基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件歸檔管理研究

卞咸杰

摘 要：針對我國互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)和市場十分迅猛的發(fā)展勢頭，分析國內(nèi)研究電子郵件歸檔的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，論述基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件歸檔管理研究的意義、內(nèi)容、思路、方法以及電子郵件歸檔管理研究擬解決的關(guān)鍵問題。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)；電子郵件；歸檔

Abstract：For China's gaining momentum of Internet and data services market， the author tries to analyze the current situation and development trend of domestic research on e-mail archiving，discourse the significance content， ideas， methods of the research of e-mail archiving management based on the the Internet data services， and discusses the critical issues that e-mail archive management research intend to solve.

Key words：The internet；Data business；E-mail；The archive

在這個互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時代，隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子郵件在全球得到了廣泛的應(yīng)用。借助于無所不在的網(wǎng)絡(luò)，電子郵件的“足跡”遍及各行各業(yè)、各個領(lǐng)域，遍及辦公機(jī)構(gòu)乃至社會的基本細(xì)胞——家庭與個人，成為高效、便捷的現(xiàn)代通信手段和新的文件形式。截至2013年6月，電子郵件用戶達(dá)24665萬，占網(wǎng)民使用率的41.8%，手機(jī)郵件占手機(jī)網(wǎng)民的29.1%，比2012年12月增長1.8%。[1]由此可見，電子郵件已成為電子政務(wù)、電子商務(wù)中必不可少的信息資源。從系統(tǒng)論的角度來看，電子郵件的管理固然要求有一個良好的電子郵件系統(tǒng)的內(nèi)部環(huán)境，但其外部環(huán)境（諸如社會環(huán)境、機(jī)構(gòu)環(huán)境）也是不可或缺的重要管理因素。“如何從大量郵件中快速搜索出所需的歷史郵件和附件，并安全高效地管理和利用郵件信息，是現(xiàn)階段電子郵件管理中亟待解決的問題?！盵2]本文將從電子郵件的憑證價值寬泛性、電子郵件知識管理價值取向、電子郵件安全歸檔和電子郵件知識管理系統(tǒng)構(gòu)建等方面加強(qiáng)對基于文件管理的電子郵件進(jìn)行研究。

1 國內(nèi)研究電子郵件歸檔的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢

近年來，我國互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)和市場的發(fā)展勢頭十分迅猛，SP/CP的興起、電子商務(wù)的理性發(fā)展、電子政務(wù)的推進(jìn)以及企業(yè)信息化的長足發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用為電子郵件信息資源的開發(fā)與利用提供了豐富的客戶群。國內(nèi)外關(guān)于電子郵件的研究文章也十分豐富，但對于電子郵件歸檔管理的研究成果很少。從中國知網(wǎng)上檢索的13篇文章中，剔除新聞報道和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)后，只有7篇學(xué)術(shù)論文研究電子郵件的歸檔問題。而且這些非常有限的研究成果也沒有形成完整的理論體系。此外，山東大學(xué)武華維的碩士畢業(yè)論文《電子郵件的歸檔管理》只是從電子郵件的定義及其通信原理、電子郵件在組織機(jī)構(gòu)中的作用、電子郵件的價值和管理目標(biāo)、電子郵件的參考模型等方面來進(jìn)行研究，但對基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)把電子郵件歸檔與信息資源的開發(fā)利用聯(lián)系起來尚未涉及。對基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件歸檔管理加以研究目前在國內(nèi)還是空白，這種研究現(xiàn)狀對于正確解讀電子郵件歸檔之后的管理和信息資源開發(fā)利用，客觀評價電子郵件的功能，特別是挖掘電子郵件歸檔后的情報價值、憑證價值和知識價值是極為不利的。

我國檔案行政主管部門非常重視電子郵件的歸檔問題，國家檔案局于2005年就制定了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 32-2005《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》。隨著辦公自動化的深入發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時代的電子郵件歸檔在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)用十分廣泛。檔案業(yè)務(wù)部門對電子郵件的歸檔也進(jìn)行了實踐，但對其理論研究并不活躍。如何實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)時代正確認(rèn)識電子郵件與歸檔管理關(guān)系問題，這是電子郵件作為檔案管理首先需要解決的問題，也是現(xiàn)代檔案管理中電子郵件信息資源開發(fā)與利用所無法回避的問題。

