高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書工作能力探討

林創(chuàng)

【摘 要】校、院兩級(jí)辦學(xué)模式導(dǎo)致高校教學(xué)管理工作重心下移到二級(jí)學(xué)院，教學(xué)秘書作為教學(xué)管理工作的具體執(zhí)行者，協(xié)調(diào)者，在學(xué)校教學(xué)管理中起著不可替代的作用。至關(guān)重要的工作崗位也對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書綜合能力提出了更多、更高的要求。本文闡述了高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書必備的五個(gè)能力：獨(dú)立學(xué)習(xí)能力、組織管理能力、溝通協(xié)調(diào)能力、現(xiàn)代辦公能力、開拓創(chuàng)新能力。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書；二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書；工作能力

近年來，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，校、院兩級(jí)辦學(xué)管理模式成為當(dāng)前高校辦學(xué)的主要模式，高校教學(xué)管理工作的重心也逐漸下移到二級(jí)學(xué)院。二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書作為本院教學(xué)管理的一線工作者，肩負(fù)著本院的學(xué)籍管理、成績(jī)管理、考試管理、教學(xué)調(diào)度、教學(xué)檔案管理等工作。既是二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，又是聯(lián)系學(xué)校與學(xué)院之間、二級(jí)學(xué)院之間、教師之間、師生之間所有教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶。至關(guān)重要的工作崗位也對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書綜合能力提出了更多、更高的要求。

1.獨(dú)立學(xué)習(xí)能力

二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書作為高校教育工作者的一員，首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)高校教育教學(xué)管理理論，掌握管理學(xué)和教育學(xué)相關(guān)知識(shí)，把握相關(guān)知識(shí)的前沿和動(dòng)態(tài)，通過主動(dòng)開展或積極參與教學(xué)管理研究，提高自己的管理能力，實(shí)現(xiàn)“內(nèi)行”管理。另外，由于不少教學(xué)秘書在上崗前沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和專門的訓(xùn)練，有的教學(xué)秘書甚至對(duì)本學(xué)院開設(shè)的專業(yè)課程都不熟悉，工作開展起來必然不順手，以至于盲目應(yīng)對(duì)。只有不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，尤其是本學(xué)院相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)，才能在本學(xué)院的專業(yè)建設(shè)、課程設(shè)置、教學(xué)改革中發(fā)揮有力作用。教學(xué)秘書還需要扎實(shí)掌握秘書學(xué)專業(yè)相關(guān)知識(shí)，如管理信息的收集與處理，秘書參謀職能概論、文書學(xué)、公文選讀等。只有堅(jiān)持不懈地在工作中學(xué)習(xí)、在問題中學(xué)習(xí)，才能逐漸完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能結(jié)構(gòu)，更好地為教學(xué)服務(wù)。

2.組織管理能力

二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書不但要認(rèn)真貫徹執(zhí)行學(xué)校的教學(xué)方針和指令，還要協(xié)助分管教學(xué)院長做好教學(xué)管理工作。教學(xué)日常工作管理、教學(xué)檔案管理、教學(xué)考務(wù)工作管理、教學(xué)信息管理和教學(xué)質(zhì)量管理都是二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書的工作內(nèi)容。二級(jí)教學(xué)秘書作為這些教學(xué)管理工作的組織者、執(zhí)行者、協(xié)調(diào)者，其管理能力的高低直接影響著二級(jí)學(xué)院整體教學(xué)管理質(zhì)量的好壞。管理是一門科學(xué)，也是一門藝術(shù)。高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書必須不斷豐富自己的管理學(xué)知識(shí)，掌握先進(jìn)的管理理念和科學(xué)的管理方法，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)賴以進(jìn)行的人力、物力、信息、時(shí)間以及其他資源有效配置和運(yùn)用，以便保證管理工作的事半功倍。因此，高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能；另一方面，要統(tǒng)籌全局、運(yùn)籌帷幄，系統(tǒng)安排日常教學(xué)管理工作。二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書應(yīng)始終堅(jiān)持以提高教學(xué)質(zhì)量為出發(fā)點(diǎn)和最終目的，轉(zhuǎn)變工作理念，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的檢查和督促，力求使管理水平邁上新的臺(tái)階。

