業(yè)務年報——圖書館檔案建設(shè)的有效形式

白 玉

（沈陽市少年兒童圖書館，遼寧 沈陽 110011）

公共圖書館是存儲和利用人類文化資源的寶庫。多年來，各公共圖書館普遍注重文獻的收藏和利用，但卻多少忽略了自身的業(yè)務檔案建設(shè)，致使一些圖書館在總結(jié)館史、回顧業(yè)務建設(shè)，或進行館慶等一些大型紀念活動中，由于缺少資料而無法對多年來業(yè)務建設(shè)所走過的道路進行回顧和反思，無法對過去工作的經(jīng)驗和教訓進行系統(tǒng)分析和科學總結(jié)。因此，公共圖書館在進行正常的文獻資源建設(shè)和讀者服務工作的同時，也應當加強自身的檔案體系建設(shè)，使圖書館在成長過程中所走過的道路和積累的資料得以記錄下來，使本館在業(yè)務建設(shè)中的做法和經(jīng)驗得以保存流傳，既可供今人進行參考和分析，也能給后來的圖書館工作者留下一些寶貴的經(jīng)驗和可借鑒的財富。

1 圖書館應有本館特色的業(yè)務年報

圖書館的業(yè)務檔案建設(shè)有多種辦法，而編輯本館內(nèi)容充實豐富的業(yè)務年報，應當是一個有效的形式。

業(yè)務年報是全面反映和揭示本館年度工作全面情況的資料記錄。應當這樣說，只有業(yè)務工作和過程而沒有記錄是不完整的。各圖書館在進行業(yè)務建設(shè)和創(chuàng)新服務過程中，應當同時注重自身的業(yè)務檔案建設(shè)，使各項工作的進行時及時融入本館整個歷史進程的記錄之中。

實際上，每個館都有自己匯集資料的辦法，也有不同類型的資料記錄，如文件、通報、簡報、檔案、活動記實、照片與宣傳、網(wǎng)站與新聞報道、總結(jié)與報告等。這些較為重要的文獻資料，一般情況下是分散在檔案中的各個角落，需要集中使用時，要到各個相關(guān)檔案中去尋找。如果能夠?qū)⑦@些資料進行有效的整理和編纂，匯成專輯，按年度編輯成冊，就將成為非常有價值的歷史文獻。

圖書館的業(yè)務年報不應只是單純的工作記錄，而應當是一種工作規(guī)律性的剖析和總結(jié)。

圖書館的業(yè)務年報應當與圖書館業(yè)務建設(shè)同步進行。圖書館的業(yè)務建設(shè)一般都是遞進式發(fā)展，各類業(yè)務活動都有個初起、實踐、提高、再實踐的過程。不了解圖書館的過去，就不容易把握如何吸收過去工作的精華，拋棄過去不合時宜的思想和做法，就不容易突破傳統(tǒng)進行創(chuàng)新，也無法與時俱進地推動各項工作不斷邁上新的臺階。

2 業(yè)務年報的框架結(jié)構(gòu)與內(nèi)容

業(yè)務年報是以年度為限的、全面記錄本館年度各方面工作情況，比較細致地勾畫出在機構(gòu)設(shè)置、人員情況、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、活動記實和大事記錄等方面的實際情況，比較科學準確翔實的文獻記錄。它應是一個完整的體系，從不同的角度來揭示一年內(nèi)本館的大事小情，成為對這一個時期各方面工作情況的全面準確的記錄，可為后人提供資料和研究參考。

業(yè)務年報的基本框架與結(jié)構(gòu)可由下列內(nèi)容組成：①工作計劃；②工作總結(jié)；③機構(gòu)設(shè)置；④人員情況；⑤各種統(tǒng)計；⑥活動記錄；⑦學術(shù)研究；⑧各種獎勵；⑨媒體報道；⑩大事記。其包融了一個圖書館年度工作的整體記錄。

3 業(yè)務年報中的細節(jié)分析與功能解讀

3.1 工作計劃與總結(jié)

這部分內(nèi)容即為年度的計劃與總結(jié)。事實上，年度的計劃在實施過程中，總會有一些增減的變化，以相互對照的方式同步揭示計劃和總結(jié)，可以分析出年初的工作思想和與實際工作的差距和變化，展示出與時俱進的工作效果，看出設(shè)想與實踐的差距與難度，也很有研究和探索的價值。當然，在計劃與總結(jié)的篇幅上，可以適當裁減一些冗長而空洞的修飾語句和敘述繁瑣的內(nèi)容，精準地記錄一年來的實際工作情況。

