基于高校圖書、情報(bào)、檔案一體化的信息資源共建共享

摘要：圖書、情報(bào)、檔案信息一體化是信息資源共建共享的基礎(chǔ)。高校圖書館、檔案館通過(guò)實(shí)質(zhì)性的資源建設(shè)與業(yè)務(wù)管理方面的整合，尋求自身發(fā)展。國(guó)內(nèi)外的許多成功案例為我國(guó)圖書情報(bào)檔案事業(yè)的一體化整合式發(fā)展提供了現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

關(guān)鍵詞：圖書、情報(bào)、檔案一體化；信息資源；共建共享

中圖分類號(hào)：G253 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

高校圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理，就是通過(guò)建立一個(gè)包括高校圖書、情報(bào)、檔案信息資源開發(fā)、使用和服務(wù)于一體的信息服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)高校圖書、情報(bào)、檔案的信息資源共享。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共建、資源共享、分布式收藏、遠(yuǎn)程存取等手段，實(shí)現(xiàn)信息、信息人員、信息技術(shù)、信息設(shè)備、信息標(biāo)準(zhǔn)等各種要素之間的匹配和磨合，為用戶提供集成的服務(wù)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校圖書、情報(bào)、檔案需要在數(shù)字資源的平臺(tái)上，通過(guò)改變資源建設(shè)、信息交流、信息存儲(chǔ)的方式，達(dá)到信息資源共建共享，從而發(fā)展自身[1]。

1高校圖書、檔案資源共建共享的重要性

1.1有利于高校教學(xué)、科研的發(fā)展 在高等教育和科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，速度和效率顯得尤為重要。高校的教學(xué)和科研的發(fā)展，使得讀者對(duì)信息資源的需求呈現(xiàn)出多樣化的趨勢(shì)，其傳統(tǒng)的收藏方式和查閱方式很難滿足人們對(duì)公共信息的需求，他們對(duì)信息的需求既要求全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，又要求方便、快捷，這已不是單獨(dú)的檔案館和單獨(dú)的圖書館所能滿足的。圖書、檔案聯(lián)合起來(lái)，建立共同的資源平臺(tái)，積極加強(qiáng)館藏文獻(xiàn)的電子化和專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，最大限度地滿足學(xué)校教學(xué)、科研和社會(huì)發(fā)展的需要。

1.2有利于圖書館、檔案館自身的發(fā)展 高校圖書館和檔案館為了求生存、求發(fā)展，需要探索出一條\"精簡(jiǎn)、高效\"的新思路，以使圖書和檔案工作發(fā)揮更大的潛能。圖書和檔案是高校信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的兩個(gè)重要組成部分，二者之間的橫向聯(lián)系，協(xié)作共建，既便于實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)交流與信息共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，也利于節(jié)約軟、硬件投資，同時(shí)，縮短了信息收集、整理和開發(fā)利用的周期，可減少重復(fù)檢索的環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高文獻(xiàn)的利用率和高校檔案館和圖書館服務(wù)水平。隨著高校數(shù)字圖書館的建設(shè)日臻完善，各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作已逐步由傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)為以計(jì)算機(jī)集成管理為主的現(xiàn)代化管理，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)在圖書管理過(guò)程中得到普遍應(yīng)用，各種電子書刊、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)和電子文件日趨豐富、完善。相比之下，部分高校檔案館的數(shù)字化、信息化水平還不高。因此，檔案館有必要通過(guò)走協(xié)作共建之路，借助圖書館的人氣、技能、社會(huì)化經(jīng)驗(yàn)和已經(jīng)得到成熟運(yùn)用的信息數(shù)字化技術(shù)，將檔案信息融入其中，高校圖書館將會(huì)取得雙贏的結(jié)果。

1.3提高信息資源的利用率 傳統(tǒng)的高校圖書館和檔案館是兩個(gè)獨(dú)立的單元，讀者信息資源的獲得必須是從某一個(gè)單元得到，不能夠做到共享，使得讀者對(duì)信息的獲取帶來(lái)許多的不便，借閱程序不具有統(tǒng)一性，給讀者帶來(lái)許多的不便。從另一個(gè)方面來(lái)講，讀者對(duì)一體化管理缺乏認(rèn)識(shí)性，對(duì)信息文獻(xiàn)的檢索過(guò)程和業(yè)務(wù)需求缺乏全面的認(rèn)知，以至于對(duì)文獻(xiàn)的查閱帶來(lái)困難，對(duì)圖書、情報(bào)和檔案的信息資源缺乏縱向和橫向的聯(lián)系，給讀者的查閱帶來(lái)不便，同時(shí)也使得文獻(xiàn)和信息的利用率下降；同時(shí)，檔案館、圖書館等缺乏對(duì)文件需求全面考慮，各個(gè)單元收集、整理和歸檔各不相同，也為讀者的查閱帶來(lái)困難，使其利用率下降。

