醫(yī)療集團人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)的實踐

□ 林平平 LIN Ping-ping

隨著醫(yī)療行業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院對信息化建設(shè)的要求越來越高，但目前全國并沒有集團型的醫(yī)療衛(wèi)生信息管理系統(tǒng)。因此我醫(yī)療中心與商用軟件公司合作開發(fā)以我醫(yī)療集團為基礎(chǔ)的客戶HRP項目，系統(tǒng)將實現(xiàn)在醫(yī)療集團內(nèi)部財務、物流、人力資源統(tǒng)一管理的功能。此項目建設(shè)經(jīng)過雙方多年的努力，目前功能使用基本趨于穩(wěn)定，并在進一步優(yōu)化建設(shè)中。

本文就HRP項目中人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)的實踐探索過程，主要從前期調(diào)研、實施情況、已實現(xiàn)的功能、存在問題與預期需求的差距，以及后期的改進建議四個方面進行闡述。

前期調(diào)研及實施情況

1.詳細的前期調(diào)研及報告。因集團型醫(yī)療衛(wèi)生人力資源信息系統(tǒng)目前為開發(fā)型項目，并沒有直接可參照的原型系統(tǒng)，為使系統(tǒng)在投入后能滿足我醫(yī)療集團發(fā)展需求，在前期調(diào)研時公司與院方投入了大量的精力與時間，調(diào)研從集團到醫(yī)院再到部門，甚至到具體負責的崗位，各個層級逐級逐個的展開，詳細了解各項人事業(yè)務的流程。內(nèi)容涵蓋了組織機構(gòu)、人員變動管理、人事信息管理、時間管理、薪酬管理、績效考核、培訓管理、合同管理、檔案管理、預警管理、員工自助以及報表統(tǒng)計分析等方面，并將醫(yī)務、質(zhì)改、護理、科教等多個職能部門的部分需求也整合在內(nèi)，希望利用網(wǎng)絡信息技術(shù)更好的管理醫(yī)療集團人力資源，實現(xiàn)網(wǎng)絡的管理控制功能，做到內(nèi)部嚴密控制[1]。經(jīng)過25天的全面深入的了解，雙方將前期調(diào)研情況做了分析，整理和總結(jié)后歸納為八個部分，從33個方面進行了詳細的說明，形成了具有建設(shè)性意見的需求報告書，該報告順利通過了各調(diào)研對象的驗收。

2.確定實施方案。如果沒有系統(tǒng)的觀念和系統(tǒng)的思考能力，管理不僅不會產(chǎn)生積極的效果，而且會導致重大的災難[2]，因此項目合作雙方就調(diào)研報告中的需求展開全面的討論，結(jié)合財務、物流調(diào)研情況，確定了人力資源信息系統(tǒng)分步實施的總體實施方案。對必須先構(gòu)建以及目前急需使用的功能在第一期先行開發(fā)實施，比如組織機構(gòu)、人員變動管理、人事信息管理、薪酬管理、績效考核、時間管理等模塊功能。對屬流程優(yōu)化改善的功能模塊如培訓管理、合同管理、預警功能、員工自助等在第二期研發(fā)實施。雙方共同制定了詳細的實施計劃，并將責任落實到人，以倒逼機制來保證計劃按時完成。實施計劃以工作日為單位，明確各計劃的開始時間、完成時間、所需資源以及責任人，一期總體計劃為213.5工作日，分六大步進行，包含調(diào)研分析、實施方案制定、HR系統(tǒng)準備、客戶數(shù)據(jù)準備、上線前準備、新舊系統(tǒng)切換。

3.系統(tǒng)上線實施。在實施計劃制定并通過雙方確認后，用友公司派駐實施顧問長期駐扎院方進行現(xiàn)場實施并指導。在實施上線前，進行為期1個月的測試系統(tǒng)試運行，并對關(guān)鍵用戶進行實施前的操作培訓，以確保使用過程的準確性，避免因用戶使用不當造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的混亂。經(jīng)測試系統(tǒng)運行較為穩(wěn)定，于2012年11月正式實施上線。為保證信息的安全性，在上線后的一個月內(nèi)仍實行新舊人事系統(tǒng)的并行運行，重點關(guān)注集團型醫(yī)院特有的信息功能類型如院區(qū)間調(diào)動、調(diào)配等，對存在的問題及時記錄整理并反饋給公司方。至此一期計劃實施基本順利完成。