本項目基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)加以研究電子郵件的歸檔管理，進(jìn)一步豐富檔案信息資源的建設(shè)，適應(yīng)了檔案現(xiàn)代化建設(shè)的需要，也是檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展的必然趨勢。

2 基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件歸檔管理研究的意義

經(jīng)過十多年的發(fā)展，中國互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)形成規(guī)模，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用走向多元化?；ヂ?lián)網(wǎng)越來越深刻地改變著人們的學(xué)習(xí)、工作以及生活方式，甚至影響著整個社會進(jìn)程?；谖募芾淼碾娮余]件歸檔可以用于有大量郵件流通的各政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位。通過電子郵件數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲管理和搜索等功能模塊，有助于更清晰有效地識別、提取和保存電子郵件中的各類重要信息，從而達(dá)到共享利用有用電子郵件信息的目的。能夠有效地利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)資源，實現(xiàn)電子郵件信息共享，并以搜索的形式對外開放，同時通過分析這些大量電子郵件，能夠得到豐富的信息，使電子郵件歸檔之后完成從數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)向信息管理與知識管理。因此，通過基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)，對電子郵件知識管理加以研究，開發(fā)電子郵件信息資源，不僅有著重要的理論意義，而且有著一定實用價值。

3 基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件歸檔管理研究的內(nèi)容

歸檔是傳統(tǒng)檔案學(xué)的特色研究領(lǐng)域，也是現(xiàn)代檔案工作的核心。電子郵件歸檔如一個關(guān)鍵的模塊，直接關(guān)系到其他環(huán)節(jié)工作的開展，關(guān)系到電子郵件的存儲和效力的保障。目前，在我國電子文件歸檔的研究取得了很多成果，但電子郵件歸檔是個短項，尚無學(xué)者系統(tǒng)地進(jìn)行研究。本文擬從以下幾個方面進(jìn)行研究。

在電子郵件歸檔的管理環(huán)節(jié)上，重點研究電子郵件歸檔的優(yōu)化。對電子郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實時搜索和訪問，主要是針對海量郵件數(shù)據(jù)的應(yīng)用，對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的遷移和管理的技術(shù)。歸檔部門要最大限度地做到存儲優(yōu)化，正確區(qū)分電子郵件存儲備份與歸檔的差異，明確電子郵件歸檔的內(nèi)涵，通過技術(shù)手段和存儲安排做到電子郵件歸檔優(yōu)化。

在電子郵件歸檔的管理目標(biāo)上，重點研究電子郵件歸檔的真實性和完整性。維護(hù)電子郵件的真實性，使歸檔保存的電子郵件與傳統(tǒng)的檔案一樣，具有法律效力，是電子郵件歸檔的核心目標(biāo)之一。通過電子郵件本身、工作環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)傳輸路徑等方面加強(qiáng)電子郵件的防護(hù)，保證電子郵件在傳輸和遷移過程中沒有發(fā)生非法操作和損害。維護(hù)電子郵件的完整性，要研究從數(shù)量上，如何保證電子郵件的齊全完整，從質(zhì)量上，如何保證電子郵件的有機(jī)聯(lián)系。此外，既要加強(qiáng)對電子郵件歸檔的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)和元數(shù)據(jù)等個體的完整研究，又要加強(qiáng)對電子郵件原生次序的有機(jī)聯(lián)系整體的完整研究。

在電子郵件歸檔的信息安全上，通過研究電子郵件歸檔的技術(shù)手段、管理制度和安全法規(guī)，防范電子郵件歸檔中郵件炸彈、郵件病毒、信息篡改、數(shù)據(jù)丟失等問題的發(fā)生?！盎ヂ?lián)網(wǎng)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)和工作機(jī)理的設(shè)計使得美國在網(wǎng)絡(luò)世界排在主導(dǎo)地位，也在通信領(lǐng)域擁有絕對優(yōu)勢?！盵3]盡管這樣，美國的電子郵件安全隱患仍有顯現(xiàn)。如，美國國家安全檔案局（National Security Archive）在2007年9月對總統(tǒng)執(zhí)行辦公室提出起訴，指控執(zhí)行辦公室丟失了2200萬封白宮電子郵件。白宮最高技術(shù)官員承認(rèn)，“備份磁帶中有三個多月的數(shù)據(jù)已經(jīng)丟失了”。[4]因此，電子郵件歸檔的信息安全與電子郵件的真實性、完整性一樣，都是電子郵件歸檔的重點研究對象。要從電子郵件文本自身的安全防護(hù)、工作環(huán)境（存儲、處理）的安全防護(hù)、電子郵件傳輸路徑上的安全防護(hù)三方面著手，研究如何構(gòu)建電子郵件“多層安全防護(hù)體系”。

