高校儀器信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理研究

陳 紅， 王壽輝， 徐錫榮， 宮必寧， 王志良

(河海大學(xué) 水利水電學(xué)院， 江蘇 南京 210098)

0 引 言

儀器設(shè)備是確保高校教學(xué)科研工作順利開展的基礎(chǔ)，近年來，隨著國家對高等教育事業(yè)投入的增加，各高校購置了大量儀器，為此，各高校也建立了相應(yīng)的儀器信息管理系統(tǒng)和大型儀器管理系統(tǒng)[1-2]，先后開發(fā)了基于Web的管理系統(tǒng)，和基于C/S結(jié)構(gòu)的管理系統(tǒng)[3-8]，以及基于B/S和C/S混合結(jié)構(gòu)的管理系統(tǒng)[9-10]。由于缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)，全國高校未能建立一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的儀器信息管理體系，主要表現(xiàn)在：① 儀器信息管理分類方法多，如分為大型儀器和小型儀器，實(shí)驗(yàn)室儀器和原型儀器等，導(dǎo)致管理流程復(fù)雜，操作繁瑣；② 管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)各異，C/S結(jié)構(gòu)與B/S結(jié)構(gòu)并存，影響系統(tǒng)交互；③ 儀器信息統(tǒng)計(jì)隨意性強(qiáng)，信息準(zhǔn)確性和完整性欠缺，例如部分儀器技術(shù)指標(biāo)、應(yīng)用范圍及相關(guān)技術(shù)文檔都未錄入信息庫，影響后期使用及維護(hù)；④ 數(shù)據(jù)庫形式各異，如采用ACCESS、SQL Sever、Oracle、MySever等不同類型數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致數(shù)據(jù)兼容性差，影響信息交互；⑤ 儀器編號(hào)缺乏規(guī)范和統(tǒng)一規(guī)劃，難以準(zhǔn)確反應(yīng)出高校、購置時(shí)間、采購方式等信息，影響儀器共享和信息統(tǒng)計(jì)。

儀器信息管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生的主要問題有：① 系統(tǒng)兼容性差，信息不完整，影響全國儀器信息的統(tǒng)一管理；② 各高校獨(dú)立都開發(fā)相應(yīng)管理系統(tǒng)，重復(fù)建設(shè)嚴(yán)重，浪費(fèi)有限資源；③ 系統(tǒng)擴(kuò)展性差，數(shù)據(jù)庫容量及編號(hào)資源難以滿足后期發(fā)展。因此，在信息管理流程、數(shù)據(jù)庫選取、儀器編號(hào)及儀器基本信息等儀器信息管理方面，應(yīng)建立統(tǒng)一規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化儀管理。

1 儀器信息管理流程標(biāo)準(zhǔn)化

儀器信息管理流程見圖1，信息錄入時(shí)由儀器購置者或使用者填報(bào)儀器信息單，經(jīng)院系負(fù)責(zé)人審批后，再送至儀器登記管理部門錄入到管理系統(tǒng)。高校儀器眾多，工作量大，對于大型儀器信息審核較嚴(yán)格，而對于小型低值儀器缺乏必要監(jiān)管，導(dǎo)致儀器信息錄入時(shí)存在信息不完整或錯(cuò)誤情況，影響到后續(xù)儀器使用及維護(hù)工作。

圖1 儀器信息采集流程

儀器信息管理流程是確保儀器信息準(zhǔn)確的關(guān)鍵，實(shí)踐中，即要保證儀器信息錄入的準(zhǔn)確性和完整性，又要提高工作效率。因此，儀器信息管理系統(tǒng)必須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對所有儀器信息實(shí)行相同的管理流程。標(biāo)準(zhǔn)化流程管理如圖2所示，分為信息錄入、信息審核和信息入庫等三個(gè)階段。信息錄入由儀器購置者或使用者按照儀器信息要求完成；儀器信息審核分為兩步：第一步，由管理系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)信息錄入需要，審核儀器信息的完整性和準(zhǔn)確性，并將審核結(jié)果存入系統(tǒng)；第二步，由院系資產(chǎn)管理專員對系統(tǒng)自動(dòng)審查結(jié)果進(jìn)行復(fù)核，確保信息準(zhǔn)確性。儀器審查專員完成信息審核后，系統(tǒng)將保存至數(shù)據(jù)庫，并將儀器狀態(tài)信息修改為信息登記完成。由于儀器信息審核和信息傳遞等工作都由系統(tǒng)自動(dòng)完成，因此，工作效率將大幅提高。

圖2 儀器信息標(biāo)準(zhǔn)化流程

2 儀器信息記錄標(biāo)準(zhǔn)化

2.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

各高校開發(fā)了基于Internet的儀器信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)[11-12]，系統(tǒng)架構(gòu)主要分為C/S、B/S及其混合形式。B/S架構(gòu)客戶端是通用瀏覽器(如Internet Explore，Netscape Navigator等)，服務(wù)器端為標(biāo)準(zhǔn)的Web服務(wù)器。 B/S架構(gòu)簡化了客戶端，無需像C/S模式在客戶機(jī)上安裝特定客戶應(yīng)用程序，需安裝通用瀏覽器即可與服務(wù)器數(shù)據(jù)交互。因此，高校儀器管理系統(tǒng)宜采用B/S架構(gòu)系統(tǒng)，以利于系統(tǒng)的開放性。

