企業(yè)財(cái)務(wù)信息化與內(nèi)部控制

張霞

在企業(yè)財(cái)務(wù)管理過(guò)程中，要提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量、使其資產(chǎn)的安全性、完整性得到有效保護(hù)，內(nèi)部控制起著關(guān)鍵的作用?？刂婆c會(huì)計(jì)有著并存的關(guān)系，財(cái)務(wù)信息化是一種有別于其他內(nèi)部控制形式的特殊方法，此方法已得到普遍的認(rèn)可，應(yīng)用范圍也越來(lái)越大，同時(shí)其對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制程序和方法也產(chǎn)生了較大的影響。企業(yè)在充分發(fā)揮財(cái)務(wù)信息化體現(xiàn)出來(lái)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性等優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，如何保證財(cái)務(wù)信息化的安全性，需要對(duì)新形勢(shì)下的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制作

深入研究。

一、財(cái)務(wù)信息化對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的影響

財(cái)務(wù)信息化實(shí)施過(guò)程中，會(huì)計(jì)處理過(guò)程、環(huán)節(jié)、方式上均有所改變，會(huì)計(jì)核算組織結(jié)構(gòu)、運(yùn)行機(jī)制以及對(duì)會(huì)計(jì)人員的管理也發(fā)生了全新的變化。我們分別從控制形式、控制內(nèi)容、稽核機(jī)制以及會(huì)計(jì)信息存貯方式等方面簡(jiǎn)述財(cái)務(wù)信息化環(huán)境對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制要素的影響。

內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化。對(duì)會(huì)計(jì)信息控制而言，實(shí)施信息化后與原手工會(huì)計(jì)存在很大的差異，下面分析財(cái)務(wù)信息化核算下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制形式的變化。

財(cái)務(wù)信息化下的工作流程：

原始憑證→授權(quán)批準(zhǔn)→財(cái)務(wù)審核→對(duì)合格憑證進(jìn)行憑證輸入（制單）→主管審核→計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理→賬表輸出。財(cái)務(wù)信息化的實(shí)現(xiàn)，會(huì)計(jì)人員的工作內(nèi)容得到大大的減輕，可以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)賬務(wù)的集中化處理。

內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生了改變。財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)是由人與計(jì)算機(jī)相互結(jié)合運(yùn)行的一個(gè)系統(tǒng)，控制的內(nèi)容比較復(fù)雜，這是由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的隱蔽性決定的，綜合來(lái)說(shuō)可以概況為以下幾個(gè)方面：分配會(huì)計(jì)人員工作時(shí)需要重新整合以及形成新的內(nèi)部牽制；有關(guān)系統(tǒng)的安全性控制與開(kāi)發(fā)、資料需要文書(shū)化控制；管理控制系統(tǒng)的組織與操作；系統(tǒng)的輸入、輸出以及處理控制。

內(nèi)部稽核機(jī)制發(fā)生變化。手工模式下的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)執(zhí)行的是一套復(fù)雜的內(nèi)部牽制制度，每一個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都必須經(jīng)過(guò)很多的重復(fù)手續(xù)而且要嚴(yán)格按照制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作，如業(yè)務(wù)辦理與授權(quán)批準(zhǔn)、收付款項(xiàng)與會(huì)計(jì)記錄等都要由相關(guān)的審查機(jī)制嚴(yán)格審查之后才可進(jìn)行操作，這樣對(duì)于提高工作效率方面帶來(lái)很大瓶頸。財(cái)務(wù)信息化的實(shí)施，可在較大程度上簡(jiǎn)化這些工作程序，因其工作的自動(dòng)化和控制的自動(dòng)化使很多業(yè)務(wù)程序都由計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一的處理，從而使會(huì)計(jì)工作人員的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生變化。

內(nèi)部控制的重點(diǎn)發(fā)生了變化。信息化的運(yùn)用使得很多的內(nèi)部控制程序都可以通過(guò)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，不再依靠會(huì)計(jì)人員作為控制的主體。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)中，人不再是控制的重點(diǎn)，首先控制的是人工處理，其次是原始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，再次就是會(huì)計(jì)信息輸出，人機(jī)交互處理，最后計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間連接控制方面以及其他等等。

