城建檔案數(shù)字化建設(shè)的探討

馬馴川

摘要：隨著城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大，功能的不斷完善，城市管理精細(xì)化的要求越來(lái)越高。檔案數(shù)字化是把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的方式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的格式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)結(jié)構(gòu)有序的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化；發(fā)展；思考

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

引言

城建檔案的數(shù)字化，不僅是城建管理的需要，也是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。數(shù)字化的核心仍然要以原始檔案為核心，以原始檔案為藍(lán)本，但是，在錄入、查詢、管理、打印等其他所有環(huán)節(jié)全部完成以后，就可以將城建的檔案原始檔案加以封存，以后的查詢只需要在計(jì)算機(jī)上就可以極其方便地查詢到城建檔案的相關(guān)內(nèi)容了。在現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)的支持之下，甚至可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的城建檔案的查詢。

一、城建檔案數(shù)字化發(fā)展的重要性

隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，城建檔案管理部門已不能僅滿足于傳統(tǒng)的檔案保存方式，而必須創(chuàng)新城建檔案管理方法，提高管理時(shí)效性。目前，各地城建檔案館接受進(jìn)館的檔案往往以文字、圖紙、照片、錄像等多種形式存在，以紙質(zhì)檔案居多。但隨著每年歸檔數(shù)量的與日俱增，很多城建檔案庫(kù)房陷入了困境，在城建檔案的借查閱上，速度慢，效率低。此外，紙質(zhì)檔案在查閱時(shí)易損壞，以及城建檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的不完整，檔案信息資源的保管和查閱都只能在館內(nèi)部進(jìn)行，不能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱，資源無(wú)法共享，這些問(wèn)題的存在都給城建檔案利用造成了一定的障礙。

城建檔案數(shù)字化建設(shè)，能有效地使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，存儲(chǔ)于服務(wù)器上，可使檔案資料在發(fā)生天災(zāi)人禍時(shí)不至于遭到毀滅性的破壞。同時(shí)，也可以改善檔案的利用方式，實(shí)現(xiàn)異地查閱，利用者在特定的條件下，可以隨時(shí)查看自己需要的檔案文件。

二、概述城建檔案數(shù)字化建設(shè)

一個(gè)較為完善的數(shù)字化的城建檔案管理信息系統(tǒng)至少應(yīng)包括如下幾個(gè)子系統(tǒng)。

（一）、接收、采集子系統(tǒng)

城建檔案的接收、采集子系統(tǒng)的工作任務(wù)就是將各個(gè)單位移交來(lái)的原始城建檔案的內(nèi)容通過(guò)掃描儀、鍵盤、多媒體轉(zhuǎn)換輸入裝置等錄入到城建檔案館的大型數(shù)據(jù)庫(kù)中。

（二）、管理存儲(chǔ)子系統(tǒng)

管理存儲(chǔ)子系統(tǒng)包括在錄入過(guò)程中的檔案著錄、關(guān)聯(lián)與標(biāo)引、檔案資料的編輯修改、檔案館的內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案的信息管理、檔案的數(shù)據(jù)安全與維護(hù)等。

（三）、開(kāi)發(fā)利用子系統(tǒng)

檔案的開(kāi)發(fā)利用子系統(tǒng)即指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中所進(jìn)行的檔案登記、檔案檢索、檔案的查詢調(diào)卷以及檔案的信息加工編排等工作，后期還會(huì)包括建立檔案信息網(wǎng)站，使得任何查詢者都可以方便地坐在家中的電腦前即可對(duì)城建檔案進(jìn)行較為方便的查詢調(diào)閱。

三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的矛盾和問(wèn)題

（一）、數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取問(wèn)題

數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取問(wèn)題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)具體而又棘手的難題。一般說(shuō)來(lái)，磁盤的壽命是3—5年、光盤30年左右，壽命較短，且還要受溫度、磁場(chǎng)、記錄存儲(chǔ)格式、硬件配置等多方面的影響。同時(shí)，計(jì)算機(jī)語(yǔ)言互換存在問(wèn)題，對(duì)設(shè)備的依賴等對(duì)其長(zhǎng)期存取帶來(lái)很多問(wèn)題。

（二）、城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)

認(rèn)識(shí)不明確。建設(shè)領(lǐng)域中，有些單位和個(gè)人仍然存在對(duì)城建檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)認(rèn)知不到位，對(duì)城建檔案數(shù)字化不重視，在城建檔案數(shù)字化設(shè)備配置上資金投入不足等問(wèn)題。重建設(shè)、輕檔案的思想比較嚴(yán)重，只注重工程施工技術(shù)、施工工期和工程質(zhì)量，卻對(duì)建設(shè)工程檔案的收集不夠重視，沒(méi)有建立一套規(guī)范的管理機(jī)制以保障建設(shè)檔案的完整和齊全。由于城建檔案的不配套、不完整，使得檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換在一定程度上受到了影響和制約。