在電子郵件歸檔的知識管理上，電子郵件系統(tǒng)作為一種日益普及數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的交流手段，每天都承載著大量的數(shù)據(jù)交換。這些交換的數(shù)據(jù)中包含大量有用的信息與知識，鑒于目前電子郵件點對點交流的特點，這些信息、知識只能保存在通信的各方，不能得到充分的利用。對于政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位來說，電子郵件作為日常內(nèi)部和外部交流的重要手段，很多重要的信息和知識都包含在電子郵件中，而這些信息和知識是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的寶貴財富，分散在個體不能共享，是一種資源的浪費。為了能夠方便有效地收集和管理有用的郵件信息，加強(qiáng)電子郵件知識管理的研究，有利于提高電子郵件歸檔的效用。

在電子郵件歸檔的維護(hù)成本上，注重對成本效益的研究。隨著政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動的持續(xù)開展，電子郵件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)會不斷累加，大量的電子郵件數(shù)據(jù)保存在價格昂貴的主存儲設(shè)備中，造成硬件投資的不斷增加。這不僅會嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)程序運行的效率，而且會造成許多政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位盲目地減少電子郵件數(shù)據(jù)的存儲數(shù)量，縮短電子郵件數(shù)據(jù)存儲周期。數(shù)字時代人們考慮電子郵件存儲成本的主要出發(fā)點已經(jīng)不再是物理空間，而是數(shù)據(jù)維護(hù)成本，要從電子郵件整體數(shù)據(jù)存儲、系統(tǒng)效率的角度全面衡量，確保電子郵件歸檔的數(shù)據(jù)維護(hù)成本最優(yōu)化。因此，從電子郵件歸檔管理政策、歸檔策略的選擇、軟硬件配置、管理流程設(shè)計等方面研究，力求電子郵件歸檔的成本效益的最大化。

4 基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件歸檔管理研究的思路、方法

文獻(xiàn)資料法：運用全國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)、中文科技網(wǎng)、讀秀學(xué)術(shù)檢索以及超星、方正、書生電子圖書等，查閱電子郵件歸檔管理理論研究發(fā)展過程，全面掌握電子郵件歸檔管理理論研究所取得的成果，并借鑒社會科學(xué)學(xué)科研究的成果。通過對掌握的電子郵件歸檔的文獻(xiàn)進(jìn)行創(chuàng)造性的思維加工，形成對電子郵件歸檔本身的科學(xué)認(rèn)識。在現(xiàn)有成果的研究基礎(chǔ)上，進(jìn)一步深化電子郵件歸檔的管理研究。

調(diào)查研究法：調(diào)查研究是科學(xué)研究中一個常用的方法，在描述性、解釋性和探索性的研究中都可以運用調(diào)查研究的方法。它一般通過抽樣的基本步驟，多以個體為分析單位，通過問卷、訪談等方法了解調(diào)查對象的有關(guān)資訊，加以分析來開展研究。采用書面調(diào)查和訪問調(diào)查，向我國檔案管理的專家、教授，較全面地了解基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件知識歸檔研究現(xiàn)狀以及此文研究的建議。重點到大型企業(yè)了解和掌握電子郵件歸檔的現(xiàn)狀，實際考察其歸檔情況。

數(shù)理統(tǒng)計法：數(shù)理統(tǒng)計法是數(shù)學(xué)的一門分支學(xué)科。它以概率論為基礎(chǔ)運用統(tǒng)計學(xué)的方法對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、研究導(dǎo)出其概念規(guī)律性（即統(tǒng)計規(guī)律）。在調(diào)查統(tǒng)計的基礎(chǔ)上，借助系統(tǒng)分析、數(shù)理分析等方法，利用采集樣本的平均數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)差、標(biāo)準(zhǔn)誤、變異系數(shù)率、均方、檢驗推斷、相關(guān)、回歸、聚類分析、判別分析、主成分分析、正交試驗、模糊數(shù)學(xué)和灰色系統(tǒng)理論等對電子郵件歸檔實驗所取得的數(shù)據(jù)和測量、調(diào)查所獲得的數(shù)據(jù)對電子郵件歸檔系統(tǒng)進(jìn)行定量性研究。