2國(guó)內(nèi)外圖書館、檔案館共建共享的實(shí)例

圖書、情報(bào)、檔案在上古時(shí)期的同出一轍和同為一體構(gòu)成了目前研究\"一體化\"最基本的理論依據(jù)。同源性賦予了三者內(nèi)在的本質(zhì)聯(lián)系，在實(shí)質(zhì)內(nèi)容、載體材料、目的作用、社會(huì)職能、工作方法、技術(shù)手段等方面存在著共同的特征[2]。人們?cè)谶M(jìn)行理論探索的同時(shí)，在實(shí)際工作中也進(jìn)行了大膽的嘗試，并取得了一定的進(jìn)展。在國(guó)外，檔案機(jī)構(gòu)與圖書機(jī)構(gòu)協(xié)同服務(wù)、資源共享早已有之。如美國(guó)、加拿大、澳大利亞等國(guó)家將國(guó)家檔案與圖書館、政府新聞網(wǎng)等眾多的信息資源機(jī)構(gòu)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，形成龐大的國(guó)家信息資源體系，是一個(gè)能提供全方位、多功能信息資源服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)體系。在實(shí)際應(yīng)用中，美國(guó)已有了檔案機(jī)構(gòu)與圖書機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)使用的，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息收集、存儲(chǔ)、管理和提供利用的圖書館信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并且已有60多個(gè)檔案機(jī)構(gòu)參加了該網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在歐洲等國(guó)，檔案機(jī)構(gòu)在將信息化建設(shè)成果面向社會(huì)推廣和傳播并為社會(huì)提供服務(wù)時(shí)，往往與圖書館在技術(shù)上和手段上進(jìn)行聯(lián)合，因?yàn)閳D書館在面向社會(huì)服務(wù)方面具有成熟的技能和社會(huì)化經(jīng)驗(yàn)。2003年，加拿大國(guó)家圖書館及檔案館共同建立了一個(gè)虛擬社區(qū)，稱為L(zhǎng)AC。通過(guò)這一虛擬界面，用戶可以全方位地獲取所需信息，而不必查找該信息是收藏在圖書館還是收藏在檔案館。2000年4月在巴黎召開的第24屆圖書館系統(tǒng)研討會(huì)的主題就是：檔案館、圖書館與博物館的融合。在國(guó)內(nèi)，最先實(shí)踐圖書情報(bào)工作一體化的是中國(guó)科學(xué)院圖書館，該館于1985年改名為\"中國(guó)科學(xué)院文獻(xiàn)情報(bào)中心\"。1987年，中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院將院屬科技情報(bào)研究所、圖書館、中國(guó)農(nóng)業(yè)科技出版社3個(gè)單位合并為\"中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院科技文獻(xiàn)信息中心\"。天津醫(yī)學(xué)科技信息研究所也在原來(lái)醫(yī)學(xué)圖書館的基礎(chǔ)上合并發(fā)展，集圖書、情報(bào)、雜志和網(wǎng)絡(luò)于一體。1995年，上海圖書情報(bào)新館組建成立，使圖書情報(bào)一體化開始了一個(gè)跨世紀(jì)的里程。它作為我國(guó)最早實(shí)行圖書情報(bào)一體化的大型圖書館，其管理方法和實(shí)踐均可以成為新世紀(jì)我國(guó)圖書、情報(bào)、檔案一體化管理的范式。1996年，哈爾濱醫(yī)科大學(xué)圖書館和省醫(yī)學(xué)情報(bào)研究所合并，成立黑龍江省醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)信息中心，實(shí)現(xiàn)了一個(gè)大學(xué)圖書館與一個(gè)情報(bào)研究部門的合并。1987年，國(guó)家組建了\"部級(jí)圖書情報(bào)協(xié)調(diào)委員會(huì)\"。2001年1月天津泰達(dá)圖書館檔案館新館落成，嘗試一體化辦館模式，向全社會(huì)提供全方位、多層次的文獻(xiàn)信息服務(wù)。2009年11月江南大學(xué)圖書館與檔案館合署辦公，新機(jī)構(gòu)運(yùn)行2年來(lái)，館藏資源利用率大大提高，資源共建共享取得新進(jìn)展。由此可見(jiàn)，檔案、圖書、情報(bào)一體化管理，不是任何人憑空想象出來(lái)的，是社會(huì)發(fā)展的需要及其自身發(fā)展的必然性結(jié)果。