（三）、城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題

城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的目的是要使當(dāng)?shù)爻墙n案館、全國(guó)城建檔案館乃至全世界的城建檔案館連成一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。而要解決這個(gè)問(wèn)題并不容易，我們面臨我國(guó)檔案信息系統(tǒng)沒(méi)有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循、部分標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范超出檔案工作的范圍、與整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接的問(wèn)題、與國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)的接軌問(wèn)題和技術(shù)設(shè)備更新對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)影響等問(wèn)題。

（四）、城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的投入與產(chǎn)出問(wèn)題

城建檔案館數(shù)字化建設(shè)投入的費(fèi)用是巨大的，檔案館的利用人次與圖書(shū)館讀者的人數(shù)相比卻少得多，傳統(tǒng)檔案館本來(lái)就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問(wèn)題，只不過(guò)未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個(gè)問(wèn)題凸現(xiàn)出來(lái)。

四、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

（一）、建立檔案數(shù)字化工作規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)

制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，為貫徹落實(shí)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》等規(guī)范要求，，明確制定了城建檔案數(shù)字化的統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

1、數(shù)字化轉(zhuǎn)換應(yīng)在紙質(zhì)檔案整理完畢、并經(jīng)檢查審核符合歸檔要求后進(jìn)行。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)等。

2、數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程的所有環(huán)節(jié)，均應(yīng)符合中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）的要求，確保建設(shè)數(shù)字化檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確性。

3、確定掃描參數(shù)，圖樣材料數(shù)字化轉(zhuǎn)換掃描采用TIF圖像格式，文字材料數(shù)字化轉(zhuǎn)換掃描采用JPG圖像格式，并統(tǒng)一儲(chǔ)存到只讀光盤保存。對(duì)于只有黑（藍(lán)）白兩種色彩的文件和圖紙、圖片、圖表，采用黑白二值模式掃描；對(duì)于有紅色文頭、印章、線條及多種顏色的文件和圖紙、圖片，則采用彩色模式掃描。掃描分辨率一般選擇100-300dpi，保證掃描圖像清晰。

（二）、整合資源，優(yōu)化服務(wù)

城建部門可以依托自身的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)建以城建檔案為核心的，以基礎(chǔ)地理信息等為特征的具有城建特色的大型數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)。其中可以包括城市城下信息綜合管理系統(tǒng)大型數(shù)據(jù)庫(kù)、城市規(guī)劃的審批成果展示大型數(shù)據(jù)庫(kù)、城市的地下綜合情況管理大型數(shù)據(jù)庫(kù)、城市重要工程大型數(shù)據(jù)庫(kù)以及城建聲像資料管理數(shù)據(jù)庫(kù)等。

數(shù)字化的檔案館在傳統(tǒng)的檔案館的基礎(chǔ)之上，提高了檔案管理的工作效率，無(wú)論是檔案的查詢還是管理，都可以達(dá)到秒級(jí)操作，而傳統(tǒng)的實(shí)體檔案的查詢工作則是分鐘級(jí)的，有時(shí)甚至還是小時(shí)級(jí)的，這就體現(xiàn)出了數(shù)字化檔案管理的巨大的優(yōu)勢(shì)，這種優(yōu)勢(shì)不僅僅表現(xiàn)在時(shí)間的節(jié)省上，而且還表現(xiàn)在，數(shù)字檔案可以非常容易地將檔案進(jìn)行分類、整合、建立關(guān)聯(lián)等操作。從而可以較為快速地建立起一套立體化、多層次化的甚至是突破館界的檔案體系。同時(shí)城建檔案也可以較為方便地在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)資源共享。

（三）、建立健全管理機(jī)構(gòu)

加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，是做好城建檔案工作的組織保證。行政主管部門應(yīng)高度重視城建檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，要抓住機(jī)構(gòu)改革契機(jī)，主動(dòng)爭(zhēng)取機(jī)構(gòu)編制，結(jié)合工作實(shí)際，配備一定數(shù)量的專職管理人員，為開(kāi)展工作創(chuàng)造條件。加大資金投入力度，加強(qiáng)管理，配置必要的設(shè)施設(shè)備，改善城建檔案的保管保護(hù)條件，確保城建檔案信息的絕對(duì)安全和有效利用。

（四）、建立嚴(yán)密可靠的安全網(wǎng)絡(luò)保障體系

一是嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)安全管理制度、計(jì)算機(jī)信息保密管理制度等相關(guān)規(guī)定，追究違反相關(guān)制度的人的責(zé)任。二是在工作中全面地保證信息安全、降低風(fēng)險(xiǎn)。采用備份、加密、只讀、防火墻、身份驗(yàn)證、內(nèi)外網(wǎng)物理隔離等安全技術(shù)，安裝先進(jìn)的防病毒軟件，選擇并使用安全性能高的數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品，以防范病毒侵?jǐn)_和黑客攻擊。三是建立嚴(yán)密可靠的信息發(fā)布制度，確保信息“上網(wǎng)不涉密，涉密不上網(wǎng)”

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，城建檔案工作起步晚，但發(fā)展速度快，城建檔案的數(shù)字化，是可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略性資源，是城建工作提升城市品位的重要保證，在城市建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展，將會(huì)使城建檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作階段，進(jìn)入一種良性循環(huán)狀態(tài)，并將為城市建設(shè)的管理和發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

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