第三方物流企業(yè)內部控制環(huán)境建設研究

郭玉杰

【摘 要】 隨著第三方物流企業(yè)的快速發(fā)展，內部控制的作用變得越來越重要。但是作為整個內控系統(tǒng)基礎的環(huán)境建設存在眾多的問題，只有針對這些問題采取對應的措施，構建完善的內控環(huán)境，才能有效實施內部控制，使第三方物流獲得長期可持續(xù)的發(fā)展。

【關鍵詞】 第三方物流企業(yè)； 內部控制； 內控環(huán)境； 中介文化

近年來，隨著電子商務的迅猛發(fā)展，第三方物流企業(yè)的規(guī)模急劇擴張。作為獨立于供需雙方為客戶提供專項或全面的物流系統(tǒng)設計或系統(tǒng)運營的物流服務機構，如何在快速增長的同時保證質量，實現可持續(xù)發(fā)展，是擺在眾多第三方物流企業(yè)面前的一個課題。內部控制是一種新型的企業(yè)管理工具，于20世紀90年代初由美國COSO委員會最先定義，被稱為企業(yè)管理的中樞神經系統(tǒng)（周小燕，2010），其在第三方物流企業(yè)中的應用是解決其發(fā)展困境的有效手段。

一、內部控制在第三方物流企業(yè)發(fā)展中的作用

（一）內部控制有利于第三方物流企業(yè)防范經營風險

第三方物流規(guī)模的急劇擴張無論是對整個行業(yè)還是對單個企業(yè)都蘊含著巨大的風險，從居高不下的投訴率和曝光率就可以看出存在的眾多問題。而內部控制可以通過對第三方物流企業(yè)未來經營風險的評估，找出企業(yè)管理的薄弱環(huán)節(jié)，設定有效的控制約束機制，以避免各種問題的出現，將經營風險扼殺在萌芽狀態(tài)。

（二）內部控制有利于第三方物流企業(yè)順利實現管理目標

第三方物流的發(fā)展主要依靠業(yè)務部門的推動，但業(yè)務部門的首要目標是業(yè)務量的增長，和企業(yè)的利潤目標不完全一致。通過內部控制制度的設計和有效實施，企業(yè)的管理者可以及時了解業(yè)務部門的實際運行情況，一旦發(fā)現問題就可以采取措施進行控制，從而促使業(yè)務部門的目標和企業(yè)的總目標保持一致，保證管理目標的順利實現。

（三）內部控制有利于激發(fā)第三方物流企業(yè)員工的工作積極性

物流是一個較為特殊的行業(yè)，工作枯燥，勞動強度大，這是造成很多第三方物流企業(yè)員工流動率高的主要原因。內部控制通過建立嚴密的考核和監(jiān)督制度，能夠更加真實地反映每個部門、每個員工的實際工作績效，配合必要的物質和精神激勵手段，可以有效激發(fā)員工的工作積極性，提高工作效率，降低人員流動率。

（四）內部控制有利于第三方物流企業(yè)維護投資者的利益

第三方物流要想為客戶提供專業(yè)的物流服務，必須自建物流基礎設施，購買大量的設備和工具，投資巨大，而且回收期長。這些資金如果完全依靠企業(yè)自籌不切實際，需要廣大社會資金的支持。內部控制可以完善第三方物流企業(yè)內部的公司治理，使整個企業(yè)的經營更加規(guī)范合理，在順利實現企業(yè)利潤目標的同時，保證投資者投入的資金保值增值，增強投資人的信心。

（五）內部控制有利于提高第三方物流企業(yè)的核心競爭力

核心競爭力是企業(yè)在激烈的市場競爭中持續(xù)獲得競爭優(yōu)勢的重要保證，是每個成功的企業(yè)必須具備的一種能力。第三方物流企業(yè)面對激烈的競爭，同樣需要建立自己特有的核心競爭力。內部控制注重企業(yè)戰(zhàn)略目標的制定和實施，通過有效識別和防范企業(yè)經營中的各種風險來實現戰(zhàn)略目標，提高企業(yè)的核心競爭力，實現第三方物流企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、第三方物流企業(yè)內部控制環(huán)境存在的問題

