淺談當前人事檔案管理中存在的問題形成原因及改進措施

劉海麗

【摘 要】我國企事業(yè)的人事檔案管理發(fā)生了很大的變化。存在好多問題，這都是由于改革開放以來，社會發(fā)展快，經(jīng)濟發(fā)展迅速，人員流動頻繁無規(guī)律等原因造成的。

【關鍵詞】人事檔案管理；形成原因；改進措施

改革開放以來，我國企事業(yè)的人事檔案管理發(fā)生了很大的變化。存在好多問題，這都是由于改革開放以來，社會發(fā)展快，經(jīng)濟發(fā)展迅速，人員流動頻繁無規(guī)律等原因造成的。筆者結(jié)合本人工作，在分析當前人事檔案存在問題和形成原因的基礎上，提出了幾點完善措施。希望能為人事管理相關領域的發(fā)展指引新的方向，促進我國當前的人事管理，使我們的人事管理制度更上一個新的臺階。

一、當前人事檔案管理工作中存在的問題

隨著社會的發(fā)展和科學技術的進步，特別是我國社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善和人事制度改革的進一步深入，舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現(xiàn)的問題，傳統(tǒng)的管理方式不能適應新形勢發(fā)展的需要，企事業(yè)人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，亟待人們加以解決。結(jié)合本人成長和工作經(jīng)歷，耳聞目睹，當前企事業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題有如下幾個方面問題：

1.企事業(yè)人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

由于上述原因，當前企業(yè)許多人的人事檔案質(zhì)量不高，缺乏利用價值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細致的、實際性的少；反映個人經(jīng)歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個人道德品質(zhì)、業(yè)務能力、技術專長的少；反映過去情況的多，反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多，定量描述少；或者只講優(yōu)點，避免缺點；內(nèi)容空乏，個人總結(jié)和組織意見盡是套話，無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。

2.“棄檔”增多

所謂“棄檔”就是拋棄了自己的檔案，對于有關記載個人信息的檔案下落和管理不聞不問。一位“棄檔”的同志袒露心跡：“10年前從國有企事業(yè)單位出來，到處瞎折騰，哪有心思管檔案的事，想的是弄出點兒名堂再說。后來做生意，只關心賺錢，檔案的事早就拋到腦后了，生存第一嘛。如果檔案能讓我生活更好的話，讓我不管我都不愿意。但它無助于生活，我才懶得理它，沒有它，我照樣活得很輕松?！?/p>

3.傳統(tǒng)的人事檔案管理體制不適應新的形勢

表現(xiàn)為管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大類管理、管理方法上實行“檔隨人走”、管理模式上實行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復浪費極為嚴重。

二、人事檔案管理問題形成的原因

根據(jù)我國這三十多年改革開放以來的實際情況，以及我國特色的社會主義制度，結(jié)合自己的成長經(jīng)歷，我認為形成我國目前以上人事檔案管理中存在的問題的原因主要有一下幾個方面：

1.收集的對象范圍太窄

一些企事業(yè)單位的人事部門只關注收集單位主要領導人及高層干部的材料，而忽視了廣大普通職工的材料收集，造成了領導干部的材料多，普通職工的材料少的現(xiàn)象。事實上，人事檔案并不是人物檔案或名人檔案，其收集的對象范圍不應只局限于著名人物和主要領導人，而應是單位的每一個員工。無論員工現(xiàn)任何職，是否出眾，都是該單位寶貴的人力資源，有關其個人的材料，都是單位的寶貴財富，人事部門均應根據(jù)規(guī)定收集齊全。

2.整理不規(guī)范

整理人事檔案是一項細致的、繁瑣的、技術性較強的工作，在《干部檔案整理工作細則》中曾明確要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊?！薄巴ㄟ^整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用”的目的。同樣，對于企事業(yè)單位人事檔案工作來說也應如此。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案隨已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。

3.企事業(yè)單位員工人事檔案意識淡薄

有一部分企事業(yè)單位員工對于自己的人事檔案不夠重視或根本不重視，認為人事檔案是“身外之物”，可有可無，要用時想到、不用時不要，認為人事檔案根本不影響自己的發(fā)展，有意無意地就遺棄了檔案。

