義務教育學校會計檔案收集與管理

白麗梅

會計檔案是企事業(yè)單位和機關團體在經(jīng)濟管理和各項會計核算中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備考的會計賬簿、會計憑證、會計報表等會計核算資料，以及實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、光盤和計算機打印出來的的會計賬簿、記賬憑證、會計報表等。長期以來，中小學財務管理工作越來越成為社會普遍關注的熱點問題，已影響到了義務教育的發(fā)展。本文試圖通過對義務教育階段學校會計檔案的管理作粗淺的探討，并針對當前工作中存在的問題及產(chǎn)生問題的原因提出對策，以期通過本文的闡述有效提高義務教育經(jīng)費保障機制的健康發(fā)展。

（一）加強會計檔案管理的必要性和重要性

會計檔案管理是中小學財務管理的重要內容之一，它與教師隊伍的管理，教育教學的管理有著非常密切的聯(lián)系。決定著學校的經(jīng)濟命脈，關乎學校的存在、穩(wěn)定和發(fā)展，關系到廣大教職工的切身利益，其管理的成敗涉及到能否全面貫徹教育方針，提高教育質量。因此，加強對義務教育中小學校會計檔案進行科學合理的管理，可以極大地增強廣大教職工的主人翁意識，調動工作積極性，減輕政府和社會的負擔，提高辦學活力，為學校的可持續(xù)發(fā)展提供堅實的物質保證。同時，規(guī)范的會計檔案管理還可以在密切干群關系，防止腐敗，保護學校領導和財務管理人員不犯錯誤，防止國有資產(chǎn)流失，執(zhí)行國家財經(jīng)紀律，維護社會團結穩(wěn)定的大局等方面發(fā)揮積極的作用。

（二）當前會計檔案管理存在的問題

從2006年以來，隨著義務教育經(jīng)費保障機制改革的實施，我縣的中小學全部實行“校財局管、分校核算”的財務管理模式，采用金蝶財務軟件進行日常財務核算工作。雖然在一定程度上加強和規(guī)范檔案管理水平，但是在計算機技術不斷發(fā)展，手工記賬已被財務處理系統(tǒng)及會計電算化所代替的今天，傳統(tǒng)的會計檔案管理已不能適應時代的要求。當前，學校會計檔案管理存在以下突出問題：

檔案收集不全。據(jù)筆者調查，由于財務管理不規(guī)范，會計檔案收集的范圍不明確、制度不健全，本縣多數(shù)學校會計檔案收集工作混亂。重核算、輕管理，重紙質、輕電子，在會計檔案管理中僅收集紙質記賬憑證、賬本、報表立卷歸檔，對其他會計核算資料，如預（決）算報表、會計報表編制說明、存儲在磁盤上及會計軟件中的會計核算資料、會計軟件程序等未進行歸檔，檔案收集不全，從而影響了會計檔案的完整性；

檔案管理不規(guī)范。由于缺乏相應的檔案管理約束力，工作中在裝訂時不規(guī)范，不整齊、不牢固，有的將摘要壓進去，有的未對不規(guī)則的原始單據(jù)進行粘貼、折壓處理，導致裝訂不結實，掉頁、散失情況時有發(fā)生；多數(shù)學校會計檔案采用手工編寫檔案檢索工具，有的編寫不符合要求，有的甚至沒有編寫；在保存方面沒有專業(yè)的檔案裝具及庫房，多數(shù)為木柜，有的用紙箱存放，有的隨意放在某個角落，受潮、發(fā)霉、蟲蛀受損嚴重，達不到規(guī)定的會計檔案保管年限，特別是存儲在磁盤、光盤上的會計電子檔案的保管問題更是突出；在移交方面，財務部門有的為了查詢方便，會計人員自行管理會計檔案，有的由于不及時裝訂歸檔，常常將會計檔案長期保存在財務部門，不按期移交檔案管理部門；在銷毀方面許多保管期限滿、已失去保存價值的會計檔案仍然長年占據(jù)著庫房和設備。據(jù)筆者調查，很多單位自會計檔案建立以來，從未組織過鑒定銷毀工作，究其原因，其一是缺乏專業(yè)的檔案管理人員，其二是一些人怕麻煩、怕負責任，擔心會計檔案銷毀之后，今后一旦有什么經(jīng)濟問題，無憑無據(jù)，到時說不清楚。這不僅增加了國家的經(jīng)濟負擔，也影響了會計檔案資源的開發(fā)利用。