在COSO委員會提出的內部控制的整體框架中，內部控制主要由五個部分組成，分別是控制環(huán)境（Control Environment）、風險評估（Risk Assessment）、控制活動（Control Activities）、信息和交流（Information and Communication）、監(jiān)控（Monitoring）。其中，控制環(huán)境是整個內部控制的基礎，是企業(yè)發(fā)展的引擎，決定了內部控制其他組成部分實施的有效性。我國第三方物流企業(yè)由于大多成立時間較短，發(fā)展速度快，造成內部控制的基礎薄弱，內部控制環(huán)境存在諸多問題。

（一）企業(yè)上下對內部控制不夠重視

內部控制在20世紀90年代才有了較為完整的框架，對第三方物流企業(yè)而言，完全是一個新生事物，很多人根本不知道什么是內部控制，內部控制有什么作用。加上第三方物流發(fā)展非常迅速，企業(yè)的管理者大多把注意力集中在規(guī)范化的經營方面，企業(yè)上下對內部控制的重視不夠。很多第三方物流企業(yè)根本沒有建立完善的內部控制制度，或者只是形式上建立了制度，但沒有人去監(jiān)督實施，制度形同虛設。企業(yè)管理者對內部控制制度建設的忽視導致對一線員工的工作缺乏有效的監(jiān)管制約，出現了大量的違規(guī)舞弊現象，影響了第三方物流企業(yè)的形象，帶來了巨大的經營風險。

（二）企業(yè)公司治理結構不完善

目前我國中小型的第三方物流企業(yè)大多是個體戶或家族企業(yè)，缺乏公司治理意識，大型的第三方物流企業(yè)雖然實施股份制經營，但公司治理結構并不完善。很多物流企業(yè)根本沒有董事會和審計委員會，而只設置了總經理一個高層管理崗位，或者由總經理兼任董事長，造成了總經理的權利過大，缺乏制衡，大大影響了內部控制的監(jiān)督作用。在股份制的物流企業(yè)中如果總經理所持股份較少，其所作的決策可能更多的是基于個人利益的最大化而不是股東利益的最大化，投資者的利益難以得到保證。企業(yè)內部沒有設立專門的內控部門和審計部門，難以有效地對業(yè)務部門的活動實施監(jiān)督和控制，內部控制的效果大打折扣。

（三）企業(yè)內部審計設計存在缺陷

內部審計的目的是幫助企業(yè)的管理者及時了解內控制度存在的問題，并提出改進建議，保證內部控制的持續(xù)實施。內部審計應該成為企業(yè)內部控制的主要力量，但目前我國的很多第三方物流企業(yè)內部沒有設立專門的審計部門，而是將審計工作放在其他部門中開展。審計的對象僅僅是針對財務部門，目的是為了保證各種財務報表數據的真實性，忽視了內部審計對其他部門工作的調查、評估作用。有的物流企業(yè)雖然設立了審計部門，但級別不高，獨立性差，所有的審計工作都是在高層的授意下進行，只是個人意志的體現，而無法成為內部控制的有力工具。

（四）企業(yè)內部各職務的權責不清

權利和責任的劃分既反映了企業(yè)的組織架構，也決定了內部控制的效果和過程。第三方物流企業(yè)內部常常存在權責劃分不清楚的情況，首先體現為部門的劃分存在問題，很多部門的工作存在交叉，而有些工作卻沒有相應的部門來進行管理，這直接造成了內部控制過程的混亂；其次就是多種職務的相互融合，一些第三方物流企業(yè)為了節(jié)省人力，將本該由多個人配合完成的工作交由一個人來完成，員工既是監(jiān)督者又是執(zhí)行者，內部控制的效果根本無法保證。

（五）企業(yè)員工的業(yè)務素質普遍不高

內部控制的實施是否有效，關鍵取決于內部控制系統(tǒng)人員的素質情況。第三方物流企業(yè)在規(guī)模急劇擴張的同時，人員的流動率又偏高，造成員工的業(yè)務素質普遍存在問題。首先表現為在一線員工的招聘過程中，缺乏科學的標準和程序，難以招到高素質的人員，加上內部培訓體系不健全，員工的知識、能力、觀念等難以勝任崗位要求，使內部控制的執(zhí)行失去了基礎；其次是管理人員由于對內部控制的不重視和不了解，使得在內部控制的設計和執(zhí)行上，缺乏相應的專業(yè)知識和經驗，只能用書本上的知識來生搬硬套，無法根據內外環(huán)境的變化來及時調整內部控制體系，導致大量內控失效情況的出現。

