淺談人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用

王曉芳

摘 要：人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中起著重要的作用，人事檔案管理工作的好壞直接影響著學(xué)校人力資源的管理和配置的合理性，科學(xué)化、合理化的人事檔案管理制度能夠有效推進(jìn)人力資源的開發(fā)和利用，因此學(xué)校要想在人力資源管理方面有所建樹，就必須從人事檔案管理做起。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；學(xué)校；人力資源管理；作用

人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用有：

一、人事檔案管理為學(xué)校的人力資源管理提供和保存相關(guān)的信息

人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用首先體現(xiàn)在人事檔案管理為學(xué)校的人力資源提供記錄、保存和相應(yīng)的基本信息。學(xué)校的人事檔案記錄學(xué)校教師和職工的相關(guān)個人信息，包括年齡、學(xué)歷、履歷情況、科研成果、職位的變動情況等詳細(xì)的信息。這些信息的記錄能夠有效地讓學(xué)校對教師有客觀的評價和較為公正地進(jìn)行行政職務(wù)和科研職務(wù)的綜合審視，有效促進(jìn)學(xué)校對教師資源的了解和合理的開發(fā)和應(yīng)用。學(xué)校的人事檔案管理為學(xué)校的人力資源管理提供了可信度較高、科學(xué)性較強(qiáng)的人力資源管理

信息。

二、人事檔案管理為學(xué)校的人力資源管理提供了可靠的人事關(guān)系變更的憑據(jù)

人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用還體現(xiàn)在為學(xué)校的人員流動提供重要的較為可靠的憑證。學(xué)校教職工的人事檔案決定著流動人員的工資和獎金等重大的問題，學(xué)校的職工出現(xiàn)流動和變更時，人事檔案就成了主要的憑證。教職工工作變動時都需要將自己的人事檔案帶到新的工作單位。人事檔案所記錄的工作單位、工作年限、年齡、科研成果等都會成為決定教職工在新單位的待遇好壞情況。由此可見，人事檔案管理在學(xué)校的人力資源管理中有著突出性作用，是關(guān)系到學(xué)校教職工切身利益的關(guān)鍵性文件資料。學(xué)校必須對人事檔案管理工作投以足夠的重視。

三、人事檔案管理為學(xué)校的人力資源管理提供了較為客觀的人員素質(zhì)證明

學(xué)校的人力資源管理工作是一項(xiàng)較為特殊而且復(fù)雜性的工作，學(xué)校的人力資源管理工作包括普通教師的招聘、高等教師的招聘、學(xué)校校長的招聘、技術(shù)性專業(yè)教師的招聘等工作。學(xué)校的招聘勢必會相應(yīng)地依據(jù)人事檔案所記錄的年齡、學(xué)歷、科研成果、以前的工作表現(xiàn)等來考慮應(yīng)聘者。雖然，不可否認(rèn)，人事檔案會存在一定的主觀性和作假成分，但是在招聘時一些難以短期考察的特質(zhì)，如，教師的責(zé)任心和合作精神方面的問題還是要依據(jù)人事檔案記錄的。這就充分地說明了人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的又一重要作用。

四、人事檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)校的人力資源管理進(jìn)行教職工信息的簡要核實(shí)

學(xué)校的人力管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜的牽涉利益較多的工作。學(xué)校每年都會對教師進(jìn)行相應(yīng)的教學(xué)和科研的考察評估，這樣的考察活動不僅會影響教師的獎金、工資和名譽(yù)等，最重要的還會影響教職工的升遷。這些考察都會從教師的學(xué)歷、科研成果、年齡、工齡等進(jìn)行評判，而人事檔案就成了記錄這些內(nèi)容的主要載體，因此，人事檔案管理在學(xué)校的人力資源管理中有著重要的作用。要想使得學(xué)校的人力資源管理工作順利開展，科學(xué)化、合理化有效進(jìn)行就必須重視人事檔案管理的重要作用，在進(jìn)行人事檔案信息的錄入和保存時，也要注重相關(guān)信息的準(zhǔn)確性和可靠性，只有這樣才能夠讓學(xué)校的人事檔案管理工作更好地服務(wù)于學(xué)校的人力資源管理。

五、人事檔案管理能夠推進(jìn)學(xué)校的人力資源管理，進(jìn)行人力資源科學(xué)化的預(yù)測

人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用還體現(xiàn)在能夠?yàn)閷W(xué)校的人力資源情況提供科學(xué)化合理性的預(yù)測。人事檔案管理主要記錄了學(xué)校教職工的具體信息，學(xué)?？梢愿鶕?jù)人事檔案進(jìn)行人力資源結(jié)構(gòu)是否合理化的分析和研究。人事檔案能夠較為系統(tǒng)和較為客觀地提供相應(yīng)人力資源配置方面的信息，有效地對人才需求情況進(jìn)行較為合理的預(yù)測。通過人事檔案的分析，能夠較快、較合理分析學(xué)校的人才結(jié)構(gòu)，找出人才空缺，制定有效的人才招聘和利用的計劃，為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展做出突出性的貢獻(xiàn)。

綜上所述，可以看出人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中有著突出性的作用，能夠有效推進(jìn)學(xué)校的人才結(jié)構(gòu)合理化，學(xué)校必須重視人事檔案管理工作，積極推進(jìn)和開展人事檔案管理。

總之，人事檔案管理的科學(xué)化和合理化能夠有效推進(jìn)學(xué)校人力資源的開發(fā)和利用，學(xué)校的人事檔案管理工作必須與學(xué)校的其他改革同步推進(jìn)。只有將學(xué)校的人事檔案管理工作做好做精才能夠?yàn)閷W(xué)校的人力資源管理工作做出突出性的貢獻(xiàn)。本文僅結(jié)合了個人的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對學(xué)校的人事檔案管理進(jìn)行了簡要的分析，希望能夠引起學(xué)校后勤工作者對人事檔案管理工作的重視，讓學(xué)校的人事檔案管理工作更好地服務(wù)于人力資源管理。

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？誗編輯 魯翠紅