中新網(wǎng)曾經(jīng)公布了一項調(diào)查數(shù)據(jù)：在2068名被調(diào)查者中，認為“工作中注重的是能力，檔案沒用”的占到被調(diào)查者人數(shù)的49.03%，另有12.33%的人表示“無所謂”，只有38.64%的人認為“擇業(yè)自由，但檔案不能遺棄”。這些數(shù)據(jù)將目前社會上人事檔案意識淡薄的事實擺在我們面前，機制不適應或規(guī)定不合理等因素可以很快改進，但這種社會整體意識上的欠缺是非常嚴重的，這是導致大量棄檔現(xiàn)象發(fā)生的最主要的原因。

三、完善企事業(yè)單位人事檔案管理的措施

針對以上人事檔案管理中存在的問題及形成的原因，筆者結(jié)合本人成長和工作經(jīng)歷，認為應該在采取幾個方面措施來完善當前我們的企事業(yè)單位人事檔案管理：

1.探索區(qū)域性人事檔案管理中心的管理方法

建設區(qū)域性的人事檔案管理中心，就是建立保管包括黨政機關、企事業(yè)單位在內(nèi)的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心，并運用先進的現(xiàn)代化手段對人事檔案進行系統(tǒng)、科學的管理和開發(fā)利用，使其更好為現(xiàn)代化建設服務。這里的區(qū)域性主要以行政區(qū)域為主，可以指一個縣、一個市，也可以指一個省的范圍。從整體上看，全國性的人事檔案管理中心是一個人事檔案的管理系統(tǒng)，它是由眾多的子系統(tǒng)組成的，這些子系統(tǒng)就是人事部門統(tǒng)一領導下的各省、市、縣的人事檔案憐理中心。這是一個控制系統(tǒng)，它保證了國家人事部門對人事檔案的管理與控制，既必要又可行。

在操作上，形成檔案的員工或單位可委托人事檔案管理中心保管個人或其員工的人事檔案，由單位及時補充新材料，按期交納一定的保管費用，用工單位利用人事檔案管理中心的檔案成功招聘了人才，也必須向其交納一定傭金。人事檔案管理中心通過保管、提供利用乃至信息開發(fā)等眾多職能，實現(xiàn)服務人才，促進整個社會人才資源的合理配置。

2.完善企事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容制度

切實從企事業(yè)單位人力資源管理和利用的角度出發(fā)，把反映個人業(yè)務水平、技術專長、工作業(yè)績、個人信用、職業(yè)培訓、違法記錄等方面的內(nèi)容納入人事檔案中去，適當采用定量指標考核作為對個人工作業(yè)績和態(tài)度的記錄，突出個人能力的發(fā)展，提高人事檔案信息的利用價值。具體可從以下四個方面做起：第一，強調(diào)“個性化”與“辨識度”；第二，減少主觀內(nèi)容；第三，摒除冗余內(nèi)容；第四，擴充新內(nèi)容。

3.對人事檔案工作進行考核評估

結(jié)合企事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理體系，探索市場化的企業(yè)人力資源評估體系和人事檔案評估體系，是形成公平、公正、公開的人才競爭機制，為企事業(yè)單位人力資源的開發(fā)帶來直接的效益。具體可從以下三個方面做起：

第一，人事主管部門定期考核制度，主管人事檔案的各級檔案局（館）、人事組織部門等，有義務對企事業(yè)單位人事檔案的保管進行監(jiān)督，可以采用定期考核的辦法來執(zhí)行。

第二，中介機構測評制度，從長遠發(fā)展看，人事檔案的測評體系將起到越來越大的作用，人事代理制度的施行與市場化運作的方式會對人事檔案的測評體系要求提高。

第三，個人監(jiān)督制度，就是同一內(nèi)容的檔案材料交由檔案當事人和人事檔案管理部門兩方共同審核、鑒定，尤其是組織機構的主觀評議部分，對于持有異議的部分進行重點核實，對組織和個人雙方負責。

針對以上人事檔案管理中存在的問題及形成的原因的分析和探討，再采取以上幾個方面改進措施的完善，那么，我們的人事管理制度會更上一個新的臺階。