理論分析法：運用社會科學(xué)研究常用的分析法，對電子郵件歸檔中各種本質(zhì)的和非本質(zhì)的現(xiàn)象進(jìn)行系統(tǒng)的分析研究。尤其是對電子郵件歸檔過程中完整性、安全性、可用性、真實性進(jìn)行分析研究，制定科學(xué)、合理、有效的電子郵件歸檔策略。

5 基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件歸檔管理研究擬解決的關(guān)鍵問題

面對文件管理陷入“電子郵件文山”，電子郵件的“身份”難以準(zhǔn)確鑒別，電子郵件的安全性令人擔(dān)憂，電子郵件的可靠性與真實性莫衷一是等困境，對電子郵件的歸檔管理研究擬解決的關(guān)鍵問題表現(xiàn)在以下方面：

一是針對歸檔電子郵件作為證據(jù)認(rèn)定和采集上存在的障礙，將提出從郵件來源安全、郵件系統(tǒng)可靠、背景信息全面和郵件內(nèi)容真實等方面提供保障措施；

二是在分析傳統(tǒng)的電子郵件存儲與歸檔的分級方式有著數(shù)據(jù)存儲的成本較高、分級過分依賴于訪問率高低、相關(guān)信息具有后驗性和不同廠商的數(shù)據(jù)訪問難以自動遷移等弊端基礎(chǔ)上，論述電子郵件分級存儲與歸檔中確保電子郵件的可用性、可控性、機(jī)密性、完整性和真實性等保障目標(biāo)。

三是電子郵件歸檔管理系統(tǒng)的模塊建立有一定的難度。這些模塊由郵件數(shù)據(jù)采集模塊、數(shù)據(jù)存儲管理模塊和搜索模塊（搜索引擎及其客戶端搜索工具）組成。數(shù)據(jù)采集模塊通過分析郵件協(xié)議分析，獲取郵件相關(guān)數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)保存在數(shù)據(jù)存儲（數(shù)據(jù)倉庫）中。本項目擬建立數(shù)據(jù)存儲管理模塊郵件數(shù)據(jù)的表示模型，并對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，從技術(shù)層面構(gòu)建電子郵件歸檔管理系統(tǒng)。

四是歸檔電子郵件作為證據(jù)認(rèn)定和采集上有一定的障礙。歸檔電子郵件憑證價值寬泛性的前提條件是電子郵件的憑證價值必須具有客觀性、關(guān)聯(lián)性和合法性，其理論基礎(chǔ)是檔案學(xué)理論和法學(xué)理論。針對歸檔電子郵件作為證據(jù)認(rèn)定和采集上存在的障礙，項目組將提出從郵件來源安全、郵件系統(tǒng)可靠、背景信息全面和郵件內(nèi)容真實等方面提供保障措施。

總之，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和電子政務(wù)、電子商務(wù)的推動，電子郵件越來越承擔(dān)起知識傳遞、信息管理的重要職責(zé)。因此，加強(qiáng)電子郵件歸檔的研究，要做到四個創(chuàng)新。一是研究理念創(chuàng)新，從電子郵件的信息管理延伸至知識管理是電子郵件研究理念的發(fā)展趨向，也是電子郵件在檔案管理中開發(fā)電子郵件信息資源的新理念。二是研究體系創(chuàng)新，圍繞基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件憑證價值的寬泛性、電子郵件安全歸檔、電子郵件知識價值取向等方面進(jìn)行系統(tǒng)理論研究，構(gòu)建基于文件管理的電子郵件歸檔理論體系。三是研究價值創(chuàng)新，進(jìn)一步充分拓展電子郵件歸檔的作用，體現(xiàn)電子郵件的情報價值、憑證價值、知識價值等，為電子郵件信息資源的開發(fā)與利用提供理論依據(jù)。四是研究方法創(chuàng)新，融合其他交叉學(xué)科的研究方法，從不同的維度和視角對電子郵件歸檔進(jìn)行研究。

﹡鹽城師范學(xué)院2012年度校級教授、博士基金項目（項目編號為：12YSYJB0107）《基于文件管理的電子郵件歸檔研究》和鹽城師范學(xué)院教育科學(xué)研究項目《〈檔案管理學(xué)〉課程教學(xué)理論與實踐的結(jié)合》的階段性研究成果。

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（作者單位：鹽城師范學(xué)院檔案館 來稿日期：2013-12-20）