管理意識淡薄，利用率不高。長期以來，人們對會計檔案管理工作意識不強，領導的重視度不夠，沒能正確認識到會計檔案管理的重要性。一些學校領導片面地把精力和眼光投入到學校教學管理上，認為會計工作就是簡單的報賬、算賬、記賬，致使大量有價值的會計檔案得不到正確的利用。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導報》雜志http：//www.ems86.com總第535期2014年第03期-----轉載須注名來源甚至個別檔案工作人員責任心不強，工作懶散，安全意識淡薄，隨意存放會計資料，致使許多有價值的會計檔案遺失；同時由于財務軟件的升級換代很快，有的學校沒有把財務軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好的保存，從而造成會計電子檔案無法調閱。

管理人員業(yè)務素質不高。本地區(qū)學校一般有專職會計但沒有專職檔案管理崗位， 大多數(shù)學校的會計檔案由財務人員兼管，有的學校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備的；同時，這些管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓就上崗，缺乏專業(yè)知識，缺乏計算機維護、網(wǎng)絡安全方面的知識；少數(shù)管理人員缺乏應有的職業(yè)道德，不堅持原則，不認真執(zhí)行制度，甚至違法亂紀，工作開展面臨重重困難。

電子檔案管理制度有待加強完善。 電子會計檔案便于日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換、便于會計檔案信息的資源共享，易于修正，便于攜帶和傳遞，大大提高了會計檔案的利用效率，但在實際工作中由于沒有完善的、具有針對性會計電子檔案的制度規(guī)范，會計電子檔案的管理處于無序狀態(tài)。有的學校將會計信息存入磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，有的對存儲大量會計信息的財務軟件及磁性介質未作收集和備份，造成許多重要的電子會計檔案丟失。

（三）加強會計檔案管理工作的對策

轉變觀念，加強宣傳，爭取得到領導的重視。首先，要改變傳統(tǒng)管理理念，對會計檔案有一個正確的認識。學校會計檔案是本單位最豐富、最有實用價值的信息資源庫，只有它們們才能對學校的資金周轉活動進行連續(xù)、系統(tǒng)、全面的反映和監(jiān)督。通過會計檔案，可以了解每項經(jīng)濟業(yè)務的詳細情況及來龍去脈，可以監(jiān)督一個單位是否遵守財經(jīng)紀律，在會計工作中有無弄虛作假、違法亂紀等行為，還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟政策及單位制定經(jīng)營決策提供依據(jù)。

其次，要加強對會計檔案工作的宣傳。作為檔案工作人員，要揭開會計檔案的神密的面紗，結合校務公開、財務公開，吸引教職工到檔案室參觀，向教職工宣傳會計檔案在學校發(fā)展中的重要作用，傳遞檔案信息，突出會計檔案在社會發(fā)展中的服務價值，增強學校領導和廣大教職工的檔案意識；爭取得到領導的關心、支持，加大資金、設備的投入，幫助解決實際困難。

完善會計檔案管理制度。筆者建議，各級部門領導要重視檔案管理工作，要自上而下形成完善的檔案管理體系，并落實到位，每年至少開展一次對基層單位的檔案工作檢查，也可以采用抽查的方式進行，督察下級單位的按時、按質完成檔案管理工作。學校領導應高度重視會計檔案管理工作， 按照《會計法》、《會計檔案管理辦法》，結合本校實際制定會計檔案管理制度。在筆者工作的學校制定了《檔案室工作人員職責》、《會計檔案收集、保管和查閱制度》、《會計檔案保密制度》、《會計檔案移交、銷毀制度》等，規(guī)范會計檔案的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使檔案管理工作有章可循，保證會計檔案管理工作的順利進行。