4.問題跟蹤及總結(jié)。系統(tǒng)雖已實施上線，但在使用過程中肯定會存在一定的問題，為此雙方確定了問題跟蹤單的反饋模式。對出現(xiàn)的問題，由院方填寫問題跟蹤單，跟蹤單中明確問題的緊急程度，提交給用友公司，公司根據(jù)輕重緩急逐項處理問題。至今，院方在使用過程中提交了40余次問題跟蹤單，雙方共同努力逐個解決，將問題歸類整理形成問題庫，對各類問題進行分類討論，確定是系統(tǒng)bug問題，還是系統(tǒng)功能問題等，可對二期研發(fā)實施起到一定的參考作用。

一期已實現(xiàn)的功能

1.下屬組織機構(gòu)由集團統(tǒng)一管理。人力資源系統(tǒng)利用不同的角色設(shè)置，限制了下屬醫(yī)院在組織機構(gòu)上的自主設(shè)置權(quán)，集團及下屬所有院區(qū)的組織機構(gòu)均需由集團統(tǒng)一配設(shè)，有效實現(xiàn)了中心（集團）對下屬各個醫(yī)院權(quán)限的分配控制功能，在組織架構(gòu)上實現(xiàn)統(tǒng)一管理。

2.人事權(quán)限分等級掌控。中心（集團）對各個院區(qū)在用人上必須做到權(quán)限控制，嚴格掌控各個院區(qū)人員配備情況。系統(tǒng)根據(jù)人員類別的不同，利用審批流審批權(quán)限的大小，分成專技類、工勤類兩類設(shè)置，專技類人員必須經(jīng)過集團審批才能進行人員的進出，工勤類人員各醫(yī)院可根據(jù)實際情況由院區(qū)自行審批，進行分類管理。

3.實現(xiàn)集團掌控各院區(qū)人員信息的功能。通過系統(tǒng)設(shè)置，實現(xiàn)了集團能隨時讀取各醫(yī)院人員信息的功能。院區(qū)如想逆向查看集團本級或橫向查看其它醫(yī)院信息的功能需提交審批，此設(shè)置便于集團的統(tǒng)一管理。

4.院區(qū)間調(diào)動，實現(xiàn)信息的共享功能。員工在進行院區(qū)間調(diào)動時可在系統(tǒng)中做相應的調(diào)動審批流，調(diào)動前的信息能自動帶入調(diào)動后的醫(yī)院，實現(xiàn)院區(qū)間信息的共享，免去了重新搜集錄入員工信息的工作，提高了工作效率。

5.信息的存儲功能。系統(tǒng)通過個人信息、工作信息以及各類子集的分類存儲功能，能將各個職能部門涉及的信息進行分類存儲，有效的集中匯總了各類人事信息，便于職能部門的利用，實現(xiàn)了院區(qū)內(nèi)的信息共享。

一期功能存在的主要問題以及與預期的差距

1.系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性問題。系統(tǒng)目前的使用情況并未達到預期的100%安全性，還存在一定的不穩(wěn)定性。比如人員信息的個別字段信息會有丟失情況，系統(tǒng)數(shù)據(jù)在2013年6月17日時曾經(jīng)出現(xiàn)大量信息前臺不能顯示的情況，也有部分人員在做了離職或院區(qū)間調(diào)動時審批流不通等情況。

2.信息更新維護的問題。目前個別人員的基本信息修改時會出現(xiàn)報錯情況，但具體的原因現(xiàn)無法查出。因我中心（集團）目前有員工6000余人，信息的變更量非常巨大，所以數(shù)據(jù)的批量修改，批量導入、導出功能在調(diào)研時也重點提出要能夠?qū)崿F(xiàn)，但目前系統(tǒng)批量信息變更時，在導入時有時會出現(xiàn)報錯情況，以及歷史數(shù)據(jù)的導出也存在一定的問題。

