人才市場檔案信息化管理探討

高芳

【摘 要】隨著檔案管理發(fā)展，人才市場需要實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)上查詢、登記、查閱等功能，這就需要人才市場不斷推進(jìn)規(guī)范化、專業(yè)化、信息化的檔案管理。本文分析了人才市場檔案信息化管理意義，并探討了提高人才市場檔案信息化管理水平的措施。

【關(guān)鍵詞】人才市場；檔案；信息化管理

一、人才市場檔案信息化管理意義

1、隨著人才市場不斷發(fā)展壯大，人才市場的“人事檔案”管理漸漸成為人才市場工作的基礎(chǔ)和前提，它直接關(guān)系到人才市場是否可以合理高效地發(fā)揮人才資源配置的作用。人才市場管理的人事檔案不是一個(gè)單位、一個(gè)組織或者一個(gè)團(tuán)體的人事檔案材料，而是眾多人才的檔案材料的總和。大中專畢業(yè)生中眾多人才的一類，也是需要進(jìn)行檔案管理的主流。不論從大中專生的地域分布、年齡結(jié)構(gòu)、智力構(gòu)成，還是從他們的學(xué)歷信息、成長經(jīng)歷等方面來看，其相關(guān)檔案材料很龐大和復(fù)雜，海量的數(shù)據(jù)需要信息化的管理。近年來，我們在縣政府的大力支持下，從無到有，由弱變強(qiáng)，一步步茁壯成長，健全完善。截至目前，人才市場共代理國家統(tǒng)招畢業(yè)生達(dá)3800余人，其中：研究生：81人，本科883人，專科3839人，中專2374；截止目前，中心黨支部共接收中共正式黨員、中共預(yù)備黨員273人，預(yù)備黨員在預(yù)備期滿時(shí)，要求提供轉(zhuǎn)正申請、思想?yún)R報(bào)以及相關(guān)證明材料，通過人社局黨支部會議進(jìn)行如期轉(zhuǎn)正。隨著人數(shù)的增長和檔案內(nèi)容的豐富，檔案信息化的重要性更加凸顯出來。

2、隨著人才市場的激烈競爭，在自身服務(wù)不斷提高的過程中，人事檔案將不僅僅停留在文字材料的水平上，將各種類型的文件存儲在人事檔案中會相當(dāng)普遍。未來社會人才競爭會越來越激烈，大中專畢業(yè)生要在激烈的競爭中脫穎而出，一份出色的檔案是必不可少的，人才市場要為大中專畢業(yè)生提高更高的檔案管理服務(wù)，就要幫助他們實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化。所以未來人才市場的人事檔案不僅要有必要的文字材料，而且還可以包括各種多媒體文件。比如本人的照片、原聲錄音、繪畫作品、網(wǎng)頁作品，甚至是一段演講、一個(gè)節(jié)目、一次會議的錄像等。凡是能起到豐滿入檔人形象，完善入檔人品質(zhì)、才智的資料，都可以數(shù)字化到人才市場的人事檔案中，便于用人機(jī)構(gòu)和單位全面了解大中專畢業(yè)人才。

3、從大中專畢業(yè)生需要進(jìn)行的人事檔案管理內(nèi)容和檔案項(xiàng)目來看，龐大的內(nèi)容信息也需要實(shí)現(xiàn)信息化。大中專畢業(yè)生人事檔案管理內(nèi)容包括：（1）保存人事檔案材料，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔；（2）保留全民干部身份，負(fù)責(zé)干部統(tǒng)計(jì)、工齡計(jì)算、檔案工資調(diào)整等；（3）保存流動人員專業(yè)技術(shù)職稱及有關(guān)材料；（4）按規(guī)定向有關(guān)單位提供使用或轉(zhuǎn)遞存檔人員的檔案材料；（5）負(fù)責(zé)為保留干部身份的存檔人員出具有關(guān)證明材料。

流動人員人事檔案項(xiàng)目包括：（1）黨、團(tuán)員登記表，入黨、團(tuán)志愿書；（2）干部履歷表、登記表、合同書；（3）大中專學(xué)校招生考試登記表、學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、成績單，學(xué)歷、學(xué)位證明書；（4）干部任免呈報(bào)表，晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)位審批表，出國（境）人員審查表，調(diào)整工資、工資級別、辭職、辭退審批（登記）材料等；（5）組織鑒定、考核（察）材料等；（6）獎勵處分決定；（7）干部行政關(guān)系、工資關(guān)系介紹信；（8）其他應(yīng)歸檔可供參考的材料。

二、檔案管理信息化的特點(diǎn)

1、信息存取的自動化?，F(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，能使得電子文件的生成和數(shù)字化檔案信息都可以通過相應(yīng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動化，大大提高管理效率。