（六）企業(yè)文化建設薄弱

企業(yè)文化是一個企業(yè)的靈魂，決定了企業(yè)內部員工的思想和行為，是內部控制環(huán)境的重要組成部分。第三方物流企業(yè)的成立時間普遍較短，加上企業(yè)管理者對內部文化作用的認識不足，造成了企業(yè)文化結構缺失，文化的影響力偏弱。沒有了企業(yè)精神和價值觀念的指引，員工的價值取向變得多元化，無法團結一致去發(fā)展企業(yè)，忠誠度和歸屬感差，人員流動率高，極易破壞內部控制制度的各項規(guī)范，使整個內控系統(tǒng)流于形式。

三、第三方物流企業(yè)內控環(huán)境構建策略

（一）加強教育，強化內部控制理念

為了從思想上引起企業(yè)上下對內部控制的重視，第三方物流企業(yè)必須通過教育來強化內部控制的相關理念和知識。由于員工對內部控制知之甚少，加上文化和業(yè)務素質不高，教育必須遵循由淺入深、簡單靈活、方式多樣的原則。從內部控制最基礎的內容開始，結合第三方物流企業(yè)不同部門、不同層次的特點，采取靈活多樣的教育方式。對基層的業(yè)務部門，由于員工工作繁忙，文化水平不高，可以采取播放視頻、印制簡單易懂的宣傳資料、在工作場所布置宣傳欄的形式來開展教育；對管理人員，則適合通過研討會、相關專家的專業(yè)講座以及脫產教育的形式來進行思想教育。解決了內部控制思想上的問題，內部控制制度建設和執(zhí)行中的困難就會迎刃而解。

（二）完善公司治理結構，有效實施控制監(jiān)督

內部控制和公司治理兩者關系密切，內部控制是公司治理的基本內容，公司治理是內部控制環(huán)境的構成要素，是內部控制的前提。為了完善公司治理結構，第三方物流企業(yè)必須轉變現有的經營模式，從個體或家族經營轉向股份制經營，只有企業(yè)員工特別是管理人員的個人利益和企業(yè)的整體利益保持一致，才能降低經營風險，最大限度保證投資者的收益。在實施股份制經營的前提下，第三方物流企業(yè)要建立董事會，實現董事長和總經理、董事和經理的職務分離，改變經理權力過度集中的情況，并在董事會下設立風險管理委員會和審計委員會，由風險管理委員會負責擬定和執(zhí)行內部控制程序，審計委員會負責監(jiān)督和評價內控效果，將結果和建議及時反饋給風險管理委員會，兩個部門相互配合，以完備內控體系，實現第三方物流企業(yè)的全面風險管理。

（三）強化內部審計治理，展開全面監(jiān)控

為了有效發(fā)揮內部審計的作用，第三方物流企業(yè)必須設立高規(guī)格的、專業(yè)性的內部審計機構，如在董事會下設立內部審計委員會，專門負責整個企業(yè)的內部審計工作。內部審計的對象不能僅限于財務部門，而應該針對企業(yè)的各個部門，尤其是對業(yè)務部門的審計。在審計時，要根據不同部門的具體情況選擇關鍵控制點并制定相應的內部審計指標，如運輸部門的送貨準點率、訂單滿足率，倉儲部門的庫存周轉率和配送部門的配送差錯率等，這樣才能及時發(fā)現各部門在運轉時存在的問題，采取對應的措施，避免經營風險。為了發(fā)揮內部審計的獨立性，企業(yè)要建立科學完善的審計制度和程序，確保內部審計不受個別人員的操控，一旦發(fā)現問題，要嚴格根據規(guī)定采取措施，做到有章可循，違者必究。

