā)展等各方面的工作。建立健全管理檔案，不僅能確保單位管理與建設(shè)、改革與發(fā)展等方面的工作業(yè)績(jī)，而且是單位工作決策的重要依據(jù)。加強(qiáng)單位檔案建設(shè)是時(shí)代的需要，是發(fā)展的需要，是社會(huì)的需要。本文談?wù)剢挝恢袡n案管理工作中的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

檔案管理工作是衡量一個(gè)單位工作質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是反映該單位各項(xiàng)工作規(guī)范化、科學(xué)化的重要載體。筆者根據(jù)檔案管理的有關(guān)要求，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會(huì)，就檔案管理談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、檔案管理工作存在的問題

對(duì)于目前中檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，由于歷史和現(xiàn)實(shí)的多種原因，主要存在以下幾方面的問題：

檔案管理人員缺乏。據(jù)了解，例如多數(shù)學(xué)校沒有專職的檔案管理人員，現(xiàn)有的檔案管理人員一般都是兼職的，且業(yè)務(wù)水平低下；

大部分單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，更認(rèn)識(shí)不到做好檔案管理工作對(duì)單位各項(xiàng)工作的促進(jìn)作用；

管理?xiàng)l件不合格。不少單位沒有專門的檔案室（柜），不具備保管檔案所要求的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件，檔案材料隨處散放，保管設(shè)備不齊全，直接影響著學(xué)校檔案的保管和使用效果。

檔案收集很不完整。主要表現(xiàn)為多頭存放、多家管理、收集不及時(shí)、流失較多；

檔案載體結(jié)構(gòu)單一。受條件和設(shè)備等方面的制約，許多單位的原始檔案多為紙質(zhì)打印檔案，仍有部分手工抄寫、頁面規(guī)格不一的案卷，而電子、音像、磁盤等介質(zhì)的檔案卻很少；

二、做好檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

建立檔案要有強(qiáng)烈的立檔意識(shí)。要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時(shí)收放保管。如，學(xué)生獲獎(jiǎng)通知，即使本校學(xué)生沒有獲獎(jiǎng)，也不能扔入廢紙簍，要存檔保管，并注明本校學(xué)生沒有獲獎(jiǎng)或未參賽情況。這樣就不會(huì)有獲獎(jiǎng)漏登之嫌，便于核查。倘若當(dāng)時(shí)認(rèn)為某材料無存檔價(jià)值，也不宜馬上作廢處理，應(yīng)引入待整理檔案袋小憩。

隨著標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的全面展開，檔案管理工作也應(yīng)更新觀念，加快發(fā)展。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化，筆者認(rèn)為：首先，觀念要現(xiàn)代化，即要樹立單位檔案是重要的管理資源這一觀念。其次，在管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要確立加快發(fā)展檔案管理的理念，制訂一整套與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。

三、要有計(jì)劃地逐步在檔案管理中實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化、技術(shù)現(xiàn)代化

即盡量采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。因?yàn)闄n案管理工作的技術(shù)手段和設(shè)備條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。尤其計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，越來越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性，同時(shí)也提高了工作效率。四是要在“農(nóng)遠(yuǎn)工程”的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用，建立校園網(wǎng)或?qū)W校網(wǎng)站，與周邊學(xué)校或名校建立長(zhǎng)期的網(wǎng)絡(luò)合作關(guān)系，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享，將計(jì)算機(jī)作為檔案管理的重要工具，進(jìn)一步發(fā)揮學(xué)校檔案的重要作用。

確立現(xiàn)代化管理意識(shí)。提高單位中全體教職工對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，是做好學(xué)校檔案工作的前提。為此，單位主管部門要把檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，列入日常檢查、學(xué)期常規(guī)考核中。各學(xué)校要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，至少要確定一名負(fù)責(zé)人分管此項(xiàng)工作。要經(jīng)常組織廣大職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體員工都認(rèn)識(shí)到單位檔案工作的重要意義，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實(shí)用主義做法，扎扎實(shí)實(shí)地抓好檔案工作。必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//www.ems86.com總第577期2014年第45期-----轉(zhuǎn)載須注名來源根據(jù)“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足實(shí)際的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值趨向，以現(xiàn)代理念和創(chuàng)新思維來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。同時(shí)，要建立起一整套切實(shí)可行的檔案管理制度，按照《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。要按上級(jí)檔案管理部門的要求，設(shè)立專職（或指定專人）負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。 規(guī)范檔案建設(shè)工作。不管單位規(guī)模大小，均應(yīng)選派一名思想素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉業(yè)務(wù)工作、懂得規(guī)律和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志負(fù)責(zé)檔案管理工作，并制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度，有計(jì)劃地培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，逐步檔案管理人員專業(yè)化、固定化。因此，各單位一方面要建立健全崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。另一方面要專門設(shè)立檔案室，所有檔案按文書類，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

相關(guān)檔案要建立聯(lián)系，分類歸檔。檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，按月或按學(xué)期收集、整理、立卷、歸檔。在整理過程中，應(yīng)著重收集本單位形成的文件資料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料等方面的材料。每學(xué)期檔案資料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按時(shí)間、分類別分別整理歸檔。同時(shí)，要根據(jù)該單位主管部門和檔案管理部門的要求，軟硬件同步推進(jìn)，在各方面積極創(chuàng)造條件，使檔案管理工作更加完善。

加強(qiáng)檔案管理工作，逐步建立健全檔案，有利于對(duì)單位各項(xiàng)工作的正確評(píng)估，有利于查找和使用歷史資料，而且有利于學(xué)校進(jìn)行實(shí)施科學(xué)管理。事實(shí)證明，只要努力把檔案管理工作做好、管好、用好，就一定能夠發(fā)揮檔案不可替代有應(yīng)有作用。

（作者單位：雙遼市人才交流開發(fā)服務(wù)中心）