2、資源開發(fā)的智能化。檔案信息化條件下的檔案管理工作，由于電腦取代了傳統(tǒng)檔案工作中的大部分體力勞動和一部分簡單的、重復(fù)性的腦力勞動，就使得檔案工作者有條件有精力將自己的勞動集中于檔案信息資源的深層次開發(fā)上。檔案信息資源的深層次開發(fā)即是智能型開發(fā)，它所提供的是系統(tǒng)加工的精煉信息，基本上能滿足不同層次、不同角度的利用需求。

3、信息利用的共享化。世界已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，因特網(wǎng)的普及就是顯著的標(biāo)志，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在信息獲取、傳遞方面的意義在于人們可以擺脫時(shí)空障礙，方便、快捷地滿足信息需求，為此，檔案網(wǎng)站、數(shù)字檔案館應(yīng)運(yùn)而生。當(dāng)它們不斷增多并達(dá)到普及時(shí)，檔案信息資源共享才可以得以實(shí)現(xiàn)。

三、人才市場檔案信息化管理

（一）提高檔案管理信息化人員的素質(zhì)

在這個(gè)信息時(shí)代，由紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理是時(shí)代發(fā)展的需求，也是對檔案管理人員的更高要求，檔案管理人員需要根據(jù)電子檔案的需求進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和運(yùn)用，轉(zhuǎn)變原有的管理模式。在由紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的過程中，對于出現(xiàn)的一系列問題，應(yīng)及時(shí)靈活的應(yīng)對，以達(dá)到電子檔案管理的最終目的，因此，必須努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能。首先，要努力培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)所需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與管理人才。將檔案管理人員培訓(xùn)成為既掌握信息理論與信息知識，又能熟練地運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、信息儲存技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù)的人才。培訓(xùn)的內(nèi)容既要突出技術(shù)層面的內(nèi)容，也要突出管理層面的內(nèi)容，技術(shù)與管理兩者兼具，使培訓(xùn)更具有實(shí)效性，最終使得人事檔案管理人員既懂得管理的相關(guān)知識，又精通信息化技術(shù)。其次，就人事檔案管理人員自身而言，應(yīng)充分利用好工作之余的時(shí)間，不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，不斷接受新知識新技術(shù)，拓寬自己的知識視野，豐富自己的邏輯思維，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)出自己的力量。

（二）通過硬件建設(shè)，營造優(yōu)良的服務(wù)環(huán)境

為了使硬件設(shè)施更好地服務(wù)于社會人才檔案管理工作，一是建立動態(tài)管理數(shù)據(jù)庫。我們及時(shí)、準(zhǔn)確地對報(bào)到的各類畢業(yè)生進(jìn)行分類、分析、貯存，輸入微機(jī)管理，將收到的供求信息按學(xué)歷、專業(yè)、層次等進(jìn)行分類匯總，根據(jù)不同的需求，提供不同的信息服務(wù)。二是要建立自主開發(fā)制作的電子影像檔案，并在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善數(shù)字化影像檔案，做好重點(diǎn)代理單位托管檔案人員的檔案和新增檔案材料的數(shù)字化加工工作，使這些重點(diǎn)代理單位可以通過登陸“人才公共服務(wù)網(wǎng)”實(shí)現(xiàn)電子影像檔案遠(yuǎn)程查詢利用。三是建立業(yè)務(wù)辦理流程公開宣傳欄，將檔案管理部的所有業(yè)務(wù)辦理流程上墻公示和網(wǎng)絡(luò)公示，從而使政務(wù)公開得到具體落實(shí)，增強(qiáng)社會人才檔案管理工作的透明度，從而把“爭先創(chuàng)優(yōu)”活動與黨風(fēng)廉政建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來，確保廉潔公正。

（三）與時(shí)俱進(jìn)，更新手段，創(chuàng)新管理機(jī)制

1、分類歸檔管理

將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。對畢業(yè)生的“棄檔”、“死檔”進(jìn)行清理歸并。

2、信息化管理

建立畢業(yè)生人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)施檔案動態(tài)管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，將檔案資料整理輸入微機(jī)，通過相應(yīng)技術(shù)處理，將文字、圖片甚至聲像資料變成數(shù)據(jù)資料，使畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。在此基礎(chǔ)上，要積極創(chuàng)造條件，同全國各地聯(lián)網(wǎng)，形成覆蓋全國追蹤性極強(qiáng)的個(gè)人電子檔案網(wǎng)絡(luò)，從根本上克服傳統(tǒng)人事檔案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。

3、建立信息資源庫

通過對畢業(yè)生人事檔案的整理熟悉其人事檔案內(nèi)容，選出其中可反映畢業(yè)生知識水平、實(shí)踐能力等方面的信息，統(tǒng)一輸入到計(jì)算機(jī)，并建立以姓名、年齡、學(xué)歷、專業(yè)等為標(biāo)題的多種檢索方式，建立專門的畢業(yè)生人事檔案信息資源庫，作為政府的人才儲備庫。必定會為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展提供更有力的人才保障。

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