3.2 機構(gòu)設(shè)置

主要揭示本年度所設(shè)立的職能部門名稱和所承擔的工作任務、人員數(shù)量等。工作和服務機構(gòu)的演變是一個特定時代的產(chǎn)物，也是在不斷探索和演變的。如果機構(gòu)在年度內(nèi)有所變化，亦可以在附注中說明。

3.3 人員情況

這部分內(nèi)容包括：①館領(lǐng)導班子成員、職務以及中層干部的姓名和職務等。②人員業(yè)務職稱情況，高級、中級和初級人員名單等。③行政和其他管理人員名單等。④本館年度獎勵和表彰人員名單等。⑤年度內(nèi)調(diào)入調(diào)出或退休人員名單及日期等。

3.4 統(tǒng)計數(shù)據(jù)

這部分內(nèi)容應包括：①經(jīng)費收支情況（預算內(nèi)、外經(jīng)費收入和支出情況，如職工工資、公務費、業(yè)務費、修繕費等）；②固定資產(chǎn)累計情況（如書刊文獻類、辦公家具、電器設(shè)備、房屋建筑等）；③文獻入藏（收藏文獻類型、品種和數(shù)量、所支出經(jīng)費等）統(tǒng)計；④業(yè)務活動（年度接待各類文獻的外借讀者人冊次、閱覽讀者人冊次、集體或館外流通情況等）統(tǒng)計；⑤人員統(tǒng)計，指職工總數(shù)、學歷情況、專業(yè)分布、專業(yè)技術(shù)人員職稱數(shù)量等。

3.5 活動記錄

這部分內(nèi)容主要記錄讀者活動情況，可以記錄開展活動的時間地點、活動方式、活動主題和內(nèi)容、責任人或主講人、參加對象和人數(shù)等。從記錄中可以看出圖書館參與社會活動的能力與影響等。

3.6 學術(shù)研究

這部分主要記錄職工的學術(shù)論文發(fā)表情況，記錄作者、論文名稱、發(fā)表方式和時間等，可以依作者歸并排列。如果職工發(fā)表了對社會或本行業(yè)有影響的文章或有價值的論著等，亦可視情況收入其中。

3.7 獎勵情況

這里可以收錄本館在社會或上級對本館的表彰獎勵或取得的榮譽情況，可以將本館職工在業(yè)務、學術(shù)方面或其他方面取得的榮譽或受到的上級表彰列入其中。

3.8 媒體報道

一個圖書館在社會的地位和影響，有許多時候靠的是媒體宣傳與報道。在這一欄目中，可以收錄本館在一年內(nèi)被新聞媒體報道的情況，如日期、媒體名稱、報道題目和概要介紹等。在這方面，有些媒體，如廣播、電視和網(wǎng)絡(luò)等形式，或是容易閃過，或是不易收集，或是分量難以確認，可視情況有所記載。

3.9 大事記

大事記是一個圖書館年度工作大事的記錄線索。大事記記錄的事項很多，可以依時間順序記載。諸如：本館召開年度工作計劃和總結(jié)、表彰大會的情況，干部任用和職工聘用情況，機構(gòu)組織建立或變化情況，館領(lǐng)導外出參加各級學術(shù)會議情況，重大業(yè)務建設(shè)或活動情況，人員晉升或調(diào)動、退休情況，本館較大的維修、改造和建設(shè)情況，上級領(lǐng)導來館視察或調(diào)研等情況，窗口服務時間變化情況，外館來人參觀與交流或本館人員外出參觀學習等情況，較大規(guī)模的設(shè)備購置、器材裝備變化及經(jīng)費變動等情況，本館開展職工教育、業(yè)務培訓、參加社會代培等情況，黨群組織機構(gòu)變動或組織發(fā)展等情況，本館人員在本單位或社會有較大影響的事件，本館編輯、制作和發(fā)行有關(guān)書籍和業(yè)務資料情況等。

4 業(yè)務年報在編纂中應注意的問題

4.1 年報的內(nèi)容要準確翔實

實事求是是圖書館業(yè)務年報的生命。年報中所記錄的內(nèi)容必須與事實相符，不能單純地表功諉過、夸大和遮掩。歷史的經(jīng)驗證明，一些圖書館在業(yè)務建設(shè)中曾經(jīng)出現(xiàn)過虛假和浮夸，尤其在一些臨時性的工作和數(shù)字統(tǒng)計等方面，容易出現(xiàn)不實或模糊處理等不正常的現(xiàn)象，應當引以為戒。