3高校圖書館與檔案館信息資源共建共享的具體措施

3.1改變管理模式 建立一個(gè)完整的圖書檔案體系。這種體系既是圖書館，又是檔案館，它既收藏圖書，又收藏檔案。由專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)調(diào)，信息資源建設(shè)上圖書檔案一體化，體制上仍保持二位一體的實(shí)體，只是通過(guò)二者的橫向聯(lián)系組成統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)一體化平臺(tái)通過(guò)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立圖書、情報(bào)、檔案的統(tǒng)一網(wǎng)站，在數(shù)字化館的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)有效的動(dòng)態(tài)鏈接，使其進(jìn)一步公開化、社會(huì)化。高速發(fā)展的信息網(wǎng)絡(luò)打破了傳統(tǒng)技術(shù)條件下地域、時(shí)間和行業(yè)限制，使得全方位的信息共享在技術(shù)上成為可能[3]。這樣既滿足了協(xié)作共建的要求，又保持了兩個(gè)部門自身建設(shè)的特色。

3.2標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè) 加強(qiáng)圖書、情報(bào)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是信息一體化管理的基礎(chǔ)。建立數(shù)字圖書館從具體的數(shù)字共享平臺(tái)，以數(shù)字化的信息為底層，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，分布海量資源庫(kù)群，加強(qiáng)智能檢索技術(shù)為手段，將豐富多彩的多媒體信息傳遞給用戶。高校圖書、情報(bào)、檔案需要標(biāo)準(zhǔn)化的方面很多，應(yīng)該從全局著眼，在小范圍內(nèi)著手進(jìn)行，也就是要從信息一體化管理的前景考慮標(biāo)準(zhǔn)化工作的進(jìn)程。

3.3引進(jìn)圖書檔案管理系統(tǒng) 高校檔案館和圖書館的協(xié)作共建可應(yīng)用清華同方開發(fā)的RFID圖書檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)分為五部分：①對(duì)圖書檔案管理信息集中進(jìn)行儲(chǔ)存和處理，由中心數(shù)據(jù)服務(wù)器和管理終端組成的數(shù)據(jù)中心；②完成圖書檔案信息RFID標(biāo)簽的統(tǒng)一制作以及對(duì)新建圖書檔案裝入RFID標(biāo)簽等工作，由管理終端和標(biāo)簽發(fā)行、打印終端組成的內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)；③管理員在用戶借出時(shí)在標(biāo)簽內(nèi)寫入相關(guān)信息，在用戶歸還時(shí)檢驗(yàn)圖書檔案，并驗(yàn)證RFID標(biāo)簽內(nèi)信息的流通管理系統(tǒng)；④使用管理終端和手持機(jī)可以方便地查詢每一件圖書檔案位置的查詢系統(tǒng)；⑤對(duì)系統(tǒng)功能和權(quán)限設(shè)置、賬號(hào)管理等的系統(tǒng)管理，使用該系統(tǒng)可大大提高管理效率。

3.4健全規(guī)章制度 高校檔案館和圖書館信息資源共建共享要有健全的規(guī)章制度來(lái)保證。從高校本身來(lái)講，由專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)制定一系列行之有效的規(guī)章制度和與共建相關(guān)的管理?xiàng)l例及規(guī)定，用以科學(xué)規(guī)范地解決協(xié)作共建過(guò)程中可能出現(xiàn)的新問(wèn)題，為協(xié)作共建營(yíng)造良好的政策環(huán)境。這樣，能夠從根本上保證文獻(xiàn)信息資源共享的穩(wěn)定性和連續(xù)性，確保圖書館和檔案館協(xié)作共建的順利進(jìn)行。

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[3]趙益民.圖書情報(bào)檔案事業(yè)一體化整合模式構(gòu)建[J].圖書情報(bào)研究，2010，（1）.

編輯/李樺