（四）有效進行權責劃分，合理實施授權

要保證整個內部控制過程的合理有序，第三方物流企業(yè)必須實現各部門、崗位的合理設置和各職務權責的有效劃分。在設置部門和崗位時，要遵循不相容職務相互分離的原則，確保各個部門、各個崗位的工作沒有交叉。如作為物流基本功能要素的運輸、儲存、裝卸搬運等作業(yè)活動，在運行時是相對獨立的，就必須設置不同的部門對其進行有效的管理，而一些具體的業(yè)務環(huán)節(jié)如貨物采購、驗收及貨款支付則要通過設置不同的職務來保證執(zhí)行和檢查工作的相互分離，避免一部多職或一崗多職，這樣一旦發(fā)現問題可以及時糾正。此外，在進行崗位設置時，要根據每個崗位的具體情況為其分配權力和責任，并且要保證權責對等，有多大權力就必須承擔多大責任，有權無責或者有責無權都會造成內部控制的失衡，如采購部門應該有權來選擇供應商，同時又要為供應商出現的問題來承擔相應的責任。

內部控制是一個動態(tài)的活動過程，因此權責的劃分也要能夠根據環(huán)境的變化進行調整，這就要求第三方物流企業(yè)合理實施授權。授權時一是要把握授權的度，度過大可能會造成權利的失控，度過小的話被授權者就無法順利開展工作；二是授權的同時要授責，被授權者在得到權力的同時，必須承擔相應的責任，以防權利被濫用；三是授權后要進行監(jiān)督檢查，授權者的責任并沒有因為授權而減輕，必須經常性地對被授權者的工作進行檢查，發(fā)現問題，隨時指出。

（五）推進人力資源建設，提高員工素質

內部控制的主體和客體都是人，因此人是整個內部控制的關鍵，針對第三方物流企業(yè)人員素質不高的情況，必須不斷推進企業(yè)的人力資源建設。人力資源建設首先要根據企業(yè)內部不同崗位的特點制定相應的招聘標準，然后按照科學合理的程序進行招聘，只有這樣才能確保每個進入企業(yè)的人員都是符合要求的，能夠適應相應的工作崗位，確保內部控制的順利實施；其次要經常性地對員工進行培訓，不斷提高員工的素質與能力，建立員工對企業(yè)的忠誠感，減少人員流動。在培訓的目標和方法上要因人而異，對一般員工的培訓主要通過簡單的理論指導和實踐操作來強化其知識和技能，使員工能夠適應企業(yè)內部控制的要求，順利開展工作；對管理人員的培訓可以通過理論學習和案例分析探討來提高其內部控制意識，并學會根據不同的情況運用合適的方法和手段來保證內控的效果。

（六）樹立核心價值觀念，完善企業(yè)文化結構

為了積極有效地發(fā)揮企業(yè)文化在內部控制中的作用，第三方物流企業(yè)必須樹立具有自身特色的企業(yè)精神和價值觀念，并由內向外建立完善的企業(yè)文化結構。深層文化是整個企業(yè)文化的核心，針對人員流動率高以及內控意識薄弱，第三方物流企業(yè)要重點培養(yǎng)員工的團隊精神和風險意識，使員工認識到企業(yè)是一個整體，所有部門和成員的目標是一致的，企業(yè)在經營過程中始終面臨各種各樣的風險。只有這樣，大家才會重視內部控制，主動去維護內控的有效性。中介文化是企業(yè)文化的中間層次，是深層文化的外延，第三方物流企業(yè)要根據深層文化以及企業(yè)的具體情況建立有利于內控的規(guī)章制度，如規(guī)范的貨幣資金管理制度和全面預算管理制度，使內部控制有章可循。表層文化在整個企業(yè)文化中處于最外層，是深層文化和中介文化的外在體現，針對客戶滿意度較低，第三方物流企業(yè)可以通過為客戶提供優(yōu)質的物流服務以及展現良好的企業(yè)環(huán)境和容貌來贏得客戶的認同，向外界展示內部控制的良好效果，也能夠激勵員工進一步去踐行內控制度。

在電子商務的推動下，第三方物流企業(yè)的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)并存，只有深刻認識到內部控制在整個管理實踐中的重要性，不斷強化完善內部控制的各項環(huán)境要素，給內部控制的其他活動奠定堅實的基礎，企業(yè)才有可能在激烈的市場競爭中維持競爭優(yōu)勢，獲得可持續(xù)的生存和發(fā)展。

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