2.2 數(shù)據(jù)庫

儀器信息包括儀器名稱、型號(hào)、用途、技術(shù)文檔等多種信息，其主要特點(diǎn)有：① 數(shù)據(jù)格式各異，儀器名稱為文本數(shù)據(jù)，購置時(shí)間為時(shí)間數(shù)據(jù)，技術(shù)文檔為PDF或WORD格式數(shù)據(jù)；② 儀器信息數(shù)據(jù)量大，且不斷增加；③ 用途廣，常需要儀器查詢、信息統(tǒng)計(jì)等多種需求。基于上述特點(diǎn)，采用Excel表格形式的臺(tái)賬管理模式已難以滿足復(fù)雜數(shù)據(jù)管理需要。為此應(yīng)采用專業(yè)數(shù)據(jù)庫，常用數(shù)據(jù)庫有Access、Oracle、mySQL 、SQL Server等[13-15]。Access數(shù)據(jù)庫容量小，容量超過50 M，數(shù)據(jù)庫性能就將大幅降低，且Access數(shù)據(jù)安全性能低，其難以滿足海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)且安全性能要求高的儀器信息管理需要。Oracle數(shù)據(jù)容量大，但專業(yè)性太強(qiáng)、操作相對復(fù)雜，且價(jià)格昂貴。相比Oracle，SQL Sever 和mySQL同樣具有穩(wěn)定、快速、安全等優(yōu)點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫容量大，SQL Sever由微軟公司開發(fā)，與基于Windows開發(fā)的信息管理系統(tǒng)兼容性較好，因此，儀器信息管理數(shù)據(jù)庫宜采用SQL Sever數(shù)據(jù)庫。

2.3 儀器編號(hào)

儀器編號(hào)是儀器的身份證，通過儀器編號(hào)能快速查詢、修改或刪除儀器信息；同時(shí)通過儀器編號(hào)實(shí)現(xiàn)儀器信息交互和數(shù)據(jù)庫整合。傳統(tǒng)儀器編號(hào)由高校獨(dú)立設(shè)計(jì)，一般僅包括購置時(shí)間和相對編號(hào)等信息，上述信息未全面反映儀器信息。為實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化儀器信息管理，儀器編號(hào)應(yīng)反映更多、更全儀器信息，為此，設(shè)計(jì)了如表1的儀器編號(hào)。編號(hào)長度為20位，包括：高校名稱、一級(jí)學(xué)科、購置時(shí)間、儀器價(jià)值、采購方式、經(jīng)費(fèi)來源和管理方式等信息。儀器編號(hào)中部分編碼采用教育部通用編碼，如高校代碼和一級(jí)學(xué)科代碼都采用教育部統(tǒng)一制定的4位數(shù)編碼，將有效提高系統(tǒng)開放性。

表1 儀器編號(hào)規(guī)則

完成儀器信息輸入后，系統(tǒng)將根據(jù)編號(hào)規(guī)則，自動(dòng)為儀器分配相應(yīng)編號(hào)，即減小了工作量，又能更準(zhǔn)確的反映出儀器名稱、所屬學(xué)科、購置時(shí)間、儀器價(jià)值及管理方式，將大幅提高儀器管理效率。

2.4 儀器基本信息

儀器信息與后續(xù)使用及維護(hù)密切相關(guān)，各高校統(tǒng)計(jì)的儀器信息各異。信息缺失將影響儀器使用，因此，儀器信息管理系統(tǒng)應(yīng)具有相對完整的信息：① 儀器基本信息，包括儀器圖片、功能、使用范圍及相應(yīng)測量精度；② 生產(chǎn)廠家信息，包括聯(lián)系方式和生產(chǎn)企業(yè)網(wǎng)址，以便于儀器維護(hù)；③ 購置信息，包括采購方式、購置時(shí)間等信息；④ 技術(shù)文檔，包括使用說明及安裝說明，以便人才培養(yǎng)及儀器維護(hù)。

為此，完整的儀器信息應(yīng)包括：名稱、型號(hào)、圖片、用途、技術(shù)指標(biāo)、供貨廠家、生產(chǎn)廠家聯(lián)系電話、網(wǎng)址、操作說明、技術(shù)說明書等信息。

3 結(jié) 語

儀器是高校教學(xué)科研工作的基礎(chǔ)，為提高儀器使用效率，促進(jìn)儀器共享，必須加強(qiáng)儀器信息交互，當(dāng)前各高校獨(dú)立設(shè)計(jì)的儀器信息管理系統(tǒng)，重復(fù)建設(shè)嚴(yán)重、資源了浪費(fèi)；另外，由于采用不同的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫形式，導(dǎo)致儀器信息數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)交互，妨礙了儀器資源的共享及整合。通過對儀器信息管理流程、管理平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫、儀器編號(hào)和儀器基本信息的標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一全國高校儀器信息管理，將有效促進(jìn)全國儀器資源的共享，提高儀器使用效率。

本文提出了儀器信息標(biāo)準(zhǔn)化管理的初步設(shè)計(jì)方案，由于部分高校已建立了信息管理系統(tǒng)，為此，還需要充分調(diào)研現(xiàn)階段儀器信息管理方法，制定出更詳細(xì)、更規(guī)范、更適用的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，以便各高校在現(xiàn)有管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上升級(jí)，減少重復(fù)建設(shè)。

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