3.數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計問題。系統(tǒng)在查詢統(tǒng)計時對最新信息的判定還存在一定的問題，不能準確的定位最新的信息數(shù)據(jù)，導致查詢出的報表名單很多時候會存在重復的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計功能是基本信息使用功能中非常重要的部分，包含了關(guān)鍵字、復合條件、模糊查詢等多種查詢方式，各類報表也要求能按需設(shè)計，包含二維統(tǒng)計報表、圖形報表、員工崗位等變動統(tǒng)計表、離職分析報表、一定時期內(nèi)的人員統(tǒng)計表等，且均能按照要求的格式以Excel格式導出，目前這塊功能還存在較大的差距。

4.部分明顯的無用信息無法清理。系統(tǒng)在使用過程中難免會偶爾出現(xiàn)錯誤或冗余的信息數(shù)據(jù)，因人力資源信息系統(tǒng)是整個HRP系統(tǒng)的一部分，還涉及物流與財務環(huán)節(jié)，部分冗余或錯誤信息因涉及賬務問題卻不能進行自由清理，這給人力資源信息準確性帶來一定的影響。

系統(tǒng)后期改進建議

作為人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)的參與者之一，在系統(tǒng)的建設(shè)中更加深切的體會到了信息系統(tǒng)建設(shè)的難度，特別是原型客戶的開發(fā)系統(tǒng)，雖然目前一期計劃已實施上線，但還是存在不少的問題需要改進?，F(xiàn)提出以下幾點個人的改進建議。

1.在進行系統(tǒng)建設(shè)的過程中，因工作分工及專業(yè)特長不同，用友公司在調(diào)研、需求分析、實施等環(huán)節(jié)會派不同人員參與，這做法有其優(yōu)勢，但也在一定程度上浪費了資源且增加了雙方溝通的環(huán)節(jié)。同樣的需求雖然調(diào)研時做的很好，但因為研發(fā)及實施人員未參與，并不了解具體流程，會給研發(fā)或?qū)嵤硪欢ǖ挠绊?。實施是將前面所有理論轉(zhuǎn)化為應用程序，從一期的經(jīng)驗來看，這個環(huán)節(jié)非常關(guān)鍵和重要，所以個人認為這種研發(fā)型的原型項目系統(tǒng)，編制程序等人員在調(diào)研開始就應全程參與整個過程。

2.用戶培訓時不能只考慮關(guān)鍵用戶，對普通用戶同樣重要。要編寫培訓操作手冊，固化操作方法，以避免因用戶操作錯誤形成系統(tǒng)冗余數(shù)據(jù)，影響系統(tǒng)使用的準確性。

3.對于報表統(tǒng)計類的功能應多了解BI或者其它此類功能較強的系統(tǒng)，部分功能可以相互借鑒。

4.因HRP項目是財務、物流、人力資源集合的系統(tǒng)，在眾多設(shè)置上，人力資源這塊要受控于財務及物流功能，在設(shè)置上過于死板，限制了人事管理的靈活性。在二期開發(fā)時建議應適當加強人力資源功能設(shè)置的靈活性。

5.雖然集團及各院區(qū)都經(jīng)過詳細的前期調(diào)研，但在上線前測試時，因數(shù)據(jù)庫等問題是以個別醫(yī)院作為樣板醫(yī)院，在實施后其它院區(qū)還是出現(xiàn)不少個性化問題。在二期實施前的測試，必須做到各個醫(yī)院要共同測試。

6.加強醫(yī)院信息系統(tǒng)安全管理的制度建設(shè)。建立有效的信息系統(tǒng)管理機制，建設(shè)高速的安全網(wǎng)絡和切實有效的服務器數(shù)據(jù)庫災備體系等數(shù)據(jù)安全機制，以及行之有效的應對突發(fā)事件的應急措施是醫(yī)院信息系統(tǒng)應用安全保障的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[3]。

1 黃一洪.醫(yī)院網(wǎng)絡信息技術(shù)應用及信息技術(shù)人才的培養(yǎng)與管理初探[J].中國衛(wèi)生人才，2012,(10):72-74

2 馮志仙，徐紅，沈麗娜，等.我院護理管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建[J].中國醫(yī)院管理雜志，2013,29(6):441-444

3 王云軍，陳坤，葉永斌.醫(yī)院信息系統(tǒng)安全機制的建立與完善[J].醫(yī)院管理論壇，2012,29(12):57-58