4.2 年報的內(nèi)容要相互銜接

全年的工作是由多方面配合而成的，也要由各個側(cè)面來反映和揭示。年報的結(jié)構(gòu)和欄目都有一定的針對性和側(cè)重面，各種情況均應處于不同的欄目中予以表述，要相互銜接和照應，互為補充和完善，保證全面而又避免重復和疏漏。

4.3 年報的編輯要有連續(xù)性

業(yè)務年報的編輯制作是一項系統(tǒng)工程，應當長期堅持下去，方能對本館各方面建設(shè)情況進行以持續(xù)不斷的揭示與記錄。往往有這樣的情況，某一時期的業(yè)務建設(shè)比較正規(guī)，活動比較充實，管理比較到位，則這一時期的年報比較豐富和充實；而某一時期由于業(yè)務活動進展不大，或這項工作無人關(guān)注，使年報無法繼續(xù)編輯下去，尤其是當主要領(lǐng)導變動之后，特別容易使這項工作中斷下來，而后來的領(lǐng)導由于對前任的工作不甚了解，給接續(xù)這項工作帶來相當?shù)碾y度。從某種意義上說，做好這項工作應當是幾代圖書館人的共同責任。

4.4 年報的記錄要詳略適度

業(yè)務年報不是各類檔案資料的大集合，應當是業(yè)務活動的精華集粹，而不能面面俱到。

4.5 年報中應包含圖片資料

圖片是一種記錄工作和活動的特殊形式，它可以直觀生動地記錄圖書館工作的方方面面，如本館建筑的照片、各服務窗口及活動照片、人員照片、職工年度合影、對外宣傳照片等，這些較之文字記錄更為生動和直觀。這些照片可以插在相應的欄目或記錄之中，也可以在封二、封三或封底及年報的插圖頁中插入，既可美化版面，又可以輔助年報的文字，成為一種真實的形象記錄。

4.6 年報的編輯時間最好于次年5月份以前完成

因為這個時候是年度剛過，一些需要搜集的資料已經(jīng)形成，如工作總結(jié)、年度報表、統(tǒng)計數(shù)字等，這些都是編輯年報必不可少的素材。同時，在春節(jié)假期過后，冬寒未過，相對讀者服務高峰尚未到來，可以利用這段業(yè)務稍微空閑的時間抓緊進行，一旦時間已過多時，一些資料已經(jīng)歸檔到相應的地方存放，再搜集和尋找起來很不方便。

4.7 編輯年報要群策群力

單位主要領(lǐng)導對年報的編輯負有重要責任。年報的編輯要由主要領(lǐng)導牽頭，有業(yè)務骨干參與，由專人負責執(zhí)筆撰寫，美術(shù)設(shè)計人員參與設(shè)計，業(yè)務檔案管理人員提供資料，由富有工作經(jīng)驗和業(yè)務經(jīng)歷的領(lǐng)導在重大業(yè)務事項上把關(guān)，方能較好地完成這項具有歷史意義的工作。

5 業(yè)務年報的傳播與利用

業(yè)務年報的形成，實際上也是一個圖書館業(yè)務建設(shè)能力的標志。當一個圖書館的業(yè)務建設(shè)走向正軌，各項業(yè)務活動蓬勃開展的時候，才有可能按實際工作的進程編輯業(yè)務年報?？梢哉f，業(yè)務年報是一個單位年度工作的真實記錄和全面報告，既可以對本館工作進行回顧和總結(jié)，還可以供上級領(lǐng)導對本館的工作進行全面概要的了解。業(yè)務年報是本館多年來業(yè)務工作規(guī)律性的再認識，又是一個比較系統(tǒng)全面的業(yè)務檔案系統(tǒng)，能夠為同等級或同類型圖書館間的互相學習提供參考借鑒。

[1] 沈陽市少年兒童圖書館業(yè)務年報，2002-2007.

[2] 沈陽市圖書館業(yè)務年報，1992-1995.

[3] 宋曉莉.編制圖書館年報的作法和體會[J].圖書館建設(shè)，2003（5）.

[4] 潘玉萍.編制《年報》，促進圖書館檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].中小學圖書情報世界，2008（5）.