會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)方式的改變。在手工會(huì)計(jì)核算模式下，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)所記錄的數(shù)據(jù)都是體現(xiàn)紙張上面，包括企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，而且會(huì)按照會(huì)計(jì)處理數(shù)據(jù)的不同，分為原始憑證、記帳憑證、會(huì)計(jì)帳薄以及會(huì)計(jì)報(bào)表，該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//www.ems86.com總第577期2014年第45期-----轉(zhuǎn)載須注名來(lái)源可將所有的數(shù)據(jù)記錄為所用所見(jiàn)的文字呈現(xiàn)形式，紙張文件上的數(shù)據(jù)如果是被修改過(guò)之后，可容易識(shí)別出修改過(guò)后的線(xiàn)索和痕跡，具有較好的直觀性，通過(guò)筆記來(lái)控制也是一種控制手段，這也算是傳統(tǒng)紙張?jiān)囊粋€(gè)最基本的特征。

與原來(lái)紙質(zhì)存貯的數(shù)據(jù)相比較，運(yùn)用財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)情況下，被儲(chǔ)存在磁盤(pán)和光盤(pán)上的數(shù)據(jù)很容易被刪除或者篡改，而不易找到線(xiàn)索和痕跡，缺乏直觀性，手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在別人修改過(guò)的文件比信息化系統(tǒng)要明確，包括文件上的印章，而印章在財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)中無(wú)處可尋。紙張容易實(shí)施簽字和蓋章程序，在而信息化系統(tǒng)則不易實(shí)現(xiàn)，并且磁介質(zhì)容易被改動(dòng)，且容易損壞，因此財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)也存在著丟失與毀壞的危險(xiǎn)。

目前，我國(guó)的財(cái)務(wù)信息化的整體水平還不高，在對(duì)人員職責(zé)分工、數(shù)據(jù)備份和保管、軟硬件使用及維護(hù)等方面的重要性及安全性還缺乏正確的認(rèn)識(shí)，建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度勢(shì)在必行。

二、財(cái)務(wù)信息化下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的對(duì)策與措施

通過(guò)在財(cái)務(wù)信息化的實(shí)踐工作中可得出這一結(jié)論：計(jì)算機(jī)本身出錯(cuò)的頻率幾乎為零，人為原因造成的出錯(cuò)和舞弊卻一直發(fā)生著，這給企業(yè)帶來(lái)一定的損失。所以，制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度是相當(dāng)有必要的，會(huì)計(jì)信息真實(shí)可靠必須建立在嚴(yán)格內(nèi)部控制當(dāng)中。這樣也有利于防止違法行為的發(fā)生。

明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。財(cái)務(wù)信息化知識(shí)與功能的相對(duì)集中，所以必須制定與之相對(duì)應(yīng)的組織和管理控制制度，使得職責(zé)分工明確，組織控制得到進(jìn)一步加強(qiáng)。

將財(cái)務(wù)信息化部門(mén)與用戶(hù)部門(mén)的職責(zé)相分離是職責(zé)分工中首先要考慮的。也就是產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門(mén)或人員是用戶(hù)部門(mén)。之所以要職責(zé)分工，目的是盡可能保持不相容職能的分離和在信息化部門(mén)內(nèi)部的職責(zé)分離。

加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算控制。要高度重視會(huì)計(jì)核算，它的結(jié)果是進(jìn)行會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、管理層進(jìn)行決策和分析的基礎(chǔ)。強(qiáng)化會(huì)計(jì)核算環(huán)節(jié)的控制，要使業(yè)務(wù)處理合法、有效、賬務(wù)處理正確，保證輸入數(shù)據(jù)的規(guī)范性、真實(shí)性、完整性以及安全性。

加強(qiáng)操作程序的控制。為了有效的保證財(cái)務(wù)信息化的安全運(yùn)行，除了軟件本身對(duì)操作方面做了一些內(nèi)部控制以外，企業(yè)內(nèi)部也需要制定一些操作管理制度并嚴(yán)格要求執(zhí)行。

為確保財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)安全可靠的運(yùn)行，以及所有進(jìn)入財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)真實(shí)、有效。會(huì)計(jì)人員操作應(yīng)嚴(yán)格遵照會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和處理流程來(lái)執(zhí)行，財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)操作管理制度的內(nèi)容包括系統(tǒng)使用管理、上機(jī)操作規(guī)程、帳務(wù)處理程序，操作管理制度。從內(nèi)容上看，可包括以下幾點(diǎn)：