3.溝通協(xié)調(diào)能力

構(gòu)建和諧大學(xué)環(huán)境，良好的溝通協(xié)調(diào)能力是高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書的必備能力。二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書是學(xué)校與二級(jí)學(xué)院、學(xué)院與教師、教師與學(xué)生之間的橋梁和紐帶，一方面要完成學(xué)校教務(wù)部門布置的各項(xiàng)任務(wù)，另一方面還要協(xié)調(diào)學(xué)院、教師、學(xué)生之間的溝通。溝通的最終目的是為了解決存在的問題。因此，在溝通的過程中必須要把握好說話辦事的尺度，及時(shí)客觀地反映各方面情況，上傳下達(dá)的內(nèi)容要明確，方式要恰當(dāng)。在日常教學(xué)管理過程中，上級(jí)下達(dá)的任務(wù)，要及時(shí)下達(dá)到各教研室或任課教師；教師在教學(xué)中遇到的不能解決的問題時(shí)，也要及時(shí)反饋給上級(jí)部門，做到想教師之所想，急教師之所急；教師與學(xué)生在教與學(xué)過程中出現(xiàn)問題，要認(rèn)真聽取雙方意見，第一時(shí)間把意見反饋給系部教研室或教學(xué)院長，以便組織開展教師、學(xué)生座談會(huì)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，保證教學(xué)工作井然有序進(jìn)行。

4.現(xiàn)代辦公能力

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，各高校已基本實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、現(xiàn)代化。熟練使用現(xiàn)代辦公軟件是教學(xué)秘書必須具備的能力之一。大到人才培養(yǎng)方案的錄入、課程表編排、各級(jí)各類考試報(bào)名、公選課選課、教材征訂、畢業(yè)資格審查、學(xué)籍成績(jī)管理，小到日常課程調(diào)度、文件傳送、課時(shí)核算、QQ群、飛信、E-mail傳遞信息等等，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)幾乎覆蓋著教學(xué)秘書工作的方方面面。因此，二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書不但要熟知學(xué)校辦公系統(tǒng)，及時(shí)查閱學(xué)校通知、通報(bào)、方案、公示等，還要對(duì)學(xué)校教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生選課系統(tǒng)的強(qiáng)大功能了如指掌。只有不斷學(xué)習(xí)信息科學(xué)知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)操作水平，掌握過硬的現(xiàn)代辦公能力，才能跟上時(shí)代的步伐，才能為師生提供便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)也節(jié)省了工作時(shí)間，提高了工作效率，減輕了工作壓力。

5.開拓創(chuàng)新能力

立足本職，開拓創(chuàng)新，強(qiáng)調(diào)的是二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書的創(chuàng)新意識(shí)。它是高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書服務(wù)教學(xué)工作的基本準(zhǔn)則，所有工作都必須以此為向?qū)АＴ谌粘５慕虒W(xué)、管理工作中，二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書除了要對(duì)有關(guān)信息材料分類整理，向院系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)外，更重要的是綜合分析，形成自己的思想和見解，創(chuàng)造性地貫徹教育方針和領(lǐng)導(dǎo)意圖，在看似呆板滯后的工作中尋求突破，凸顯工作的活力。開拓創(chuàng)新能力的形成需要教學(xué)秘書主動(dòng)從工作觀念、方法和手段上尋求創(chuàng)新，從而高校為領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)。

隨著我國高校教育改革的不斷深化與拓展，高校管理不斷成熟與發(fā)展，對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書的要求也越來越高。這對(duì)于我們高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書來說，既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)。一方面，我們要抓住機(jī)遇，充分發(fā)揮自己的才能，為學(xué)院的管理與發(fā)展做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。另一方面，我們還要堅(jiān)持學(xué)習(xí)新知識(shí)、新觀念和新技能，隨時(shí)迎接工作中的新挑戰(zhàn)。

總之，要想更好地為教學(xué)服務(wù)，為教師服務(wù)，為學(xué)生服務(wù)，高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書必須加強(qiáng)自己獨(dú)立學(xué)習(xí)能力、組織管理能力、溝通協(xié)調(diào)能力、現(xiàn)代辦公能力、開拓創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。只有不斷完善自身能力結(jié)構(gòu)，才能滿足新形勢(shì)下高校教學(xué)管理發(fā)展的要求。 [科]

【參考文獻(xiàn)】

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