立足實際，加強培訓及自主學習，提高專業(yè)素養(yǎng)。在當前形式下，要樹立“業(yè)務精通、愛檔如珍、維護歷史、兢兢業(yè)業(yè)、服務現(xiàn)實”的理念，在工作中做到“學、細、定、勤”， 學，即要加強檔案管理專業(yè)知識的學習，積極參加檔案業(yè)務知識培訓，努力提高自已的工作能力和水平。2012年筆者有幸分別參加省、縣兩級組織的檔案基礎知識培訓班，比較系統(tǒng)的掌握了檔案專業(yè)知識。作為檔案管理人員應抓住培訓的鍥機，利用網(wǎng)絡、自學等途徑努力學習業(yè)務知識，優(yōu)化知識結構，學習和掌握現(xiàn)代信息技術運用于檔案收集管理過程，不斷提高自身的工作能力和水平。細，對于檔案來說，哪怕是一張不起眼的破紙，難說它的價值是相當大的。哪怕是一名普通員工的工資表，如果管理不好，將給本人帶來一輩子的損失或遺憾；定，即要有定性，耐心。有了專業(yè)知識和細心，不等于說就有了定性和耐心。檔案工作有連續(xù)性，要做好這項工作，我們必須要有足夠的耐心，默默無聞，與世無爭；勤即勤快：一是要及時收集、整理、立卷、歸檔、入庫保管，以免形成積壓，工作量增大。二是要經(jīng)常打掃庫房衛(wèi)生，做到勤整理勤清掃，以免灰塵侵蝕檔案，防潮、防蛀，不亂放亂丟東西，消除安全和火災隱患，確保會計檔案的系統(tǒng)性和完整性。

規(guī)范完善檔案管理工作。2012年通過參加省級和縣級的檔案基礎知識培訓后，筆者按規(guī)范的管理方法對會計檔案進行重新整理、組卷、編號。記賬憑證的案卷倒推15年即從1996年進行編號，月報倒推5年進行歸檔；對于保管期限滿的會計檔案編制銷毀清冊，嚴格按照銷毀程序要求進行銷毀。歷時三個月，共組卷15年期記賬憑證255卷，總賬明細賬67卷，25年期現(xiàn)金、銀行存款日記賬38卷，永久卷78卷；清理已到期會計檔案300余卷，并報縣級財政部門核銷，其中工資花名冊、移交清冊、銷毀清冊、預（決）算、年報等抽出分類組成永久卷存檔。在縣級檔案部門對二級立檔單位工作檢查中獲得一致好評。

加強和完善電子檔案管理。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和網(wǎng)絡信息技術的進步，會計檔案的管理呈現(xiàn)出自動化、電子化、無紙化和及時化的特點。目前，結合我們國家大力倡導的低碳生活，現(xiàn)代信息技術大發(fā)展的時代背景下，筆者工作的學校根據(jù)《中華人民共和國電子文件歸檔與管理規(guī)范》，結合實際，制定了《電子檔案管理辦法》、《電子檔案安全保密制度》、《財務軟件和數(shù)據(jù)管理安全制度》等，投入了計算機、打印機、掃描儀、電子檔案裝具等設備，大力開展無紙化辦公。由于會計檔案要在財務部門保管一年方移交檔案管理部門，筆者建議應同時加強檔案管理和財務人員計算機應用技能、信息技術、網(wǎng)絡技術培訓，使其能熟練應用現(xiàn)代化技術管理財務軟件和電子數(shù)據(jù)。在安全上要警鐘長鳴，定期進行財務軟件系統(tǒng)維護，嚴防通過網(wǎng)絡或其他傳播方式侵入的電腦病毒感染，嚴防電子檔案毀損、泄密；在保存上要保證存儲介質存放環(huán)境良好，注意雙數(shù)據(jù)備份，注明形成檔案的時間及操作者姓名，異地存放，防潮、防熱、防磁、防止由于磁性介質的損壞導致會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。

會計檔案管理是學校管理工作中的一個重要組成部分，它代表著未來學校管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化的發(fā)展方向，任重而道遠。因此，檔案管理人員必須主動跟上時代的節(jié)拍，積極探索新的管理方法、升華和創(chuàng)新管理理念，切實做好學校會計檔案管理工作，使會計檔案的潛在價值充分轉化為經(jīng)濟效益，對于有效提高義務教育經(jīng)費保障機制，增強學校辦學活力，推動教育教學事業(yè)的健康、有序的發(fā)展，具有重要意義。