會(huì)計(jì)操作人員工作職責(zé)與工作權(quán)限的劃分；防止原始憑證與記賬憑證未經(jīng)過(guò)審查就輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)的措施。因此要嚴(yán)格制定輸入計(jì)算機(jī)的信息要經(jīng)過(guò)審查后方可；預(yù)防輸入計(jì)算機(jī)的信息未經(jīng)過(guò)審核及核對(duì)，輸入計(jì)算機(jī)的信息必須由相關(guān)的核對(duì)人員審核后方可登記入帳薄等；建立相關(guān)的上機(jī)操作制度，規(guī)定每天上機(jī)要操作的內(nèi)容和操作控制程序，還應(yīng)在軟件中設(shè)置防止重復(fù)操作、遺漏以及誤操作的控制程序。

加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制。為確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全運(yùn)行，需要加強(qiáng)環(huán)境控制，目的是為了避免因外部環(huán)境因素而導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的不安全隱患。相關(guān)措施主要有：明確上機(jī)操作人員的操作內(nèi)容及權(quán)限，對(duì)操作人員可實(shí)行密碼控制；對(duì)上機(jī)操作人員要嚴(yán)格限定。對(duì)系統(tǒng)軟件要定時(shí)的進(jìn)行檢查，預(yù)防軟件出問(wèn)題，使機(jī)器能保持良好的運(yùn)行狀態(tài)，機(jī)房的環(huán)境也很重要，盡量的減少外界因素對(duì)計(jì)算機(jī)的損壞與影響，還要定時(shí)的檢查電源、接地線(xiàn)的安全等措施，使機(jī)房環(huán)境得到有效地保護(hù)。

加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案控制。《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》對(duì)企業(yè)的電子信息檔案管理做如下規(guī)定，實(shí)施財(cái)務(wù)信息化的企業(yè)要堅(jiān)持對(duì)每天輸入計(jì)算機(jī)的信息要做備份或者雙備份，保管存檔手續(xù)必須有會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng)管理員蓋章，要想到各種保障措施，例如用保護(hù)簽貼在備份盤(pán)上，存放位置保持安全、干凈，防止磁盤(pán)受外界的因素導(dǎo)致受潮，或者磁性介質(zhì)損壞。由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)借閱的資料歸還時(shí)，要嚴(yán)格按照相關(guān)借閱手續(xù)，經(jīng)手人簽字記錄，歸還時(shí)，要進(jìn)行殺毒處理，預(yù)防病毒侵入磁盤(pán)。這樣才能保證會(huì)計(jì)資料的完整性。

加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)不僅是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，同時(shí)對(duì)完善內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督制度有重要意義。在實(shí)施信息化系統(tǒng)情況，對(duì)內(nèi)部審計(jì)工作也提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面：

對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，檢查信息化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會(huì)計(jì)法》的有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費(fèi)用簽字程序并檢查是否符合公司內(nèi)控制度、憑證附件是否規(guī)范、完整；審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書(shū)面資料是否保持一致性，及時(shí)處理那些不妥或者錯(cuò)誤的帳表，要做到及時(shí)調(diào)整，嚴(yán)格審核賬冊(cè)內(nèi)容；對(duì)保存的數(shù)據(jù)要確保安全、合法，嚴(yán)防對(duì)保存數(shù)據(jù)私自修改現(xiàn)象的發(fā)生；對(duì)各個(gè)系統(tǒng)環(huán)節(jié)做好審查工作，防止遺漏。

綜上所述，財(cái)務(wù)信息化是企業(yè)信息建設(shè)的重要組成，內(nèi)部控制水平的發(fā)展決定著財(cái)務(wù)信息化實(shí)施效果是否真正提升企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平，同時(shí)對(duì)企業(yè)能夠更好的組織會(huì)計(jì)工作、提供準(zhǔn)確及時(shí)的會(huì)計(jì)信息，對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益是非常有益的，對(duì)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化企業(yè)管理起著重要的促進(jìn)作用。健全和完善內(nèi)部控制制度是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要途徑。

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